Dépôt électronique des thèses
ED : I2S, Sibaghe, EDEG.
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
Évolution importante de l’information scientifique vers une forme électronique et un accès web
La ‘visibilité’ rapide de l’information scientifique sous forme numérique devient un enjeu pour :
les communautés de recherche
les auteurs : chercheurs et docteurs
les organismes de recherche, les universités, les laboratoires, les écoles doctorales.
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
Il existe plusieurs modalités de mise à disposition en ligne et ≠ acteurs :
circuits commerciaux « traditionnels » : Elsevier, Thomson, Cambridge
circuits reposant sur l’appropriation par des acteurs non commerciaux : universités, institutions,
communautés de chercheurs etc.
Attention : les ‘modèles éditoriaux’ sont différents et complémentaires
mais avec un aspect ‘concurrentiel’ : contester la position de monopole des éditeurs.
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
En particulier : Archives Ouvertes
mettre en libre accès les résultats de la recherche avec diffusion rapide, visibilité maximale, garantie de pérennité.
Un exemple : HAL
initiative nationale : CNRS + CPU
auto-archivage
soit 121 000 documents avec texte intégral (avril 2009)
dont 13 366 thèses (avril 2009) (TEL)
1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ?
Thèses = une part de l’activité de recherche
Elles sont rédigées sous forme électronique
Mais pour l’instant :
diffusion restreinte ou problématique (papier+microfiche) : peu de visibilité
donc faible protection contre le plagiat
pérennité des données difficile à assurer
1/ Contexte : décisions des établissements
donc : valorisation, Archives ouvertes etc
de plus : arrêté du 7 août 2006
⇒ UM1, 2, 3 et Montpellier Sup’Agro : adoption du dépôt électronique des thèses
dépôt 'légal' à partir de janvier 2010 pour toutes les ED
à titre d’évaluation en 2009 : dépôt mixte pour I2S, Sibaghe, EDEG, ED 58.
Rem. : ED 58 ⇒ réunion spécifique
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
2/ Dépôt mixte : pour qui et à quelles dates
Le dépôt mixte est obligatoire et concerne :
les doctorants des écoles I2S, Sibaghe et EDEG
applicable à partir du 11 mai pour la date de dépôt de l’annexe de proposition du jury (B ou 2) ⇒ le dépôt avant soutenance
le dépôt après soutenance (dans la limite de 3 mois) avec les éventuelles corrections du jury
le dépôt électronique est parallèle au dépôt papier qui reste la référence.
il est formalisé sur votre compte Adum
2/ Dépôt mixte : papier+électronique
Les exemplaires papiers rapporteurs/jury persistent (quelque soit le type de dépôt).
Idem pour les exemplaires BU (ils seront supprimés à partir de 2010)
Préconisations générales conservées : page de titre, pages liminaires, table des matière etc (cf.
Guide pour la rédaction…) et/ou les consignes particulières de votre ED.
Idem pour le bordereau de dépôt (compte
Adum)
2/ Dépôt mixte : papier+électronique
Les principales étapes sont les mêmes :
dépôt obligatoire dans la limite de 3 semaines avant soutenance
dépôt dans la limite de 3 mois après soutenance
comprenant les corrections suggérées ou exigées par le jury
Les exemplaires électroniques sont déposés au
même moment (sur compte Adum)
2/ Dépôt électronique : structure conseillée du document
Structure du document analogue sauf : page résumés+mots clés et table des matières (ou sommaire) en début de
document ; pas de page blanche.
2/ Dépôt électronique : versions de la thèse
Version complète
Le stricte équivalent électronique de l’exemplaire
papier communiqué aux rapporteurs et membres du jury.
Si il n’y a pas de problème de droit de diffusion des œuvres reproduites : cette version peut être diffusée.
Version partielle
Si vous ne possédez pas tous les droits de diffusion des œuvres reproduites : celles-ci doivent être
retirées ⇒ version partielle de diffusion.
2/ Dépôt électronique : versions de la thèse
Propriété intellectuelle :
Vous êtes le seul et unique auteur de la thèse en tant qu’œuvre originale,
vous êtes couverts par le droit d’auteur (plagiat),
vous êtes responsables du respect de la propriété intellectuelle :
utilisation de reproductions d’œuvres,
diffusion de résultats couverts par la propriété industrielle ( brevets),
et autres cas spécifiques : respect de la vie privée, secret défense…
2/ Dépôt électronique : versions de la thèse
Papier ou électronique, une thèse est à l’intersection de 6 domaines juridiques principaux :
2/ Dépôt électronique : versions de la thèse
Conclusion : pour tous les éléments dont vous n’êtes pas l’auteur original ou susceptibles d’être couverts par une propriété intellectuelle, la
question de la reproduction pour diffusion se pose :
soit vous avez l’accord explicite pour diffusion sur un périmètre donné (extranet/internet)
soit vous n’avez pas cet accord : ces éléments doivent être supprimés de la version partielle de diffusion
clause de confidentialité (durée déterminée)
2/ Dépôt électronique : versions de la thèse
Rem : les figures sont numérotées, légendées, elles portent une
2/ Dépôt électronique : versions de la thèse
En général, les auteurs peuvent utilisés la version préprint de leur article publié à condition que la référence et le lien sur le site de l’éditeur soit explicite. Cf. SHERPA/RoMEO
2/ Dépôt électronique : formats des fichiers
Chaque version doit être
au format PDF
en un seul fichier
nom de fichier : [année]_[nom]_[type de fichier]
Ex. : 2009_dupont_arch ou 2009_dupont_diff
Remarque :
générer du PDF est maintenant facile : Latex, Mac, OpenOffice … et avec PDFCreator pour Word (libre, gratuit, conseillé)
attention : pour la version d’archivage, éviter
2/ Dépôt électronique : contrat de diffusion
Le contrat auteur/établissement fixe les modalités de diffusion :
Il rappelle qu’une thèse sera diffusée sur l’extranet de l’établissement (hors clause confidentialité)
Il vous laisse le choix d’étendre ou pas la diffusion à internet par une cession de droit de diffusion à
l’établissement
Il vous permet d’indiquer si vous voulez ou non limiter l’utilisation du fichier (licences : copie, enregistrement)
Il vous engage : vous certifiez que la version diffusée respecte la propriété intellectuelle
2/ Dépôt électronique : contrat de diffusion
2/ Dépôt électronique : contrat de diffusion
2/ Dépôt électronique : certificats de conformité
Garantie que le fichier électronique diffusé
correspond à la thèse présentée et évaluée en soutenance :
certificat de conformité et attestation de dépôt : vous vous engagez au respect de la conformité des fichiers électroniques avec le contenu de la thèse
un certificat avant soutenance
un certificat après soutenance
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
3/ Les étapes du dépôt avant soutenance
Dépôt avant soutenance (date limite : - 3 semaines, annexe proposition du jury) :
déterminer les conditions de diffusion des œuvres reproduites
préparer les éventuelles versions
(archivage/diffusion), chacune en un seul fichier.
générer le format PDF
déterminer le périmètre de diffusion : oui ou non sur internet?
⇒ sur compte Adum
3/ Les étapes du dépôt avant soutenance
Dépôt avant soutenance (suite) :
vérifier vos informations sur le compte Adum (titres, résumés, coordonnées : e-mail et adresse postale)
déposer les fichiers et décrire les termes du contrat et des licences
imprimer et signer contrat et certificat en 2 exemplaires (ils sont pré-remplis)
ils doivent être joints à l’annexe et communiquer au service compétent.
3/ Les étapes du dépôt après soutenance
Dépôt après soutenance :
dans la limite de 3 mois après la soutenance
apporter à la thèse les corrections suggérées par le jury
préparer et déposer les versions et éditions PDF
vérifier les données sur votre compte Adum
imprimer le certificat de conformité après soutenance (2 exemplaires) : il doit être signé et communiqué au service administratif.
Points abordés :
1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements
2/ Dépôt électronique
– Pour qui et à partir de quand – Les versions déposées
– Le format de dépôt
– Le contrat de diffusion, les certificats de conformité
3/ Les étapes du dépôt
4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation
4/ Résultat : signalement, diffusion, conservation
Dans le cas du dépôt mixte :
pour les exemplaires papiers : Sudoc, catalogue BU ; BU+microfiche
pour les versions numériques (automne 2009) :
mise en ligne sur le système d’information documentaire des universités
« exposition OAI des données » : alimentation d’autres systèmes dont votre fiche ADUM avec l’url de consultation
Dépôt ‘légal’, janvier 2010 →
Signalement : Sudoc, Adum et autre par OAI
Diffusion : système d’information doc.
(extranet+internet), HAL (internet).
4/ Résultat : exemple
Sudoc : par exemple : « imagerie quantitative
bioluminescence »
4/ Résultat : exemple
Accès direct sur le serveur de Univ. Tours :
Information et contacts.
Un site web :
http://theses-en-ligne.fr/montpellier/
(en cours d’enrichissement)
Des contacts pour le dépôt électronique :
UM1 : theses_elect@univ-montp1.fr
UM2 : theses-elect@univ-montp2.fr
UM3 : theses_elect@univ-montp3.fr
Montpellier Sup’Agro : delande@supagro.inra.fr
