LES RAPPELS CLIENTS. Version 3.0 Janvier Les rappels clients 1

LES RAPPELS CLIENTS

Version 3.0 Janvier 2003

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION... 3

LE PARAMETRAGE ... 4

E

1 : D

... 4

♦ Description de l’écran ... 4

E

2 : A

... 6

E

3 : A

... 7

E

4 : C

... 8

♦ Influence sur le calcul des intérêts... 9

E

5 : C

... 11

♦ Descriptif de l’écran :... 12

♦ Ajout d’une lettre de rappel. ... 13

LA GENERATION DES RAPPELS... 17

O

S

... 17

O

L

... 21

♦ Descriptif de l’écran ... 21

O

O

... 24

ENVOI DES RAPPELS PAR E-MAIL ... 25

A

... 25

P

... 25

E

P

... 26

♦ Configurer l’envoi... 26

RÉSOLUTION DES PROBLÈMES D’IMPRESSION DES RAPPELS ... 29

RÉSOLUTION DES PROBLÈMES CONCERNANT LES INTÉRÊTS SUR LES RAPPELS30

INTRODUCTION

Comme tout logiciel de comptabilité digne de ce nom, le logiciel BOB Software offre la possibilité de calculer, de générer et d’envoyer des lettres de rappels aux clients depuis trop longtemps débiteurs.

Cette fonctionnalité, prévue pour s’adapter à tous les cas possibles, propose donc un grand choix de paramètres de configuration. Parmi ceux-ci, nous trouvons la possibilité :

• de générer automatiquement le rappel dans la langue du client ;

• de gérer des intérêts de retard (calculables en fonction du nombre de rappels déjà envoyés) ;

• de gérer des amendes forfaitaires de retard ;

• de calculer le montant du rappel sur base de la facture ou du solde restant à payer par le client.

Vous trouverez dans les pages suivantes les explications exhaustives concernant le paramétrage, la génération, l’impression et l’envoi des rappels. Vous trouverez également, en fin de manuel deux schémas de résolution des problèmes respectivement liés à l’impression des rappels et au calcul des intérêts de retard.

LE PARAMETRAGE

E

1 : D

Avant de composer la ou les différentes lettres de rappels proprement dites, il est nécessaire de créer une ou plusieurs catégories de rappels.

A chacune des catégories créées correspondra un modèle de lettre. On pourra ainsi avoir une catégorie de rappel tenant compte des intérêts de retard et une seconde n’en tenant pas compte.

A chaque client sera ensuite associé une catégorie de rappel dans son signalétique.

♦ Description de l’écran

Cette première opération s’effectue par le biais du menu Fichier | Tables | Catégories de rappels.

En appuyant sur l’icône d’ajout apparaît un écran permettant de nommer et de définir une catégorie.

Ficher | Tables | Catégories de rappels

Le logiciel vous demande de saisir le code de la nouvelle catégorie de rappels ainsi qu’un libellé qui donnera une courte description de la catégorie.

Gestion des intérêts de retard : Autorise la gestion des intérêts et des amendes pour cette catégorie de rappel. Activer cette option vous donne accès (dégrise) l’encart consacré au calcul automatique des intérêts de retard.

Calcul des intérêts :

Choisissez le niveau (c-à-d le nombre de rappels déjà envoyés) à partir duquel des intérêts de retard seront automatiquement ajouté au montant dû par le client.

Sachez enfin que le logiciel permet d’ajouter, au montant des intérêts calculés, une amende forfaitaire. Cette dernière ne peut cependant être gérée seule : elle accompagne obligatoirement des intérêts de retard.

Elle peut se composer d’un montant fixe, par vous défini, ou d’un pourcentage du principal, c-à- d un %age du montant en retard de paiement (montant initial du compte client dans l’écriture de vente).

Après avoir défini les caractéristiques de la catégorie créée, pressez l’icône d’enregistrement ou tapez ‘Alt+M’. Le code et le libellé de la catégorie apparaîtront alors dans le grid de l’écran.

Si vous cochez la case de la colonne ‘Déf’, vous donnerez à la catégorie en vis-à-vis le statut de catégorie de rappel par défaut. Autrement dit, si vous n’associez pas de catégorie à un ou plusieurs de vos clients (opération décrite plus loin), le programme leur attribuera automatiquement la catégorie définie par défaut.

E

2 : A

Cette seconde opération s’effectue dans le signalétique-même des clients. Rendez-vous donc dans l’onglet ‘Divers’ des fiches clients.

Deux options s’offrent à vous :

- soit vous n’attribuez manuellement aucune catégorie de rappel au client, auquel cas le logiciel lui affecte automatiquement la catégorie définie par défaut au niveau du menu Fichier | Tables | Catégories de rappel ;

- soit vous attribuez manuellement au client une des catégories de rappel que vous avez créée. La liste des catégories apparaît dans une liste déroulante sous le champ ‘Catégorie’.

Date du dernier rappel et Niveau du dernier rappel sont des champs qui sont mis automatiquement à jour par le logiciel après chaque génération de rappel et ce, pour autant que vous l’ayez accepté.

E

3 : A

Si votre clientèle n’est pas uniforme en ce qui concerne la langue employée, vous devrez créer plusieurs modèles de lettres de rappels dans différentes langues.

Associer une langue particulière à un client permettra au logiciel de choisir le bon modèle de lettre lorsqu’un rappel pour ce client devra être généré.

Les langues se définissent au niveau du menu Fichier | Tables | Langues.

Elles sont ensuite attribuables aux clients via l’écran de leurs fiches signalétiques :

Fichier | Clients

Il est à noter que si aucune langue n’est associée manuellement à un client, le logiciel lui attribuera automatiquement la langue définie par défaut au niveau de l’écran Fichier | tables | Langues.

E

4 : C

Il s’agit ici de définir les caractéristiques communes à toutes les catégories de rappel que vous aurez créées. Cette opération s’effectue par le biais du menu Utilitaires | Configuration | Paramètres des rappels.

Utilitaires | Configuration | Paramètres des rappels

Niveau maximal de rappel : nombre maximum de rappels pour un même client.

Délai entre deux rappels : jours d’attente avant la génération du rappel suivant.

Retard toléré avant rappel : jours d’attente avant la génération du premier rappel.

Montant échu toléré : Seuil sous lequel un rappel n’est pas généré.

Gestion des intérêts de retard : Active le calcul des intérêts de retard. Ainsi, si vous avez créé des catégories de rappel incluant une gestion des intérêts de retard, vous devrez cocher cette case faute de quoi les intérêts ne seront jamais calculés dans les rappels.

Base de calcul : Base à partir de laquelle le nombre de jours est calculé.

• Date d’échéance : Le nombre de jours échus est calculé à partir de la date d’échéance

• Date de facture : Le nombre de jours échus est calculé à partir de la date de facture Ordre de calcul : Manière dont sont calculés les intérêts.

• Sur base du lettrage : les intérêts seront calculés sur le montant restant dû (ce dernier est calculé en fonction des réconciliations effectuées)

• Priorité aux montants créditeurs : les intérêts seront calculés sur le montant restant dû (ce dernier est calculé sans tenir compte des réconciliations effectuées : tous les montants créditeurs seront donc pris en compte)

• Intérêts négatifs sur montants créditeurs : les intérêts seront calculés en additionnant les intérêts négatifs sur les montants créditeurs et les intérêts positifs sur les montants débiteurs (le lettrage n’entre pas en ligne de compte).

Afin de bien comprendre les façons dont peuvent être calculés les intérêts, les lignes suivantes illustrent chacune des possibilités.

Remarque : Les notes de crédits sont toujours placées dans un ordre prioritaire pour le calcul.

♦ Influence sur le calcul des intérêts Illustrons notre démonstration par un exemple.

Mr X, client de catégorie 003, possède chez nous un compte débiteur correspondant aux opérations suivantes :

Facture 1 (Fac 1) du 02/02/03 pour 247.30 € Facture 2 (Fac 2) du 22/07/03 pour 220.33 €

Note de crédit N°1 (NC 1) du 6/11/2003 pour 150.00 € réconciliée avec les deux factures.

Note de crédit N°2 (NC 2) du 6/11/2003 pour 10.00 € non réconciliée

Ces opérations sont toujours ouvertes au 31/12/03. A cette date, nous générons donc un rappel pour ce client. La catégorie 003 précise que des intérêts de 2% mensuels sont à ajouter au montant du rappel. Elle précise également que tout mois entamé est dû. Il est à noter que, dans notre exemple, la date d’échéance est égale à la date de facture.

Voici les calculs effectués par BOB :

Sur base du lettrage : Le programme recalcule les intérêts sur la base compensée. Il privilégie les notes de crédit puis les factures par n° de lettrage.

Pièce Date Montant N° Lettrage Détail Base calcul Intérêts

NC 1 06/11/03 -150.00 1 (-10.00) 0.00 0.00

NC 2 06/11/03 -10.00 (-150.00) 0.00 0.00

Fac 1 02/02/03 247.30 1 247.30-150.00 97.30 21.41

Fac 2 22/07/03 220.33 1 220.33 220.33 26.44

Remarque : si le montant de la première facture avait été de 50,00 € (donc inférieur au montant de la note de crédit), le solde serait reporté sur la 2^e facture (soit –100,00 €).

TOTAL DES INTERETS : 47.85 Priorité aux montants créditeurs : Le programme déduit tous les montants créditeurs, quel que

soit le lettrage.

Pièce Date Montant N° Lettrage Détail Base calcul Intérêts

NC 1 06/11/03 -150.00 1 -150.00 0.00 0.00

NC 2 06/11/03 -10.00 -150.00 –10.00 0.00 0.00

Fac 1 02/02/03 247.30 1 247.30 – 160.00 87.30 19.21

Fac 2 22/07/03 220.33 1 220.33 220.33 26.44

TOTAL DES INTERETS : 45.65 Intérêts négatifs sur montant créditeurs : Le programme calcule des intérêts négatifs sur les

notes de crédits Pièce Date Montant Intérêt

NC 1 06/11/03 -150.00 -12.00 NC 2 06/11/03 -10.00 -0.80 Fac 1 02/02/03 247.30 54.41 Fac 2 22/07/03 220.33 26.44

Remarque : si la date d’échéance de la NC était supérieure à la date du rappel, elle n’interviendrait pas dans le calcul des intérêts

TOTAL DES INTERETS : 68.05

Récapitulatif de notre exemple

Les intérêts dûs par notre client X différent donc selon le mode de calcul choisi :

Sur base du lettrage 47.85

Priorité aux montants créditeurs 45.65 Intérêts négatifs sur les montants créditeurs 68.08

E

5 : C

Cette opération s’effectue par le point Utilitaires | Configuration | Textes de rappels.

Utilitaires | Configuration | Textes de rappels

L’écran ci-dessus permet de créer les modèles des lettres qui seront envoyées aux clients. A ce sujet, il convient de faire quelques remarques :

A. Privilégiez le format RTM qui est le format de dessin le plus récent et qui permet non seulement de modifier plus aisément les modèles, mais également d’envoyer par E-mail les lettres générées sous ce format.

B. Veillez bien à ce qu’il existe un modèle de lettre pour tous les cas que vous pourriez rencontrer.

C. La rencontre des trois critères de définition des rappels (catégorie, langue et niveau) ne peut donner lieu qu’à un seul modèle de lettre.

Exemple de cas à prévoir pour un dossier possédant deux types de rappels (001 et 002), deux langues (FRB et NLB) et 3 niveaux de rappels :

Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3

FRB NLB FRB NLB FRB NLB

001

002

Nous avons donc dans le cas présent 12 modèles de lettres à rédiger.

En ce qui concerne les langues, répétons-le, si un client n’a pas de langue définie dans son signalétique, son rappel sera celui de la langue définie par défaut.

♦ Descriptif de l’écran :

Catégorie : Le modèle créé concerne cette catégorie de rappel.

Langue : Langue pour laquelle le modèle de lettre est généré.

Niveau : Le modèle créé se rapporte à ce niveau de rappel.

Format : Format interne du layout - ATX : Ancien format de BOB

- RTM : Nouveau format, plus facile d’utilisation et permettant, entre autres, l’envoi par E-Mail des lettres générées.

Fichier : Nom interne du modèle, concaténé à partir du code catégorie, du code langue et du niveau.

Il se retrouve dans le répertoire \REMIND dans le répertoire du dossier.

En-tête : Zone de texte figurant au-dessus du tableau récapitulatif

Pied de page : Zone de texte figurant en dessous du tableau récapitulatif Icônes :

: Sauvegarde le document

: Annule les modifications apportées au document

: permet la navigation dans les différents modèles de lettres : Ouvre la recherche de document

: Ajoute et supprime un document

: Ouvre le programme de dessin de document

: Importe un dessin de document fourni en standard par BOB Software.

: Exporte le document par E-mail ou dans un répertoire / lecteur.

: Imprime le document

: Affiche la page entière, la largeur de page, à 100%

: Navigation dans les pages du document : Pourcentage (modifiable) du zoom

♦ Ajout d’une lettre de rappel.

Elaborons le modèle de la lettre à envoyer lorsqu’un client de langue française et de la catégorie 001 sont, pour la première fois, en retard de paiement. Créons ce modèle en cliquant sur l’icône d’ajout ou en tapant ‘Alt’+’A’.

Les trois critères de définition sont donc les suivants :

Si une lettre de ce type a déjà été générée, un message vous en avertit :

Choisissons le format RTM, puis positionnons-nous dans la zone de texte de l’onglet ‘En-tête’.

Dans cette zone, composons le texte de rappel principal de la lettre. Pour ce faire, cliquons sur

« F2 ». Nous arrivons dans un nouvel écran qui se nomme Edit Rich text. C’est en fait un éditeur de texte simplifié, ressemblant à WORD © :

Cet éditeur permet, entre autres, de choisir sa police de caractère, sa couleur et sa taille. Une fois le texte rédigé, sauvegardons-le en tapant « Ctrl S ».

En ce faisant, le logiciel referme l’écran de mise en page et vous renvoie dans l’écran d’origine avec le texte présent dans la zone « En-tête ».

Complétons de la même manière la zone « Pied de page » en y introduisant le nom de la personne responsable du recouvrement, les numéros de téléphone, de fax à utiliser en cas de problème etc.

Cliquons ensuite sur l’icône ‘Disquette’ afin de sauvegarder les textes puis procédons à la finalisation du dessin de document.

Cliquons sur l’icône : une fenêtre s’ouvre. Elle permet à l’utilisateur de choisir un document normalisé qui servira de base au layout de votre lettre de rappel°:

Sélection

Documents standard : Il s’agit de documents élaborés par BOB Software.

Autres documents : Il s’agit de documents élaborés par l’utilisateur et déjà présents dans le dossier.

Fichier de définition format RTF : Il s’agit d’autres documents au format RTF accessibles par votre ordinateur.

Document : Propose la liste des documents sélectionnables selon l’option choisie précédemment.

Fichier : Propose un navigateur permettant de choisir le fichier de définition RTF.

Nous allons récupérer, dans le cas présent, un document standard.

BOB Software a mis au point pour l’utilisateur 3 modèles de lettre de rappel pour chacune des deux langues nationales (Français et Néerlandais). Les modèles en français portent les noms de REMF1, REMF2 et REMF3 et ceux en néerlandais les noms de REMN1, REMN2 et REMN3.

Chacun des 3 modèles offre une présentation différente :

F1 : Rappel avec une présentation sous forme d’échéancier et zone devise

F2 : Rappel avec un commentaire plus long avec les montants à échoir, sans échéancier et sans devises.

F3 : Basé sur le F2, mais incluant en plus les intérêts et amendes.

Bien entendu, ces documents peuvent être modifiés.

Il est à noter que les textes précédemment mis au point dans les onglets ‘En-tête’ et ‘Pied de page’

viendront encadrer les éléments standardisés conçus par BOB Software.

L’onglet ‘Aperçu’ permet de visualiser le layout du document (Notez que le layout visualisé contiendra ou non des données selon que des rappels aient ou non été calculés)

Pour plus d’explications concernant les modifications des zones du layout, reportez-vous au manuel expliquant le Report Builder.

LA GENERATION DES RAPPELS

Une fois configurés les paramètres des rappels, ces derniers peuvent être générés via le menu Impressions | Rappels clients.

Ce point de menu permet d’imprimer automatiquement les lettres de rappel adressées aux clients en retard de paiement.

Rappel : Le layout des rappels et leur contenu dépend du paramétrage qui aura été effectué par le biais de la table des ‘Catégories de rappels’ et du menu « Utilitaires » composé des fonctionnalités ‘Paramétrage des rappels’ et ‘Textes de rappels’.

Impression | Rappels clients

O

S

La première étape de la génération des rappels consiste à remplir l’onglet ‘Sélection’. Il propose toute une série de critères permettant de définir et de limiter les impressions. La première liste de restrictions concerne le rappel en lui-même (possibilité d’imprimer une liste récapitulative

accompagnant les rappels, affichage des clients non échus, etc). La seconde liste de restrictions concerne les destinataires des rappels (possibilité de filtres, de tri par catégories de clients etc.)

♦ Liste récapitulative

En cochant cette case, vous éditerez une liste récapitulative (détaillée ou résumée, selon votre choix) reprenant tous les clients débiteurs.

- La liste détaillée : reprend l’ensemble des factures dues, les coordonnés complètes de la société, le niveau de rappel, la date de calcul du précédent rappel, etc.

- La liste résumée : ne reprend que le total des factures, la catégorie de rappel et le niveau de rappel actuel.

♦ Rappels

Cette case est à cocher si vous désirez imprimer les lettres de rappels.

♦ Personnalisé sur la catégorie

Cette fonction permet d’envoyer un rappel à une personne précise de la société. Pour cela, le programme se base sur les différentes catégories de personnes que vous avez définies dans les signalétiques des personnes.

Fichier | Personnes

Si une société ne possède pas de personne de cette catégorie, le rappel partira simplement adressé à l’entreprise.

Cette fonctionnalité permet, par exemple, d’envoyer les rappels au service achat et les mises en demeure au directeur général.

♦ Un rappel par devise

Il est possible d’imprimer une lettre de rappel par devise en cochant cette case.

Remarque : Lors de la génération des rappels ‘1 par devise’, le logiciel convertit les montants en devises liées à l’euro en montants en euros. Ainsi, un client qui a reçu des factures en 4 devises (BEF, FRF, EUR, USD) recevra 2 rappels. Le premier avec un total en EUR, le second en USD.

♦ Avec les clients non échus

En cochant cette case, le programme reprend, en plus des clients dont les factures sont échues, la liste des clients qui ont des factures non payées dont la date d’échéance n’est pas encore atteinte.

Les clients non-échus apparaissent, en impression, dans la liste récapitulative et des rappels peuvent être imprimés à leur nom. Le montant des rappels sera bien évidemment égal à 0 en ce qui concerne les montants échus.

♦ Date

La date introduite est la date reprise dans le courrier. Elle constituera une des bases du calcul du retard de paiement.

♦ Langue

Si une langue est sélectionnée à ce niveau, BOB ne reprendra dans sa liste que les clients dont la langue correspond à celle choisie.

♦ Sélection

Choisissez la liste des références (ou des noms) des comptes clients pour lesquels vous désirez imprimer une liste récapitulative et/ou des rappels.

Il est possible d’effectuer une sélection sur les catégories de clients.

♦ Filtre

Vous pouvez affiner votre sélection en apposant un filtre le fichier des clients. Pour ce faire, reportez-vous à la documentation sur l’usage des filtres.

Icônes

: Lance la génération de la liste des rappels selon les critères sélectionnés : Aperçu avant impression des rappels

: Imprime les rappels

: Envoi des rappels par E-mail (Envoi direct)

: Envoi des rappels par E-mail (En passant par Outlook ®)

Une fois les critères de génération déterminés, lancez le calcul de la liste des rappels en cliquant sur l’icône des engrenages, .

O

L

Une fois lancé le calcul des rappels, un nouvel onglet, « Liste des rappels », apparaît dans l’écran.

Cet onglet présente la liste des clients débiteurs calculée en fonction des critères introduits dans le 1^er onglet.

L’écran est divisé en 2 parties : la partie supérieure reprend la liste des clients pour lesquels un rappel est potentiellement imprimable, ainsi que le montant total du rappel. La partie inférieure présente le détail du montant échu pour le client pointé dans la partie supérieure.

Bien que la liste affichée soit déjà le résultat d’une sélection opérée dans le premier onglet, une seconde opération de sélection est réalisable à ce niveau par le biais de la colonne ‘Ok’. En effet, seuls les clients sélectionnés dans cette colonne apparaîtront dans la liste récapitulative et produiront une lettre de rappel.

♦ Descriptif de l’écran Partie supérieure

OK : Si vous activez cette zone, le programme imprimera le rappel pour ce client.

Si cette case ne peut-être cochée, cela signifie qu’un problème de configuration existe.

Email : Si vous activez cette zone le rappel sera envoyé par E-mail. Si cette case ne peut-être cochée, c’est qu’il existe un problème sous-jacent. Ce dernier est le plus souvent de 2 ordres :

- soit le lay-out de rappel associé au client n’est pas au format RTM.

- soit aucune adresse e-mail n’est associée au client dans son signalétique

Client : Référence du client pour lequel un rappel a été calculé

Dev. : Correspond à la devise utilisée pour le client. Le contenu de la cellule est vide lorsqu’il s’agit de la devise de base du dossier.

Montant échu : Il s’agit du montant total des transactions arrivées à échéance.

Montant à échoir : indique le montant total des transactions non échues.

Retard : Retard exprimé en jours.

Niv.P.: Il s’agit du niveau de la lettre de rappel proposé par le programme. Il est à noter que le niveau est modifiable par l’utilisateur, mais uniquement dans la colonne ‘Niveau’, pas dans la colonne ‘Niv. P’.

Date P. : Correspond à la date de la précédente impression des rappels.

Niv : Il s’agit du niveau de la lettre qui sera effectivement envoyée et que vous pouvez modifier.

Cat : Correspond à la catégorie du rappel du client telle que spécifiée dans sa fiche signalétique. Si aucune catégorie particulière n’a été associée au client, le logiciel reprend la catégorie définie par défaut dans la table des catégories de rappels.

Lang. : Langue associée au client dans sa fiche signalétique. Si aucune langue particulière n’a été associée au client, le logiciel reprend la langue définie par défaut dans la table des langues.

Il est donc nécessaire d’avoir un texte de rappel par langue (F pour le français, E pour l’anglais,…) par catégorie de rappels et par niveau.

Intérêts : Montant total des intérêts calculé sur toutes les transactions du client. Pour que des intérêts soient calculés, il faut évidemment que la catégorie de rappel et, à l’intérieur de celle-ci, le niveau de rappel en prévoient le calcul.

Amende : Amende forfaitaire calculée sur le montant total dû ou montant fixe. L’amende se définit au niveau du paramétrage des rappels.

Adresse E-Mail Adresse e-mail du client. Cette adresse est récupérée par défaut du signalétique du client mais peut être modifiée à ce niveau-ci.

Remarque : Il se peut qu’une ou plusieurs des lignes du grid apparaissent en rouge. Cela signifie qu’aucun layout de rappel n’a été associé au client (ni sous format ATX, ni sous format RTM). Le logiciel est donc incapable de générer un quelconque rappel pour ce client : la ligne n’est donc pas sélectionnable ni pour l’impression ni pour l’envoi par e-mail.

Partie inférieure de l’écran :

# : Transaction sélectionnée pour le rappel si la case est cochée. Vous pouvez cocher ou décocher cette case.

Nv. : Niveau de rappel précédent pour la transaction concernée.

Jnl : Code journal de la transaction en retard de paiement.

Document : Numéro du document en retard de paiement.

Lettrage : Numéro de lettrage des documents en retard de paiement.

Date : Date du document en retard de paiement ; le calcul des intérêts de retard

document suivant le paramétrage que vous aurez effectué au niveau du menu Utilitaires | Configuration | Paramètres des rappels.

Retard : Retard de paiement exprimé en jours.

Echu : Si le document est échu, le montant de la transaction figure dans cette colonne.

A Echoir : Si le document n’est pas encore échu, le montant de la transaction sera repris dans cette colonne.

Dev. : Devise du document en retard de paiement. Le contenu de la cellule est vide lorsqu’il s’agit de la devise de base du dossier.

Mnt devise : Montant en devise encodé au niveau de la comptabilité.

Montant : Montant en devise de base de la transaction.

Ouvert : Montant ouvert pour le calcul des intérêts de retard. Il s’agit donc de la base de calcul des intérêts de retard. Cette information est capitale lors des tris par montant créditeur en premier.

Intérêts : Montant des intérêts calculé sur le document courant, sur base de son montant ouvert.

Délai : Cette case concerne le retard de paiement si une gestion des intérêts est associée à la catégorie concernée. Ce retard de paiement est affiché en jours ou en mois selon que les intérêts sont calculés au taux annuel ou mensuel.

Quant au calcul en lui-même du retard de paiement, il s’effectue soit sur la date du document, soit sur la date d’échéance du document selon le paramétrage effectué dans le menu Utilitaires.

Remarque : Reprend les commentaires du document original.

Une fois documents et clients sélectionnés, imprimez les rappels correspondants en pressant l’icône ou en tapant ‘Alt+I’. Vous pouvez également prévisualiser le rappel désigné par le pointeur en cliquant sur l’icône avant de l’imprimer.

Si vous désirez envoyer un ou plusieurs rappels par e-mail, pressez l’icône d’envoi par e-mail au lieu et place de l’icône d’impression. Notez que l’icône d’envoi par e-mail est différente selon le logiciel de messagerie qui sera utilisé pour l’envoi. pour plus de précisions à ce sujet, reportez-vous au chapitre traitant de l’envoi des rappels par e-mail.

O

O

Cet onglet a un but purement indicatif : il remémore l’utilisateur des options sur bases desquelles les rappels ont été calculés. Ce paramétrage fut effectué au niveau du menu Utilitaires | Configuration | Paramètres des rappels.

ENVOI DES RAPPELS PAR E-MAIL

Depuis la version 3.0, l’envoi des rappels peut s’effectuer par e-Mail. Une colonne ‘Email’ a été ajoutée à cet effet dans l’onglet ‘Liste des rappels’ de l’écran de génération des rappels.

Elle contient une case que vous devez cocher si vous désirez envoyer électroniquement au client le rappel désigné par le pointeur.

A

• L’envoi de rappels par email est effectué au format HTML. Le rappel est directement visualisable à l’ouverture de l’email : il n’est donc pas envoyé sous forme de pièce jointe.

• L’envoi par e-mail ne concerne que les rappels possédant un layout au format RTM (créé via Report Builder). Si la lettre de rappel possède un autre format (ATX), l’envoi électronique ne sera pas possible.

P

1. Vérifier que le client destinataire du rappel possède une adresse e-mail dans son signalétique.

Si le client destinataire est une entreprise, l’adresse e-mail est encodable au niveau de l’onglet ‘Divers’ du menu Fichier | Clients.

Si le client est une personne précise au sein d’une entreprise, l’adresse e-mail est celle de cette personne et est encodable via l’onglet ‘Caractéristiques’ du menu Fichier | Personnes.

Remarque : au cas où ces informations ne seraient pas présentes dans les signalétiques, il est possible de spécifier l’adresse e-mail du destinataire directement dans la colonne ‘Adresse e-mail’ de la grille de génération des rappels.

2. Vérifier que les lay-out des rappels à envoyer électroniquement ont été créés au format RTM. Cette vérification s’effectue par le biais du menu Utilitaires | Configuration | Textes des rappels.

E

P

La configuration des paramètres des rappels et le calcul des rappels s’effectuent selon la méthode décrite dans les chapitres précédents.

Néanmoins, une étape supplémentaire est nécessaire au niveau du paramétrage. Cette dernière concerne la configuration de l’envoi des rappels, c-à-d du logiciel de messagerie utilisé. Cette étape de configuration s’effectue par le biais du menu Utilitaires | Configuration | Utilisateurs.

Remarque : selon la configuration choisie au niveau des Utilitaires, l’icône d’envoi des rappels par e-mail, présente dans le bas de la fenêtre de génération des rappels, changera.

♦ Configurer l’envoi

A. Vous avez uniquement OUTLOOK sur votre système

Dans l’onglet ‘Connexion’ du menu Utilitaires | Configuration | Utilisateurs, cochez la case

‘Prise en charge externe (Outlook,…)’, puis enregistrez.

Utilitaires | Configuration | Utilisateurs

B. Vous avez déjà configuré vos comptes par le biais du Relational Manager

Pour rappel les comptes sont configurés, dans le module CRM par le biais du menu Utilitaires | Comptes de messagerie.

Dans l’onglet ‘Connexion’ du menu Utilitaires | Configuration | Utilisateurs, sélectionnez simplement, dans la liste déroulante du champ ‘Principal’ (et/ou ‘Secondaire’), le nom du compte de messagerie que vous utiliserez pour envoyer vos rappels. Enregistrez

De retour en génération de rappels (Impressions | Rappels clients), le bouton est apparu dans le bas de l’écran. En le cliquant, vous enverrez les rappels directement par le compte de messagerie choisi, sans passer par un logiciel de messagerie externe.

C. Vous avez un seul logiciel de messagerie installé sur votre SE, OUTLOOK EXPRESS Si votre logiciel de messagerie est Outlook Express et que ce logiciel de messagerie soit le seul installé sur votre système d’exploitation, laissez toutes les cases inactives ou non remplies dans l’onglet ‘Connexion’ du menu Utilitaires | Configuration | Utilisateurs.

Enregistrez.

De retour en génération de rappels (Impressions | Rappels clients), le bouton est apparu dans le bas de l’écran. En le cliquant, vous enverrez les rappels via la messagerie par défaut du système.

D. Vous avez deux logiciels de messagerie installés sur votre SE, OUTLOOK et OUTLOOK EXPRESS

Afin de d’indiquer au logiciel quel programme de messagerie vous désirez toujours utiliser, il faut modifier le fichier BOB.INI qui se trouve dans le même répertoire que BOB. Ce fichier peut-être ouvert et modifié via un simple éditeur de texte.

Ajoutez deux lignes en fin de fichier ou modifiez les lignes existantes : Pour un envoi via OUTLOOK EXPRESS

[TRANSFERT]

MAILOPERATOR=MAPI

Pour l’envoi via OUTLOOK : [TRANSFERT]

MAILOPERATOR=OUTLOOK

De retour en génération de rappels (Impressions | Rappels clients), le bouton est apparu dans le bas de l’écran. En le cliquant, vous enverrez les rappels via la messagerie choisie dans le BOB.INI. Le mail sera constitué et envoyé au format HTML.

Si vous possédez le module « Relational Manager » et avez configuré vos comptes de messagerie via celui-ci ou via OUTLOOK, une trace de l’envoi de l’e-mail peut être gardé. Pour cela, rendez- vous, en CRM, dans le menu Utilitaires | Configuration | Options et, dans l’onglet ‘Courrier/ e-Mail’, associez une tâche à l’envoi d’E-Mail. Pour plus d’explications sur la configuration de cet onglet, reportez-vous au manuel traitant du CRM.

Utilitaires | Configuration | Options

A la génération des rappels, le programme vous demandera alors si vous désirez conserver une trace de l’envoi de votre rappel par e-mail :

RÉSOLUTION DES PROBLÈMES D’IMPRESSION DES RAPPELS

Y a t-il une catégorie de rappel par défaut ?

NON OUI

Y a t-il un code langue pour le client ou un code langue par défaut ?

NON OUI

Y a t-il au moins un niveau de rappel ?

NON OUI

Y a t-il un lay-out créé pour la catégorie ET la langue ET le niveau de rappel ?

NON OUI

Le total du rappel est-il sous le seuil minimum ?

NON OUI

Les intervalles de temps (dernier rappel et Diminuer le seuil date d’échéance/ date de facture) sont-ils échus ?

NON OUI

Diminuer les intervalles Le problème n’est pas

(Entre deux rappels ou date facture) dû à la configuration du dossier

Création de

l’élément

manquant

RÉSOLUTION DES PROBLÈMES

CONCERNANT LES INTÉRÊTS SUR LES RAPPELS

La catégorie de rappel du client intègre t-elle la gestion des intérêts ?

NON OUI

L’installer

NON OUI

La configuration des rappels intègre- elle la gestion des intérêts ?

NON OUI

L’installer

Le problème n’est pas dû à la configuration du dossier

REM : Pour l’instant, il ne peut pas y avoir d’amendes sans intérêts.

Le niveau de rappel du client est égal ou supérieur au niveau requis pour les intérêts.

•

Attendre que le client monte de niveau

•

Diminuer le niveau minimum