Dépôt électronique

Dépôt électronique

des thèses

Points abordés :

1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements

2/ Dépôt électronique

– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées

– Le format de dépôt

– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité

3/ Les étapes du dépôt

4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?

„

Évolution importante de l’information scientifique vers une forme électronique et un accès web

„

La ‘visibilité’ rapide de l’information scientifique sous forme numérique devient un enjeu pour :

les communautés de recherche

les auteurs : chercheurs et docteurs

les organismes de recherche, les universités, les

laboratoires, les écoles doctorales.

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?

„

Il existe plusieurs modalités de mise à disposition en ligne et ≠ acteurs :

†

circuits commerciaux « traditionnels » : Elsevier, Thomson, Cambridge

circuits reposant sur l’appropriation par des acteurs non commerciaux : universités, institutions,

communautés de chercheurs, etc.

„

Attention : les ‘modèles éditoriaux’ sont différents et complémentaires

mais avec un aspect ‘concurrentiel’ : contester la

position de monopole des éditeurs.

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?

„

En particulier : Archives Ouvertes

… mettre en libre accès les résultats de la recherche avec diffusion rapide, visibilité maximale, garantie de pérennité.

„

Un exemple : HAL

† initiative nationale : CNRS + CPU

… auto-archivage

… soit 132 000 documents avec texte intégral (novembre 2009)

† dont 21 300 documents sciences humaines : HAL-SHS

… dont 15 000 thèses (novembre 2009) (TEL)

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?

„

Thèses = une part de l’activité de recherche

„

Elles sont rédigées sous forme électronique

„

Mais pour l’instant :

… diffusion restreinte ou problématique (papier+microfiche) : peu de visibilité

… donc faible protection contre le plagiat

… pérennité des données difficile à assurer

1/ Contexte : décisions des établissements

„

donc : valorisation, Archives ouvertes, etc.

„

de plus : arrêté du 7 août 2006

⇒ UM1, 2, 3, Montpellier Sup’Agro et ENSCM :

adoption du dépôt électronique des thèses à partir du 1

janvier 2010 (date de soutenance)

Rem : à titre d’évaluation juin-décembre 2009 : dépôt mixte

pour I2S, Sibaghe, EDEG, ED 58.

Points abordés :

1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements

2/ Dépôt électronique

– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées

– Le format de dépôt

– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité

3/ Les étapes du dépôt

4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation

2/ Dépôt électronique

Le dépôt électronique est obligatoire et concerne :

… les doctorants de toutes les ED des universités de Montpellier+Sup’Agro+ENSCM

… applicable à partir de mi-décembre pour la date de dépôt de l’annexe de proposition du jury (B ou 2)

… le dépôt avant soutenance

… le dépôt après soutenance (dans la limite de 3 mois) avec les éventuelles corrections du jury

… le dépôt électronique est placé au niveau des principales étapes administratives

2/ Dépôt électronique : principales étapes

„

dépôt obligatoire dans la limite de 3 semaines avant soutenance

„

dépôt correctif éventuel dans la limite de 3 mois après soutenance

† soit 2^e dépôt comprenant les corrections suggérées ou exigées par le jury

† soit indication explicite qu’il n’y a pas de correction apportée : les fichiers du premier dépôt sont définitifs

„

Les exemplaires électroniques sont déposés sous forme de cédérom auprès du bureau des soutenances (SEED)

„

Remarque : les exemplaires « papier » pour rapporteurs

et membres du jury persistent

2/ Dépôt électronique : principales consignes pour le document

„

Le Guide pour la rédaction et la présentation des thèses à l’usage des doctorants reste la référence idem pour les

consignes données par vos ED ou établissements.

Voir http://theses-en-ligne.fr/montpellier

„

Quelques compléments sous forme de conseil pour améliorer la consultation en ligne des documents

électroniques

2/ Dépôt électronique : structure conseillée du document

Structure du document analogue au cas papier sauf : page résumés+mots clés et table des matières (ou sommaire) en

2/ Dépôt électronique : formats des fichiers

„

Chaque version de la thèse doit être

… au format PDF

… en un seul fichier

… nom de fichier : [année]_[nom]_[type de fichier]

Ex. : 2009_dupont_arch ou 2009_dupont_diff

„

Remarque :

… générer du PDF est maintenant facile : Latex, Mac, OpenOffice

… et avec PDFCreator pour Word (libre, gratuit, conseillé)

… attention : pour la version d’archivage, éviter d’appliquer des protections

… Actuellement : pas de gestion d’autres formats (ex. multimédia)

2/ Dépôt électronique : cadre juridique de la thèse

„

Problème(s) : une thèse est à l’intersection de 6

domaines juridiques principaux

2/ Dépôt électronique : cadre juridique de la thèse

„

code du patrimoine : ⇒ diffusion extranet obligatoire (hors confidentialité)

„

code de l’éducation : … tout l’aspect administratif

„

code de la recherche : ex. évaluation par les pairs

„

et autres cas spécifiques : droits de la personnalité (respect de la vie privée, image), secret défense…

Mais surtout :

„

propriété industrielle : ex. brevet, période de

confidentialité éventuelle

2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle

„

Propriété intellectuelle = protection des créations intellectuelles

!

„

PI : 2 parties

† propriété industrielle : s’acquiert par dépôt (brevet, marque cf.

service de valorisation des établissements et/ou INPI)

† propriété littéraire et artistique = principalement le droit d’auteur acquis du seul fait de la création d’une œuvre originale

„

Droit d’auteur en 2 parties aussi

† droit moral (perpétuel) : divulgation, paternité, respect de l’œuvre, repentir

droits patrimoniaux (durée : 70 ans après le décès de l’auteur) :

2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle

⇒ toute utilisation (exploitation) d’une « œuvre » nécessite de respecter la propriété intellectuelle.

Par exemple :

† cas d’une utilisation à usage privé : ok sans demande spécifique

† cas d’une citation courte ou d’une analyse : idem à condition de mentionner auteur et source

† cas d’une œuvre du domaine public (70 après le décès de l’auteur) : idem à condition de mentionner auteur et source

† dans tous les autres cas : nécessité d’obtenir l’accord explicite de l’auteur pour une utilisation spécifique prévue (reproduction et

2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses.

„

Vous êtes l’auteur de la thèse : vous bénéficiez

automatiquement du droit d’auteur et de sa protection

† ex. : protection contre la contrefaçon et le plagiat

† ex. : personne ne peut diffuser votre thèse sur internet sans votre accord explicite

„

Mais vous êtes probablement amené à utiliser (exploiter) dans votre thèse des éléments dont vous n’êtes pas

l’auteur ou l’unique auteur ⇒ vous avez la responsabilité de respecter la propriété intellectuelle et de vous assurer que vous avez le droit d’utiliser ces éléments

† ex. : photographies, reproduction d’œuvre d’art contemporain

† ex. : utilisation articles (voir plus loin)

2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses.

Trois cas de figures pour tous les éléments dont vous

n’êtes pas l’auteur original ou qui sont susceptibles d’être couverts par une propriété intellectuelle :

… soit vous êtes dans le cadre de la citation courte ou de l’analyse

… soit vous avez l’accord explicite de l’auteur pour l’utilisation sur un périmètre donné (ex. extranet/internet)

… soit vous n’avez pas cet accord

Pour la thèse complète (rapporteurs+jury) : c’est une copie à usage privée donc pas de problème vis-à-vis des œuvres utilisées

2/ Dépôt électronique :

1

application de la PI→versions de la thèse

„

Vous n’utilisez pas d’œuvres autres que celles dont vous êtes l’auteur ou s’il n’y a pas de problème de droit

d’utilisation des œuvres

† version complète = le stricte équivalent électronique de l’exemplaire papier communiqué aux rapporteurs et jury

† elle peut être diffusée

„

Si vous ne possédez pas tous les droits de diffusion des œuvres reproduites

† la version complète ne peut être exploitée pour la diffusion, elle sera archivée (CINES)

† vous devez fournir de plus une version partielle de diffusion = version complète expurgée des éléments problématiques

2/ Dépôt électronique :

1

application de la PI→versions de la thèse

2/ Dépôt électronique :

1

application de la PI→versions de la thèse

En général, les auteurs peuvent utiliser la version préprint de

2/ Dépôt électronique :

2

application de la PI→contrat de diffusion

„

Le contrat auteur/établissement fixe les modalités de diffusion :

… Il rappelle qu’une thèse sera diffusée sur l’extranet de l’établissement (hors clause confidentialité)

… Il vous laisse le choix d’étendre ou pas la diffusion à internet par une cession de droit de diffusion à l’établissement

… Il vous permet d’indiquer si vous voulez ou non limiter l’utilisation du fichier (licences : copie, enregistrement)

… Il vous engage : vous certifiez que la version diffusée respecte la propriété intellectuelle

2/ Dépôt électronique :

2

application de la PI→contrat de diffusion

2/ Dépôt électronique :

2

application de la PI→contrat de diffusion

2/ Dépôt électronique : certificats de conformité

„

Garantie que le fichier électronique diffusé

correspond à la thèse présentée et évaluée en soutenance :

certificat de conformité et attestation de dépôt : vous vous engagez au respect de la conformité des fichiers électroniques avec le contenu de la thèse

Deux dépôts donc :

… un certificat avant soutenance

… un certificat après soutenance

Points abordés :

1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements

2/ Dépôt électronique

– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées

– Le format de dépôt

– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité

3/ Les étapes du dépôt

4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation

3/ Les étapes du dépôt avant soutenance

„

Dépôt avant soutenance (date limite : - 3 semaines, annexe proposition du jury) :

… déterminer les conditions de diffusion des œuvres reproduites

… préparer les éventuelles versions (archivage/diffusion), chacune en un seul fichier.

… générer le format PDF pour la(es) version(s)

… déterminer le périmètre de diffusion : oui ou non sur internet ?

… générer un fichier txt ou rtf avec en français et en anglais : titre, résumé (1700 caractères max), mots clés

… Communiquer au bureau des soutenances du SEED : cédérom avec les fichiers pdf et le fichier txt ou rtf + contrat de diffusion et

3/ Les étapes du dépôt après soutenance

„

S’il n’y a pas de correction : communiquer au bureau des soutenances du SEED le plus rapidement possible le

certificat indiquant que les fichiers du 1

dépôt sont définitifs

„

S’il y a des corrections, effectuer un dépôt après soutenance :

… dans la limite de 3 mois après la soutenance

… apporter à la thèse les corrections suggérées par le jury

… préparer sur cédérom les versions PDF

… s’il y a lieu, corriger aussi le fichier des résumés/mots clés

… imprimer le certificat de conformité après soutenance (2

exemplaires) : il doit être signé et communiqué au bureau des soutenances.

„

Remarque : cas confidentialité : vous effectuez les

Points abordés :

1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements

2/ Dépôt électronique

– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées

– Le format de dépôt

– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité

3/ Les étapes du dépôt

4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation

4/ Résultat : signalement, diffusion, conservation

„

Signalement : Sudoc et autre par OAI

„

Signalement et diffusion : www.biu-montpellier.fr (extranet+internet)

„

Conservation à long terme : Cines

„

Remarque : Hal (Tel) = auto-archivage + versionning sans possibilité de retrait pour l’auteur.

→ Les établissements ne peuvent s’engager sur ce point : problème non résolu pour l’instant.

il n’y a pas d’envoi systématique à Hal des thèses

4/ Résultat : exemple Sudoc

Sudoc : par exemple : « imagerie quantitative

bioluminescence »

4/ Résultat : exemple www.biu-montpellier.fr

Information et contacts.

„

Sites web d’information :

http://www.recherche.univ-montp3.fr

(Etudes doctorales/Soutenance de thèse)

http://theses-en-ligne.fr/montpellier/

„

Contact pour le dépôt électronique :

UM3 : theses_elect@univ-montp3.fr

Rem :

… UM2 : theses-elect@univ-montp2.fr