I. LE STYLE ADMINISTRATIF

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Cours de rédaction administrative

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I. LE STYLE ADMINISTRATIF

(Rappels)

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II. LA LETTRE ADMINISTRATIVE

L’Administration utilise deux types de lettres :

- La lettre à forme personnelle ;

- La lettre entre services ou lettre officielle.

II.1 LA LETTRE A FORME PERSONNELLE

A. L’usage de ce type

1. Par les fonctionnaires et les agents s’adressant à un supérieur hiérarchique pour lui exposer un problème personnel ; par des supérieurs hiérarchique répondant à un subordonné ou lui écrivant à propos d’un problème personnel ;

2. Par les représentants de l’administration lorsque ceux-ci s’adressent à une personne privée ou au représentant d’un organisme privé ;

3. Par les représentants de l’administration lorsqu’ils s’adressent aux représentants d’une administration étrangère ou internationale ;

4. Lorsque l’Administration écrit à une personne publique bénéficiant d’une personnalité juridique distincte de l’Etat Central ;

5. Par les organisations internationales de service public (exemple : CREFIAF).

B. La structure de la lettre à forme personnelle

Elle comporte les éléments ci-après :

 la date et le lieu

 la formule d’appel

 l’objet (qui n’existe pas pour certaines lettres)

 le corps de la lettre

 la formule de courtoisie

 le timbre du service, tat et devise dans certains cas ou nom, prénom et adresse de l’agent qui écrit.

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La date : est inscrite en haut et à droit de la feuille. En français, les noms de mois ne prennent pas de majuscule. Exemple : Yaoundé, le 22 mai 2006.

La formule d’appel : c’est la manière dont on appelle le destinataire de la lettre : mon cher Paul, Monsieur, Madame, Monsieur le Ministre. Il convient de la distinguer du traitement (Excellence, Eminence, etc.

La formule de courtoisie : est la phrase finale de la lettre dans laquelle on exprime ses sentiments au destinataire. Elle doit correspondre à la formule d’appel. Exemple : Veuillez agréer, Monsieur le Ministre… l’expression.

N.B : il convient de distinguer « l’expression » de « l’assurance ». Le 1^er terme est obligatoire lorsqu’on s’adresse à une autorité d’un rang supérieur pour qui la considération, le dévouement, le respect doivent être tenu pour acquis et que l’on n’a donc pas à assurer de ses sentiments. Le terme « assurance » ne s’emploie qu’à l’égard des personnes d’un rang égal ou inférieur au signataire de la lettre.

Si l’on fait référence à sa propre épouse ou à son époux, on écrira « ma femme », « mon mari » et non Madame ou Monsieur….

La signature se place après la formule de courtoisie.

Schéma d’une lettre à forme personnelle (cf. annexe).

II.2 LA LETTRE ENTRE SERVICES OU LETTRE OFFICIELLE

C’est la lettre adressée par un service administratif à un autre service administratif relevant d’un même Etat et d’une même structure gouvernementale.

Cette lettre comprend les lettres échangées soit entre services publics relevant de départements ministériels distincts, soit entre services relevant d’une même administration, entre services centraux et services extérieurs.

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A. LA PRESENTATION DE LA LETTRE ENTRE SERVICES

1. L’appellation de l’Etat et la devise REPUBLIQUE DU CAMEROUN Paix – Travail – Patrie

2. le timbre : c’est l’identification du service émetteur du document 3. la suscription ou réclame

C’est la formule d’envoi au destinataire. Elle comprend deux parties : - la première indique la qualité de l’expéditeur (le Ministre) ;

- la seconde indique la qualité du destinataire (à Monsieur le Président de la Cour Suprême).

4. Le sous-couvert ou à l’attention : il se place sous la suscription.

5. La signature : c’est l’apposition manuscrite du nom de celui qui endosse la responsabilité de la lettre.

Le cachet du service sera apposé par le Secrétariat à côté de la signature.

6. Les mentions d’identification de la lettre a. le numéro d’enregistrement

b. le lieu d’expédition et la date

c. les initiales du rédacteur et de la dactylographe

d. l’objet : c’est la mention aussi brève que possible de la matière traitée dans la lettre. L’objet permet ainsi la ventilation facile du courrier et son classement

e. la référence : elle se justifie si on se réfère à un document ou à un évènement antérieur

7. les mentions occasionnelles

a. la mention (pièces jointes) (P.J : 3) b. les ampliations

Les copies signées et conforme à l’original sont adressées à d’autres services ou autorités.

c. les mentions à caractère exceptionnel : Urgent – Rappel – Vu et transmis le… Visé le ou Visa – Personnel – Confidentiel – Diffusion Restreinte – Secret – Confidentiel Défense – Secret Défense – Très Secret.

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B. LE CORPS DE LA LETTRE

Il comprend trois parties : - Une introduction ; - Un développement ;

- Une conclusion (cf. annexes).

C. LES DIFFERENTS TYPES DE LETTRES

1. la lettre d’accusé de réception ; 2. la lettre de transmission ;

3. la lettre d’accompagnement ou de présentation ; 4. la lettre de rappel ;

5. la lettre circulaire ;

6. la lettre d’information (cf. annexes).

TRAVAUX PRATIQUES SUR LA LETTRE ADMINISTRATIVE

1. Rédiger un projet de lettre de remerciement soumis à la signature du Président du CRRI à adresser au Directeur Général de l’IDI, suite à la mise à disposition du Secrétariat du CRRI du cours sur l’audit de la dette publique qui servira de support à l’atelier sur la sensibilisation à l’audit de la dette publique prévu à Lomé au Togo.

2. Rédiger un projet de lettre soumis à la signature du Président du CRRI à adresser au Vérificateur Général du Canada tendant à la désignation d’un expert en audit de la dette publique du BVG pour être instructeur au cours de l’atelier sur l’audit de la dette publique sui se tiendra à Lomé au Togo du 11 au 29 septembre 2006.