A conceção de modelo aqui proposto, é uma conceção de modelo que não é a tradicionalmente aplicada nas áreas das ciências exactas. Trata-se de um modelo da área das Ciências da Informação, como foi já discutido no parágrafo 2.3.
Este Modelo á aplicado num estudo de caso – A gestão de informação numa escola secundária. Neste modelo tenta-se fazer um diagnóstico através da identificação de vários problemas relacionados com a gestão de informação e o funcionamento do Sistema de Informação e numa fase posterior se desenham soluções para os problemas encontrados, tentando harmonizar esse conjunto num pacote de acções com o objectivo de atingir uma melhoria da eficácia no funcionamento da organização.
O conjunto de alterações/mudanças que vão ser apresentadas neste capítulo resulta directamente do tratamento das entrevistas realizadas, e cada uma dessas alterações surge em correspondência com um ou vários problemas detectados na área de gestão de informação.
O facto de a maioria dos problemas identificados serem principalmente relacionados com a gestão de alunos é absolutamente normal, porque é exactamente aí que a maioria dos entrevistados sente os problemas da escola.
Um primeiro e problema central identificado é o de, o registo de faltas e das avaliações, na aplicação informática de gestão de Alunos, não ser actualmente feito pelos professores titulares das disciplinas. Este trabalho é feito actualmente pelo diretor de turma.
Uma alteração como esta permite que o trabalho burocrático de registo de faltas e avaliações passe a ser feito pelos respetivos professores das disciplinas, sendo o esforço dessa atividade dividido por várias pessoas, consequentemente realizado com muito maior rapidez e tornando a informação de faltas e avaliações sempre muito mas atualizada e disponível. Permite por outro lado que os diretores de turma se possam concentrar nas questões do foro pedagógico no seu trabalho com as turmas, com os ganhos inerentes a tal procedimento.
Este sistema informático, que permite o registo das faltas e dos sumários por parte dos professores, nas suas sessões letivas é até vulgarmente designado por Sistema integrado de gestão escolar. Não é uma questão nova, e percebe-se até, porque que é que os professores assinalam esta questão como sendo uma das mais importantes. Trata-se de
sistemas que embora não funcionem ainda na maioria das escolas secundárias, já existem em funcionamento em algumas delas, e este tipo de informação circula facilmente entre professores de escola para escola.
Para que a implementação desta alteração ao funcionamento do Sistema Informático, seja efetiva, há que ter em conta implicações importantes no funcionamento da organização escola. Uma primeira implicação relaciona-se com o facto de, ser imprescindível que exista um conjunto de recursos em número suficiente para implementar essa mudança. Deve existir um número suficiente de computadores para que os professores possam registar quer as faltas, quer as avaliações.
Se falamos no registo de faltas, também podemos falar em registo de sumários de aulas, pois são dois procedimentos muito próximos e que ocorrem numa mesma sessão letiva.
Sistema de Informação Professor Faltas, Sumários e Avaliações Diretor de Turma Justificação de faltas, Con sulta de f al tas, sumário s e aval iações Encarregado de Educação Dados, Faltas , Avalia ções
Dados, Faltas, Avaliações
Sistema Integrado de Gestão Escolar
Fig, 6 – Sistema Integrado de Gestão Escolar
A segunda é a existência de uma aplicação informática com essas funcionalidades, partilhada em rede que abranja, toda a área escolar, idealmente que possa ser acessível através da Internet, com o devido tratamento das questões relacionadas com a segurança.
Outra implicação tem estritamente a ver com a aplicação informática utilizada para a gestão escolar. A esta aplicação poderá apenas ser necessário adicionar um módulo, no entanto esta alteração deve ser convenientemente preparada. O acesso do exterior por parte dos encarregados de educação pode ainda ter maior impacto na configuração do sistema.
Esta alteração resolveria o problema numerado como 1 - Registo de Sumários, Faltas e classificações, apontado no capítulo anterior.
Para que o problema 2 - impressão de pautas de avaliação, das reuniões de Conselho de Turma fosse também resolvido, teríamos apenas que colocar impressoras em rede (na mesma rede da aplicação) e assim nas reuniões de avaliação poder-se-ia no final imprimir a pauta já com as alterações resultantes da reunião.
Da mesma forma, e em relação ao problema 25 - A monitorização de resultados escolares, a dita monitorização poderia ter lugar na própria reunião de avaliação e não em momentos posteriores como acontece actualmente. Um computador em rede ligado ao sistema informático da escola com um videoprojector resolveria esse problema. A questão dos indicadores e estatísticas necessárias para uma monitorização mais completa é uma outra questão. Actualmente as estatísticas que o sistema fornece são-no apenas de sucesso/insucesso. Na realidade, o tipo de análise que já é exigida aos Directores de Turma, passa pela comparação das notas entre períodos lectivo por disciplina e por aluno. Interessa o cálculo das descidas e subidas de notas, a verificação do valor absoluto das subidas, mas principalmente das descidas para poder detectar problemas na aprendizagem e na aquisição de conhecimentos/competências, e médias por aluno e por disciplina na avaliação dos períodos. Assim era possível acompanhar o progresso escolar dos alunos de uma forma mais próxima.
Em relação aos registos em sistema informático, o director de turma teria que controlar o registo de avaliações, de faltas e de sumários por parte dos professores.
Teria ainda que efectuar o controlo das faltas dos alunos, contactos com os encarregados de educação.
Quanto à justificação de faltas, embora possa ser feita pelo Director de Turma, estas poderiam ser realizadas centralmente, ou na secretaria, por funcionários ou por um grupo de professores com essa tarefa específica. Esta reorganização teria como vantagem a uniformização do tratamento dado às justificações, em relação às faltas de todos os
feito por uma equipa, dos Serviços Administrativos ou com um grupo de professores.
Ainda em relação a este conjunto de alterações, será talvez importante dizer o seguinte: - A questão dos perfis de acesso ao sistema de gestão de alunos tem que ser cuidadosamente definido. Naturalmente que todos os professores deverão ter acesso ao registo de faltas e de avaliações às disciplinas nas turmas, em relação às quais são professores titulares. O Director de Turma teria acesso a toda a informação da turma, faltas, avaliações, registos dos professores titulares, dados biográficos dos alunos e avaliações anteriores. Este acesso partilhado responde ao problema 16 -Alguma da informação do dossier de aluno, poderia ser partilhada por DT e professores da turma. Convirá dizer que o Coordenador de Curso, no caso dos profissionais necessita de um acesso mais alargado, a toda a informação do Curso que coordena.
Poderá não parecer, mas estamos aqui, perante uma questão importante. A definição de vários perfis de acesso a informação no âmbito do subsistema de Gestão de Alunos. Cada registo que fosse feito pelo professor titular deveria ficar convenientemente identificado, isto é, deveria existir um registo de auditoria, com identificação do código do utilizador, data e hora do acesso, área do programa acedida e tipo de operação. Estes registos permitiriam auditar os dados na aplicação em situações nas quais houvesse dúvidas acerca da integridade da informação e por outro lado permitiria até que existissem relatórios de acesso e utilização da aplicação num contexto escolar específico. - A outra questão relaciona-se com o ensino profissional. Os cursos profissionais, têm uma organização curricular diferente dos cursos de prosseguimento dos estudos. Cada disciplina é organizada num conjunto de módulos, em relação aos quais corresponde uma classificação que tem que ser registada. A classificação final da disciplina é a média aritmética das classificações aos respectivos módulos.
A disciplina só se encontra realizada quando a totalidade dos seus módulos tiver classificação positiva. Os módulos com classificação negativa podem ser recuperados e essa recuperação pode ter lugar em momentos previamente definidos ou quando o professor entender que o aluno está em condições de se submeter a essa recuperação. Isto implica que as recuperações de módulos devam também ser registadas.
A Gestão de alunos, neste segmento de ensino, obriga ao cálculo de um conjunto de indicadores importantes, para além das médias de cursos e médias de disciplinas e de estatísticas finais de aprovações/reprovações/desistências e de faltas. São necessários
indicadores como por exemplo, nº de módulos em atraso, por aluno, e por disciplina, em qualquer momento avaliativo, número de módulos leccionados, volume de formação para a execução física do POPH.
A necessidade destes indicadores é referida no problema 12 - Informações necessárias para os Cursos Profissionalizantes e para a execução física.
A comunicação com os encarregados de educação insere-se no conjunto de problemas que estão ligados com o funcionamento de uma parte específica do sistema de informação - a comunicação.
Neste particular, é notório que a aplicação informática de gestão de alunos permite alguma comunicação com os Encarregados e Educação. Permite a impressão de cartas para os Encarregados de Educação anexando as listagens de faltas justificadas e injustificadas dos seus educandos.
A utilização desta opção tem demonstrado que leva a um gasto enorme de papel, problema salientado em 7 - Comunicação com os EE´s deve ser feita de uma forma mais expedita. O sistema dá no entanto a possibilidade de converter essas listagens em documentos formato pdf que podem ser enviadas por mail como documentos anexados. Alguns Directores de Turma comunicam com os Encarregados de Educação, já à algum tempo desta forma.
As faltas dos alunos, são na verdade o elemento responsável pela maioria das comunicações com os Encarregados de Educação. É possível efectuar uma alteração no sistema de informação que pode reduzir bastante a necessidade de comunicação com os Encarregados de Educação, para além de evitar o gasto em papel e de selos que a comunicação por correio normal acarreta. Trata-se da possibilidade de o Encarregado de Educação aceder à informação de faltas do seu educando através da Internet.
Teria que se criar conta de acesso ao sistema de alunos por parte dos Encarregados de Educação. Esse seria um acesso restrito, com a segurança que tal acesso implica, somente às informações do seu educando – faltas, avaliações e dados gerais do educando.
Abordando agora o problema da comunicação é importante referir que a comunicação em áreas que têm a ver com alunos, da Direcção de Turma com os Encarregados de Educação, da Direcção de Turma com os professores da turma e da Coordenação de
Cursos com os Professores da Turma, alunos e Encarregados de Educação, o Sistema de Gestão de alunos poderia dar uma ajuda importante.
Poderia ter incorporado um sistema de alertas de comunicação, acompanhado por emails automáticos ou não, despoletados pelos originadores das mensagens.
É sabido que Portugal é um dos países com maior penetração de telemóveis por habitante. Essa característica pode ser usada em favor da melhoria de comunicação num sistema escolar. A comunicação dos Encarregados de Educação poderia também usar o canal de mensagens SMS.
A utilização de um email profissional e canal SMS ligado ao Sistema de Informação poderia eliminar uma série de problemas de comunicação identificados.
Contam-se por entre os problemas identificados a necessidade de existência de um registo de comunicação com o exterior 21 - um registo de comunicação com o exterior por parte da gestão de projectos dos Serviços de Psicologia e Orientação e outros. A comunicação por mail é bastante fiável e permite o registo das comunicações de uma forma segura, até porque essas podem até ser copiadas para programas cliente.
O Fluxo normal de comunicações numa escola obedece ao esquema: Direcção -> Conselho Pedagógico -> Coordenadores Departamento -> Subcoordenadores -> Professores.
A comunicação directa com professores, por parte da direcção por exemplo, que sai fora desse esquema institucional é um tipo de comunicação que pode ter interesse em várias situações e que pode ser resolvido facilmente com o sistema de mail institucional a funcionar, problema 22 - A comunicação direta com os professores. A utilização do mail para as convocatórias de reuniões, para lembrete de determinados e importantes acontecimentos na escola é um procedimento que aos poucos vai sendo adotado, problema 3 - Utilizar o mail [INF] para notificar os elementos da comunidade escolar de reuniões, eventos a realizar na escola. Este procedimento de comunicação deveria definitivamente ser adoptado, no caso das convocatórias, para já não substituindo a convocatória em papel, mas complementando-a e tendo força como convocatória oficial, mesmo sem a existência do papel.
Para tal é preciso que seja usado um mail institucional, para que exista um registo de envio que possa ser consultado. Uma possibilidade era que o envio por mail pudesse estar integrado no Sistema de Informação, numa aplicação informática permitindo o
registo de envio e de recepção. Em todo caso e como essa funcionalidade não existe nas aplicações actuais, o envio e recepção de mensagens por mail institucional é o mais adequado.
No caso de aleta para eventos, a utilidade do envio de mensagens continua a ser grande, pois é talvez a única forma de que todos tenham conhecimento do que se vai passando na escola. Pelas razões atrás apontadas, o envio de SMS, que deveria ser possível no Sistema de Informação também poderia ser utilizado para estes alertas.
No que respeita a eventos e acontecimentos relacionados com projectos em curso na escola, a divulgação poderá ser feita de várias maneiras, quer utilizando alertas em SMS, pequenas mensagens email chamando a atenção para descrições dos eventos que podendo ser enviadas nos próprios emails podem também ser colocadas em papel nos sítios mail visitados e na página da escola, problema 5 - O site [INF] entre muitas outras informações, poderá apresentar em últimas notícias, informação sobre os acontecimentos relevantes na escola assim como eventos a realizar.
Todos os projectos, acontecimentos a estes ligados, ou outros acontecimentos deveriam ser acompanhados por uma equipa que cuja responsabilidade primeira é a de tratar a imagem da escola. Esta responsabilidade envolve o acompanhamento dos projectos/eventos, a sua divulgação pelos diferentes meios, o registo dos projectos, da sua avaliação, a partilha de toda a informação relacionada com os mesmos e a comunicação com o exterior. Para abranger estas finalidades, a equipa deverá ser formada por pessoas na área do marketing. A criação de um Plano de Comunicação anual seria uma boa prática, na medida em que é sempre importante estabelecer as bases de funcionamento de uma equipa com tantos objectivos e importantes para o funcionamento da escola. Esta situação responde aos Problemas 18 - Criar equipa com competências na área do Marketing. Esta equipa elaboraria um Plano de Comunicação, e seria responsável pela imagem da escola e 17 - Os projetos desenvolvidos na escola, deveriam ser documentados e registados, assim como a respectiva avaliação do projecto, e essa informação partilhada por todos os professores.
A partilha de vários tipos de documentos necessita de ser agilizada. A colocação dos documentos partilháveis é feita num servidor numa estrutura de pastas criadas para o efeito. No entanto, esta rede não está acessível por toda a escola, nem é possível o acesso através da Internet.
A colocação deveria ser dividida em dois grandes grupos documentos gerais, aos quais, todos os elementos da comunidade escolar deveriam ter acesso, e específicos, aos quais só os elementos constituintes desses grupos poderiam aceder. Entram nesta última categoria, documentos específicos dos grupos de docência, de outros grupos, e dos departamentos.
O acesso FTP, mascarado em HTTP, feito através de um navegador normalmente pela Internet, com a respectiva autenticação seria de grande utilidade. Esta mudança responde a 4 - A partilha de documentos deverá ser feita de uma forma mais prática e fácil. Uma forma interessante e correcta de partilhar os documentos, poderia ser através do moodle da escola. Estes documentos gerais poderiam ser colocados em áreas a que todos os elementos da comunidade escolar tivessem acesso. Os outros em áreas às quais tivessem acesso os elementos que pertencem a grupos específicos. O Moodle continuaria a ser um meio de excelência de interacção pedagógica entre professores e alunos com a colocação de conteúdos, partilhas e até avaliações. Abandonaria sim, a utilização de página de escola ou site da escola, com todas as informações que um site desse tipo deve comportar. Mudança que aborda o problema 6 - O moodle [INF] deverá funcionar como instrumento de partilha e interacção pedagógica.
Deve ser seriamente considerada a colocação do moodle num servidor externo à escola, pois o custo dessa colocação é diminuto e as vantagens em termos de ganhos na manutenção do sistema em funcionamento são grandes.
A gestão dos casos de indisciplina, com a possibilidade de registo, tipificação e obtenção de estatísticas sobre a indisciplina eram de extrema utilidade que pudessem funcionar no sistema de informação escolar. Mudança assinalada em 8 - A gestão de casos de indisciplina na escola, deveria ser prevista no SI.
A não existência de este tipo de gestão associada aos sistemas de gestão de alunos é uma falha, que pode eventualmente ser colmatada com a criação de um sistema próprio, que pudesse obter alguma informação do subsistema de gestão de Alunos.
Da mesma forma, e este embora algo mais independente das outras aplicações informáticas, o subsistema de gestão de inventário e avarias é de extrema utilidade no funcionamento de uma escola. Esta poderia ser uma aplicação a funcionar de forma independente das outras que suportam o funcionamento do Sistema de informação. Responde a problema referido em 9 - Gestão das avarias de equipamentos, que está intimamente ligada à gestão de inventário de equipamentos na escola.
O grupo AAE – Auto Avaliação de Escola, tem como objectivo realizar anualmente uma avaliação interna da Escola de acordo com um modelo previamente construído, e que culmina com a produção de um relatório da avaliação efectuada.
Os dados necessários para a dimensão Resultados da AAE não são satisfeitos por nenhuma aplicação informática baseada na Gestão de Alunos. Problema referido em 11 - O tratamento de dados necessários para a AAE.
Alguns exemplos de informação que não é possível extrair dos Sistemas de gestão de Alunos, relacionadas com indicadores importantes para a Auto-Avaliação de Escola: Médias por turma, Médias de cursos, Tempo médio de permanência num ano escolar, taxas de transições/reprovações, respectivas percentagens, comparação das taxas de transição ao longo de vários anos lectivos, qualidade do sucesso, sucesso/insucesso por disciplina, casos de indisciplina ao longo de um ano lectivo, evolução dos casos de indisciplina ao longo de vários anos lectivos, etc…
Para resolver este problema só criando uma aplicação especificamente para obter os dados a partir da aplicação de alunos, das aplicações de Exames ( do Básico e do Secundário). Aqui poderemos ter o problema da exportação dos dados necessários a partir das aplicações referidas.
A informatização das actas é um processo que já começou em algumas áreas da escola. As actas poderiam estar disponíveis em formato digital, para consulta por parte dos professores dos grupos. Seriam documentos, aos quais, os participantes nas respectivas reuniões poderiam ter acesso. A partilha poderia ser como a dos documentos específicos dos diversos grupos que reúnem habitualmente na escola.
As actas podem ser partilhadas num servidor, ou no moodle como já foi dito acima. Problema relatado em 13 - As actas deveriam ser todas informatizadas.
Cabe aqui a referência à síntese do Conselho pedagógico, que não sendo uma acta da mesma reunião é um resumo importante das decisões e conclusões ocorridas nas reuniões desse órgão fundamental da escola. Este resumo, que contem informação importante e que todos os professores devem conhecer, podendo ser transmitido por email, também poderia ser colocado no moodle na área de documentos gerais, ficando