I. LE STYLE ADMINISTRATIF

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Cours de rédaction administrative

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I. LE STYLE ADMINISTRATIF

(Rappels)

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II. LA LETTRE ADMINISTRATIVE

(Rappels)

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III - LA NOTE ADMINISTRATIVE

INTRODUCTION DEFINITION

La note administrative désigne une catégorie de document interne à une administration. Elle traite en général d’une affaire courante de service : information, proposition, affectation, désignation ; demande d’instructions ou instructions données, renseignements, avis, etc. Au sein d’une même administration ou entité administrative (ministère, circonscription administrative, service extérieur, établissement public, collectivité territoriale décentralisée…), l’on ne procède pas par des lettres pour correspondre, mais par des notes.

L’objectif de la note est, en fonction des circonstances et du niveau de la communication, de :

 Transmettre des informations ;

 Demandé ou envoyer des renseignements ;

 Donner des avis ou des instructions ;

 Transmettre ou demander des instructions ;

 Présenter des résultats de recherche ou d’études ;

 Faire la synthèse d’un dossier ;

 Expliquer et justifier une proposition de décision ;

 Garder une trace écrite d’un entretien verbal antérieur, complété et mis en forme.

La note est ainsi le mode de transmission normal des instructions suivant la hiérarchie. Mais elle est également l’expression écrite des relations interservices et peut être utilisée pour exposer aux supérieurs hiérarchiques des questions simples et provoquer leurs instructions. En cas de grande complexité d’une affaire ou d’une enquête, il est conseillé de s’adresser au Ministre ou au supérieur hiérarchique concerné par un rapport. Ce dernier exprime en effet une déférence particulière et implique un objet et un développement plus importants.

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De manière générale, la note obéit à toutes les règles de présentation communes aux autres documents administratifs, sous réserve de quelques caractéristiques propres.

Les notes entre agents de niveau égal se présentent de manière simple.

Aucune exigence particulière n’est prescrite hormis la mention « Note pour » et la signature du rédacteur. Ces notes sont en général brèves et servent à échanger des questions et des réponses ou à préciser certains points, lorsqu’on estime la communication téléphonique insuffisante.

Les notes destinées aux responsables placés à un rang élevé dans la hiérarchie administrative sont davantage tenues au respect des règles de présentation. Cette exigence les rapproche de manière visible de la présentation des lettres administratives, excepté le titre. On y retrouve :

- l’Etat et la devise en français et en anglais ; - le timbre du service, le lieu et la date ;

- le numéro d’enregistrement éventuellement ;

- le titre « Note pour.. », « Note à l’attention… » ou «Note à Messieurs… » avec indication de l’objet attaché audit titre ou placé séparément comme dans une lettre ;

- la référence éventuellement ;

- la signature avec l’attache et le nom du signataire, mais sans formule d’appel ni de courtoisie.

On peut également y retrouver les mentions relatives aux ampliations, au secret ou à l’urgence.

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5 REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON Paix – Travail – Patrie Peace – Work – Fatherland --- ---

SERVICES DU PREMIER MINISTRE SERVICES OF THE PRIME MINISTER --- ---

SECRETARIAT GENERAL SECRETARIAT GENERAL --- ---

DIRECTION DES AFFAIRES GENERALES ET REGLEMENTAIRES

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N°____________/SPM/SG/DAG

Yaoundé, le 26 avril 2004

NOTE A LA HAUTE ATTENTION DE Monsieur le Secrétaire Général des

Services du Premier Ministre

(relative à la préparation de la fête du travail)

Le Directeur des Affaires Générales Signature

Prénoms et Noms

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DIRECTION DES AFFAIRES GENERALES ET REGLEMENTAIRES

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N°____________/SPM/SG/DAG

Réf : lettre du MINTPS n°007/MTPS/SG/DT du 15 avril 2004

NOTE A LA HAUTE ATTENTION DE Monsieur le Secrétaire Général des

Services du Premier Ministre

Objet : préparation de la fête du travail

Le Directeur des Affaires Générales Signature

Prénoms et Noms

Ampliations :

-CAB/PM (ATI).

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La note adressée au Chef de l’Administration est en général signée par le responsable du Service, supérieur hiérarchique du rédacteur. Elle n’est signée du rédacteur lui-même que si l’étude ou le travail à faire lui est confié intuitu personae par le Chef de l’Administration ou le supérieur hiérarchique concerné.

La rédaction de la note revêt souvent une forme impersonnelle où le destinataire est interpellé à la troisième personne. Ce type de note ne concerne en général pas un destinataire désigné. La note échangée entre deux interlocuteurs connus, et en relation fonctionnelle ou hiérarchique au sein d’un service peut être rédigée en style direct. Mais au Cameroun de manière habituelle l’on associe les styles indirect et direct. Le style direct est utilisé à l’introduction.

Exemple :

« Par vos instructions du…. Vous avez bien voulu me confier pour étude ».

Mais dans la majeure partie de la note, la forme impersonnelle est requise : « il serait souhaitable… » ; « il ressort de ladite étude que… ».

Il importe de relever que, contrairement aux règles relatives à la lettre administrative, la formule d’introduction « j’ai l’honneur… » doit être évitée dans la rédaction d’une note, sauf si l’on s’adresse à une autorité du plus haut niveau.

LES DIFFERENTS TYPES DE NOTES

L’on évoquera la note de service, la note ordinaire et la note verbale ou diplomatique.

A. LA NOTE DE SERVICE 1. DEFINITION

Elle est un document interne par lequel un supérieur donne à ses subordonnés des informations ou des instructions à caractère permanent ou temporaire sur un problème particulier relatif aux activités du service ou sur son fonctionnement général. Ces instructions restent applicables jusqu’à abrogation par un acte contraire de même valeur.

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Elle peut s’adresser à l’ensemble du personnel d’un service ou seulement à une partie de celui-ci. Elle peut être prise aux différents niveaux de la hiérarchie par chaque supérieur, à l’attention de ses subordonnés.

2. PRESENTATION FORMELLE ET STYLE a. La note de service courante

Elle comprend l’essentiel des mentions de la lettre entre services comme ci- après :

 En-tête, devise et timbre ;

 Lieu et date d’enregistrement ;

 Numéro d’enregistrement ;

 Le titre « Note de Service » en milieu de page ;

 L’objet peut être séparé ou attaché au titre ;

 Attache, signature et ampliation éventuellement.

ETAT-DEVISE (français) ETAT-DEVISE (anglais) --- ---

Timbre Timbre --- ---

N°________

Ville – date

NOTE DE SERVICE _______________

Objet : (texte)

Ampliations : Attache - Signature

- Prénom et Nom

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-

B. LA NOTE VERBALE OU DIPLOMATIQUE

Elle est en usage dans les administrations diplomatiques et échappe réellement à la correspondance administrative. Elle ne sera évoquée ici que de manière brève.

De manière générale, l’appellation « NOTE » est donnée à toutes les correspondances échangées avec les Missions diplomatiques. Sans entrer dans les détails de la « Note officielle » et ses aspects singuliers (note collective, note identique…) l’on évoquera uniquement la note verbale, qui est le document le plus courant et qui suit les règles de présentation de la note officielle.

La note verbale est destinée à élucider ou à faire la lumière sur certains points de discussion, à résumer une conversation importante, ou à communiquer certaines informations.

Rédigée à la troisième personne, elle s’échange de service à service. A titre d’exemple, d’une ambassade au Ministère des Affaires Etrangères du pays d’accueil ou vice-versa, et non d’autorité à autorité désignée en cette qualité.

Exemple de formule d’introduction : « l’Ambassade de la République du Bénin à Libreville présente ses compliments au Ministère des Relations Extérieures de la République du Cameroun et a l’honneur de porter à sa connaissance que dans le cadre du renforcement des capacités d’intervention de ses structures… »

La note verbale n’est pas signée, mais seulement paraphée.

C -LA NOTE ORDINAIRE OU NOTE SUCCINCTE

1. La Note d’Information

Elle sert en général à exposer au destinataire une question déterminée objet de l’analyse et pour laquelle elle propose une solution ou les solutions possibles (demande d’avis à un collaborateur ou à un collègue ou demande d’instructions à un supérieur).

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Mais de manière plus habituelle, il s’agit d’informer purement et simplement le destinataire sur une question ou une affaire.

2. La Note d’Instruction

Elle va d’un supérieur à un subordonné, et donne les directives nécessaires au traitement d’une affaire. Il peut s’agir de confier cette affaire à ce collaborateur ou de répondre à sa demande d’instructions.

3. La Note de Synthèse

Elle est destinée à présenter à un supérieur à sa demande, sous une forme condensée, une affaire complexe, ou une situation juridique. La note de synthèse peut aussi résumer un ensemble de textes ou un dossier.

Dans ce cadre, il est attendu du rédacteur de grandes qualités d’analyse, de discernement et de synthèse.

4. La Note de Présentation

Elle accompagne généralement un projet de lettre, un rapport, un dossier, aux fins de fournir au destinataire les précisions et les explications justificatives de la mesure proposée ou des dispositions envisagées.

La note de présentation doit être brève, pour ne pas s’apparenter au rapport de présentation qui est d’une longueur certaine par nature.

Exemple :

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DIRECTION DE LA LEGISLATION ET DE LAREGLEMENTATION ---

N°018/SPM/SG/DLR

NOTE A LA HAUTE ATTENTION DE Monsieur le Premier Ministre,

Chef du Gouvernement

Objet : projet de circulaire relative aux modalités de notation des Personnels administratifs de l’Etat.

Le projet de circulaire ci-joint, soumis à votre signature, a pour objet de rappeler les modalités de notation des agents de l’Etat, qui, à l’examen des bulletins parvenus au titre de l’année 2003, semblent avoir été perdues de vue par les services, au sein de la plupart des ministères.

On constate en effet, soit des notations excessives ne correspondant pas aux appréciations portées au crédit des agents, soit au contraire des notes trop basses par comparaison avec les mêmes appréciations. Il en résulte une très grande difficulté dans l’établissement d’un système de péréquation qui rétablirait une certaine égalité de traitement entre les agents des différents ministères.

Un rappel des critères et des conditions de notation semblait s’imposer en conséquence.

Par la même occasion, il a paru nécessaire de remarquer le formulaire de notation, de manière à le rendre plus clair et plus explicite. Le nouveau, dont le modèle est joint au projet de circulaire, serait adressé en même temps que celle- ci à l’ensemble des ampliataires.

Le Secrétaire Général Signature

Prénoms et Noms Grade

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5. La note d’Etude

Elle est consécutive à une étude confiée au rédacteur, soit ex-nihilo, soit sur la base d’un dossier existant. Le contenu de la note tend en conséquence à présenter le résultat de l’étude ou de la recherche effectuée et des propositions en découlant.

II – LES ETAPES D’ELABORATION DE LA NOTE

Cinq principales étapes peuvent être distinguées dans le processus d’élaboration de la note. Il s’agit de :

- l’identification des problèmes ; - la qualification des problèmes ;

- la recherche du cadre juridique et de la documentation ; - la recherche de la solution ;

- la rédaction de la note.

Ces étapes seront cernées en deux sous parties :

 la préparation de la note ;

 la rédaction de la note.

A. – LA PREPARATION DE LA NOTE Elle porte sur les quatre premières étapes ci-dessus indiquées.

1. L’identification des problèmes

Devant un dossier à traiter, il revient au rédacteur de prendre en considération les instructions données à cet égard par la hiérarchie pour son traitement. Cela fait, il importe ensuite d’identifier les problèmes soulevés dans le dossier. A titre d’exemple principal, dans un dossier de demande d’emploi, le problème principal est celui du recrutement dans la fonction publique ou dans une administration publique selon les cas.

Il faut relever qu’un même dossier peut soulever ou couver plusieurs problèmes.

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2. La qualification des problèmes

Après avoir identifié les problèmes, il sera nécessaire ensuite de les qualifier.

Les problèmes recensés sont de quel ordre ? Politique, économique, social, culturel, relationnel, juridique, sociologique, etc ?

La qualification d’un problème permet ainsi de trouver rapidement sa solution, dans la mesure où il est placé dans un contexte précis.

Dans l’exemple précédent, le problème de recrutement des personnels dans l’Administration peut être qualifié principalement de juridique, et accessoirement de politique. Il s’agit en effet de se demander comment est juridiquement organisé le recrutement des personnels dans la Fonction Publique.

Mais il est aussi question de s’interroger sur le choix politique de recrutement en cours dans la Fonction Publique ? Sans anticiper, on peut se souvenir que les recrutements des personnels relevant du code du travail sont suspendus dans la Fonction Publique depuis 1987.

3. La recherche documentaire et du cadre juridique

De manière générale, et pour tout dossier administratif le rédacteur est tenu de rechercher le cadre juridique de la matière où du domaine traité. En effet, le Cameroun est un Etat de droit. Cela signifie que tout acte pris ou à prendre doit l’être sur la base du droit, d’un cadre juridique bien circonscrit. L’acte administratif doit en conséquence respecter le principe de l’égalité ou de juridicité. C’est la raison pour laquelle la recherche du cadre juridique s’impose au traitement de tout dossier administratif, dont la solution doit toujours être en phase avec le droit, même si elle prend en compte d’autres critères.

Le cadre juridique en ce qui concerne notre exemple sur la demande d’emploi pourrait donc être constitué entre autres :

- du Statut Général de la Fonction Publique ;

- du décret de 1978 sur les agents de l’Etat relevant du Code du Travail ; - de l’acte suspendant les recrutements dans la Fonction Publique depuis

1987 ;

- de tout texte de droit susceptible de faciliter le traitement du dossier.

D’autres documents non spécifiquement juridiques peuvent également être nécessaires pour la recherche de la solution. Dans le présent exemple, il peut être utile de consulter :

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- le budget de l’organisme : aux fins de s’assurer si des crédits ont été prévus au cours de l’exercice pour des recrutements ;

- la circulaire sur l’exécution du budget : qui précise aussi les modalités et les conditions à remplir pour de tels actes ;

- les accords avec les Bailleurs de Fonds de l’Etat pour apprécier les engagements de l’Etat dans ces domaines ;

- les plans sectoriels pour prendre en compte la politique en matière d’emploi de l’Etat ;

- etc.

4. la recherche de la solution

Le rédacteur ayant balisé la voie par l’identification, et la qualification des problèmes, puis la recherche documentaire et du cadre juridique, peut désormais, sans grand risque de se tromper, esquisser des solutions.

L’exploitation des documents lui donne en effet la latitude de proposer une solution adaptée au contexte et à l’environnement.

Dans notre exemple, la solution pourrait être de répondre par la négative, dans la mesure où le recrutement direct des personnels relevant du Code du Travail est suspendu depuis 1987. Par ailleurs, les budgets n’ont pas prévu de dépenses dans ce cadre, et la politique du Gouvernement prône la restriction dans ce domaine.

Il ne reste plus qu’à rédiger la note.

B. LA REDACTION DE LA NOTE La note comprend trois grandes parties, à savoir :

- l’introduction ; - le développement ; - la conclusion.

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1. L’introduction

Celle-ci a pour contenu :

- Le rappel des instructions (cette mention n’est pas nécessaire dans certaines administrations ou pour certains dossiers) si elles existent ; - Le rappel du dossier ;

- L’exposé de la finalité du dossier (demande, but recherché).

Elle doit être brève, mais elle est obligatoire.

2. Le développement

Il s’agit du corps de la note qui comporte les éléments ci-après :

- l’évocation des problèmes relevés dans le dossier ;

- la discussion de ces problèmes sur la base du droit, de la politique, de l’économie, de la culture, de la sociologie, etc. ;

- la proposition de solutions à ces problèmes, comme résultat de la discussion ci-dessus.

3. La conclusion

Elle porte en général sur la demande d’instructions et d’indication des projets de documents joints à la note pour la signature du supérieur hiérarchique.

Exemple :

« Tel est le sens du projet de réponse au requérant ci-joint pour signature »

« Vos hautes instructions sont sollicitées ».

En tout état de cause, le rédacteur devra toujours se rappeler que la note est un outil de travail qui exige des capacités d’analyse et de synthèse. Partant, il ne doit pas se soucier systématiquement de bâtir un plan brillant, subtilement et soigneusement hiérarchisé en parties, sous-parties et paragraphes, mais surtout s’attacher à construire un exposé qui soit à la fois :

 Clair : le lecteur doit pouvoir assimiler le raisonnement sans difficulté ;

 Logique : les idées doivent s’enchainer avec rigueur, et au besoin par ordre d’importance croissant ;

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 Complet : aucun point important du dossier ne doit demeure dans l’ombre.

Pour ce faire, le rédacteur devra identifier et choisir un fil conducteur qui lui permettra après l’élaboration du plan, de vérifier s’il demeure sur le droit chemin. Les questions ci-après peuvent être posées :

- au regard de ce qui est demandé ou découle du dossier, le résultat parait-il satisfaisant sur le fond ?

- a-t-il le sentiment de répondre ou d’avoir répondu clairement à la question posée ?

- subsiste-t-il des points obscurs ou dont le rédacteur n’est pas tout à fait sûr ?

(Simultanément à l’aide de transparents).

TRAVAUX PRATIQUES SUR LA NOTE ADMINISTRATIVE

Le Vérificateur Général du Mali a saisi le Président du CRRI d’une correspondance tendant à l’admission de son institution au CREFIAF. Il vous est demandé de rédiger une note à la haute attention du Président du CRRI à ce sujet.