GESTIONNAIRE DE FLOTTE : LES RÈGLES D’OR POUR RÉDUIRE LES COÛTS ET LE TEMPS DE GESTION
GESTIONNAIRE DE FLOTTE :
LES RÈGLES D’OR POUR RÉDUIRE LES COÛTS ET LE TEMPS DE GESTION
LIVRE BLANC
SOMMAIRE
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ARTICLE 1 : 3 conseils et astuces pour améliorer la gestion de votre flotte automobile...p4 ARTICLE 2 : Restitution de véhicule : comment éviter les
surprises...p8 INTERVIEW 1 : Connaître l’état de son véhicule en temps réel n’a pas de prix !...p13 INTERVIEW 2 : La gestion de flotte est souvent délaissée alors qu’elle est primordiale !...p17 INFOGRAPHIE : Les chiffres de l’année 2020...p23
#1 ARTICLE
3 conseils et astuces pour
améliorer la gestion de votre flotte automobile
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A
ujourd’hui, le rôle du gestionnaire de flotte automobile est multitâche. En plus des nombreuses responsabilités, il est difficile pour lui d’obtenir une gestion optimale de son parc automobile. Cela comprend différents aspects qu’il ne faut pas négliger comme les coûts, les conducteurs, la maintenance, etc. Focus sur quelques trucs et astuces pour faire des économies et gagner en efficacité.RESPONSABILISEZ VOS CONDUCTEURS
Gérer sa flotte automobile d’une main de maître n’est pas de tout repos. Et pour qu’elle soit optimale, il est essentiel de se concentrer sur l’un des principaux protagonistes : le conducteur. Tout d’abord, chaque conducteur doit être en mesure d’adopter une conduite responsable et d’être conscient de l’usage qu’il a de sa voiture. Il n’est pas évident pour tout le monde qu’une conduite nerveuse va bien évidemment entraîner une usure plus rapide de la voiture...
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QUELQUES CHIFFRES...
• Une conduite nerveuse peut augmenter la consommation de carburant de 40%
• Une conduite souple peut réduire jusqu’à plusieurs milliers d’euros les coûts d’entretien et le risque d’accidents jusqu’à 15%
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APPRENEZ À ENTRETENIR VOS VÉHICULES
Pour tout gestionnaire de flotte qui se respecte, le moment de la restitution des véhicules est toujours synonyme de stress : les réparations vont-elles peser lourd dans la facture totale ? La question se pose...
Et si vous inspectiez vos véhicules de manière récurrente et anticipiez des problèmes potentiels ? Pour éviter des frais de remise en état trop élevés ainsi que des coûts mécaniques important qui aurait pu être évités bien en amont, n’hésitez pas à définir à l’avance des contrôles avant votre inspection de pré-restitution.
Alors oui, si vous décidez de procéder par vous-même, cela peut prendre un certain temps mais il existe dorénavant des solutions pour digitaliser vos procédures d’inspection.
Vous pouvez recourir à des logiciels afin de planifier vos inspections et réparations afin de mieux contrôler vos coûts.
Plus facile à dire qu’à faire vous allez me dire mais vous connaissez l’expression “Mieux vaut prévenir que guérir”.
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DIGITALISEZ VOS PROCESS
REALLY ?
Oui, c’est même fondamental pour obtenir une gestion optimale de votre parc. Le suivi et la maintenance de votre flotte automobile sera bien plus efficace et réduira vos coûts de gestion grâce à un logiciel dédié.Entre autres, la solution WeProov Fleet est une solution qui va vous permettre de programmer automatiquement vos inspections intermédiaires et vos inspections de fin de leasing.
Vos conducteurs ont un smartphone ? Ils savent prendre des photos ? Bingo ! Notre solution est faite pour vous ! Une automatisation qui va vous permettre de réduire jusqu’à 30% les frais de remise en état.
Plus qu’un simple outil, c’est un investissement qui peut faciliter votre quotidien : des alertes planifiées sur les inspections avec une plateforme dédiée complète permettant de piloter votre activité. Vos conducteurs sont guidés pour inspecter le véhicule simplement et précisément. Vous pourrez ainsi piloter votre activité, chiffrer les dégâts et par la même occasion trouver un réparateur.
#2 ARTICLE
Restitution de véhicule :
comment éviter les surprises
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L
a restitution de véhicule en leasing est une étape primordiale dans le cadre de la bonne gestion d’une flotte d’entreprise. Elle doit même être préparée afin d’anticiper les mauvaises surprises le jour J ! Voici tout ce qu’il faut savoir avant de rendre une voiture en leasing pour éviter tout surcoût imprévu en fin de contrat.DÈS L’ÉTABLISSEMENT DU CONTRAT
Anticiper la restitution avec le concessionnaire
Dès le début, il est important de savoir à quoi vous vous engagez précisément. C’est pourquoi vous devez aborder le sujet de la restitution avec le concessionnaire. Assurez- vous d’abord de bien disposer d’un état des lieux de départ du véhicule, afin que soient bien consignés les éventuels dommages préexistants à votre location. D’autre part, certains loueurs établissent des grilles d’évaluation pour éviter les écarts d’appréciation sur la notion de vétusté du véhicule. Prenez connaissance de ce document pour appréhender sa marge d’acceptation au sujet des éventuelles dégradations.
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NE PAS DÉPASSER LE FORFAIT KILOMÉTRIQUE PRÉVU
Anticiper la restitution avec le concessionnaire
Lorsque vous établissez le contrat, vous vous engagez à effectuer un nombre maximum de kilomètres avec le véhicule prêté.
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Prenez garde à ne pas rouler davantage de kilomètres que prévu, sans quoi vous devrez payer entre 5 et 10 centimes par kilomètre supplémentaire. De quoi sérieusement saler la note à la fin ! Parfois certains concessionnaires acceptent de réajuster le forfait kilométrique en cours de contrat, mais vous ne pourrez pas toujours compter dessus.
En cas de doute entre deux forfaits, il peut être préférable de choisir celui comportant un kilométrage plus élevé, car les kilomètres non réalisés vous seront remboursés.
Suite...
AVANT LA RESTITUTION DU VÉHICULE
Inspecter l’état de la voiture
La voiture doit être rendue dans un état
« standard » avec une usure normale au regard de son âge et du nombre de kilomètres parcourus.
Pensez à contrôler l’état du véhicule quelques semaines avant la date de remise. La voiture doit être en parfait état de fonctionnement et d’entretien. Ne zappez pas les opérations incontournables de l’entretien du véhicule, comme le contrôle technique ! Tenez aussi à jour le carnet d’entretien et conservez les factures.
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Réaliser les éventuelles remises en état
Si vous constatez des détériorations lors de votre inspection, mieux vaut agir vite avant de retourner le véhicule. Il vous en coûtera toujours moins cher d’effectuer les travaux de réparation par vos propres moyens que de supporter les frais de remise en état souvent exorbitants que vous facturera le concessionnaire ! A cette étape, certains concessionnaires font figure de bons élèves en vous proposant, quelques mois avant la restitution, une visite de pré-diagnostic. À l’issue de l’examen du véhicule, ils vous feront part des éventuelles anomalies constatées, que vous pourrez faire réparer avant la restitution pour éviter les surcoûts.
Restituer le véhicule en temps et en heure
La restitution du véhicule doit être effectuée dès le lendemain de la fin du contrat de leasing. Pour éviter de devoir payer des indemnités de retard, prenez contact avec le concessionnaire quelques semaine à l’avance pour fixer la date et l’heure du rendez-vous.
LE JOUR J
Procéder à un dernier nettoyage
Le véhicule rendu doit être impeccable et comporter tous les équipements et accessoires fournis lors de l’établissement du contrat. N’oubliez pas non plus de récupérer tous les effets personnels qui pourraient s’y trouver, en procédant à un dernier check-up complet du véhicule.
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Suite...
Assurez-vous de le rendre également propre, autant à l’intérieur qu’à l’extérieur ! N’omettez pas la dernière étape qui consiste à briquer l’habitacle et la carrosserie. En effet, en cas de négligence de votre part, vous ne pourrez pas échapper aux frais de nettoyage !
Ne pas oublier les éléments à remettre !
Le jour de la restitution, n’omettez pas de rendre les clés du véhicule, la carte grise, les carnets de garantie et d’entretien, ainsi que les éventuels documents demandés par le concessionnaire. Attention, si vous perdez des documents, vous vous exposez à devoir payer des frais supplémentaires !
Être attentif(ve) lors de l’inspection contradictoire du véhicule
La restitution s’accompagne d’un examen complet du véhicule afin de dresser un état des lieux précis et d’évaluer les dommages éventuels. Tout est soigneusement examiné : peinture, carrosserie, châssis, pare-chocs, sellerie, pare-brise, pneus, enjoliveurs, jantes, feux, rétroviseurs, essuie-glace… mais aussi le moteur, l’embrayage, et la boîte de vitesses. L’habitacle sera aussi inspecté de fond en comble afin de détecter tout(e)s déchirures, trous, tâches permanentes, accessoires ou pièces cassé(e)s ou manquant(e)s.
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#3 INTERVIEW
Connaître l’état de son véhicule en temps réel n’a pas de prix !
VICTOR LALLAIN DIRECTEUR
POLE
AUTOMOBILE
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Pouvez-vous vous présenter ?
Après 5 ans passé dans l’après-vente automobile notamment sur divers projets de digitalisation, je travaille chez WeProov depuis maintenant 3 ans en tant que Responsable du Pôle Automobile. J’ai pu notamment déployer au sein de WeProov certains grands noms de la location. Cela fait plus d’un an que je me penche de plus près sur les sujets de suivi de flotte.
Quelle est pour vous la problématique rencontrée par les entreprises en termes de gestion de flotte automobile ? Aujourd’hui, la principale problématique du gestionnaire de flotte est de s’adapter à de nouvelles contraintes.
Souvent associé à un acheteur de véhicules, le gestionnaire doit penser écologie, nouveaux moyens de transports, nouvelles façons d’utiliser un véhicule, réduction de la taille de flotte et motorisations. En effet, ils doivent trouver de nouveaux moyens de consommer afin de préserver notre planète tout en conciliant leur budget. Car oui, nous devons tous changer !
Est-ce que la digitalisation des outils de gestion de flotte automobile est pour vous essentielle dans les entreprises d’aujourd’hui ?
Oui en effet, elle est aujourd’hui essentielle et c’est ce pourquoi nous travaillons depuis 5 ans chez WeProov. La digitalisation résout une partie des problématiques que je viens d’énoncer.
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Le fait de pouvoir digitaliser des process et automatiser l’envoi de données va permettre de suivre bien plus efficacement sa flotte, d’accélérer les processus et réduire le temps de gestion : en effet pouvoir suivre sans se déplacer est le rêve de tout bon humain. Connaître l’état de son véhicule en temps réel n’a pas de prix !
A votre avis, peut-on réellement faire des économies en utilisant ce genre d’outils ?
J’en suis même convaincu ! Si on utilise une solution comme WeProov par exemple, c’est à minima 20% sur les coûts d’entretien, de réparation en passant même par les assurances.
C’est un nouveau moyen de dire à son patron qu’il agit en bien sur la santé financière de l’entreprise.
En instaurant et digitalisant des procces et en suivant de près une voiture tout le long de son cycle de vie, le gestionnaire fera automatiquement des économies.
Quand on demande à un conducteur de faire une inspection de suivi plusieurs fois dans l’année, il aura une attention toute particulière envers sa voiture et la traitera
« comme la prunelle de ses yeux ».
La formule est simple : une appli, plus de contrôles, moins de dommages, baisse des coûts de restitution, un véhicule rendu en état conforme à la demande du loueur.
Le gestionnaire de flotte est gagnant à tous les coups !
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Pensez-vous qu’une technologie comme l’Intelligence Artificielle va pouvoir faire progresser le secteur de l’automobile ?
L’IA comme toute technologie a un bon impact pour celui qui sait l’utiliser.
Dans notre métier, l’IA va considérablement nous aider à diminuer les temps de processus, de traitements des dossiers, aider les opérateurs terrains ainsi que tous les chargés de suivis de dossiers.
Elle va aussi détecter plus facilement des erreurs voire même certaines fraudes. Elle peut intervenir concrètement sur : la détection automatisée des parties d’un véhicule, la détection automatisée des dommages, le (Pré)chiffrage, les analyses prédictives et la diffusion plus rapide des données.
Pourquoi conseilleriez-vous WeProov ?
Tout simplement par ce que nous sommes un éco- système spécialisé dans ces domaines depuis 5 ans et bien entendu évolutif. Aujourd’hui, c’est une équipe soudée avec 30 collaborateurs qui s’efforce de proposer les solutions les plus performantes et fiables. Nous sommes particulièrement à l’écoute du marché mais surtout de nos clients et de nos utilisateurs.
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#4 INTERVIEW
La gestion de flotte est souvent délaissée alors qu’elle est
primordiale !
SIMON D’URSEL
MOBILITY &
PROCUREMENT OFFI CER
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Pouvez-vous vous présenter brièvement ?
Actuellement, je suis en poste dans la société Altran Belgique en tant que Responsable de Flotte et Responsable Achat. J’ai un parcours un peu atypique puisque j’ai commencé par étudier la philosophie politique jusqu’au Master 2, à la suite de quoi j’ai suivi un MBA en Intelligence Économique et j’ai terminé par un Master spécialisé à l’EM Lyon et CentraleSupélec en stratégie et développement d’affaires internationales. Un parcours transverse qui me permet de m’adapter en toute situation.
Combien comptez-vous de véhicules dans votre parc ? La société Altran Belgique compte environ 600 employés et 550 voitures. C’est une petite entité d’Altran au regard de périmètres beaucoup plus importants, comme la France par exemple où ils sont 13.500 employés. Néanmoins, Altran France compte seulement 1.000 voitures, ce qui fait de la flotte Belge une flotte importante pour Altran.
Quels sont vos enjeux aujourd’hui ? Pouvez-vous nous présenter vos objectifs du quotidien ?
Il existe deux enjeux principaux à mon sens dans la gestion d’une flotte auto :
Le premier est d’abord financier puisqu’une flotte, comme pour beaucoup de sociétés, est le deuxième coût le plus important après les salaires.
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Le second est un enjeu matériel. Une voiture est tout d’abord un outil de travail que l’on met à disposition de nos collaborateurs pour la bonne exécution de leurs missions.
Il est primordial que la flotte tourne, que le parc soit roulant, disponible, et que les voitures soient en bon état.
Nous sommes vraiment sur une gestion quotidienne et de chaque instant, en suivant la vie du véhicule depuis la livraison jusqu’à la restitution avec tous les cas exceptionnels que l’on peut rencontrer, comme les accidents par exemple.
Comment organisez-vous vos inspections ?
Les inspections sont un grand sujet sur lequel nous avons beaucoup travaillé ces derniers mois. Nous avons mis en place un processus qui nous satisfait et qui a permis de palier à plusieurs difficultés.
Pour vous donner un historique, nous faisions seulement une inspection de pré-restitution directement au sein d’Altran avant de rendre le véhicule chez le leaser. Mais avec un contexte un peu spécifique qui est celui de la Belgique, on s’est rendu compte que cette expertise en interne avec le conducteur ne suffisait pas et ne permettait pas d’avoir une vue objective et complète du véhicule.
Nous avons pris la décision de décentraliser les expertises du leaser pour rassembler tous les acteurs de la chaîne de valeur autour du véhicule.
Les expertises se font dorénavant à la livraison du nouveau véhicule chez le concessionnaire avec un expert tiers et le conducteur pour établir une photo la plus juste possible de l’état du véhicule. Bien évidemment, des coûts peuvent être liés à l’état du véhicule et aux dégâts présents le cas échéant, c’est la raison pour laquelle ces inspections sont des moments clés dans la vie du véhicule.
Vous n’avez pas d’inspection de suivi ?
Nous n’avons pas encore mis en place un outil qui nous permettrait d’avoir un suivi constant du véhicule comme WeProov. Cependant, nous avons un suivi principalement avec nos assureurs, ainsi qu’avec notre réseau de carrosserie. Nous travaillons en partenariat avec le réseau Carglass Carrosserie, ce qui nous permet d’organiser des campagnes d’inspection des véhicules. Je pense notamment aux bris de glace qui représentent un poste très important dans les types de dégâts.
Combien de temps vous prend la gestion des dommages de votre flotte ?
Du très bon conducteur jusqu’au conducteur malchanceux, c’est difficile à chiffrer selon le dommage. Pour une gestion de dommage classique, cela peut prendre seulement quelques heures. Pour un dommage plus important, nous pouvons compter plusieurs semaines : le temps d’établir tout le suivi, si les casses sont légèrement complexes et si les accidents sont graves.
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Mais pour vous donner un ordre d’idée dans la restitution, nous pouvons passer une heure à étudier toutes les pièces du dossier, contrôler le fait que les coûts qui sont appliqués soient bien des coûts avérés et vérifier la qualité du dossier qui nous est transmis.
Est-ce que le digital tient une place importante au sein de votre fonction ?
Alors oui et j’ai envie de dire : heureusement ! Nous aimerions d’ailleurs que cela prenne plus d’importance dans la gestion d’une flotte comme la nôtre au quotidien.
Actuellement, nous utilisons un outil de gestion de flotte : XPO Logistics. Il nous permet de collationner toutes les données depuis celles de l’assureur en passant par celles de nos leasers jusqu’à celles du pétrolier. Nous avons une seule plateforme réunissant l’intégralité des informations liées aux véhicules.
D’après vous, à quoi ressemblera le métier de gestionnaire de flotte dans les prochaines décennies ?
Je pense que le gestionnaire de flotte devra s’orienter vers une mobilité alternative, comme les demandes de plus en plus importantes pour les vélos électriques le font penser.
De surcroît, nous sommes influencés de plus en plus par les normes gouvernementales relatives à la pollution et au CO2 qui modifient en profondeur les flottes et les poussent vers plus d’hybridation, d’électrification. Ce sont des courants qui convergent pour aller vers la recherche d’un moyen de substitution à la voiture. ire de flotte devra s’orienter vers une mobilité alternative, comme les demandes de plus en plus importantes pour les vélos électriques le 21
Quels sont les conseils que vous pourriez donner à vos pairs ?
En réalité, la gestion d’une flotte est souvent délaissée dans les entreprises. Or, énormément de sujets en interne sont liés à celui de la flotte automobile, notamment au carburant, aux assurances, à la gestion des bâtiments, au parking, etc. Il faut selon moi, repenser en profondeur le fonctionnement d’une flotte et arriver à l’optimiser pour contribuer à l’amélioration du fonctionnement des services qui en découlent. Le fait d’avoir travaillé conjointement sur la flotte et aux Achats m’a permis d’avoir un regard différent sur ce poste important pour l’entreprise, de le voir comme un levier pour améliorer d’autres postes en parallèle.
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#5 INFOGRAPHIE
Gestion de flotte : les chiffres de l’année 2020
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mois 36
C’est la durée moyenne
d’une location au sein
d’une flotte
L’ÉTAT DES FLOTTES
AUTOMOBILES EN FRANCE
Moins de 25 véhicules De 200 à 500 véhicules De 25 à 200 véhicules Plus de 500 véhicules
41%
33%
15%
11%
Combien de voitures compte un parc en général ?
24
Renault Clio
2 1 3
Volkswagen
Golf Renault
Master
Le top 3 des marques de voitures que vous préférez louer en général
Utilisez-vous une application ou un outil qui permet d’inspecter et gérer vos dommages de flotte automobile ?
NON À... 63%
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QU’EN EST-IL DES INSPECTIONS DE LA FLOTTE AUTOMOBILE ?
Faites-vous des inspections de suivi avant restitution ?
60%
OUI
1 heure 45 minutes 5 minutes
15%
11%
7%
7%
Combien de temps mettez-vous pour faire une inspection automobile ?
Moins de 5 minutes 30 minutes
44%
15%
15 minutes
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Combien d’inspection de suivi faites-vous par an ?
1 inspection 2 inspections
Plus de 3 inspections
62%
19%
19%
Les
raisons
pour lesquelles les gestionnaires de flotte ne
font pas d’inpections de suivi sont nombreuses !
Manque d’outils, pas de process et le manque de temps sont les principales.
Dommage, car des inspections de suivi plus fréquentes, c’est la garantie
d’une réduction de frais.
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COMMENT GÉREZ-VOUS LES DOMMAGES ?
En moyenne, combien de véhicules subissent des dommages par mois ?
Entre 4 et 6 dommages Entre 0 et 2 dommages Plus de 10 dommages
26%
18%
18%
8%
Entre 2 et 4 dommages Entre 6 et 10 dommages
30%
En moyenne sur 100 voitures, combien ont des frais de restitution ?
Entre 0 et 5 voitures Entre 5 et 15 voitures Entre 30 et 50 voitures
22%
18%
15%
15%
Entre 15 et 30 voitures Plus de 50 voitures
30%
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En moyenne, à combien s’élèvent les frais de restitution pour une voiture ?
Plus de 1500€
Entre 1200€ et 1500€
Entre 800€ et 1200€
23%
22%
7%
7%
Entre 400€ et 800€
Entre 0€ et 400€
41% -
$
-$-
$
-
$
58%
OUI
Obtenez-vous des chiffrages afin de
connaitre les frais avant la réparation du véhicule ?
$
$
$$
Pour plus de 50%, le temps d’attente est de
moins de 48h
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Nous accompagnons les acteurs de l’automobile et de l’assurance pour digitaliser l’inspection des véhicules et automatiser la gestion des dommages, grâce à nos solutions sécurisées, « user-centric » et boostées par l’IA. Nos solutions sont faciles à mettre en place et simples à utiliser. Et nous sommes à vos côtés à chaque étape.
WeProov Fleet
La première solution qui digitalise l’inspection automobile et automatise la gestion des dommages des flottes automobiles
d’entreprise.
WeProov Claim
La solution WeProov Claim permet de constater ou de faire constater l’état d’un véhicule sur mobile et tablette, n’importe
où et à tout moment, de manière rapide, guidée et certifiée.
Rendez votre assuré acteur de sa déclaration de sinistre.
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Des solutions sur-mesure au service d’acteurs stratégiques de l’automobile et de l’assurance que vous soyez constructeurs, logisticiens, expert automobile, distributeur, spécialiste VO, etc.
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