Appel d’offres général pour des services de petites réparations et de petits travaux dans les bâtiments occupés par les services du SPF Finances
Cahier spécial des charges N° S&L/AO/256/2011 Ouvertures des offres le 26/01/2012 à 10h30
Erratum : pages 1, 7, 8 et 9
TABLE DES MATIÈRES
A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES. ... 4
1. OBJET ET NATURE DU MARCHÉ... 4
2. DURÉE DU CONTRAT... 6
3. POUVOIR ADJUDICATEUR – INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES. ... 6
4. SESSION D’INFORMATION ET VISITE DES BÂTIMENTS... 7
4.1 Session d’information ... 7
4.2 Visite des bâtiments... 7
5. INTRODUCTION ET OUVERTURE DES OFFRES. ... 8
6. SERVICES DIRIGEANTS – FONCTIONNAIRES DIRIGEANTS. ... 9
7. DESCRIPTION DES SERVICES À PRESTER. ... 10
8. DOCUMENTS RÉGISSANT LE MARCHÉ... 10
8.1. Législation. ... 10
8.2. Documents concernant le marché. ... 11
9. OFFRES. ... 11
9.1. Données à mentionner dans l’offre. ... 11
9.2. Durée de validité de l’offre. ... 12
9.3. Documents et attestations à joindre à l’offre. ... 12
9.4. Structure de l’offre. ... 12
10. PRIX. ... 13
10.1. Prix ... 13
10.2. Révision de prix ... 13
11. RESPONSABILITÉ DE L’ADJUDICATAIRE. ... 14
12. SÉLECTION QUALITATIVE – RÉGULARITÉ DES OFFRES – ATTRIBUTION. ... 14
12.1. Sélection qualitative... 14
12.1.1. Critères d’exclusion ... 14
12.1.2. Critères de sélection relatifs à la capacité du soumissionnaire. ... 17
12.1.2.1. Critères de sél. relatifs à la cap. Fin. et économique du soumissionnaire... 17
12.1.2.2. Critères de sélection relatifs à la capacité technique du soumissionnaire. ... 17
12.2. Régularité des offres... 19
12.3. Critères d’attribution... 19
12.3.1. Liste des critères d’attribution ... 19
12.3.2. Méthode de détermination de l’offre la plus intéressante ... 20
12.3.3. Cote finale ... 21
13. CAUTIONNEMENT... 22
14. RÉCEPTION DES SERVICES PRESTÉS. ... 23
14.1. Réception ... 293
14.2. Réparation des dégâts... 293
15. EXÉCUTION DES SERVICES... 23
15.1. Interventions ... 254
15.1.1. Définition ... 264
15.1.2. Typologie des interventions ... 264
15.1.3. Demande d’intervention ... 264
15.1.4. Nombre d’hommes et moyens par intervention 265
15.1.5. Matériaux et fournitures ... 265
15.2. Conditions de l’exécution ... 25
15.2.1. Généralités ... 265
15.2.2. Accès aux locaux... 26
15.2.3. Sécurité ... 26
15.2.4. Délégation et représentation ... 26
15.2.5. Bon de réception... 267
15.3. Garantie sur les travaux... 257
15.4. Documents tenus à disposition ... 257
15.4. Documents tenus à disposition ... 257
15.5. Reporting... 257
3
16. PAIEMENT ET FACTURATION DES SERVICES... 27
16.1. Paiement des services prestés ... 297
16.2. Facturation ... 298
17. ENGAGEMENTS PARTICULIERS POUR LE PRESTATAIRE DE SERVICES... 28
18. LITIGES... 28
19. PÉNALITÉS ET AMENDES. ... 29
19.1. Amende pour exécution tardive ... 29
19.2. Pénalité pour facturation manifestement exagérée. ... 29
19.3. Pénalité pour qualité insuffisante ou pour non-conformité... 29
19.4. Non paiement des prestations non exécutées ... 29
19.5. Imputation des amendes et pénalités ... 29
B. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES ... 30
C. ANNEXES ... 32
ANNEXE 1 : FORMULAIRE D’OFFRE ... 33
ANNEXE 2 : ETAT ESTIMATIF DES BÂTIMENTS RÉPARTIS PAR PROVINCE... 39
ANNEXE 3 : FICHE DE RÉFÉRENCE... 41
4 SERVICE PUBLIC FEDERAL Finances
Service d’Encadrement Logistique Division Achats
North Galaxy – Tour B4
Boulevard du Roi Albert II, 33 – bte 961 1030 BRUXELLES
CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES n° S&L/AO/256/2011
APPEL D’OFFRES GÉNÉRAL POUR DES SERVICES DE PETITES REPARATIONS ET DE PETITS TRAVAUX DANS LES BATIMENTS OCCUPES PAR LE SPF FINANCES
A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES.
En application de l’article 3, paragraphe 1er, de l’AR du 26 septembre 1996, l’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que, dans le présent cahier spécial des charges, il a été dérogé aux :
∇ aux articles 20 et 75 de l’annexe de l’arrêté royal du 26 septembre 1996 concernant les amendes et pénalités en raison de l’importance accordée par le Service Public Fédéral FINANCES à la qualité de l’entretien et des réparations des infrastructures louées pour l’occupation de ses services et de la nécessité ;
∇ à l’article 5 de l’annexe de l’arrêté royal du 26 septembre 1996 relatif au montant du cautionnement compte tenu de l’impossibilité de déterminer avec certitude le montant du marché au moment de son attribution et compte tenu du poids administratif excessif qu’impliquerait une adaptation de ce cautionnement en fonction des commandes potentiellement nombreuses adressées par le pouvoir adjudicateur.
1. Objet et nature du marché.
Le présent marché porte sur des services de petites réparations et de petits travaux à effectuer dans les bâtiments occupés par des services du SPF Finances (services de type « handyman »).
Ces services de petites réparations et de petits travaux concernent : - la menuiserie ;
- l’électricité ; - la plomberie ; - la vitrerie ; - le carrelage ; - la maçonnerie ; - la peinture ; - la serrurerie ;
- le placement de pictogrammes ; - l’évacuation d’encombrants ;
- le rafraîchissement d’un ou de plusieurs locaux d’une superficie totale de maximum 150 m² - la fixation de matériel aux murs, au plafond ou au sol ;
- le déménagement de faible importance sans utilisation de matériel de levage et de mise à disposition de caisses ;
- l’effacement de graffiti.
- le dépannage de stores et de volets - le débouchage de corniches et gouttières - le remplacement de lampes au plafond.
5 Sont exclus du présent marché :
- tous les entretiens y compris les entretiens HVAC ;
- les déménagements externes et internes de moyenne ou grande importance ou les déménagements nécessitant de faire appel à du matériel de levage ;
- les travaux sur les toitures ;
- les travaux sur de l’appareillage électrique à haute tension ;
- les rafraîchissements d’un ou de plusieurs locaux d’une superficie totale de plus de 150 m².
Par petits travaux et petites réparations, Il faut entendre que les interventions ne dépassent pas 16 heures-hommes de prestations (déplacement non compris). Par maximum 16 heures-hommes, il faut considérer que l’addition des heures de prestation de(s) (l’)homme(s) impliqué(s) dans une intervention ne dépasse pas 16 heures.
L’adjudicataire doit être capable de réagir à toute demande d’intervention 24/24 et 7/7.
Le pouvoir adjudicateur a défini quatre (4) types d’intervention selon le degré d’urgence.
La présente typologie d’interventions sera utilisée dans le cahier des charges :
Interventions de type 1 les interventions normales les jours ouvrables entre 7h30 et 18h et à maximum jour J+3 (jours ouvrables)
Interventions de type 2
les interventions planifiées en accord entre le soumissionnaire et le pouvoir adjudicateur les jours ouvrables pendant les heures normales (entre 7h30 et 18h). Cette planification ne doit pas dépasser jour J+21(jours ouvrables) pour la parfaite réalisation de l’intervention.
Interventions de type 3 les interventions urgentes les jours ouvrables entre 7h30 et 18h à maximum heure H+2.
Interventions de type 4
les interventions urgentes les jours ouvrables en dehors des heures normales (avant 7h30 et après 18h) et à toute heure (24/24 et 7/7) en dehors des jours ouvrables. Pour ces interventions, l’arrivée sur site doit se faire à heure H+2 au maximum à partir de la demande d’intervention (appel téléphonique, fax ou courriel).
La procédure choisie est celle de l’appel d’offres général.
Il s’agit d’un marché à bordereau de prix (A.R. 8 janvier 1996, art. 86).
Les variantes ne sont pas autorisées.
Allotissement
Ce marché se compose de 3 lots de manière à prendre en considération la répartition géographique des prestations demandées.
Le lot 1 a pour objet les prestations effectuées sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale ; Le lot 2 a pour objet les prestations effectuées sur le territoire de la Région wallonne ;
Le lot 3 a pour objet les prestations effectuées sur le territoire de la Région flamande.
6 LOT 1 Région de Bruxelles-Capitale
LOT 2 Région wallonne LOT 3 Région flamande
Les propositions d'amélioration des offres consenties sur chaque lot en cas de réunion de certains lots pour lesquels le soumissionnaire remet offre ne sont pas autorisées.
Le soumissionnaire peut remettre une offre pour un, deux ou trois lots. Il remet offre pour chacun des lots qu’il a choisis. Ces offres peuvent être consignées dans un document unique dans lequel le soumissionnaire identifie toutefois clairement les différents lots. Il devra indiquer sa priorité pour les lots pour lesquels il introduit une offre.
Une offre incomplète pour un lot entraîne l’exclusion de l’offre pour ce seul lot.
IMPORTANT
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de n’attribuer que certains lots et, éventuellement, de décider que les autres lots feront l’objet d’un ou plusieurs nouveaux marchés, au besoin suivant un autre mode.
2. Durée du contrat.
Le contrat prendra cours le 1er jour du mois qui suit la date de la notification de l’attribution du marché. Il est conclu pour une durée de quatre ans.
Cependant, chaque partie peut mettre fin au contrat à la fin de la première, de la deuxième année ou de la troisième année à condition que la notification à l’autre partie soit faite par lettre recommandée:
- au moins (3) trois mois avant la fin de l’année d’exécution en cours si le pouvoir adjudicateur met fin au contrat,
- au moins (6) six mois avant la fin de l’année d’exécution en cours si l’adjudicataire met fin au contrat.
Dans ce cas, la partie qui doit subir la résiliation du contrat ne peut réclamer des dommages et intérêts à cet effet.
3. Pouvoir adjudicateur – Informations complémentaires.
Le pouvoir adjudicateur est l’Etat belge, représenté par Monsieur le Ministre des Finances.
Des informations complémentaires relatives à la procédure ou au contenu du marché peuvent être obtenues auprès de la Division Achats, à l’adresse de courrier électronique suivante
tender.daa.t2@minfin.fed.be. en mentionnant la référence du marché et l’intitulé « Info work », ou par téléphone, aux numéros suivants :
7
- AUBRY Céline (FR) 0257/89634
- OPDECAM Christine (NL) 0257/63482
- HOEBEECK Els (NL) 0257/92726
4. Session d’information et visite des bâtiments.
4.1 Session d’information
Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d’organiser une session d’information à l’intention des candidats-soumissionnaires.
Il est demandé que le candidat-soumissionnaire fasse connaître, avant le 04/01/2012, par courrier électronique envoyé à l’adresse suivante : log.daa.t2@minfin.fed.be, son intention de participer à la session d’information. Le soumissionnaire renseigne dans le courrier électronique d’inscription le nom et la fonction des personnes (maximum 2 personnes) qui assisteront à la session d’information. En objet du courrier électronique, il renseigne « Info work»
Cette session d’information se tiendra le 05/01/2012 à 10h00 dans une des salles de réunion du North Galaxy, accessible via l’entrée « visiteurs », boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES.
Un aperçu de l’objet du marché sera fourni lors de cette session d’information.
Afin de permettre un déroulement correct de la session d’information, les candidats-soumissionnaires sont priés de faire parvenir leurs questions au pouvoir adjudicateur par courrier électronique à l’adresse suivante : log.daa.t2@minfin.fed.be. Seules les questions qui seront parvenues au pouvoir adjudicateur 5 jours de calendrier avant la session d’information, soit le 15/12 2011 à 16h00 au plus tard, seront traitées pendant cette session. En objet du courrier électronique, le soumissionnaire renseigne « Info work ».
A l’entrée de la salle de réunion, sur un formulaire mis à leur disposition, il sera demandé aux participants d’indiquer l’identité de l’entreprise qu’ils représentent, leur noms et leur signature.
Le pouvoir adjudicateur publiera le procès-verbal de la session d’information sur le site internet du S.P.F.
FINANCES http://minfin.fgov.be à la rubrique « Marchés Publics ».
Si aucune question n’a été posée dans le délai prescrit, il ne sera pas publié de procès-verbal.
IMPORTANT
Pour participer, les visiteurs devront prouver, grâce à un document signé par un responsable de leur société, leur appartenance à ladite société. Si ce document n’est pas présenté, le représentant du pouvoir adjudicateur pourra refuser l’accès au visiteur.
4.2 Visite des bâtiments
Il n’est pas prévu d’organiser une visite des bâtiments.
8 5. Introduction et ouverture des offres.
Les offres seront déposées par le soumissionnaire ou son représentant soit :
- à la séance d’ouverture, en mains propres, au Président, avant que celui-ci n’ouvre la séance ; - en mains propres à un fonctionnaire de la Division Achats, au plus tard le jour ouvrable précédant la
date de l’ouverture des offres ; - à la poste.
Toute autre modalité d’expédition (comme Taxipost, courrier exprès, etc.) se fera sous l’entière responsabilité du soumissionnaire.
Les offres sont acceptées par le président pour autant que la séance d’ouverture des offres n’ait pas été déclarée ouverte.
Toutefois, une offre arrivée tardivement est prise en considération pour autant :
- que le pouvoir adjudicateur n'ait pas encore notifié sa décision à l'adjudicataire,
- et que l'offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour de calendrier précédant le jour fixé pour la réception des offres.
L’offre sera déposée en trois exemplaires sur papier dont un original et un exemplaire sur support électronique (CD-ROM) dans un format PDF.
En cas de divergence entre la version papier et la version électronique, l’exemplaire original de la version papier fera foi.
Le soumissionnaire procèdera à un ScanVirus du support électronique afin d’éviter toute contamination par virus de l’infrastructure informatique du SPF-Finances. Il indiquera dans son offre : le logiciel utilisé pour le ScanVirus (et la version de celui-ci) et la garantie que le support a été vérifié et ne contient pas de virus.
Le SPF Finances procèdera également à un ScanVirus après l’ouverture des offres.
L’offre sera glissée sous pli définitivement scellé, portant les deux indications suivantes : - la référence du cahier spécial des charges : S&L/AO/256/2011
- la date et l’heure de l’ouverture des offres : le 26/01/2012 à 10h30
Ce pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe portant les mentions suivantes : - dans le coin supérieur gauche :
- le mot « OFFRE »
- la référence du cahier spécial des charges : S&L/AO/256/2011
- si la soumission est déposée par porteur, les données relatives aux personnes de contact chargées de la réception des offres :
- AUBRY Céline (FR) 0257/89634
- OPDECAM Christine (NL) 0257/63482
- BOGO Gwen (NL) 0257/56824
- HOEBEECK Els (NL) 0257/92726 - à l’endroit prévu à cet effet, l’adresse du destinataire.
Le soumissionnaire qui remet son offre par porteur doit savoir que le North Galaxy n’est accessible que par l’entrée « visiteurs » située au rez-de-chaussée, boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES et ce, uniquement pendant les heures de bureau soit de 9 à 11h45 et de 14 à 16 heures.
9 Si l’offre est déposée par porteur, un accusé de réception ne sera délivré que si la demande en est faite expressément. Il est important de noter que seul cet accusé de réception peut servir de preuve du dépôt de l’offre.
Le soumissionnaire assume l’entière responsabilité des modalités d’envoi et de réception de son offre dans les délais impartis.
Les offres doivent être expédiées ou déposées à l’adresse suivante :
Il sera procédé le 26/01/2012 à 10h30, dans une des salles de réunion du North Galaxy, accessible via l’entrée « visiteurs », boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES, à l’ouverture en séance publique des offres déposées pour le présent marché (sans proclamation des prix).
6. Services dirigeants – fonctionnaires dirigeants.
Les services dirigeants au sens des articles 1 et 2 du cahier général des charges est le pouvoir adjudicateur. Seul le pouvoir adjudicateur est compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle.
Pour ce marché, il est désigné un fonctionnaire dirigeant par lot.
Pour le lot 1 « Région de Bruxelles-Capitale » :
Service Public Fédéral FINANCES Service d’Encadrement Logistique
Division Logistique Bruxelles Monsieur Michel THEUNISSEN
Auditeur Général f.f.
Chef de division North Galaxy-Tour B- 2E étage Boulevard du Roi Albert II, 33 - Boîte 971
1030 BRUXELLES Pour le lot 2 « Région wallonne » :
Service Public Fédéral FINANCES Service d’Encadrement Logistique
Division Logistique Wallonie Monsieur Olivier LABIE
Conseiller f.f.
Chef de division North Galaxy-Tour B- 3E étage Boulevard du Roi Albert II, 33 - Boîte 987
1030 BRUXELLES Service Public Fédéral FINANCES
Service d’Encadrement Logistique Division Achats
A l’attention de Monsieur THONON, 1er Attaché des Finances North Galaxy-Tour B- 4e étage
Boulevard du Roi Albert II, 33 - Boîte 961 1030 BRUXELLES
10 Pour le lot 3 « Région flamande »
Service Public Fédéral FINANCES Service d’Encadrement Logistique
Division Logistique Flandres Madame Linda LUCKERMANS
Conseiller f.f.
Chef de division North Galaxy-Tour B- 3E étage Boulevard du Roi Albert II, 33 - Boîte 986
1030 BRUXELLES
Chacun des fonctionnaires dirigeants peut déléguer partie de ses compétences.
7. Description des services à prester.
Le présent marché porte sur des services de petites réparations et de petits travaux à effectuer dans les bâtiments occupés par des services du SPF Finances situés (...) :
Lot 1 : (...) sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale.
Lot 2 : (...) sur le territoire de la Région wallonne.
Lot 3 : (...) sur le territoire de la Région flamande.
Il s’agit d’un marché à bons de commande portant sur des quantités présumées.
Les prescriptions techniques sont reprises sous la rubrique B « Prescriptions techniques » de ce cahier spécial des charges.
8. Documents régissant le marché.
8.1. Législation.
- La loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (M.B. du 22 janvier 1994) ;
- L’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics (M.B. du 26 janvier 1996) ;
- L’arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics + annexe : cahier général des charges (CGC) des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et des concessions de travaux publics (M.B. du 18 octobre 1996) ;
- L’arrêté royal du 14 octobre 1996 relatif au contrôle préalable et aux délégations de pouvoir en matière de passation et d’exécution des marchés publics des travaux de fournitures et de services et en matière d’octroi de concessions de travaux publics au niveau fédéral (M.B. 24 octobre 1996) ; - L’arrêté royal du 29 janvier 1997 fixant la date de l’entrée en vigueur de certaines dispositions de la
loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de leurs mesures d’exécution (M.B. 13 février 1997) ;
- Le Règlement Général sur la Protection du Travail (RGPT) et le Code sur le bien-être au travail ; - Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l’ouverture des offres ; - La réglementation de l’Union européenne relative aux marchés publics de services, en vigueur au
jour de l’ouverture des offres ;
- La loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail ; - Le Règlement Général sur les Installations Electriques (RGIE) ;
11 - L’arrêté royal du 25 janvier 2001 concernant les chantiers temporaires ou mobiles (M.B. 7 février
2001) ;
- La législation sur l’environnement de la Région concernée.
8.2. Documents concernant le marché.
- Les avis de marché et éventuels avis rectificatifs publiés au Bulletin des Adjudications et au Journal Officiel de l’Union européenne;
- Le cahier spécial des charges n° S&L/AO/256/2011 ; - L’offre approuvée.
9. Offres.
9.1. Données à mentionner dans l’offre.
L’attention des soumissionnaires est attirée sur l’article 10 de la loi du 24 décembre 1993 et sur l’article 78 de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux incompatibilités.
Le soumissionnaire est tenu d’utiliser le formulaire d’offre joint en annexe au présent cahier spécial des charges ainsi que l’inventaire des prix et le récapitulatif. Si, toutefois, d’autres documents sont utilisés, il est tenu d’attester sur chaque document la conformité au formulaire d’offre joint au cahier spécial des charges (Art. 89 de l’AR du 8 janvier 1996).
L’offre et le formulaire d’offre y compris l’inventaire de prix, sont rédigés en français ou en néerlandais.
Le soumissionnaire indique la langue qu’il choisit pour l’interprétation du contrat. Faute de s’en être exprimé, il sera censé avoir choisi la langue dans laquelle il a rédigé son offre.
Les soumissionnaires doivent numéroter et parapher chaque feuille de leur offre.
Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l’une ou l’autre annexe à l’offre.
Les renseignements suivants seront mentionnés dans l’offre :
- les montants unitaires de l’offre en lettres et chiffres (hors TVA) ; - les montants de la TVA ;
- les montants unitaires de l’offre en lettres et chiffres (TVA comprise) ; - les délais et durées en lettres et en chiffres ;
- la signature de la personne compétente pour signer l’offre ; - la qualité de la personne qui signe l’offre ;
- la date à laquelle la personne précitée a signé l’offre ;
- le numéro d’immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges) ;
- le numéro d’inscription à l’O.N.S.S. ;
- le numéro et le libellé du compte du soumissionnaire ouvert auprès du Postchèque ou d’un autre établissement financier ;
- les noms, prénoms, la qualité ou profession, la nationalité et le domicile du soumissionnaire ou lorsque celui-ci est une société, sa raison sociale ou dénomination, sa forme juridique, sa nationalité et son siège social ;
- tous les éléments et documents nécessaires pour l’évaluation des offres.
12 9.2. Durée de validité de l’offre.
Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 180 jours de calendrier, à compter du jour qui suit celui de l’ouverture des offres.
9.3. Documents et attestations à joindre à l’offre.
Les soumissionnaires joignent à leur offre:
- tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection et d’attribution et des conditions de régularité des offres ;
- tout document utile prouvant la compétence du (des) signataire(s).
9.4. Structure de l’offre.
L’offre du soumissionnaire se compose obligatoirement de deux (2) volets distincts : Volet A « Volet administratif et financier»
Ce volet se compose des éléments suivants : I. Formulaire d’offre
Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes dans l’ordre imposé :
1. Le formulaire d’offre ;
2. Pour toute offre introduite par un mandataire, le mandataire joint à l’offre l’acte authentique ou sous seing privé (ou une copie de cet acte) prouvant qu’il est habilité à engager l’entité pour laquelle il soumissionne. Le mandataire peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle est publié le mandat.
II. Documents relatifs aux critères de sélection
Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes dans l’ordre imposé : Pour chaque lot :
Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes dans l’ordre imposé :
1. les documents relatifs aux critères de sélection permettant d’évaluer la capacité financière et économique du soumissionnaire (cfr point 12.1.2.1. ci-dessous) ;
2. les documents relatifs aux critères de sélection permettant d’évaluer la capacité technique du soumissionnaire (cfr point 12.1.2.2. ci-dessous).
Volet B «Annexes»
Dans ce volet, le soumissionnaire joint l’ensemble des annexes et des documents qui permettent de clarifier son offre.
13 10. Prix.
10.1. Prix
Le présent marché est un marché à bordereaux de prix.
Le prestataire de services est censé avoir inclus dans ses prix unitaires tous les frais possibles grevant les services, à l’exception de la TVA. Entre autres:
(a) la fourniture et la mise en œuvre de l'équipement et des produits les plus adéquats nécessaires à l'exécution des prestations ;
(b) la signalisation et le balisage des zones de travail (lorsque nécessaire) ;
(c) l’évacuation des déchets, des récipients, des emballages, des matériels et matériaux usagés ou périmés ;
(d) tous frais généraux, frais accessoires et frais d’entretien pendant l’exécution du marché ; (e) tous les frais de remise en ordre après travaux ;
(f) les frais de déplacement (ces derniers ne font pas l’objet d’une facturation séparée) ;
(g) l’achat de petites fournitures nécessaires à tous travaux et réparation (clous, vis, colle, ficelle, mastic, joints, etc.).
Le matériel (peinture, quincaillerie, vitres…) éventuellement utilisé à l’occasion des interventions sera facturé en sus au prix coûtant. Le soumissionnaire joint à sa facture une copie de la facture du fournisseur.
Tous les prix seront obligatoirement libellés en euros.
10.2. Révision de prix
Pour le présent marché, une révision de prix peut être seulement et exclusivement appliquée pour les fluctuations des salaires et des charges sociales des collaborateurs du prestataire de services. Cette révision de prix est applicable tant en moins qu’en plus et peut être appliquée à l’initiative du pouvoir adjudicateur ou du prestataire de services. En cas de demande de révision de prix, cette dernière ne sera déclarée recevable que si les pièces justificatives telles notamment celles émanant de la commission paritaire compétente ont été jointes à la demande. Il ne peut être appliqué de révision de prix qu’une fois par an à la date anniversaire du contrat.
Pour le calcul de la révision de prix, la formule suivante est d’application :
Pour le calcul de la révision de prix, la formule suivante est utilisée (Art. 57 de la loi du 30.03.1976 relative aux mesures de redressement économique) :
Pr = Po x [(Sr x 0,80 ) + 0,20] So
Pr = prix révisé;
Po = prix de l’offre ;
14 Sr = coûts salariaux (charges sociales incluses) au moment de la demande de révision;
So = coûts salariaux (charges sociales incluses) : ceux-ci se rapportent aux données valables 10 jours avant l’ouverture des offres.
La révision de prix ne peut être appliquée que si l’augmentation ou la diminution atteint au moins 3 % par rapport au prix dont on demande la révision.
11. Responsabilité de l’adjudicataire.
L’adjudicataire assume la pleine responsabilité des fautes et manquements commis dans le cadre des prestations de services.
Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution du présent marché. L’adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers et notamment aux membres de l’Administration à cet égard.
Par ailleurs, l’adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l’exécution des services ou de la défaillance du prestataire de services.
Toute dégradation ou vol résultant d’un abandon ou d’une négligence, fût-ce consécutif aux intempéries ou à d’autres risques sera de la responsabilité de l’adjudicataire.
12. Sélection qualitative – Régularité des offres – Attribution.
Seules les offres régulières des soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection sont prises en considération pour participer à la comparaison des offres selon les critères d’attribution repris au point 12.3.1. du cahier spécial des charges.
12.1. Sélection qualitative
La situation personnelle et la capacité des soumissionnaires sont examinées sur la base des critères de sélection repris ci-après.
12.1.1. Critères d’exclusion
IMPORTANT
Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu’il ne se trouve pas dans un des cas d’exclusion figurant ci-dessous. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l’exactitude de cette déclaration sur l’honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l’offre est la mieux classée. A cette fin, il demandera au soumissionnaire concerné, par les moyens les plus rapides et dans le délai qu’il détermine, de fournir les renseignements ou documents permettant de vérifier sa situation personnelle. Le pouvoir adjudicateur demandera lui-même les renseignements ou documents qu’il peut obtenir gratuitement par des moyens électroniques auprès des services qui en sont gestionnaires.
Premier critère d’exclusion.
§.1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l’Office National de Sécurité Sociale. Il
15 est considéré comme étant en ordre en ce qui concerne les obligations précitées, s’il apparaît, qu’au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il :
1° a transmis à l’Office National de Sécurité Socia le toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l’avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et
2° n’a pas pour ces déclarations une dette en coti sations supérieure à 2500 EUROS, à moins qu’il n’ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu’il respecte strictement.
Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à 2.500 EUROS, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle, s’il établit, avant la décision d’attribuer le marché, qu’il possède, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres à l’égard d’un pouvoir adjudicateur au sens de l’article 4, §1 et § 2, 1° à 8° et 10° de la loi, ou d’une entreprise publique au sens de l’article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l’égard de tiers pour un montant au moins égal, à 2.500 EUROS près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations.
§ 2. Le soumissionnaire étranger au plus tard la veille de la date limite de réception des offres : 1° être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité
sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi.
2° être en ordre avec les dispositions du § 1er, s’ il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs.
§.3. A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s’informer, par tous moyens qu’il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire.
Deuxième critère d’exclusion
Est exclu de la participation à la procédure d’attribution :
Le fournisseur qui a fait l’objet d’un jugement ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour :
1° participation à une organisation criminelle tell e que définie à l’article 324bis du Code pénal ; 2° corruption, telle que définie à l’article 246 du Code pénal ;
3° fraude au sens de l’article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 ;
4° blanchiment de capitaux tel que défini à l’artic le 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
En vue de l’application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, lorsqu’il a des doutes sur la situation personnelle d’un fournisseur, s’adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu’il estime nécessaires à ce propos.
Troisième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas se trouver dans un des cas suivants :
16 1° se trouver en état de faillite ou de liquidation , avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un
concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;
2° avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales.
Quatrième critère d‘exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas avoir été condamné par un jugement passé en force de chose jugée pour un délit qui porte atteinte à son intégrité professionnelle.
Cinquième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas, en matière professionnelle, avoir commis une faute grave, constatée par tout moyen dont le pouvoir adjudicateur pourra justifier.
En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s’engage à respecter les normes définies dans les conventions de base de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) et, en particulier:
L’interdiction du travail forcé (conventions n° 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n° 105 sur l’abolition du travail forcé, 1957);
Le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 s ur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948);
Le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit d’organisation et de négociation collective, 1949);
L’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n° 100 su r l’égalité de rémunération, 1951 et n° 111 concernan t la discrimination (emploi et profession), 1958);
L’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973), ainsi que l’interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n° 182 sur les pires formes du trav ail des enfants, 1999).
Le non-respect des conventions susmentionnées sera donc considéré comme faute grave en matière professionnelle au sens de l’article 69, 4° de l’AR du 8 janvier 1996.
Les dispositions qui précèdent s’appliquent sans préjudice des autres dispositions reprises à l’article 69 de l’arrêté précité.
Sixième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA.
Septième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas s’être rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles dans le cadre du présent marché.
IMPORTANT
Le non-respect de la législation environnementale et sociale, qui a été le sujet d'un jugement définitif ou d'une décision d'effet équivalent, peut être considéré comme une violation de la conduite professionnelle de l'opérateur économique concerné ou comme une faute grave autorisant l'exclusion de l'acteur concerné de la soumission pour le contrat.
17
12.1.2. Critères de sélection relatifs à la capacité du soumissionnaire.
IMPORTANT
Un soumissionnaire peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités (un sous- traitant par exemple). Il doit, dans ce cas, prouver au pouvoir adjudicateur que, pour l'exécution du marché, il disposera des moyens nécessaires par la production de l'engagement de ces entités de mettre de tels moyens à la disposition du prestataire de services.
12.1.2.1. Critères de sélection relatifs à la capacité financière et économique du soumissionnaire.
Premier critère relatif à la capacité financière et économique du soumissionnaire
Par lot, le soumissionnaire doit avoir réalisé au cours de chacun des trois derniers exercices comptables un chiffre d’affaires annuel pour les services auxquels se réfère le présent marché au moins égal à : Lot 1 Région de Bruxelles-Capitale : 100.000 EUR
Lot 2 Région Wallonne : 100.000 EUR
Lot 3 Région Flamande : 100.000 EUR
Ces exigences sont cumulatives. En d’autres termes, s’il remet une offre pour plusieurs lots, le soumissionnaire doit avoir réalisé un chiffre d’affaires annuel au moins égal à la somme des chiffres d’affaires annuels exigés par lot pour lequel il soumissionne.
A défaut de justifier un chiffre d’affaires suffisant pour l’ensemble des lots pour lesquels il remet une offre mais suffisant pour soumissionner pour un ou plusieurs lots parmi ceux qu’il a choisis, le soumissionnaire indique dans le formulaire d’offre la priorité pour les lots pour lesquels il compte soumissionner. En l’absence d’une indication de cette priorité, le pouvoir adjudicateur procèdera par tirage au sort.
Le soumissionnaire joindra à son offre une déclaration relative à ces chiffres d’affaires annuels réalisés pendant les trois derniers exercices concernant les activités directement liées aux services décrits dans le présent cahier spécial des charges.
Deuxième critère relatif à la capacité financière et économique du soumissionnaire
Le soumissionnaire joint à son offre la preuve qu’il a souscrit une assurance sur les risques professionnels, c’est-à-dire la responsabilité civile et les accidents du travail.
Le soumissionnaire précisera, dans son offre, les termes de la police d'assurance qu'il aura souscrite pour couvrir les risques professionnels, la responsabilité civile et les accidents du travail.
12.1.2.2. Critères de sélection relatifs à la capacité technique du soumissionnaire.
Premier critère relatif à la capacité technique du soumissionnaire
Le soumissionnaire doit disposer de suffisamment de techniciens pour pouvoir réaliser facilement les prestations de petits travaux ou petites réparations.
Le soumissionnaire joint à son offre une liste reprenant l’identité du personnel en y indiquant les titres d’études et professionnels, leur métier et surtout l’expérience que possède ce personnel.
18 Dans le cas de l’appel à des sous-traitants, le soumissionnaire fournit de ces derniers une liste reprenant l’identité du personnel satisfaisant à ces conditions et indiquant les titres d’études et professionnels, leur métier et surtout l’expérience que possède ce personnel. Ces listes doivent également être jointes à l’offre du soumissionnaire.
Deuxième critère relatif à la capacité technique du soumissionnaire
Le soumissionnaire doit disposer de suffisamment de matériel roulant pour pouvoir se déplacer dans la région du lot pour lequel il a introduit une offre. Il doit disposer au minimum d’un véhicule par province pour ce qui concerne les lots 1 e 2 et d’un véhicule pour la région Bruxelles-Capitale. Le soumissionnaire joint à son offre la liste des véhicules répartis par province (modèle de voiture et plaque d’immatriculation), une description détaillée du matériel roulant dont il peut disposer ainsi qu’une description avec photo de l’équipement de travail dans chaque véhicule.
Troisième critère relatif à la capacité technique du soumissionnaire
Le soumissionnaire indique la part de marché qu’il a éventuellement l’intention de sous-traiter.
Il indique également, pour chaque sous-traitant, la nature de s(es)on intervention(s).
Quatrième critère relatif à la capacité technique du soumissionnaire
Le soumissionnaire doit prouver qu’il dispose d’un système de contact pour des interventions 24h/24.
Le soumissionnaire doit pouvoir disposer des outils, du matériel et de l’équipement technique nécessaire à la bonne exécution de ce marché.
Le soumissionnaire joint à son offre une liste du matériel et de l’équipement technique dont il disposera pour l’exécution des services.
Cinquième critère relatif à la capacité technique du soumissionnaire
Ne sont admises pour l’exécution du présent marché que les entreprises qui justifient, au cours des trois dernières années, l’exécution de trois (3) contrats d’une importance et d’une nature similaire à celle du présent marché.
Le soumissionnaire joint à son offre la liste de ces trois (3) références en reprenant entre autres les renseignements suivants: coordonnées du contractant (nom, adresse, n° de téléphone d’une personne à contacter), nombre des bâtiments concernés ainsi que la nature des interventions.
Ces trois références seront prouvées de la manière suivante :
a) s’il s’agit de services à des autorités publiques, la justification est fournie par des certificats émis ou contresignés par l’autorité compétente ;
b) s’il s’agit de services à des personnes privées, les prestations sont certifiées par celle-ci ou, à défaut, elles sont déclarées avoir été effectuées par le prestataire de services.
Pour chaque référence, le soumissionnaire remplit la fiche de référence en annexe 3.
Sixième critère relatif à la capacité technique du soumissionnaire
Le soumissionnaire doit fournir une description des mesures prises pour garantir la qualité des prestations de service.
19 12.2. Régularité des offres
Les offres des soumissionnaires sélectionnés seront examinées du point de vue de leur régularité technique et administrative.
Les offres irrégulières seront exclues.
IMPORTANT
Le formulaire d’offre (en annexe) doit, sous peine de nullité, être entièrement et correctement rempli.
Le soumissionnaire justifie de manière détaillée, complète et adéquate les prix forfaitaires unitaires proposés dans son offre.
Il met en évidence dans son offre les éléments objectifs qui justifient ces derniers.
Eu égard aux caractéristiques du présent marché, les prix proposés doivent être normaux.
Conformément à l’article 88, §2 et §3 de l’Arrêté royal du 08 janvier 1996 :
1. les soumissionnaires doivent fournir, préalablement à l'attribution du marché, toutes les indications destinées à permettre au pouvoir adjudicateur de vérifier les prix offerts ;
2. le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d’effectuer toutes vérifications sur pièces comptables et tous contrôles sur place de l'exactitude des indications fournies.
Seules les offres régulières seront prises en considération pour être confrontées aux critères d’attribution.
12.3. Critères d’attribution.
Pour le choix de l’offre la plus intéressante d’un point de vue économique, les offres régulières des soumissionnaires sélectionnés seront confrontées à une série de critères d’attribution.
Ces critères seront pondérés afin d’obtenir un classement final.
IMPORTANT
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de faire appel pour l’analyse des offres à un ou plusieurs expert(s) externe(s) au SPF Finances.
12.3.1. Liste des critères d’attribution
Le marché est attribué au soumissionnaire qui a introduit l’offre la plus intéressante compte tenu des critères d’attribution suivants :
Critère Pondération
1 Le prix 65 points
2 Le délai d’intervention pour les types 3 et 4 20 points
3 La durée de la garantie 15 points
TOTAL 100 points
20 12.3.2. Méthode de détermination de l’offre la plus intéressante
L’évaluation des critères se fera comme suit :
Le prix 65 points
Concernant l’évaluation du critère d’attribution « Prix », la formule suivante sera appliquée pour calculer les points
Mo = 65 x (Pm / Po)
Où Mo est le nombre de points obtenus par le soumissionnaire pour le critère « Prix» ; Pm est le prix le plus bas proposé dans une offre régulière ;
Po est le prix proposé dans l’offre analysée.
La formule de prix est la suivante :
Prix = (4,8 X P1) + (1,2 X P2) + (1,2 X P3) + (0,8 X P4) + PF Où :
P1 = prix à la demi-heure-homme pour une intervention de type 1 P2 = prix à la demi-heure-homme pour une intervention de type 2 P3 = prix à la demi-heure-homme pour une intervention de type 3 P4 = prix à la demi-heure-homme pour une intervention de type 4
PF = prix forfaitaire par intervention (véhicule et équipe compris) pour les frais de déplacement (aller- retour) et les petites fournitures nécessaires à tous travaux et réparations (clous, vis, colle, ficelle, mastic, joints, etc.). Cette liste de petites fournitures est donnée à titre indicatif et n’est pas exhaustive.
Pour rappel : typologie des interventions
TYPE URGENCE JOURS HEURES DELAI
TYPE 1 Non Ouvrables 07h30 – 18h00 3 jours ouvrables
TYPE 2 Non Ouvrables 07h30 – 18h00 21 jours ouvrables
TYPE 3 Oui Ouvrables 07h30 – 18h00 Max. 2 heures
Ouvrables 18h00 – 07h30
TYPE 4 Oui
Fériés et
Week-end 24h/24
Max. 2 heures
21 Le résultat de cette opération est calculé jusqu’à deux décimales.
Le délai d’intervention (types 3 et 4) 20 points
Par délai d’intervention, on entend le délai maximum entre la demande d’intervention du pouvoir adjudicateur et l’arrivée sur site pour commencer les travaux et réparations.
Le soumissionnaire renseigne dans son formulaire d’offre le délai d’intervention pour les interventions de type 3 et 4 exprimé en demi-heures.
Pour ce critère, les points seront attribués de la manière suivante:
- Si Di < 1 demi-heure, alors l’offre est considérée comme irréaliste alors Dn = 0;
- Si Di est ≥ à 1 demi-heure et < 1 heure, alors Dn = 20;
- Si Di est ≥ à 1 heure et < 1 heure et demie, alors Dn = 15 ; - Si Di est ≥ à 1 heure et demie et ≤2 heures, alors Dn = 5;
- Si Di est >à deux heures, alors l’offre déroge à une prescription technique essentielle et donc est irrégulière techniquement alors Dn = 0.
Où Di = le délai d’intervention pour les interventions de type 3 et 4 exprimé en demi-heures.
Dn = le nombre de points obtenus par le soumissionnaire pour ce critère d’attribution.
La durée de la garantie 15 points
Par la durée de la garantie, on entend le délai de garantie pièces et main d’œuvre que propose le soumissionnaire après chaque intervention. Ce délai est exprimé en mois.
Pour ce critère, les points seront attribués de la manière suivante:
- Si Gi < 3 mois alors Gn = 0;
- Si Gi est ≥ à trois mois et < six mois alors Gn = 5;
- Si Gi est ≥ six mois et < 12 mois, alors Gn = 10 ; - Si Gi est ≥ à 12 mois alors Gn = 15;
Où Gi = la durée de garantie exprimée en mois entiers.
Gn = le nombre de points obtenus par le soumissionnaire pour ce critère d’attribution.
Le soumissionnaire renseigne dans son formulaire d’offre la durée de garantie exprimée en mois.
12.3.3. Cote finale
Une cote finale est attribuée à chaque offre en additionnant les points obtenus pour les trois critères susmentionnés.
22 13. Cautionnement.
Le cautionnement est fixé à 5.000 EUROS par lot.
Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif.
Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d’assurances satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d’assurances et agréée pour la branche 15 (caution).
L’adjudicataire doit, dans les trente jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l’une des façons suivantes : 1° lorsqu’il s’agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte du Postchèque de
la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n° 679-2 004099-79) ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ;
2° lorsqu’il s’agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l’Etat au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l’une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
3° lorsqu’il s’agit d’un cautionnement collectif, p ar le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d’un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4° lorsqu’il s’agit d’une garantie, par l’acte d’en gagement de l’établissement de crédit ou de l’entreprise d’assurances.
Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur :
1° soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépô ts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
2° soit d’un avis de débit remis par l’établissemen t de crédit ou l’entreprise d’assurances ;
3° soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l’Etat ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4° soit de l’original de l’acte de caution solidair e visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
5° soit de l’original de l’acte d’engagement établi par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances accordant une garantie.
Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l’indication sommaire de l’objet du marché et de la référence du cahier spécial des charges, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse complète de l’adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention “bailleur de fonds” ou “mandataire”, suivant le cas.
Le délai de trente jours de calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l’entreprise de l’adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par voie réglementaire ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire.
23 La preuve de la constitution du cautionnement pour chacun des lots doit être envoyée à :
Service Public Fédéral Finances
Service d’encadrement Budget et Contrôle de Gestion Gestionnaire des engagements divisions et services de ligne
Avenue du Roi Albert II, 33 boite 782 1030 BRUXELLES
Chacun des cautionnements sera libéré en une fois à l’échéance du terme du présent marché après réception définitive du dernier bon de commande émis sur la base du présent cahier spécial des charges, à la demande expresse de l’adjudicataire et à condition que les services fournis aient été réceptionnés.
14. Réception des services prestés.
14.1. Réception
La réception des services sera attentivement suivie par le fonctionnaire dirigeant ou son délégué qui sera désigné à chaque bon de commande.
A l’issue de chacune des prestations de travaux ou de petits services, il est prévu une réception
provisoire à l'issue de l'exécution des prestations qui font l'objet du marché et, à l'expiration du délai de garantie, une réception définitive qui marque l'achèvement complet de chacune des interventions effectuées en vertu du présent marché.
14.2. Réparation des dégâts
Tout dégât éventuel causé pendant ou suite à l'exécution des interventions effectuées en vertu du présent marché doit être réparé avant l’expiration des 15 jours calendrier qui suivent la date de fin des prestations. A défaut, le pouvoir adjudicateur pourra, aux frais, risques et périls de l’adjudicataire défaillant, passer un marché pour compte pour faire réparer les dégâts.
Le cautionnement pourra être utilisé à cette fin.
IMPORTANT
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de faire appel pour la réception technique des interventions à un ou plusieurs expert(s) externe(s) au SPF Finances.
15. Exécution des services.
Le présent marché porte sur des services de petites réparations et de petits travaux dans les bâtiments occupés par des services du SPF Finances.
L’adjudicataire doit être capable de réagir à toute demande d’intervention 24/24 et 7/7. Le pouvoir adjudicateur a défini quatre (4) types d’intervention selon le degré d’urgence et les heures d’interventions.
24 15.1. Interventions
15.1.1. Définition
Dans le cadre de ce marché, par intervention, on entend la prestation de services de petites réparations et l’exécution de petits travaux pour un maximum de 16 heures-hommes de travail (déplacement non compris).
IMPORTANT
Le nombre d’heures de prestations dans le cadre d’une intervention ne peut excéder 16 heures- hommes. Si le prestataire estime que la durée de l’intervention demandée excédera 16 heures-hommes, il est tenu d’en informer le pouvoir adjudicateur. Sauf en cas de circonstances imprévisibles et insurmontables qui justifient le dépassement de la durée de 16 heures-hommes et dont le prestataire administre la preuve, il est interdit à ce dernier de facturer plus de 16 heures de prestations dans le cadre d’une intervention.
15.1.2. Typologie des interventions
L’adjudicataire doit être capable de réagir à toute demande d’intervention 24/24 et 7/7. Le pouvoir adjudicateur a défini quatre (4) types d’intervention selon le degré d’urgence :
Interventions de type 1 les interventions normales les jours ouvrables entre 7h30 et 18h et à maximum jour J+3 (jours ouvrables)
Interventions de type 2
les interventions planifiées en accord entre le soumissionnaire et le pouvoir adjudicateur les jours ouvrables pendant les heures normales (entre 7h30 et 18h). Cette planification ne doit pas dépasser jour J+21 (jours
ouvrables) pour la parfaite réalisation de l’intervention.
Interventions de type 3 les interventions urgentes les jours ouvrables entre 7h30 et 18h à maximum heure H+2.
Interventions de type 4
les interventions urgentes les jours ouvrables en dehors des heures normales (avant 7h30 et après 18h) et à toute heure (24/24 et 7/7) en dehors des jours ouvrables. Pour ces interventions, l’arrivée sur site doit se faire à heure H+2 au maximum à partir de la demande d’intervention (appel téléphonique, fax ou courriel).
15.1.3. Demandes d’intervention
Les demandes d’intervention se feront, sauf en cas d’urgence, à l’aide d’un formulaire standardisé dont le modèle sera proposé par l’adjudicataire et approuvé par le pouvoir adjudicateur.
Les demandes d’intervention ne pourront être introduites que par des personnes dûment autorisées dont la liste sera communiquée au prestataire par le fonctionnaire-dirigeant en début d’exécution du marché.
La liste des personnes autorisées sera double :
- liste restreinte pour les interventions de type 1,2 et 3.
- liste élargie aux économes des bâtiments pour l’intervention de type 4.
Afin de faciliter les contacts entre le prestataire de service, le pouvoir adjudicateur et les différents responsables des lieux d’enlèvement, le prestataire de service fournira les coordonnées d’une personne
25 responsable de l’organisation du service dans son entreprise (Point de contact unique « SPOC ») ainsi qu’une adresse électronique (e-mail) unique par lot pour centraliser les demandes. Une copie des messages reçus sur cette adresse sera automatiquement transmise au fonctionnaire dirigeant par des modalités convenues de commun accord.
Chaque bâtiment reçoit un code d’identification qui sera fourni par le pouvoir adjudicateur lors de chaque demande d’intervention.
15.1.4. Nombre d’hommes et moyens par intervention
L’adjudicataire fournit des prestations de bonne qualité moyenne pendant toute la durée d’exécution du marché.
Le prestataire affecte pour chaque intervention le nombre d’hommes adapté en fonction de la nature et de l’importance de celle-ci.
Les méthodes, moyens (nombre de personnel et nombre d’heures, etc.) et prix proposés par l’adjudicataire devront être réalistes eu égard à la qualité, la nature et l’importance des services demandés dans le cadre d’une intervention. Toute demi-heure commencée de plus de 10 minutes pourra être prise en considération pour la facturation.
Si le pouvoir adjudicateur constate que le nombre d’heures-hommes prestées est anormalement élevé eu égard à la qualité, la nature et l’importance des services demandés dans le formulaire d’intervention, une pénalité particulière sera appliquée conformément au point 19.2. du présent cahier spécial des charges.
15.1.5. Matériaux et fournitures
A l’exception des petites fournitures (clous, vis, colle, etc.) les matériaux et autres fournitures (peinture, quincaillerie, vitres, etc.) éventuellement utilisés à l’occasion des interventions seront facturés en sus du prix des prestations obtenu en multipliant le nombre d’heures de prestations par le prix proposé dans l’offre et en ajoutant à ce résultat le prix fixe par intervention.
Ces matériaux et fournitures seront facturés au prix coûtant.
L’adjudicataire joint à sa facture une copie de la facture du fournisseur.
15.2. Conditions de l’exécution
IMPORTANT
L’entrepreneur doit être en mesure de justifier à tout moment que son personnel ou le personnel de son sous-traitant est en règle avec la réglementation belge du Travail.
15.2.1. Généralités
Dans le cadre de l’exécution du présent marché, l’entrepreneur se conforme aux dispositions légales et réglementaires régissant notamment la voirie, l’hygiène, la protection du travail ainsi qu’aux dispositions des conventions collectives, nationales, régionales, locales ou d’entreprises.
Le pouvoir adjudicateur souhaite que le soumissionnaire s’engage à fournir des prestations de bonne qualité moyenne pendant toute la durée d’exécution du marché.
26 L’adjudicataire détermine de commun accord avec le fonctionnaire-délégué, les jours et heures
d’exécution des prestations pour les interventions de type 1 et 2. L’adjudicataire est tenu de fournir la main-d’œuvre, le matériel et les produits qui sont nécessaires à l’exécution de ces prestations. Il fournira également les emballages perdus pour l’évacuation des détritus ; ceux-ci seront conformes aux règlements en vigueur.
L‘évacuation des récipients vides sera effectuée par l’entreprise, conformément aux prescriptions
légales en la matière. L’évacuation des détritus est à charge exclusive de l’adjudicataire. Le chantier doit être propre au départ des techniciens.
Sauf disposition contraire, il est interdit au personnel du prestataire de se servir pour l’exécution des prestations, de tout matériel ou objet appartenant à l’Administration tant pour l’exécution du travail que pour son usage personnel (téléphone, fax, copieur, matériel informatique, etc.).
Les chaises, tables, sièges, bureaux et tous les autres objets mobiliers qui ne sont pas fixés au sol, seront déplacés par l’entrepreneur selon les nécessités et remis à leur place après la fin des prestations.
Le déplacement, replacement et rebranchement de P.C. (écrans, claviers, imprimantes), fax et copieurs se fera en présence du fonctionnaire économe.
15.2.2. Accès aux locaux
L’Administration peut interdire l’accès des locaux au personnel de l’entreprise dont la conduite n’offre pas des garanties suffisantes.
15.2.3. Sécurité
L’entreprise sera seule responsable de l’application sur le lieu de travail de toutes les normes de sécurité imposées par le R.G.I.E., le Règlement Général de la Protection du Travail et le Code sur le bien-être au travail.
Par ailleurs, le personnel est tenu d’observer les prescriptions en vigueur concernant la sécurité des biens et des personnes. Les dégâts causés par l’entrepreneur ou ses préposés, aux locaux, aux biens mobiliers et/ou immobiliers, doivent être réparés à ses frais dans le délai le plus court possible qui sera fixé par le fonctionnaire-économe. La durée maximum du délai sera déterminée au cas par cas.
15.2.4. Délégation et représentation
L’adjudicataire veillera à ce que les travailleurs présents sur le chantier ainsi que la personne de contact de l’entreprise chargée de la surveillance et du contrôle de l’exécution des prestations soient capables de communiquer dans la langue de la région linguistique (néerlandais et/ou français et si possible en allemand dans la région linguistique germanophone) où se trouve le bâtiment dans lequel se déroule l’intervention.
Le personnel du prestataire de services en charge de la surveillance et du contrôle de l’exécution des prestations:
- est capable de communiquer, oralement ou par écrit, avec les représentants du pouvoir adjudicateur dans la langue ou les langues de la région linguistique dans laquelle les services sont prestés.
- sera désigné nominativement avant son entrée en fonction ; - sera remplacé en cas d’absence ;
- sera habilité à recevoir des instructions du fonctionnaire dirigeant ou de son délégué et à les faire exécuter ;
- prendra les dispositions qui s’imposent pour pallier, dans les horaires convenus, à l’absence imprévue de personnel ;
- peut participer aux prestations de travail pour autant que sa mission de surveillance et de contrôle soit correctement effectuée.
27 15.2.5. Bon de réception
A la fin de chaque intervention, un bon de travail doit être produit, reprenant les demi-heures prestées.
Le responsable du bâtiment le signe pour accord et en garde une copie destinée à justifier la liquidation de la facture.
15.3 Garantie sur les travaux
Les services prestés sont garantis pour une durée précisée par le prestataire dans son offre.
IMPORTANT
La durée de la période de garantie fait l’objet d’un critère d’attribution repris au point 12.3 « Critères d’attribution » du cahier spécial des charges.
La garantie proposée ne peut en tout cas être inférieure à 3 mois.
15.4 Documents tenus à disposition
Le pouvoir adjudicateur tiendra à disposition des prestataires tous les dossiers techniques, y compris l’inventaire amiante, relatifs aux bâtiments susceptibles de faire l’objet d’une demande d’intervention.
15.5 Reporting
Pour chaque lot, sur une base mensuelle, l’adjudicataire fournit au fonctionnaire dirigeant concerné un tableau récapitulatif de l’ensemble des bons de commande envoyés par le pouvoir adjudicateur durant le mois écoulé en reprenant pour chaque bon de commande :
le nom du bâtiment ;
le numéro de code du bâtiment tel que renseigné par chaque fonctionnaire dirigeant ; la nature de l’intervention1 ;
le type d'intervention2;
le montant (HTVA) et TVA comprise ; la date d’envoi du bon de commande.
Le tableau récapitulatif est établi et adressé au pouvoir adjudicateur par des moyens électroniques. Le tableau est établi sous format excel 2003 ou équivalent exploitable par le fonctionnaire dirigeant.
16. Paiement et facturation des services
16.1 Paiement des services prestés.
Le paiement se fera après exécution des prestations décrites au point B « Prescriptions techniques », sur production de factures mensuelles régulièrement et justement établies, à soumettre à la TVA, au nom de :
Service Public Fédéral FINANCES Comptabilité Fournisseurs Avenue du Roi Albert II, 33 bte 788
1030 BRUXELLES
1telle que définie dans la liste énumérative reprise au point 1. "Objet et nature du marché" du csch : menuiserie, électricité, etc. ;
2tel que défini dans la typologie reprise au point 1. "Objet et nature du marché" du csch : types 1 à 4 ;
