Opstellen van de bestelbons, na het nazien van de beschikbare kredieten, voor het geheel van de leveringen, ofwel bij de opdrachtnemers aangeduid ten gevolge van een procedure van openbare opdracht, ofwel op basis van een snelle analyse van de toegepaste prijzen op de markt, ofwel tenslotte op voorstel van de aanvragende diensten. De taken met betrekking tot de zaken die beheerd worden door het programma “ATAL” (stockbeheer) worden uitgevoerd door het Centraal Magazijn.
Facturen
Inschrijving in het boekhoudkundige systeem van de binnenkomende facturen, nazien en opsturen naar de diensten ter handtekening voor ontvangst en terugsturen van verkeerd opgestelde facturen.
Consumptie(niet vaste stoffen)
Coderen van de facturen (telefonie, water, gas, elektriciteit, stookolie voor verwarming), inbrengen van de verbruiksgegevens in het boekhoudkundige programma voor energie, opsporen van eventuele afwijkingen van consumptie en de betrokkenen ervan op de hoogte te brengen teneinde te verhelpen.
Marchés publics
Passation des marchés publics de fournitures et de certains marchés de services :
- Tous les marchés de fournitures ordinaires : matériaux pour la division Infrastructure, fournitures administratives, produits d’entretien, fournitures scolaires, vêtements de travail, gestion du parc d’imprimantes multifonctions, etc.
- Divers marchés de services ordinaires : entretien des vêtements de travail, réparation de carrosserie des véhicules communaux, REPROBEL, marché de traduction, marché d’emprunts destinés au financement du budget extraordinaire, marchés de consultance, etc.
- Marchés au budget extraordinaire : outillage, matériel, mobilier, véhicules, etc.
- Marchés de fournitures et de services financés par subsides (Fonds Politique des Grandes Villes, Contrat de Propreté, Contrat de Sécurité, Fonds Sommets Européens, etc.).
Compter tenu du resserrement du contrôle exercé par la tutelle et, à plus long terme l’entrée en vigueur d’une nouvelle loi sur les marchés publics, la matière s’est recentrée sur les pôles Infrastructure et Equipement. Ainsi le service a été amené à traiter certains marchés supplémentaires qui auparavant étaient gérés par d’autres départements (cf. Marché d’assurance hospitalisation-soins de santé, marché de mobilier urbain de type planimètres, etc.).
Le service est également consulté régulièrement par le CPAS ou l’une ou l’autre ASBL pour un conseil en matière de législation sur les marchés publics.
La commune a souscrit à une dizaine de licences du logiciel « 3 P » de gestion des marchés publics. 3 licences sont utilisées par le service Equipement, les autres étant attribuées à l’Infrastructure. Ce logiciel permet notamment le suivi administratif des marchés et génère les principaux documents liés aux procédures (cahiers des charges, projets de délibération, rapports divers, états d’avancement, etc.).
A moyen terme, les perspectives de rationalisation, d’économie de temps et de sécurité juridique ne font pas de doute. Néanmoins à l’heure actuelle, l’utilisation du logiciel passe par une phase d’apprentissage et d’adaptation des méthodes de travail d’une part et de personnalisation des modèles d’autre part, ce qui représente une surcharge de travail assez conséquente pour le service qui est le plus « loin » dans l’utilisation du produit.
Le service participe activement à plusieurs projets transversaux comme l’audit énergétique.
Magasin central
L’acquisition du module ATAL « Intervention » exploité par le département Infrastructure permet à présent de lier toutes les sorties de fournitures administratives et techniques à un travail déterminé où à une implantation précise et, partant, d’affiner les coûts réels des interventions et des services communaux.
Des procédures sont à l’étude qui permettraient à la commune de récupérer des interventions effectuées par les services techniques pour compte de tiers (ASBL, Arrêtés du Bourgmestre, …)
La gestion de stock du magasin Electricité est entièrement informatisée et le bordereau du cahier des charges a été rationnalisé et adapté à une utilisation rationnelle de l’énergie (utilisation de piles rechargeables et de lampes peu énergivores) en collaboration étroite avec le service Electricité.
En mai 2009, le magasin « Chauffage » a été rattaché au magasin central et est en voie d’informatisation.
L’Equipement, désigné comme chef du projet E ATAL, a établi un circuit work-flow qui a été validé par le service Infrastructure.
Un groupe de pilotage pour la mise en œuvre d’E ATAL est organisé pour débuter avec 2 services pilotes volontaires : la forge et l’électricité ce qui permettra de lister les bugs éventuels avant d’étendre l’utilisation à tous les services communaux
METHODOLOGIE
Engagement des dépenses
Le Département s'est fixé comme ligne de conduite pour 2009, et ce pour la première fois, d'appliquer le principe, généralement reconnu comme étant de bonne gestion, de procéder dès le début de l'exercice à l'engagement budgétaire de toutes les dépenses fixes et certaines (par ex. les contrats de maintenance, de nettoyage du CSA, les dépenses énergétiques, etc.) et ce conformément aux prescrits du Règlement général sur la comptabilité communale. Cette méthode de travail permet d’avoir une vision « vérité » de l’état des dépenses et des marges budgétaires disponibles, de permettre au Collège de prendre les décisions de dépenses et de
Openbare opdrachten
Gunnen van openbare opdrachten van leveringen en sommige opdrachten van diensten:
- Alle opdrachten voor gewone leveringen : materialen voor de dienst Infrastructuur, administratieve leveringen, onderhoudsproducten, schoolmateriaal, werkkledij, beheer van het park van multifunctionele kopieertoestellen, enz.
- Verschillende opdrachten voor de gewone diensten : onderhoud van de werkkledij, herstellen van het koetswerk van de gemeentevoertuigen, REPROBEL, vertalingsopdrachten, opdracht voor leningen bestemd voor de financiering van de buitengewone begroting, opdrachten voor consultatie, enz.
- Opdrachten voor de buitengewone begroting : gereedschap, materiaal, meubilair, voertuigen, enz.
- Opdrachten voor leveringen en diensten gefinancierd door toelagen (Grootstedenbeleid, Netheidscontract, Veiligheidscontract, Fonds Europese toppen, enz.)
Rekening houdende met het strengere toezicht door de Overheid en op langere termijn het in werking treden van de nieuwe wetgeving inzake overheidsopdrachten, werd deze materie gecentraliseerd worden tot 2 polen nl. Infrastructuur en Uitrusting. Bijgevolg heeft de dienst Uitrusting bijkomende opdrachten moeten uitvoeren, diensten die tevoren door verschillende departementen uitgevoerd werden (cf. opdracht voor het afsluiten van een hospitalisatieverzekering-gezondheidszorg, opdracht voor het plaatsen van stadsmeubilair zoals informatiedragers, enz.).
De dienst wordt ook regelmatig geraadpleegd door het OCMW of door een of andere VZW voor een raadgeving inzake de wetgeving op de openbare opdrachten.
De gemeente heeft een tiental licenties onderschreven voor het gebruik van de software « 3P », programma voor het beheer van de overheidsopdrachten. 3 licenties werden toegekend aan de dienst Uitrusting, de andere licenties werden toegekend aan de het Departement Infrastructuur. Deze software laat de administratieve afhandeling van de opdrachten toe en genereert de belangrijkste documenten verbonden aan de procedures (bestekken, ontwerp van beraadslagingen, diverse rapporten, vorderingsstaten, enz.).
Op middellange termijn zullen de vooruitzichten inzake rationalisering, tijdsbesparing en juridische veiligheid geen twijfel meer zijn. Het gebruik van de software bevindt zich tegenwoordig nog in de vormingsfase en de aanpassing van de werkmethodes enerzijds en de aanpassing van de modellen anderzijds, brengen momenteel een aanzienlijke overmaat van werk met zich mee voor de dienst die het «verst» gevorderd is in het gebruik van het product.
De dienst werkt ook actief mee aan verschillende transversale projecten zoals het energie audit.
Centraal magazijn
Dankzij het aanschaffen van de ATAL «interventie» module door het departement Infrastructuur kan er nu een duidelijk verschil gemaakt worden tussen het gebruik van de administratieve benodigdheden en de technische benodigdheden voor een welbepaald werk of voor een bepaalde vestiging en zodoende de reële kosten vast te leggen van de interventies en van de gemeentelijke diensten
Nieuwe procedures worden onderzocht zodat de gemeente sommige uitgaven zou kunnen terugwinnen voor interventies die uitgevoerd werden ten laste van derden (VZW, Besluiten van de Burgemeester,…)
Het beheer van de stock van de dienst Elektriciteit is, in samenwerking met de dienst Elecktriciteit, volledig geïnformatiseerd en onderworpen aan de logica voor een rationeel energieverbruik (oplaadbare batterijen, milieuvriendelijke lampen …).
In mei 2009 werd de dienst Verwarming gekoppeld aan het Centraal Magazijn en volgt nu dezelfde weg als de dienst Elektriciteit qua informatisering & rationalisatie.
De dienst Uitrusting die piloot staat voor E ATAL volgt een work-flow schema die goedgekeurd werd door de dienst Infrastructuur.
De dienst Smederij en Elektriciteit zullen project leider zijn voor het opstarten van E ATAL, zodanig eventuele programmeringsfouten op te sporen en de nodige verbeteringen aan te brengen vooraleer het gebruik ervan uit te breiden naar al de gemeentediensten.
METHODOLOGIE
Vastlegging van de uitgaven
Het departement heeft voor 2009 als richtlijn vastgelegd, en dit voor de eerste keer, om het principe toe te passen, in het algemeen gekend als goed beheer, om vanaf het begin van het dienstjaar over te gaan tot de begrotingsvastlegging van alle vaste en zekere uitgaven (per vb.
onderhoudscontracten, onderhoud SAC, uitgaven i.v.m. energieverbruik, enz.) en dit overeenkomstig de voorschriften van het Algemeen reglement van de gemeentelijke
modifications budgétaires en connaissance de cause et d’éviter au maximum de se retrouver en fin d’année dans l’impossibilité de payer les factures, de devoir payer des intérêts de retard et/ou de reporter la charge financière sur l’exercice budgétaire suivant.
Procédures
Outre les réalisations déjà évoquées ci-dessus, le Département a, de manière générale, entamé une réflexion globale visant à rationaliser et clarifier les procédures concernant les divers domaines qu’il gère (commandes, factures, comptabilité, analyses) et des protocoles de fonctionnement ont été définis avec certains services.
boekhouding. Deze methode laat het toe een werkelijk zicht te hebben op de staat van de uitgaven en de beschikbare begrotingsspeling, zodanig dat het College volstrekt terechte beslissingen kan nemen over uitgaven en begrotingswijzigingen en om zoveel mogelijk te voorkomen dat we op het einde van het jaar in de onmogelijkheid verkeren om facturen uit te betalen.
Procedures
Naast de hierboven vermelde verwezenlijkingen, heeft het Departement op een algemene manier, een omstandige reflectie aangewend die zich richt op de rationalisering en de verduidelijking van de procedures betreffende de verschillende diensten door hem beheerd (bestellingen, facturen, boekhouding, ontledingen), bovendien werd een werkingsprotocol vastgesteld met sommige diensten.