In het kader van de voogdij over het O.C.M.W., neemt de dienst regelmatig deel aan de vergaderingen van het overlegcomité.
De dienst legt de volgende dossiers aan de Gemeenteraad voor : - begrotingen
- rekeningen - statuswijzigingen
in het kader van de goedkeuringsvoogdij die hij op de beslissingen van het O.C.M.W. uitoefent.
Hij legt ook aan het College alle beraadslagingen voor van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn inzake het personeel of die betrekking hebben op openbare opdrachten voor leveringen.
3.1.5. INTERN CONTROLE
De opdrachten van de dienst in dit domein zijn de volgende : - nazien van de kleine kassa’s
- nazien van de rekeningen voor de maaltijden, het toezicht en de studie van de schoolinstellingen
- nakijken van de invorderingsstaten 3.1.6. BUITENGEWONE FINANCIERING
De financiering van de buitengewone uitgaven van de gemeente verloopt als volgt : - nakijken van de bestelbonnen : nazien van de overeenstemming van de prijzen, … - inschrijving van de bestelbonnen in het boekhoudingsysteem
- nakijken van de facturen
- indienen van de leningsaanvragen - afsluiten van de leningen
De dienst is ook belast met het beheer van de schuld :
- verkrijgen van de nodige financieringsmiddelen nodig voor de uitbetaling van de facturen - planificatie van de investeringen op kort en lange termijn
- optimalisatie van de schuld
- nakijken van de stand van de rekeningen lening/thesaurie - opvolging van de leningsaanvragen
3.2. A
ANKOPENDe dienst neemt voornamelijk volgende opdrachten voor zijn rekening:
Besellingen
Opstellen van de bestelbons, na het nazien van de beschikbare kredieten, voor het geheel van de leveringen, ofwel bij de opdrachtnemers aangeduid ten gevolge van een procedure van openbare opdracht, ofwel op basis van een snelle analyse van de toegepaste prijzen op de markt, ofwel tenslotte op voorstel van de aanvragende diensten.
Facturen
Inschrijving in het boekhoudkundige systeem van de binnenkomende facturen, nazien en terugsturen van verkeerd opgestelde facturen.
Consumptie(niet vaste stoffen)
Coderen van de facturen (telefonie, gas, elektriciteit, stookolie voor verwarming), opsporen van eventuele afwijkingen van consumptie en informeren van de betrokkenen teneinde te verhelpen.
Openbare opdrachten
Gunnen van openbare opdrachten van leveringen en sommige opdrachten van diensten:
- Alle opdrachten voor gewone leveringen: materialen voor de dienst Infrastructuur, administratieve leveringen, onderhoudsproducten, didactisch materiaal, werkkledij, beheer van het park van multifunctionele kopieertoestellen, enz.
- Verschillende opdrachten voor de gewone diensten: schoolmaaltijden, schoonmaak en onderhoud van het SAC, onderhoud van de werkkledij, herstellen van het koetswerk van de gemeentevoertuigen, REPROBEL, opdracht voor leningen bestemt voor de financiering van de buitengewone begroting, opdrachten voor consultatie, enz.
- Opdrachten op de buitengewone begroting: gereedschap, materiaal, meubilair, voertuigen, uitrusting van de schoolkeukens met het oog op de overgang naar de koude verbinding, enz…
- Opdrachten voor leveringen en diensten gefinancierd door toelagen (Grootstedenbeleid, Netheidscontract, Veiligheidscontract, Fonds Europese toppen, enz.)
Een volgende termijn voor de dienst slaat op de opdracht voor de liberalisering van de energie.
Deze materie is bijzonder ingewikkeld, zowel in technische termen als ten opzichte van de eisen van wetgeving op de openbare opdrachten en de administratieve regels die weinig compatibel
zijn met de economische realiteit van de sector die eerder verwant is met een speculatieve opdracht die soepelheid en snelheid inzake beslissingen vereist.
Le service présentera à l’approbation du Conseil communal dans les prochaines semaines deux cahiers des charges respectivement pour la fourniture de gaz et d’électricité. Le marché devrait être conjoint avec le CPAS.
Le service est également consulté régulièrement par le CPAS ou l’une ou l’autre ASBL pour un conseil en matière de législation sur les marchés publics.
Le service participe activement à plusieurs projets transversaux, mentionnons : Audit énergétique
Le service assure l’encodage dans le logiciel de comptabilité énergétique des relevés de compteurs mensuels et le suivi des consommations des sites audités.
Outre l’Hôtel communal, le CSA et les écoles, une nouvelle implantation a été ajoutée (CTR – depuis octobre 2006) et deux nouvelles le seront à partir d’octobre 2007.
Le service a poursuivi le développement du logiciel de comptabilité énergétique afin de pouvoir en extraire une information plus complète et synthétique, notamment en termes de ratios (consommation par m², coût au m², % d’économie, historique, extrapolation des résultats, etc.).
D’ici peu le service pourra présenter au Collège les résultats complets pour la période 2005 – 2007. Ceci prend toujours un certain temps car plusieurs compteurs sont inaccessibles et il faut attendre les relevés fournis par les factures annuelles – dont certaines n’arrivent qu’en janvier, février de l’année suivante -.
Rationalisation du parc des imprimantes et copieurs
A la suite d’un audit réalisé par un consultant externe, le Collège a approuver un certain nombre de directives relatives à la gestion du parc des imprimantes et copieurs. En substance, il s’agit de réduire les coûts d’impression et d’en optimaliser le flux notamment par la réduction drastique du nombre et du type d’imprimantes personnelles et de fax et de les remplacer, selon une logique départementale, par des appareils multifonctions mis à disposition à partir du contrat-cadre conclu avec la firme RICOH.
Les sites CSA (Haecht) et les cabinets d’échevins sont déjà totalement équipés.
Le projet d’implantation pour l’Hôtel communal est avalisé et les commandes passées. Il en est de même du site CSA – Vifquin.
Le retrait des imprimantes personnelles (environ une centaine) est en cours et une formation du personnel sera organisée tout prochainement.
Par ailleurs, la plupart des écoles ont conclu individuellement un contrat pour la location/maintenance de photocopieurs. De par ce morcellement (firmes différentes, échéances différentes), ces contrats s’avèrent particulièrement onéreux pour les directions. En raison du montant élevé des indemnités de rupture, les établissements scolaires n’ont pas été intégrés dans le marché initial conclu avec RICOH. Toutefois, au fur et à mesure que ces contrats individuels arrivent à échéance, les écoles ont pu bénéficier des conditions du contrat RICOH divisant ainsi par 2 ou 3 leurs frais de photocopies.
Réorganisation du Magasin central
En août 2006, le magasin central a finalisé l’organisation de ses nouveaux locaux (définitifs) sis 19 rue Anatole France.
Une nouvelle phase de centralisation est réalisée par le déménagement, en provenance de la rue Van Oost, du « Magasin Bâtiments » gérant les fournitures destinées au bon fonctionnement des services techniques
L’informatisation de la gestion des stocks est poursuivie et adaptée en vue du passage au nouveau logiciel de gestion de stock acquis par la commune.
Dans la même optique, le magasin a œuvré à la simplification et à l’uniformisation des procédures relatives aux commandes internes de fournitures
Vérification des consommations de carburant
Un effort particulier a été fourni afin de mettre en œuvre un contrôle efficace des consommations de carburant du parc automobile et de l’usage qui est fait des cartes magnétiques permettant le remplissage dans les stations services.
De dienst zal in de volgende weken twee lastenboeken ter goedkeuring van de gemeenteraad voorleggen, respectievelijk voor de levering van gas en elektriciteit. De opdracht moet gemeenschappelijk zijn met het OCMW.
De dienst werd ook regelmatig geraadpleegd door het OCMW of door een of andere VZW voor een raadgeving inzake de wetgeving op de openbare opdrachten.
De dienst werd ook actief mee aan verschillende transversale projecten zoals : Energie audit
De dienst verzekert de notering in het boekhoudkundige programma voor energie van de maandelijkse tellerstanden en de opvolging van het verbruik in de geauditeerde sites.
Buiten het gemeentehuis, het SAC en de scholen werd een nieuwe inplanting toegevoegd (TCR – sinds oktober 2006) en twee nieuwe zullen toegevoegd worden vanaf oktober 2007.
De dienst heeft de ontwikkeling van het boekhoudkundige programma voor energie vervolgd teneinde er een meer volledige en synthetische informatie uit te halen, meer bepaald in termen van ratio (verbruik per m², kost per m², % besparingen, historiek, extrapolatie van de resultaten, enz.)
Binnenkort zal de dienst aan het kollege de volledige resultaten van de periode 2005 – 2007 kunnen voorstellen. Dit neemt altijd een zekere tijd in beslag aangezien verschillende tellers onbereikbaar zijn en men op de standen moet wachten die geleverd worden door de jaarlijkse facturen – waarvan sommige slechts in januari, februari van volgend jaar toekomen - .
Rationalisering van het park van de printers en kopieertoestellen
Tengevolge van een audit uitgevoerd door een externe consultant, heeft het Kollege een zeker aantal richtlijnen betreffende het beheer van het park van de printers en de kopieertoestellen goedgekeurd. In hoofdzaak gaat het over het verminderen van de kosten voor het afdrukken en er de flux van te optimaliseren, meer bepaald door een drastische vermindering van het aantal en het type persoonlijke printers en faxtoestellen, en deze te vervangen, volgens een departementale logica, door multifunctionele apparaten ter beschikking gesteld vanaf het kadercontract afgesloten met de firma RICOH.
De sites SAC (Haacht) en de kabinetten van de schepenen zijn al volledig uitgerust.
Het inplantingsvoorstel voor het gemeentehuis is goedgekeurd en de bestellingen werden gedaan. Hetzelfde geldt voor de site SAC – Vifquin.
De terugname van de persoonlijke printers (ongeveer een honderdtal) is aan de gang en een vorming van het personeel zal binnenkort georganiseerd worden.
Ten andere, de meeste scholen hebben een individueel contract afgesloten voor de huur/onderhoud van kopieertoestellen. Door deze verdeling (verschillende firma’s, verschillende vervaldata), blijken deze contracten bijzonder duur voor de directies. Wegens het hoge bedrag voor vergoedingen wegens verbreking van het contract, werden de schoolinstellingen niet geïntegreerd in de initiële opdracht afgesloten met RICOH. Nochtans, telkens deze individuele contracten op het einde van de termijn kwamen, konden de scholen genieten van de voorwaarden van het contract RICOH zodat hun kosten voor fotokopieën door 2 of 3 werden gedeeld.
Reorganisatie van het centrale magazijn
In augustus 2006, heeft het centrale magazijn de organisatie in zijn nieuwe lokalen (definitieve), zijnde 19, Anatole Francestraat, afgewerkt.
Een volgende fase in de centralisering werd gerealiseerd door de verhuis, komende van de Van Ooststraat, van het “magazijn Gebouwen”, dat de leveringen beheerd bestemd voor de goede werking van de technische diensten.
De informatisering en het beheer van de stocks wordt voortgezet en aangepast met het oog op de overgang naar het nieuwe programma voor het beheer van de stocks aangekocht door de gemeente.
In hetzelfde opzicht heeft het magazijn gewerkt naar een vereenvoudiging en uniformisering van de procedures betreffende de interne bestellingen van de leveringen.
Nazien van het verbruik van brandstof
Een bijzondere inspanning werd geleverd teneinde tot een efficiënte controle te komen van het verbruik van brandstof van het wagenpark en voor het gebruik dat wordt gemaakt van de magnetische kaarten die het vullen in pompstations toelaten.