S UIVI DE L ' EXECUTION DU MARCHE

Dans un délai maximum d'un mois calendrier à compter de la notification du marché, l'adjudicataire et le Service Public Fédéral/l'Administration tiendront obligatoirement leur première réunion de pilotage, dénommée réunion de KICK-OFF.

Cette première réunion permet de présenter les équipes respectives dans leur composition et leurs compétences, de fixer le calendrier des réunions de et du groupe de pilotage, de définir le planning de réalisation du marché, d’y exposer les principes du SLA, …

Elle aura lieu en dans le mois de l’attribution du marché, ou le mois suivant en cas d’attribution en fin de mois.

Approche projectuelle

Le SPF Finances applique sa propre méthodologie de gestion de projet, PMFin, basée sur Prince 2. Il utilise un outil de gestion de projet appelé ProjectMaster. Après le coup d’envoi, le PMO organise une brève séance de prise de contact qui permet de convenir des dispositions concrètes avec le chef de projet SPF Fin.

Le SPF Finances fait usage d’un outil de gestion de projet et de planning.

Le soumissionnaire se conformera à ces méthodes et en respectera les modalités.

En voici les principaux aspects :

• P.I.D. (project initiation document)

Le soumissionnaire joint à son offre (annexe 5) une proposition de PID, reprenant au minimum les éléments suivants :

o Contexte du projet o Définition du projet o Tolérances du projet o Contrôles du projet o Plan de qualité du projet

• Plan de projet

Le soumissionnaire joint à son offre (annexe 5) une proposition de plan de projet, reprenant au minimum les éléments suivants :

o Description du projet

o PBS, Product Breakdown Structure o PFD, Product Flow Diagram o Critères de qualité du produit o WBS, Work Breakdown Structure

o Calendrier d'exécution (planning avec indication des phases et des jalons), a priori sous la forme d'un schéma GANTT mentionnant les tâches, leur durée et les personnes concernées

o Structure de projet avec mention (nominative) des collaborateurs du soumissionnaire et, le cas échéant, la description des rôles des collaborateurs du SPF Finances nécessaires à l'exécution du projet

o Moyens nécessaires, par phase (finances, personnel, autres) o Analyse des risques (et définition des mesures de gestion) o Gestion de la qualité

Après l'attribution du projet, le soumissionnaire élaborera un P.I.D et un plan de projet complets et détaillés, qu'il présentera à la structure de gestion du projet du SPF Finances. La mise au point du P.I.D. et du plan de projet définitifs et détaillés fait partie de la première phase du projet.

L'approbation formelle du P.I.D. et du plan de projet ci-dessus par le Project Board (comité de pilotage du projet) est indispensable avant d'entamer la phase suivante.

Il appartient au soumissionnaire de veiller à la tenue à jour du P.I.D. pendant toute la durée du projet. Toute modification du plan de projet doit être approuvée formellement par le Project Board (comité de pilotage du projet).

• Suivi de l'exécution du contrat

Le suivi de l'exécution porte sur les structures de gouvernance, le rapportage périodique, la gestion des changements et la réception (provisoire) des produits.

• Structures de gouvernance

Tous les projets sont pilotés et gérés au sein des structures de gestion de projet du SPF Finances. Celles-ci sont représentées dans le schéma suivant :

Chaque projet du SPF Finances est dirigé par un Chef de projet. Celui-ci est nommé par le Sponsor, en concertation avec le Project Board (comité de pilotage).

Le soumissionnaire désignera son coordinateur de projet (chef de projet responsable au niveau du soumissionnaire).

Celui-ci et le Chef de projet assument l'entière responsabilité de la bonne exécution du projet.

Le Project Board (comité de pilotage) détient de larges compétences : il surveille le scope et les objectifs du projet, approuve le P.I.D. et le plan de projet initiaux ainsi que toutes leurs modifications, veille sur l'avancement du projet, confirme l'acceptation des livrables (livraisons partielles), et se prononce dans tous les litiges et/ou problèmes soulevés par le Chef de projet.

Il s'occupe de tous les aspects contractuels, administratifs et techniques de l'exécution du marché (garantie, respect des SLA, qualité de l'exécution, etc).

Le soumissionnaire déléguera un manager senior pour siéger au Project Board (comité de pilotage).

• Rapportage périodique

Le soumissionnaire et le coordinateur de projet désigné par lui (project manager responsable du soumissionnaire) mettront à la disposition du Chef de projet toutes les informations nécessaires pour surveiller le déroulement réel des activités du soumissionnaire et de la situation par rapport au planning.

Ce rapportage destiné au Chef de projet suivra une fréquence hebdomadaire, sur la base d'une situation représentée sur le schéma Gantt du projet, complétée d'une brève description écrite avec les points principaux, les problèmes éventuels et leur solution. Tous les détails des modalités de rapportage doivent être communiqués au début du projet.

Tous les aspects relatifs au fond (planning, risques, qualité, réception, ressources) seront d'abord évoqués au sein de l'équipe de projet. Si le Chef de projet le juge nécessaire, les problèmes seront soumis à l'examen et à la délibération du Project Board (comité de pilotage).

Chaque mois, le Chef de projet remet au Project Board (comité de pilotage) un rapport mensuel sur l'avancement du projet. Le cas échéant, le Chef de projet peut inviter le coordinateur externe à la réunion du Project Board (comité de pilotage) afin de l'éclairer plus en détail sur certains points.

• Gestion des changements

Tout changement (scope, résultats/produits visés, planning, budgets) au projet doit faire l'objet d'une demande de changement spécifiant le motif et l'impact du changement.

Le Project (comité de pilotage) décide du bien-fondé et de l'opportunité du changement envisagé. Il peut se faire assister du PMO (opérationnel) et/ou d'un expert (externe).

L'accord formel du Project (comité de pilotage) conditionne l'exécution des changements envisagés. Le cas échéant, le soumissionnaire se fera assister dans l'actualisation du P.I.D.

• Acceptation des produits et/ou services

La réception des résultats intermédiaires ou définitifs se fera suivant un processus standard.

Il importe à cet égard que le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur par écrit, à temps (au moins cinq jours ouvrables avant l'envoi du matériel ou l'installation du logiciel).

Tous les services ou fournitures doivent correspondre sous tous rapports avec les plans, documents et thèmes applicables à ce marché. Le SPF Finances procédera à un contrôle complet des résultats (produits et/ou services) en termes d'adéquation, de conformité et de bon fonctionnement. Le contrôle aura lieu dans les 30 jours suivant la date où le soumissionnaire annonce la disponibilité des résultats. Nous renvoyons aux clauses particulières du présent cahier des charges, qui exposent les directives en la matière.

Lorsque les opérations de contrôle sont achevées avec fruit et approuvées par le Project Board (comité de pilotage), le SPF Finances dresse un procès-verbal de réception provisoire des résultats (produits et/ou services) de la phase concernée.