V ERZEKERINGEN 1. A LGEMEEN

In de loop van dit jaar, heeft de dienst een onderhandelingsprocedure gestart bedoeld in artikel 17 § 2 lid 2b van de wet van 24 december 1993 om onze opdracht inzake verzekeringen aan de verzekeringsmaatschappij Ethias toe te wijzen.

Naast deze opdracht, heeft het college besloten een opdracht uit te schrijven betreffende de collectieve hospitalisatieverzekering teneinde de uitgaven te verminderen maar de waarborgen die aan de verzekerden thans worden voorgesteld te handhaven. Deze mededinging heeft ons toegelaten vast te stellen dat de RSZPPO een belangrijke partner blijft van de gemeente. De premie die door de verzekeraar van de RSZPPO wordt gevraagd ligt beduidend lager dan deze die in het raam van de overheidsopdracht beperkt tot de gemeente en het OCMW van Schaarbeek werd ingediend. Deze mededinging laat ons toe een verschil vast te stellen van 110%. Het verschil is uit te leggen door een betere homogeniteit van de uitgvaven omwille van de afvlakking van het risico die de negatieve effecten van een slechte schadehistorie van de schaarbeekse aangeslotenen verminderen.

Zoals vorig jaar werd de verjonging van het wagenpark voortgezet om beter aan de noden van de gemeentediensten te beantwoorden. Deze verjonging heeft een verhoging van de kost van de autoverzekeringen tot gevolg. Om de effecten van deze verjonging te beperken heeft de dienst een reactualisatie van de verzekerde waarden alsmede van het aantal afgelegede kilometers van de schaartbeekse vloot uitgevoerd.

De verzekerde waarde van de inboedel van bepaalde gebouwen heeft het voorwerp uitgemaakt van een bijzondere aandacht. Dit interessant werk heeft ons toegelaten een fikse besparing te verwezenlijken op de uit te betalen premies.

De onderhadelingen die werden gevoerd met onze verzekeraar hebben ons toegelaten de openbare uitgaven met meer dan 4.000 € te verminderen in de tak “arbeidsongevallen” door een nieuw onderscheid te maken van het risico “arbeider”.

De techniek van de winstdeelnemingen ingebouwd in onze “alle risico’s” contracten biedt ons altijd een mooie vermindering van onze premies met verschillende % zonder evenwel de verzekeringsdekking te wijzigen. Voor dit dienstjaar bedraagt de winst 2.154,61 € tegen 2.024,17 € voor het vorige dienstjaar.

5.3.2. TOEKOMSTPERSPECTIEVEN

Het komende jaar zal besteed worden aan het gunnen van een overheidsopdracht in de vorm van een offerteaanvraag. Deze overheidsopdracht zal misschien de interesse van de verzekeringsmaatschappijen wekken.

5.3.3. SCHADEGEVALLEN

Zoals gewoonlijk handelt een deel van dit verslag over de schagevallen beheerd door de dienst.

In tegenstelling met het vorig dienstjaar heeft de gemeente een schadegeval brand gekend waarbij schade toegebracht werd aan het gemeentehuis. De herstellingen worden geraamd op 33.000 €.

Zoals vorig jaar werd de gemeente geconfronteerd met meerdere schadegevallen veroorzaakt door waterschade. Deze schadegevallen vertegenwoordigen ongeveer 41% van alle schaden en worden hoofdzakelijk verzoorzaakt door regenwater.

De glasbreuk blijft altijd een slecht risicio omdat het nagenoeg 20% van onze schadegevallen behelst.

Zwart jaar voor de tak “arbeidsongevallen”, het aantal arbeidsongevallen nam toe met ongeveer 15%.

In de tak autoongevallen maken de gewone manoeuvres nog steeds het merendeel uit van de schadegevallen. Wij hebben eveneens vastgesteld dat het aantal verkeersongevallen vergeleken met vorig jaar met 15% verhoogd zijn.

De staat van de openbare weg is de oorzaak van verscheidene aanvragen tot schadevergoeding ingediend door het slachtoffer van een val of van een verkeersongeval. Als koploper treffen we eveneens de schade veroorzaakt door gemeentewerven en de schade veroorzaakt door de val van verbodsborden aan.

De totale uitbetaling van onze verzekeraar op basis van dit contract bedraagt 36.355,37 € voor het referentiejaar.

5.4. A

5.4.1. MISSIONS DU SERVICE

• Conservation et préservation des archives communales selon la règle des quatre "C":

collecter, classer, conserver, communiquer.

• Établissement des documents de travail nécessaires à la bonne gestion des archives.

• Regroupement des archives en un lieu central (C.T.R.).

• Tri, classement et inventaires des documents.

• Établissement d’un index pour permettre l’accès aux archives.

• Accueil du public.

• Aide aux services et aux particuliers.

• Prêts de documents pour des expositions.

• Rédaction de travaux et de publications sur Schaerbeek.

5.4.2. ACTIVITÉS

Transferts et inventaires

• Transfert, classement, inventaire et rangement d'archives venues de pratiquement tous les services communaux.

• Transfert, classement, inventaire et rangement d'archives issues de "dépôts sauvages"

effectués dans les différentes implantations de l'administration communale.

Base de données

• Transfert vers le logiciel Pallas des inventaires encodés préalablement sur Access. Il y a à présent plus de quatre mille entrées sur Pallas, logiciel créé en vue d'y intégrer la norme internationale standard (ISADg) en matière de description d'archives. D'ici un an ou deux, le public devrait pouvoir commencer à pouvoir y accéder. La version publique de la base de données est accessible à l'adresse:

http://www.pallas.be/pls/opac/plsp.getplsdoc?lan=F&htdoc=general/opac_gacsch.htm.

Formation continue

• Étude approfondie du cours professionnel d'archivistique dispensé sur le portail international archivistique francophone en vue d'établir les documents de travail, de maintenir les membres du service informés des progrès scientifiques propres à leur domaine et, partant, d'augmenter leur niveau professionnel.

• Participation à une journée d'étude sur l'archivage des documents électroniques et, plus particulièrement, du courrier électronique.

Accueil du public

• Accueil de chercheurs dans le cadre de diverses études historiques menées par eux.

• Accueil d'étudiants en quête de documents historiques pour la rédaction de travaux effectués dans le cadre de leurs études.

• Collaboration avec les différents services communaux dans l'aide à la consultation de documents d'archives répertoriés et entretenus par le service Archives.

Participation à des expositions

• Aide à la recherche et apport scientifique pour l'organisation de l'exposition Henri Jacobs, dessine-moi une école et aux cent ans de la fondation de l'École Industrielle, rue de la Ruche, exposition qui s'est tenue d'avril à mai 2009.

5.4.3. ORGANISATION DU SERVICE Personnel

• Un agent supplémentaire au statut article 60 a été mis à la disposition du service durant la période allant du 1^er juillet 2008 au 30 janvier 2009.

• L'agent administratif définitif de niveau C affecté au service Archives ayant démissionné en février 2009, il a été remplacé par un agent engagé sous le régime du contrat à durée indéterminée, au même niveau.

• Des démarches sont en cours pour faire passer ce niveau C à un niveau B.

Locaux

• Depuis juin 2008, le service est nettement mieux sécurisé et les locaux beaucoup moins facilement accessible grâce à l'installation d'une porte donnant accès à l'ascenseur du service. Le service peut donc désormais être fermé à clef.

Budget

• Reconduction pour l'année 2010 de l'article budgétaire de 5000 euros, pour la restauration de documents.

• Reconduction pour l'année 2010 de la modification budgétaire de 1000 euros supplémentaires alloués au service Archives pour l'achat de matériel spécifique au service.

5.4. A

5.4.1. OPDRACHTEN VAN DE DIENST

• Bewaren en beschermen van de gemeentelijke archieven

• Opstellen van werkdocumenten nodig voor de goede werking van de archieven

• Groeperen van de archieven op een centrale plaats (C.T.R.)

• Sorteren, rangschikken en de inventaris opmaken van documenten

• Opstellen van een trefwoordenregister om de toegang tot de archieven mogelijk te maken

• Onthaal van het publiek

• Hulp aan diensten en particulieren

• Uitlenen van documenten voor tentoonstellingen

• Opstellen van werken en publicaties over Schaarbeek 5.4.2. ACTIVITEITEN

Overbrengingen en inventarissen

• Overbrengen, klasseren, inventariseren en rangschikken van de archieven komende van vrijwel alle gemeentelijke diensten.

• Overbrengen, klasseren, inventariseren en rangschikken van ongeoorloofde achtergelaten archieven in de verschillende inplantingen van het gemeentebestuur

Database

• Overbrengen naar Pallas van de eerder op Access gecodeerde inventarissen. Er zijn nu meer dan 4000 vermeldingen op Pallas, een software dat ontworpen werd om de internationale standaard voor het omschrijven van archieven te kunnen integreren. Over een jaar of twee zou het publiek in staat kunnen zijn toegang naar die data te krijgen. De publieke versie van die databank kan men raadplegen op het volgende adres:

http://www.pallas.be/pls/opac/plsp.getplsdoc?lan=F&htdoc=general/opac_gacsch.htm Doorlopende vorming

• Grondige studie van de archiefcursus op het Franstalige internationale portaal teneinde werkdocumenten op te stellen, de personeelsleden van de dienst op de hoogte te houden van de wetenschappelijke vorderingen die werden gemaakt en zodoende hun beroepskennis bij te schaven.

• Deelneming aan een studiedag over het archiveren van elektronische documenten en, in het bijzonder, van elektronische mail.

Onthaal van het publiek

• Onthaal van vorsers in het kader van verschillende historische studies die ze maken.

• Onthaal van studenten op zoek naar historische documenten voor het opstellen van werken in het kader van hun studies;

• Medewerking verlenen aan de verschillende gemeentediensten bij het raadplegen van gerepertorieerde en onderhouden archiefdocumenten door de dienst Archieven.

Medewerking aan tentoonstellingen

• Medewerking en wetenschappelijke bijdrage verlenen aan de organisatie van de tentoonstelling Henri Jacobs, teken mij een school, ter gelegenheid van het honderdjarige bestaan van de Industriële school, Bijenkorfstraat, tentoonstelling die van april tot mei 2009 heeft plaatsgehad.

5.4.3. ORGANISATIE VAN DE DIENST Personeel

• En bijkomende bekomende beambte onder statuut artikel 60 werd ter beschikking gesteld van de dienst tijdens de periode van 1 juli 2008 tot 30 januari 2009.

• De administratieve beambte (niveau C) die in februari 2009 ontslag nam, werd vervangen door een beambte met een contract van onbepaalde duur (van hetzelfde niveau).

• Een procedure is op gang om van niveau C naar een niveau B over te gaan.

Lokalen

• Sedert juni 2008 zijn de lokalen beter beveiligd en de lokalen minder gemakkelijk toegankelijk voor alle personen vreemd aan de dienst door de installatie van een deur dat toegang verleent tot de lift. De dienst kan voortaan de deur die in het gebouw op slot doen.

Begroting

• Handhaving op het begroting 2010 van een krediet van 5.000 € voor de restauratie van documenten.

• Handhaving voor het jaar 2010 van de begrotingsmodification van een extra 1.000 € voor de dienst Archieven om specifiek materiaal te kopen.

5.5. I

Le service de l’imprimerie a fait face à tous les travaux courants, tels que compte, budget, modifications budgétaires, rapport annuel, bulletins communaux, rapports et délibérations au Conseil communal et les imprimés divers (affiches, cartes d’invitation, programmes, fiches, registres, papier à lettres, cartes et enveloppes, etc...) sollicités par toute l’administration, les écoles communales et diverses asbls.

En outre, il s’est chargé de la reliure et du brochage des divers documents administratifs et registres pour compte des différents services communaux.

Tous les travaux d’impression sont réalisés au moyen de presse offset, de stencileuse ou de copieur.

Elle prend en charge la gérance d’un magasin de papier de plusieurs dizaines de tonnes ainsi que le stock papier copieur et le stock enveloppes pour l’ensemble de l’administration.

Elle gère également le département photocopies.

Depuis juillet 2009 nous disposons d’une nouvelle presse offset 2 couleurs : la Speedmaster 52 de Heidelberg.

Les locaux de l’imprimerie ont été transférés au Centre Technique Rodenbach (entrée rue Anatole France 29 à Schaerbeek).

5.6. P