Savoir comment conduire Savoir comment conduire
une r
une r é é union union
Sommaire Sommaire
I –I – ThéThéorie de la rorie de la rééunionunion
-- qu’qu’est ce quest ce qu’’une rune rééunion ?union ?
-- Les difféLes différents types de rrents types de rééunion union
-- Les rLes réunions de travail :éunions de travail : le rôle de l
le rôle de l’’animateur, les obstacles, les conditions animateur, les obstacles, les conditions àà réréunir unir II –II – Les techniques d’Les techniques d’animationanimation
-- Savoir poser des questionsSavoir poser des questions
-- Savoir moduler son comportementSavoir moduler son comportement
-- Les difféLes différents types de participantsrents types de participants
-- L’L’organisation : la salle, la taille du groupe, la qualitorganisation : la salle, la taille du groupe, la qualitéé de l’de l’information prinformation prééalable, alable, ll’utilisation des ’utilisation des ééquipements.quipements.
III –III – AnnexesAnnexes
-- Les éLes éllééments de la situation de communication appelments de la situation de communication appeléée e «« réréunionunion »»
-
- Les pratiques de communication en entrepriseLes pratiques de communication en entreprise
-
- Le schéLe schéma de la communicationma de la communication
-
- Un exercice difficileUn exercice difficile
-
- Un exemple de scéUn exemple de scénario nario ppéédagogiqiedagogiqie
I I – – Th Th é é orie de la r orie de la r é é union union
Qu Qu ’ ’ est ce qu est ce qu ’ ’ une r une r é é union ? union ?
Une r
Une r é é union est union est : :
► ► une une pratique pratique
( ensemble de rè( ensemble de règles et techniques)gles et techniques)► ► collective collective
► ► de de communication communication
► ► plus ou moins plus ou moins participative participative
► ► dont le but dont le but est l est l ’é ’é change entre personnes, change entre personnes, accompagn
accompagn é é ou non, de r ou non, de r é é alisations de alisations de
Une Pratique collective de Une Pratique collective de
communication communication
Une pratique , c
Une pratique , c ’ ’ est est à à dire dire : :
« « des r des r è è gles et des techniques gles et des techniques » » concernant , en l
concernant , en l ’ ’ esp esp è è ce : ce : I I – – L L ’ ’ organisation organisation
II II – – la communication la communication
III III – – L L ’ ’ animation animation
A A - - Les diff Les diff é é rents types de r rents types de r é é union union
– – les r les r é é unions d unions d ’ ’ information : information : A A scendantes et scendantes et
D D escendantes escendantes
– – Les r Les r é é unions d unions d ’é ’é changes changes
– – les r les r é é unions de travail unions de travail
Les r
Les rééunions dunions d’’information ascendantesinformation ascendantes
Rôle de l
Rôle de l ’ ’ animateur animateur
Dans les r
Dans les rééunions dunions d’’information information ascendantesascendantes , l’, l’animateur nanimateur n’’est quest qu’’une oreille une oreille attentive et active .
attentive et active .
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Participants
Les r
Les rééunions dunions d’’information ascendantesinformation ascendantes
Objectif Objectif
Permettre
Permettre à à tous les participants tous les participants l l ’ ’ expression expression la plus large et la plus facile possible sur le la plus large et la plus facile possible sur le
sujet , objet de la r
sujet , objet de la r é é union union
* Exemple : les groupes d
* Exemple : les groupes d’’expression expression
Les r
Les rééunions dunions d’’information ascendantesinformation ascendantes
Rôle de l
Rôle de l ’ ’ animateur animateur
- - Mettre Mettre à à l l ’ ’ aise aise
--
La pr La pr ésence d é sence d ’un hi ’ un hié érarchique est souvent cause d rarchique est souvent cause d’ ’auto auto censure
censure
--
Utiliser tous les moyens pour faciliter l Utiliser tous les moyens pour faciliter l ’expression ’ expression ( questions
( questions é é crites et anonymes , petits groupes ,..) crites et anonymes , petits groupes ,..)
--
Faire preuve d Faire preuve d ’une grande tol ’ une grande tol érance é rance
--
Encourager en permanence Encourager en permanence
--
É É viter que la parole ne soit monopolisé viter que la parole ne soit monopolis ée par un individu ou e par un individu ou un groupe
un groupe
Les r
Les r é é unions d unions d ’ ’ information information descendantes
descendantes
Dans les r
Dans les rééunions dunions d’’information information descendantesdescendantes , l’, l’animateur est surtout un animateur est surtout un orateur face
orateur face àà un auditoire un auditoire
A
participants
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
les r
les ré éunions d unions d’ ’information descendantes information descendantes
Objectif Objectif
► ► Faire en sorte que tous les participants Faire en sorte que tous les participants comprennent
comprennent bien l bien l ’ ’ information qui leur est information qui leur est transmise et puissent
transmise et puissent avoir r avoir r é é ponse ponse aux aux interrogations que cette information leur interrogations que cette information leur
pose
pose
Les r
Les réunions déunions d’’information descendantesinformation descendantes
Rôle de l
Rôle de l ’ ’ animateur animateur
1 1 – – Etre le plus clair possible Etre le plus clair possible
2 – 2 – S S ’ ’ assurer que tout le monde a entendu et assurer que tout le monde a entendu et compris
compris
3 3 – – Faciliter la pose de question , même aupr Faciliter la pose de question , même aupr è è s des s des plus timides
plus timides
4 4 – – R R é é pondre de mani pondre de mani è è re re « « transparente transparente » » , , é é viter viter la langue de bois !
la langue de bois !
5 5 – – Noter les questions auxquelles il ne peut être Noter les questions auxquelles il ne peut être r r é é pondu sur l pondu sur l ’ ’ instant et s instant et s ’ ’ en acquitter dans le en acquitter dans le
compte rendu
compte rendu
Les r
Les r é é unions d unions d ’é ’é change change
La réLa réunion dunion d’échange se caract’échange se caractéérise par rise par ll’’importance desimportance des interactionsinteractions dans le groupe aboutissant
dans le groupe aboutissant àà une éune évolution des idvolution des idéées de chacunes de chacun
Les r
Les réunions déunions d’é’échangechange
Objectif Objectif
► ► L L ’ ’ objectif d objectif d ’ ’ une r une r é é union d union d ’é ’é changes est de changes est de favoriser les communications entre
favoriser les communications entre les les
membres du groupe , de sorte que chacun membres du groupe , de sorte que chacun é é volue dans ses id volue dans ses id é é es et qu es et qu ’ ’ une une r r é é flexion de flexion de
qualit
qualit é é sup sup é é rieure rieure jaillisse de l jaillisse de l ’ ’ ensemble ensemble
Les r
Les réunions déunions d’é’échangechange
Rôle de l
Rôle de l ’ ’ animateur animateur
Les principes d
Les principes d ’ ’ animation d animation d ’ ’ une une r r é é union d union d ’é ’é changes changes
-- Avoir effectuéAvoir effectué une bonne information préune bonne information préalable alable
-- Rappeler le thèRappeler le thème ou le sujet de la rme ou le sujet de la rééunionunion
-- Dire au groupe ce qu’Dire au groupe ce qu’on attend de lui : on attend de lui : ééchanges entre eux , avis changes entre eux , avis consultatif , apport de r
consultatif , apport de réflexion éflexion ……
-- Faire Travailler en petits groupes ( rapporteur) Faire Travailler en petits groupes ( rapporteur)
-- DDébriefer en notant les points intébriefer en notant les points intééressants , les difficultressants , les difficultés , les avis és , les avis convergents
convergents
-- Prendre le temps de faire une synthèPrendre le temps de faire une synthèse se «« àà chaudchaud »» ( pendant la ( pendant la pause)
pause)
-- Poursuivre , si besoin , la réPoursuivre , si besoin , la réflexion , pour approfondissementflexion , pour approfondissement
-- Garder une traceGarder une trace
-- Effectuer un compte rendu synthEffectuer un compte rendu synthétique , faisant ressortir létique , faisant ressortir l’essentiel ’essentiel ainsi que des directions possibles
ainsi que des directions possibles àà une action ultéune action ultérieure rieure
les r
les r é é unions de travail unions de travail
Contrairement aux autres r
Contrairement aux autres rééunions , les runions , les rééunions de travail doivent unions de travail doivent conduire conduire àà une production imm
une production immédiateédiate directement utilisable pour l’directement utilisable pour l’action . ( et non action . ( et non seulement de simples r
seulement de simples rééflexions )flexions ) Il peut s
Il peut s’’agir de la ragir de la réésolution dsolution d’’un problun problèème , de l’me , de l’organisation dorganisation d’une ’une manifestation , d
manifestation , d’une phase dans l’une phase dans l’é’élaboration dlaboration d’’un projetun projet
X X
X P A Production
les r
les rééunions de travailunions de travail
Rôle de l
Rôle de l ’ ’ animateur animateur
Ces r
Ces r é é unions mobilisent , unions mobilisent , à à la fois la fois : :
Des techniques d Des techniques d ’ ’ animation animation
Des techniques de travail en groupe Des techniques de travail en groupe adapt
adapt é é es es à à la situation la situation
-- ExempleExemple : MTP du cercle de qualité: MTP du cercle de qualité , mé, méthodologie de projet , thodologie de projet , technique du contrôle des d
technique du contrôle des déégâts matgâts matéériels ( CDM) pour un CHSriels ( CDM) pour un CHS…… Processus de fonctionnement d
Processus de fonctionnement d’’une une ééquipe de recherche en quipe de recherche en améamélioration des conditions de travail ( ERACT)lioration des conditions de travail ( ERACT)
les r
les rééunions de travailunions de travail
Rôle de l
Rôle de l ’ ’ animateur animateur
Dans les r
Dans les r é é unions de travail , l unions de travail , l ’ ’ animateur de la animateur de la r r é é union est souvent le responsable du projet union est souvent le responsable du projet , , hi hi é é rarchique ou fonctionnel , par rapport aux rarchique ou fonctionnel , par rapport aux
participants participants IL doit
IL doit ma ma î î triser triser les techniques d les techniques d ’ ’ animation de animation de
r r é é union et la mé union et la m é thodologie propre thodologie propre à à la nature du la nature du groupe de travail
groupe de travail
Les obstacles Les obstacles
--
sa propre incapacit sa propre incapacit é é à à bien bien é é couter couter
--
les participants qui arrivent en retard les participants qui arrivent en retard
--
le bruit , le bruit ,
--
les all les all é é es et venues , es et venues ,
--
le t le t é é l l é é phone , phone ,
--
l l ’ ’ inconfort du si inconfort du si è è ge .. ge ..
--
l l ’ ’ intol intol é é rance vis rance vis à à vis d vis d ’ ’ un intervenant un intervenant
--
la temp la temp é é rature de la salle , son a rature de la salle , son a é é ration ration
--
la sonorisation la sonorisation
--
le champ de vision le champ de vision
Savoir
Savoir é é couter ce qui se dit couter ce qui se dit les diff
les diff é é rentes qualit rentes qualit é é s d s d ’é ’é coute coute
Savoir
Savoir é é couter ce qui se dit couter ce qui se dit les diff
les diff é é rentes qualit rentes qualit é é s d s d ’é ’é coute coute
Les obstacles Les obstacles
- - les participants ne sont pas concern les participants ne sont pas concern é é s et jouent s et jouent les utilit
les utilit é é s s
--
les participants ont les participants ont é é t t é é pr pr é é venus au dernier venus au dernier moment , ils ne savent pas
moment , ils ne savent pas « « de quoi il s de quoi il s ’agit ’ agit » »
--
pr pr é é sentation du dossier pompeuse et bien peu sentation du dossier pompeuse et bien peu é é clairante clairante
--
documents abscons , documents abscons ,
--
d d é é bats confus , bats confus ,
--
conf conf é é rencier inaudible , rencier inaudible ,
L L ’ ’ obstacle le plus fr obstacle le plus fr é é quent : la quent : la digression
digression
TrTrès souvent , la discussion sès souvent , la discussion s’’engage alors que le problèengage alors que le problème a me a ééttéé mal mal posposéé ou même pas poséou même pas posé du tout . du tout .
Il est alors tr
Il est alors trèès important pour ls important pour l’’animateur de animateur de «« faire poser le faire poser le probl
problèmeème »»
Il y parvient en posant la question :
Il y parvient en posant la question : quel est le problquel est le problèèmeme ?? Quelle est la situation future souhait
Quelle est la situation future souhaitéée ? e ?
Situation actuelle insatisfaisante
Situation future souhaitée
Les conditions
Les conditions à à r r é é unir unir
1 1 – – une attitude favorisant l une attitude favorisant l ’ ’ expression expression 2 2 – – un vocabulaire appropri un vocabulaire appropri é é
3 3 – – la capacit la capacit é é à à susciter et maintenir l susciter et maintenir l ’ ’ int int é é rêt rêt
Une Attitude favorisant l
Une Attitude favorisant l ’ ’ expression expression
Qualit
Qualitéé de contact et clartde contact et clartéé de l’de l’informationinformation La personnalit
La personnalitéé de lde l’’animateuranimateur est est éévidemment prvidemment préépondpondéérante : elle est rante : elle est
«« bloquantebloquante »» ou «ou « libélibératriceratrice »» la convivialit
la convivialitéé , le sourire , la simplicit, le sourire , la simplicitéé de lde l’’animateur , ses premiers animateur , ses premiers mots d
mots d’’accueil , sa courtoisie ,bref sa qualitéaccueil , sa courtoisie ,bref sa qualité de contact sont bien de contact sont bien entendu des facteurs favorisants .
entendu des facteurs favorisants . le rôle de l
le rôle de l’’animateur consiste animateur consiste àà réréunir avant et pendant la runir avant et pendant la rééunion les union les ééllééments qui permettront ments qui permettront dd’é’éclairer de maniclairer de manièère optimalere optimale les personnes les personnes dont il sollicite l
dont il sollicite l’’avis ou la davis ou la déécision cision Plus l
Plus l’é’écart culturel , le prestige ,ou le niveau dcart culturel , le prestige ,ou le niveau d’’information entre ceux information entre ceux qui pr
qui préésentent la question et qui lsentent la question et qui l’’ont ont éétuditudiéée, et ceux qui doivent e, et ceux qui doivent donner un avis , est important , plus l
donner un avis , est important , plus l’effort d’effort d’’explication et explication et d’d’information devra être important . information devra être important .
Les outils personnels de l
Les outils personnels de l ’ ’ animateur animateur
- - sa Voix sa Voix
- - ses gestes ses gestes
- - sa position , l sa position , l ’ ’ axe choisi axe choisi
- - son regard son regard
Le non verbal est aussi important que le verbal , dans l’Le non verbal est aussi important que le verbal , dans l’acte de acte de communication
communication
Moyen mnMoyen mnémotechniqueémotechnique : SVP: SVP Revenez Revenez OO GroupeGroupe
U U n vocabulaire n vocabulaire a a ppropri ppropri é é
►► Chaque secteur professionnel possChaque secteur professionnel possède son propre langage ède son propre langage
►► Chaque groupe qui a l’Chaque groupe qui a l’habitude de travailler ensemble posshabitude de travailler ensemble possèède ses de ses propres expressions
propres expressions
►► L’L’animateur doit véanimateur doit vérifier que tout le monde connarifier que tout le monde connaîît le sens des mots t le sens des mots qui vont être utilis
qui vont être utiliséés ( prs ( prééalablement alablement àà la préla présentation dsentation d’’un dossier un dossier technique par exemple )
technique par exemple )
Exemples : Exemples :
Si dans une entreprise de fabrications m
Si dans une entreprise de fabrications méétalliquestalliques , on parle de soudage à, on parle de soudage à un ouvrier OS un ouvrier OS nouvellement embauch
nouvellement embauchéé et ayant travailléet ayant travaillé auparavant dans l’auparavant dans l’industrie de la chaussure , il industrie de la chaussure , il pensera
pensera «« fixation àfixation à l’l’aide daide d’’une colle dune colle d’’une semelle sur une tigeune semelle sur une tige »» Dans une soci
Dans une sociééttéé d’d’entretien et de nettoyageentretien et de nettoyage , si on dit à, si on dit à un travailleur de faible niveau un travailleur de faible niveau culturel
culturel «« il faut employer ce produit avec parcimonieil faut employer ce produit avec parcimonie »» , il risque de vous demander qui , il risque de vous demander qui est parcimonie ?
est parcimonie ? Le mot
Le mot «« souchesouche »» nn’a pas la même signification pour :’a pas la même signification pour :
-- une caissièune caissièrere
-- Un bûUn bûcheroncheron Un biologiste Un biologiste
Savoir susciter et maintenir l
Savoir susciter et maintenir l ’ ’ int int é é rêt rêt
Le manque de rythme et la dur
Le manque de rythme et la dur é é e des r e des r é é unions unions sont les deux causes d
sont les deux causes d ’ ’ ennui les plus importantes ennui les plus importantes
--
L L ’ ’ ordre du jour doit être ajust ordre du jour doit être ajust é é pour tenir dans le temps pour tenir dans le temps imparti de mani
imparti de mani è è re raisonnable re raisonnable
--
Indicatif Indicatif :Deux heures est une dur :Deux heures est une dur é é e qui permet de e qui permet de maintenir l
maintenir l ’ ’ attention pour une r attention pour une r é é union d union d ’ ’ info , trois heures info , trois heures pour une r
pour une r é é union d union d ’é ’é changes, la journ changes, la journ é é e pour une r e pour une r é é union union de travail
de travail
Susciter et maintenir l
Susciter et maintenir l’’intintéérêtrêt
Des s
Des s é é ances interminables ances interminables
--
Limiter les pr Limiter les pr ésentations et discours introductifs é sentations et discours introductifs
--
Interrompre la r Interrompre la r é é union toutes les 1H30 pour une courte union toutes les 1H30 pour une courte pause
pause
--
Absolument Absolument é é liminer la rubrique divers liminer la rubrique divers ( pr ( pr é é voir un autre mode d voir un autre mode d ’ ’ interrogation ) interrogation )
--
Les questions subsidiaires doivent être plac Les questions subsidiaires doivent être plac ées é es à à la fin la fin
--
Maî Ma î triser l triser l ’ordre du jour et recentrer sans crainte lorsque ’ ordre du jour et recentrer sans crainte lorsque des d
des d érives se produisent é rives se produisent
II II – – Les techniques d Les techniques d ’ ’ animation animation
Objet : savoir poser des questions Objet : savoir poser des questions
1 1 – – la Question ouverte la Question ouverte
« « Quel café Quel caf é aimez vous ? aimez vous ? » »
C C ’ ’ est une question qui commence par : Qui , Quoi , est une question qui commence par : Qui , Quoi , Pourquoi , Quel , Comment . Elle permet d
Pourquoi , Quel , Comment . Elle permet d’ ’engager les engager les d d é é bats . La ré bats . La r éponse est impr ponse est impré évisible visible
2 2 – – La Question ferm La Question ferm é é e e
C’ C ’est une question est une question à à laquelle on ne peut ré laquelle on ne peut r épondre que par pondre que par Oui ou Non
Oui ou Non « « aimez vous le caf aimez vous le caf é é ? ? » » 3 – 3 – La Question reformulé La Question reformul ée e
« « si je comprends bien , vous voulez ..n si je comprends bien , vous voulez ..n ’ ’ est ce pas? est ce pas? » »
Savoir poser des questions
Savoir poser des questions
( 2 )( 2 )4 4 – – La Question reflet La Question reflet
« « Qu’ Qu ’en pensez vous , monsieur en pensez vous , monsieur Laub Laub épin é pin ? ? » »
Pos Pos é é e par un participant , elle lui est retourn e par un participant , elle lui est retourn é é e comme un e comme un reflet
reflet
5 5 – – La Question miroir La Question miroir
« « Et vous , que pensez vous de l Et vous , que pensez vous de l ’avis de monsieur ’ avis de monsieur Cantonneau
Cantonneau ? ? » » Soulev
Soulevé ée par un participant , elle est renvoy e par un participant , elle est renvoyé ée comme un e comme un miroir au groupe
miroir au groupe
Savoir moduler son comportement Savoir moduler son comportement
en fonction des participants
en fonction des participants
les diff
les diff é é rents types de participants rents types de participants
►► Le PassifLe Passif : il peut être timide , peu impliqué: il peut être timide , peu impliqué , peu courageux , rêveur. , peu courageux , rêveur.
ll’’animateur doit le rassurer , lui poser des questions faciles , lanimateur doit le rassurer , lui poser des questions faciles , le e revaloriser
revaloriser àà ses yeux et aux yeux des autres et surtout lses yeux et aux yeux des autres et surtout l’int’intééresserresser
►► Le leader positifLe leader positif : il jouerait volontiers le rôle d: il jouerait volontiers le rôle d’’animateur , mais il va animateur , mais il va plutôt utiliser son leadership pour dynamiser le groupe
plutôt utiliser son leadership pour dynamiser le groupe
ll’’animateur doit sanimateur doit s’’appuyer sur lui , en faire son assistant , mais sans appuyer sur lui , en faire son assistant , mais sans dédécharger trop le groupecharger trop le groupe
►► LL’’actif positifactif positif : int: intééressresséé par le sujet , motivpar le sujet , motivéé , actif , prêt , actif , prêt àà agir , agir , àà innover . Il est moteur dans le groupe .
innover . Il est moteur dans le groupe . ll’’animateur doit bien sanimateur doit bien sûûr le faire participer r le faire participer
►► Le bavardLe bavard : le stress le pousse à: le stress le pousse à parler . Il vole le temps de parole parler . Il vole le temps de parole mais peut être comp
mais peut être compéétent . Ltent . L’’animateur doit synthanimateur doit synthéétiser ses propos et tiser ses propos et
Les diff
Les diff é é rents types de participants rents types de participants
►►
Le leader n Le leader n é é gatif gatif : il voudrait être animateur : il voudrait être animateur à à la place de la place de l l ’animateur . Il impose ses id ’ animateur . Il impose ses idé ées et s es et s’ ’adresse au groupe . adresse au groupe .
l l ’ ’ animateur peut souligner la singularit animateur peut souligner la singularit é é de son opinion , de son opinion , demander au groupe de r
demander au groupe de r é é agir agir à à ses propos ou , en ses propos ou , en d d é é sespoir de cause , tenter de l’ sespoir de cause , tenter de l ’isoler . isoler .
►►
L L ’actif n ’ actif né égatif gatif : r : r é é sistant au changement , il se tait et sistant au changement , il se tait et intervient en fin de r
intervient en fin de r é é union pour dé union pour d émolir . L molir . L’ ’animateur , s animateur , s’ ’il il le conna
le conna î î t , doit le questionner sur son avis dè t , doit le questionner sur son avis d ès le d s le dé ébut de but de
la r la r é é union afin de d union afin de d é é samorcer ses critiques samorcer ses critiques
Savoir moduler son comportement en fonction des r
Savoir moduler son comportement en fonction des r éactions é actions du participant
du participant
Se rapprocher du Se rapprocher du tandem
tandem Dans l
Dans l’’axeaxe Ne pas se placer
Ne pas se placer dans son axe dans son axe POSITION
POSITION
Faire rire Faire rire Changer Changer d’d’intensitintensitéé
«« Monsieur X Monsieur X ..Silence SVP ..Silence SVP »» Parler plus fort
Parler plus fort VOIXVOIX
Se taire Se taire Le regarder
Le regarder Faire silence
Faire silence SILENCE
SILENCE
Arrêter un Arrêter un
A-A-partpartéé Faire parler un
Faire parler un silencieux
silencieux Faire taire un
Faire taire un bavard
bavard
Attitudes envers certains participants Attitudes envers certains participants
Bavard Silencieux
Bavard Silencieux aa--partpartéé
L L ’ ’ organisation organisation
- - L L ’ ’ ordre du jour ordre du jour
- - La salle La salle
- - La taille du groupe La taille du groupe
- - La Qualit La Qualit é é e l e l ’ ’ information information
L L ’ ’ organisation organisation
1 1 – – l l ’ ’ Ordre du jour Ordre du jour
--
il doit contenir les coordonn il doit contenir les coordonn é é es de la r es de la r é é union ( lieu , union ( lieu , horaire , qualit
horaire , qualité é des participants , duré des participants , dur ée ) e )
--
Il doit pr Il doit pr é é ciser les conditions de d ciser les conditions de d é é roulement ( visite , roulement ( visite , repas , conf
repas , conf é é rence , d rence , d é é bat .. ) bat .. )
--
Surtout il devrait pr Surtout il devrait pr é é ciser le r ciser le r ésultat attendu é sultat attendu ! S ! S ’agit il ’ agit il d d ’ ’ une simple r une simple r é é union d union d ’ ’ information , d information , d ’ ’ une r une r é é union union
d d ’échange et de r ’é change et de ré éflexion , d flexion , d’ ’une r une r é é union devant aboutir union devant aboutir à à une ou des d
une ou des d é é cisions cisions
Et , dans ce cas , laquelle ou lesquelles Et , dans ce cas , laquelle ou lesquelles … …
--
Il doit être communiqu Il doit être communiqu é é suffisamment suffisamment à à l l ’ ’ avance , si avance , si possible personnalis
possible personnalis é é . .
L L ’ ’ organisation organisation
2 2 – – La SALLE La SALLE
L’L’ergonomie de la salleergonomie de la salle est largement sous estiméest largement sous estimée et fait prée et fait présumer un certain sumer un certain non professionnalisme
non professionnalisme …… Elle doit être:
Elle doit être:
-
- proportionnéproportionnée e àà la taille du groupe et àla taille du groupe et à l’l’usage ( tables modulaires et salles de usage ( tables modulaires et salles de commission si travaux en sous groupes )
commission si travaux en sous groupes )
-- accueillante accueillante
-- Correctement aéCorrectement aérréée , e , éclairéclairéée , de bonne acoustique ..e , de bonne acoustique ..
-- Correctement Correctement équipéquipéée ( tablettes individuelles , papere ( tablettes individuelles , paper , TV , magné, TV , magnéto , vidto , vidééo o projecteur ,
projecteur , éécran , markers cran , markers …… ))
-- SituSituée dans un lieu ée dans un lieu ééquidistant et rquidistant et rééservant suffisamment de possibilitéservant suffisamment de possibilités de s de
L L ’ ’ organisation organisation
3 3 – – La taille du groupe La taille du groupe
Il y a une incidence directe entre la taille
Il y a une incidence directe entre la taille du groupe et du groupe et l l ’objet de la r ’ objet de la r éunion é union
si le r
si le r é é sultat attendu est de favoriser les sultat attendu est de favoriser les é é changes ou de changes ou de permettre une prise de d
permettre une prise de dé écision collective , la participation cision collective , la participation sera d
sera d ’autant plus difficile que le groupe sera important ’ autant plus difficile que le groupe sera important Dans ce cas, on a int
Dans ce cas, on a int é é rêt soit rêt soit à à sectoriser les r sectoriser les r é é unions si le unions si le nombre est important en les concluant par une r
nombre est important en les concluant par une r é é union union
pl pl éniaire é niaire , soit , soit à à travailler en sous groupes et en temps ré travailler en sous groupes et en temps r éel el
… … selon l selon l ’ ’ importance du sujet et la profondeur de la importance du sujet et la profondeur de la
L L ’ ’ organisation organisation
4 4 – – La qualit La qualit é é de l de l ’ ’ information pr information pr é é alable alable
Des éDes études ont dtudes ont déémontrmontréé que la raison essentielleque la raison essentielle de la centralisation de la centralisation des processus de d
des processus de déécision tenait cision tenait àà la difficultéla difficulté pour «pour « le déle décideurcideur »» de de partager avec les autres les multiples
partager avec les autres les multiples ééllééments ments éépars qupars qu’’il avait en tête il avait en tête et qui l
et qui l’’amamèèneraient neraient àà forger cette dforger cette déécision lcision làà plutôt que celle ci . plutôt que celle ci . Si la volont
Si la volontéé du ddu déécideur est rcideur est rééellement de pratiquer la ellement de pratiquer la coco ddéécision , un cision , un travail important de
travail important de vulgarisationvulgarisation doit être effectuédoit être effectué au niveau de au niveau de l’l’information qui sera distribuéinformation qui sera distribuée aux participants e aux participants avantavant la réla réunion. union.
Cette documentation devra être
Cette documentation devra être claire , simpleclaire , simple , concise , illustré, concise , illustrée de e de tous
tous ééllééments nments néécessaires cessaires àà sa comprésa compréhension . hension . Surtout elle devra être
Surtout elle devra être structurstructurééee de maniède manière re àà bien faire ressortir les bien faire ressortir les
L L ’ ’ organisation organisation
5 5 - - Savoir utiliser les Savoir utiliser les é é quipements d quipements d ’ ’ animation de la animation de la r r é é union union - - r r édiger les consignes d é diger les consignes d’ ’utilisation utilisation
1 –1 – Mise en main du micro et du vidéMise en main du micro et du vidéo projecteuro projecteur DéDémonstration par lmonstration par l’’animateuranimateur
Essai par chacun Essai par chacun Remise d
Remise d’’une consigne dune consigne d’’utilisation et dutilisation et d’’un numun numéro déro d’appel’appel
2 –2 – Mise en main du vidéMise en main du vidéo projecteuro projecteur DéDémonstration par lmonstration par l’’animateuranimateur
Essai Essai
Conclusion Conclusion
L L ’ ’ animateur doit en permanence avoir ce animateur doit en permanence avoir ce souci en tête :
souci en tête :
Que dois je faire pour que la r
Que dois je faire pour que la r é é union union atteigne son but ?
atteigne son but ?
Divers Divers
- - Les Les é é l l é é ments de la situation de ments de la situation de communication
communication « « r r é é union union » »
- - Les pratiques de communication en Les pratiques de communication en entreprise
entreprise
- - Le sch Le sch é é ma de la communication humaine ma de la communication humaine
- - Un exercice difficile ! Un exercice difficile !
- - Exemple de sc Exemple de sc é é nario p nario p é é dagogique dagogique
Les Les é é l l é é ments de la situation ments de la situation de communication appel
de communication appel é é e r e r é é union union
►►
Des acteurs : Des acteurs :
--
le Pr le Pr ésident qui anime ou fait animer é sident qui anime ou fait animer
--
le secr le secr é é taire de s taire de s éance qui é ance qui é é tablit le compte rendu ( et a tablit le compte rendu ( et a souvent particip
souvent particip é é à à la pré la pr éparation ) paration )
--
le Technicien ( permanent ou ponctuel ) , c le Technicien ( permanent ou ponctuel ) , c ’est l ’ est l’ ’homme de homme de l l ’ ’ art concern art concern é é par l par l ’ ’ ordre du jour . Il peut animer par ordre du jour . Il peut animer par
d d é é l l égation du Pr é gation du Pr é é sident sident
--
les Participants , titulaires ou les Participants , titulaires ou « « invité invit és s » »
un ordre du jour un ordre du jour plus ou moins pré plus ou moins pr écis cis
un But un But , un objectif , un objectif
Rappel des diff
Rappel des diff é é rentes pratiques de rentes pratiques de communication en entreprise
communication en entreprise
Les entretiens d
Les entretiens d’é’évaluationvaluation
Les entretiens affaires courantes Les entretiens affaires courantes Les entretiens de mise au point Les entretiens de mise au point Les entretiens pr
Les entretiens prééalables alables àà sanctionsanction Les entretiens de f
Les entretiens de féélicitationslicitations Les entretiens salariaux
Les entretiens salariaux Les entretiens pr
Les entretiens préé et post formationet post formation Les r
Les rééunions dunions d’’informationinformation Les r
Les rééunions dunions d’é’échangeschanges Les ERACT
Les ERACT
Les groupes de projet Les groupes de projet Les cercles de qualit Les cercles de qualitéé Les groupes de travail Les groupes de travail Les r
Les rééunions de serviceunions de service Les r
Les rééunions lunions léégales( DP , CE , CHSCT gales( DP , CE , CHSCT ) avec les IRP
) avec les IRP Les comit
Les comitéés de direction s de direction
Pratiques individuelles Pratiques individuelles Pratiques collectives
Pratiques collectives
Le sch
Le sché é ma des communications humaines ma des communications humaines Rappel
Rappel
E R
R E
Individu A Individu B
Message
Réponse
L’ Emetteur E = celui qui parle , traduit sa pensée en mots : il code
Un exercice difficile !
Un exercice difficile !
► ► Exemple d Exemple d ’ ’ approche p approche p é é dagogique dagogique concernant l
concernant l ’ ’ apprentissage de la conduite de apprentissage de la conduite de
r r é é union union
Comment allons nous travailler ? Comment allons nous travailler ?
RAPPEL
RAPPEL : La compé: La compétence est la mise en œtence est la mise en œuvre de savoirs et savoiruvre de savoirs et savoir-faire dans -faire dans la réla réalisation dalisation d’’une tâche une tâche
Savoir faire est plus que savoir comment faire
Savoir faire est plus que savoir comment faire ………….. On distingue :
On distingue :
Savoir faire Méthode
Savoir faire gestuel
Savoir faire relationnel
Synthétiser Analyser
Capacités
Psycho motrices Habiletés
Accueillir Négocier
Savoir
D D é é roul roul é é de l de l ’ensemble de la formation ’ ensemble de la formation objectif p
objectif p é é dagogique : vision globale de dagogique : vision globale de l l ’ ’ encha encha î î nement des s nement des s é é quences quences
Une pratique de communication
QuQu’est ce qu’est ce qu’’une rune réunion ?éunion ?
Ensemble de règles et techniques
Concernant L’organisation
Concernant La communication
Concernant L’animation
Question Question
► ► Quels sont les Quels sont les é é l l é é ments de ments de savoir savoir , , savoir savoir - - faire m
faire m é é thode thode et et savoir savoir - - faire faire relationnel relationnel , , qui vont nous être n
qui vont nous être n é é cessaires pour cessaires pour conduire une r
conduire une r é é union. union.
Quels sont les
Quels sont les é é l l é é ments de ments de savoir savoir à à poss poss é é der ? der ?
-- Qu’Qu’est ce qu’est ce qu’ une réune réunionunion
-- Quelles sont les diffQuelles sont les difféérentes pratiques de communication collectiverentes pratiques de communication collective
-- Qu’Qu’est ce qu’est ce qu’une pratique une pratique
-- Quels sont les éQuels sont les éllééments constitutifs de la ments constitutifs de la «« situation résituation réunionunion »»
-- Quel est le principe du schéQuel est le principe du schéma de la communication ma de la communication
-- Quel est le rendement de la communication entre ce qu’Quel est le rendement de la communication entre ce qu’on veut dire et on veut dire et ce que le participant r
ce que le participant rééppèète te
-- Quelles sont les conditions d’Quelles sont les conditions d’une communication rune communication réussie en réussie en réunion ? éunion ? -- Quels sont les «Quels sont les « outilsoutils »» de l’de l’animateur animateur
-- Qui sont les difféQui sont les différents types de participants ? rents types de participants ?
-- Quels sont les diffQuels sont les difféérents types de rrents types de rééunion union
Quels sont les
Quels sont les é é l l é é ments de ments de savoir faire
savoir faire – – m m é é thode thode ? ?
--
R R é é unir l unir l ’ ’ information qui sera n information qui sera n é é cessaire pour chacune des cessaire pour chacune des r r é é unions, la synth unions, la synth é é tiser , si n tiser , si n écessaire , la classer . é cessaire , la classer .
--
Savoir comment pr Savoir comment pr é é parer la r parer la r é é union ( ordre du jour , union ( ordre du jour , convocation , salle ,
convocation , salle , é é quipements , documentation ) quipements , documentation )
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Savoir se pr Savoir se pr é é senter senter
--
Savoir utiliser les Savoir utiliser les é é quipements : micro , vid quipements : micro , vid é é oprojecteur , oprojecteur , r r é é tro… tro …
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Savoir faire tenir la r Savoir faire tenir la r é é union dans le temps imparti union dans le temps imparti
--
Savoir remettre aux stagiaires tous les Savoir remettre aux stagiaires tous les él é lé éments qui leur ments qui leur seront n
seront n é é cessaires afin que les r cessaires afin que les r éunions se d é unions se dé éroulent de roulent de
mani mani è è re facile pour eux et professionnelle pour les re facile pour eux et professionnelle pour les
Quels sont les
Quels sont les é é l l é é ments de ments de savoir faire relationnel
savoir faire relationnel ? ?
- - Savoir é Savoir écouter et reformuler couter et reformuler
--
Savoir poser des questions Savoir poser des questions
--
Savoir moduler son comportement en fonction des Savoir moduler son comportement en fonction des participants
participants
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Savoir faciliter la pose des questions et susciter le d Savoir faciliter la pose des questions et susciter le d é é bat , bat , l l ’é ’é change change
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Savoir recentrer le d Savoir recentrer le d é é bat bat
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