5. A LGEMENE D IENSTEN
5.3. V ERZEKERINGEN 1. A LGEMEEN
In de loop van dit jaar, heeft de dienst een onderhandelingsprocedure ingevoerd in toepassing van artikel 17 § 2 lid 2b van de wet van 24 december 1993 om onze opdracht voor de verzekeringsdiensten aan de verzekeringsmaatschappij Ethias toe te wijzen.
De kosten verbonden aan de arbeidsongevallen voor het statutair personeel, ten laste genomen door Schaerbeek, loopt ten einde op 31 december. 1 januari 2007 vertegenwoordigt derhalve een belangrijk keerpunt in het verzekeringsbeleid van de gemeente inzake arbeidsongevallen.
Sinds deze datum vallen de vergoedingen die toegekend worden in de arbeidsongevallen of arbeidsongevallen op weg naar het werk, volledig ten laste van onze verzekeraar. Deze overdracht van het risico biedt eveneens het voordeel om niet meer het onvermogen van de derde verantwoordelijke schuldenaar te moeten dragen, waarvan de benoemde agent het slachtoffer is.
De vernieuwing van het autopark werd in de loop van deze 12 maanden voortgezet. Deze vernieuwing heeft een verhoging van de kosten van deze tak tot logisch gevolg gehad. De kosten van deze nieuwe voertuigen bedragen aldus 8 568,71 €.
De techniek van de winstdeelnemingen ingebouwd in onze “alle risico’s” contracten biedt ons altijd een mooie vermindering van onze premies met verschillende % zonder evenwel de verzekeringsdekking te wijzigen. Voor dit jaar, bedraagt de minder uitgave 2 232,66 €.
5.3.2. TOEKOMSTPERSPECTIEVEN
Volgend jaar zal besteed worden aan het opmaken van een inventaris van roerende goederen van een reële omvang. De dienst verzekeringen in samenwerking met verschillende diensten zal inhoud van het bestuur opmaken.
5.3.3. SCHADEGEVALLEN
Zoals gewoonlijk handelt een deel van dit verslag over de schagevallen beheerd door de dienst.
Zoals Londen in 1666, heeft Schaarbeek een verwoestende brand gekend die het gebouw waar het oud poppentheater aan het park Josaphat beschermt in assen gelegd. Voor dit schadegeval, bedraagt de vergoeding die door onze verzekeraar werd uitbetaald 120 619,83 €.
Dit schadegeval bewijst wel degelijk dat het belang is om een goede verzekering te onderschrijven om de gemeente te beschermen tegen de financiële risico's van een brand.
De glasbreuk blijft altijd een slecht risico. Het burgerhuis is het doelwit van talrijke vandalen geweest die enkele maanden 11 glasbreuken heeft gekend. Het gebruik van een doorgebladerd glas zal waarschijnlijk de oplossing aanbrengen voor deze irrationele agressies. De toekomst zal ons het zeggen.
Door voor de wettelijke vrijstelling voor dit gebouw op het moment van de intekening van het contract te opteren, heeft de dienst de financiële gevolgen voor de gemeente beperkt. De kosten van voorlopige afscherming en vervanging van de ruiten bedragen ongeveer 21.697,13.
Na aftrek van de vrijstellingen, bedragen de reële kosten meer dan 6.032,13 €. De glasbreuken bewijzen nogmaals dat het van belang is om risico’s correct te beoordelen om iedere verassing te vermijden.
Zwart jaar voor de tak “arbeidsongevallen”, heeft zich op een treurige wijze geuit door de toekenning van een rente record door de belangrijk van graad. Voor zover de dienst het zich kan herinneren, het is de belangrijkste graad toegestaan in de loop van deze drie laatste decennia. We hebben tijdens het dienstjaar 150 arbeidsongevallen.
De autotak blijft altijd een “vruchtbaar” terrein voor de ongevallen. De manoeuvres liggen nog altijd aan de basis van talrijke aanrijdingen tussen gemeentevoertuigen. In de loop van dit verwijzingsjaar, vertegenwoordigen deze manoeuvres bijna 30 % van onze dossiers “verkeer”.
De tak burgerlijke aansprakelijkheid “steekt” er uit met een aantal dossiers toe te schrijven aan de stormachtige wind van januari 2007 en de staat van de openbare weg. De totale uitbetaling van onze verzekeraar op basis van dit contract bedraagt voor het dienstjaar 48 072,62 €.
5.4. A
RCHIEVEN5.4.1. OPDRACHTEN VAN DE DIENST
Bewaren en beschermen van de gemeentelijke archieven Groeperen van de archieven op een centrale plaats (C.T.R.) Sorteren, rangschikken en de inventaris opmaken van documenten
Établissement d’un index pour permettre l’accès aux archives.
Aide aux services et aux particuliers.
Accueil du public.
Prêts de documents pour des expositions.
Rédaction de travaux et de publications sur Schaerbeek.
5.4.2. ACTIVITES
Transferts et inventaires
Transfert et inventaire de toutes les archives des Travaux publics entreposées à la Mécanographie, rue Van Oost, vers le C.T.R. (334 caisses).
Transfert et inventaire de toutes les archives des Travaux publics entreposées rue Navez (cave et grenier - 80 caisses).
Transfert et inventaire de caisses du service Finances (57 caisses).
Transfert et inventaire d'archives du service des Affaires juridiques (10 caisses).
Transfert et inventaire d'archives de la Société coopérative des locataires.
Transfert d'archives du service Assurances (70 caisses).
Transfert d'archives du service Expéditions (20m courants).
Transfert d'archives du service Infrastructures (Gestion immobilière).
Transfert d'archives de la cellule DSD (3 caisses).
Transfert d'archives entreposées à la chaufferie et au grenier des services Achats, Police, Personnel, Instruction publique, Grand Secrétariat et autres (500 caisses).
Tri, inventaire et classement des archives ainsi transférées (en cours).
Base de données
Mise à jour de la structure de la base de données Access établie dans le courant de l'année 2004 - 2005, pour mieux la faire correspondre aux exigences du service.
Encodage dans la base de données ainsi établie de 508 dossiers, qui contiennent 3664 fardes.
Introduction d'une demande, auprès du collège, d'une licence d'accès au logiciel professionnel d'encodage archivistique Pallas, l'usage d'Access pour ces matières se révélant trop lourd et pas assez maniable.
Formation continue
Visite des Archives de la Ville de Bruxelles et des Archives de la Ville de La Louvière en vue d'établir des contacts professionnels et de s'informer sur l'organisation d'autres services communaux d'archives.
Étude approfondie du cours professionnel d'archivistique dispensé sur le portail international archivistique francophone en vue d'établir les documents de travail, de maintenir les membres du service informés des progrès scientifiques propres à leur domaine et, partant, d'augmenter leur niveau professionnel.
Accueil du public
Accueil de chercheurs dans le cadre de diverses études historiques menées par eux.
Accueil d'étudiants en quête de documents historiques pour la rédaction de travaux effectués dans le cadre de leurs études.
Aide à la recherche pour la région de Bruxelles capitale (cabinet d'Emir Kir) pour une exposition intitulée "Onder één dak", qui s'est tenue en décembre 2006 aux halles Saint-Géry.
Collaboration avec les différents services communaux dans l'aide à la consultation de documents d'archives répertoriés et entretenus par le service Archives.
Participation à des expositions
Aide à la recherche et apport scientifique pour l'organisation de l'exposition consacrée aux cent ans de la fondation de l'École Industrielle, rue de la Ruche, exposition à venir courant 2008.
Aide à la recherche pour l'exposition consacrée au Neptunium, à venir fin de cette année 2007.
5.4.3. ORGANISATION DU SERVICE Personnel
Un agent supplémentaire au statut article 60 a été mis à la disposition du service durant la période allant du 1er décembre 2006 au 31 mai 2007.
Une demande remplacement de l'archiviste a été effectuée pour la durée de son congé de maternité, du 1er décembre 2007 à fin mars 2008.
Opstellen van een trefwoordenregister om de toegang tot de archieven mogelijk te maken Hulp aan diensten en particulieren
Onthaal van het publiek
Uitlenen van documenten voor tentoonstellingen Opstellen van werken en publicaties over Schaarbeek 5.4.2. ACTIVITEITEN
Overbrengingen en inventarissen
Overbrenging van de archieven van de Openbare werken opgeborgen in de lokalen van de vroegere Automatiseringsdienst, gelegen Van Ooststraat naar het C.T.R. (334 dozen)
Overbrenging van alle archieven van de dienst Openbare Werken opgeslagen Navezstraat (kelder en zolder – 80 dozen)
Overbrenging en inventaris van dozen van de dienst Financiën (57 dozen)
Overbrenging en inventaris van archieven van de dienst Juridische Zaken (10 dozen)
Overbrenging en inventaris van archieven van de Samenwerkende vennootschap voor huurders
Overbrenging van archieven van de dienst Verzekeringen (70 dozen) Overbrenging van archieven van de dienst Verzending (20 lopende meter)
Overbrenging van archieven van de dienst Infrastructuur (Dienst Onroerendgoedbeheer) Overbrenging van archieven van de dienst DSO (3 dozen)
Overbrenging van archieven opgeborgen in de stookruimte en op de zolder van het gemeentehuis van de volgende diensten Aankopen, Politie, Personeel, Openbaar onderwijs, Gemeentesekretarie en andere (500 dozen)
Sorteren, inventariseren en rangschikking van de getransfereerde archieven (in uitvoering) Database
Updaten van de structuur van de database Access opgemaakt in de loop van het dienstjaar 2004-2005 om het in overeenstemming te brengen met de vereisten van de dienst.
Coderen van 508 dossiers in de database die samengesteld is uit 3.664 farden
Indienen van een aanvraag bij het College voor het bekomen van een licentie dat toegang verleent tot een database programma Pallas gezien Access voor deze toepassing niet gebruiksvriendelijk is.
Doorlopende vorming
Bezoek van de Archieven van de Stad Brussel en van La Louvière met oog om professionele contacten te leggen en om inlichtingen in te winnen over de organisatie van andere gemeentelijke archiefdiensten.
Grondige studie van de archiefcursus op de Franstalige internationale portaal teneinde werkdocumenten op te stellen, de personeelsleden van de dienst op de hoogte te houden van de wetenschappelijke vorderingen die werden gemaakt en zodoende hun beroepskennis bij te schaven.
Onthaal van het publiek
Onthaal van vorsers in het kader van verschillende historische studies die ze maken.
Onthaal van studenten op zoek naar historische documenten voor het opstellen van werken in het kader van hun studies;
Medewerking verlenen aan het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (Kabinet Emir Kir) voor een toonstelling “Onder één dak” die op het einde van 2006 in de Sint-Gorikshallen is doorgegaan Medewerking verlenen aan de verschillende gemeentediensten bij het raadplegen van gerepertorieerde en onderhouden archiefdocumenten door de dienst Archieven.
Medewerking aan tentoonstellingen
Medewerking en wetenschappelijke bijdrage verlenen aan de organisatie van de tentoonstelling, die zal doorgaan in 2008, ter gelegenheid van het honderdjarige bestaan van de Industriële school, Bijenkorfstraat.
5.4.3. ORGANISATIE VAN DE DIENST Personeel
En bijkomende bekomende beambte onder statuut artikel 60 werd ter beschikking gesteld van de dienst tijdens de periode van 1 december 2006 tot 31 mei 2007.
Een aanvraag werd ingediend met het oog op vervanging van de archivaris tijdens haar moederschapverlof van 1 december 2007 tot einde maart 2008
Locaux
Les locaux sont facilement accessibles à toute personne circulant dans le bâtiment et donc extérieure au service. En l'absence des membres du service, les documents restent sans surveillance. Cela soulève des questions de sécurité des documents entreposés. En l'occurrence, cette absence de surveillance des locaux a pour conséquence que des déprédations ont déjà pu être constatées.
En raison de l'installation prochaine au CTR de l'Imprimerie, Le service Archives a perdu une grande partie de l'espace destiné au tri et à l'inventaire des archives nouvellement arrivées.
Dans la mesure où c'est au deuxième étage que sont entreposés la majeure partie des documents, les Archives risquent très rapidement de manquer de place. Pour remédier à cela, une demande de pouvoir bénéficier à terme de l'étage supérieur a été officiellement introduite.
Une demande de travaux d'aménagement du service a également été officiellement introduite.
Par ailleurs, les travaux en vue de l'installation de l'Imprimerie ont considérablement perturbé la bonne organisation du service.
Budget
Introduction d'une demande d'un nouvel article budgétaire pour l'année 2008 de 5000 euros, pour la restauration de documents.
5.4.4. BILAN DES ACQUIS
Archivage des documents de plusieurs services:
Secrétariat Personnel Population État civil Travaux publics Affaires juridiques Contentieux Instruction publique Propriétés communales Assurances
Finances Recettes Taxes CPAS DSD
Infrastructure Police Expéditions
Société coopérative des locataires Classement et restauration de 1500 plans.
Établissement de 51 inventaires.
Encodage d'une partie des anciens inventaires dans la nouvelle base de données.
Encodage de tout nouveau dossier dans la nouvelle base de données.
Rédaction de 24 rapports.
Rédaction de 17 travaux ou publications.
5.5. I
MPRIMERIELe service de l’imprimerie a fait face à tous les travaux courants, tels que compte, budget, modifications budgétaires, rapport annuel, bulletins communaux, rapports et délibérations au Conseil communal et les imprimés divers (affiches, cartes d’invitation, programmes, fiches, registres, papier à lettres, cartes et enveloppes, etc...) sollicités par toute l’administration, les écoles communales et diverses asbls.
En outre, il s’est chargé de la reliure et du brochage des divers documents administratifs et registres pour compte des différents services communaux.
Tous les travaux d’impression sont réalisés au moyen de presse offset, de stencileuse ou de copieur.
Elle prend en charge la gérance d’un magasin de papier de plusieurs dizaines de tonnes ainsi que le stock papier copieur et le stock enveloppes pour l’ensemble de l’administration.
Elle gère également le département photocopies.
Lokalen
De lokalen zijn gemakkelijk toegankelijk voor alle personen vreemd aan de dienst die in het gebouw rondlopen. Bij afwezigheid van de personeelsleden van de dienst is er geen toezicht op de documenten. De veiligheid van de opgeborgen documenten komt in het gedrang. Bij gebrek aan toezicht van de lokalen heeft tot gevolg dat beschadigingen werden vastgesteld.
Tengevolge de installatie van de dienst Drukkerij in het CTR heeft de dienst Archieven een groot deel van de plaats bestemd voor het sorteren en het inventariseren van nieuwe archieven verloren.
Aangezien het merendeel van de archieven op de 2de verdieping opgeborgen zijn zal de dienst met een plaatsgebrek te kampen hebben. Om daaraan te verhelpen werd een aanvraag ingediend om te kunnen beschikken over de bovenverdieping. Een officiële aanvraag werd ingediend opdat inrichtingswerken zouden worden uitgevoerd.
Bovendien hebben werken voor de installatie van de dienst Drukkerij de goede organisatie van de dienst verstoord.
Begroting
Aanvraag gedaan voor een nieuw begrotingsartikel voor het jaar 2008 van 5000 euros, teneinde documenten te restaureren.
5.4.4. BILAN VAN DE VERWEZENLIJKINGEN
Archivering van documenten van verschillende diensten Secretarie
Personeel Bevolking Burgerlijke Stand Openbare Werken Juridische zaken Betwiste zaken Openbaar onderwijs Gemeenteeigendommen Verzekeringen
Financiën Ontvangerij Belastingen O.C.M.W.
D.S.O.
Infrastructuur Verzending
Samenwerkende vennootschap voor huurders Rangschikken en restauratie van 1500 plans
Opstellen van 51 inventarissen
Codering van een deel van de vorige inventarissen in de nieuwe database Codering van elk nieuw dossier in de nieuwe database
Opstellen van 24 verslagen
Opstellen van 17 werken of publicaties
5.5. D
RUKKERIJDe dienst drukkerij heeft het hoofd geboden aan courante zaken zoals o.a. rekening, begroting, begrotingswijzigingen, jaarverslag, gemeentebladen, gemeenteraadsverslagen, raadsbesluiten en diverse drukwerken (affiches, uitnodigingen, programma’s, steekkaarten, registers, briefpapier, kaarten en omslagen, enz...) aangevraagd door de algemene diensten, de gemeentescholen en diverse vzw’s.
Bovendien is de dienst belast met het inbinden en innaaien van diverse administratieve dokumenten en registers.
Al de drukwerken worden vervaardigd door middel van offsetpersen, stencileuse of kopieermachine.
Zij beheert een magazijn van verscheidene tientallen tonnen papier alsook de voorraad kopieerpapier en de voorraad omslagen voor het geheel van de administratie.
Zij beheert eveneens de afdeling fotokopies.