P´eriode de retour

Em termos de suporte ao funcionamento do sistema de informação visto no seu todo, e que envolve sistemas tecnológicos, existem atualmente na escola um conjunto de aplicações informáticas que funcionam de uma maneira semi-integrada. Isto significa que entre algumas das aplicações, e através de funcionalidades de importação/Exportação, é possível transferir dados centrais evitando a necessidade de reintrodução dos mesmos. Em certa medida, poder-se-ia dizer que esta ligação entre as aplicações é até obrigatória, uma vez que se tratam na sua maioria de aplicações desenvolvidas pela mesma empresa de software.

Esta metodologia de funcionamento não corresponde no entanto a uma verdadeira integração de sistemas, como é fácil de perceber.

A razão para o facto, relaciona-se com o aparecimento gradual das diferentes aplicações informáticas para irem resolvendo problemas específicos, com alguma comunicação como já foi referido, mas tendo sido desenvolvidas sem uma visão geral de sistema de informação e sem atender às crescentes necessidades que a gestão de informação em ambiente escolar veio sucessivamente trazer para o funcionamento actual de uma organização escolar.

Reconhece-se no entanto algum esforço de normalização feito pelo Ministério da Educação, embora mais centrado nas necessidades de Informação do Ministério, do que propriamente tendo por base o funcionamento da organização escola.

Aliás, data de Outubro de 2006 a criação de uma estrutura orgânica no Ministério da Educação, MISI, para o Desenvolvimento do próprio sistema de Informação do Ministério. “Criado pela nova orgânica do Ministério da Educação aprovada pelo Decreto-Lei nº 213/2006, de 27 de Outubro, o Gabinete Coordenador do Sistema de Informação do Ministério da Educação - MISI@ - tem como missão criar, manter e garantir o bom funcionamento do sistema integrado de informação do ministério, tendo sido concebido como uma estrutura transversal de apoio à governação e administração, por forma a assegurar que o sistema de informação se mantenha actualizado, coerente e acessível. A respectiva orgânica foi aprovada pelo Decreto-Lei nº 88/2007, de 29 de Março.”, (PORTUGAL. Leis e Decretos)

Já em 2006, o MISI – Gabinete Coordenador do Sistema de Informação do Ministério da informação, criou um programa de certificação de aplicações informáticas usadas nas escolas, suportados por vários despachos e decretos de lei desde Dezembro de 2005 a Agosto de 2007.

A certificação abrange as aplicações de gestão de pessoal e vencimentos, de gestão de alunos e de gestão de acção social escolar e incide não sobre as funcionalidades das aplicações informáticos mas sim sobre a especificação dos ficheiros XML gerados e exportados pelas aplicações informáticas.

Deste programa de certificação para exportação de dados resultaram as seguintes aplicações informáticas separadas por Áreas funcionais:

Em 2008, o MISI alargou esta certificação, às escola profissionais privadas, contemplando a exportação de dados, de pessoal e ou alunos. A lista de aplicações certificadas foi a seguinte:

Figura 5 – Lista de Aplicações informáticas certificadas pelo MISI para as Escolas Privadas

As aplicações em funcionamento na escola são na sua maioria da JPM&Abreu, que iniciou a sua actividade em 1994, e foi uma das primeiras empresas a colocar no mercado, soluções para a área da Gestão e Administração Escolar.

O Sistema tecnológico de suporte ao funcionamento do Sistema de Informação Geral, no sentido da definição mais lata, baseia-se fundamentalmente na aplicação de gestão de alunos. Aliás foi por esta aplicação que se iniciou o desenvolvimento de todas as outras aplicações informáticas que suportam o funcionamento do sistema de Informação.

As aplicações informáticas da JPM&Abreu utilizadas no Sistema de Informação, são: a Gestão de Alunos, SASE – Acção Social Escolar, GPV- Gestão Pessoal e de Vencimentos e Contabilidade.

GESTÃO DE ALUNOS

Contempla o ensino regular, recorrente e profissional para Básico e Secundário, incluindo o 1º Ciclo.

Funcionalidades presentes:

Avaliação, assiduidade, matrículas, estatísticas de sucesso/insucesso escolar, comunicações aos encarregados de educação, exames do básico e ligação ao ENES e ENEB.

Impressão de mapas e listagens, das quais se destacam: o Pautas de Avaliação o Fichas Informativas o Termos (9º ano) o Registos Biográficos o Extractos de Assiduidade o Certificados

o Gráficos de Sucesso/ Insucesso Escolar

o Listas de Turma

o Impressos de Matrícula o Listagens diversas

SASE - ACÇÃO SOCIAL ESCOLAR

Gestão administrativa e financeira dos serviços de Acção Social Escolar.

Registo de encargos, pagamentos, receitas e movimento bancário. Controlo de subsídios, gestão de apoios, seguro escolar, gestão do refeitório, stocks, registo de ementas, cálculo de custos por refeição, leite escolar, etc...

o Diários de Cofre, Facturas e Banco o Livro Caixa

o Trimestrais de Alimentação, Acidentes e Alunos Bonificados o Livros Auxiliares

o Extracto de Fornecedor o Controlo de Mercadorias

o Listagens de Alunos Subsidiados o Mapas de Análise Mensal e Trimestral o Conta de Gerência

GESTÃO DE PESSOAL E VENCIMENTOS

Gestão de Pessoal e Vencimentos, sendo automatizada a ligação entre as duas áreas. Registo de faltas e licenças, marcação de férias, contagem de tempo de serviço e listas de antiguidade. Processamento da remuneração principal, adicional, horas extraordinárias, subsídio de Férias e Natal. Impressão de mapas oficiais e outras listagens de gestão interna, dos quais destacamos:

o Mapas de Faltas (geral e individual) o Pedido de Férias

o Listas de Antiguidade

o Folhas de Vencimento

o Requisição de Fundos

o Modelo RF3

o Relações e ficheiros para Banco, CGA, Seg. Social e DGT.

o Relações de Abonos e Descontos

o Ficha de Vencimentos

o IRS individual

o Declaração Anual de IRS - Anexo J (ficheiro)

CONTABILIDADE

Contabilidade para o Sector da Educação

Aplicação informática para Contabilidade do Sector da Educação. Responde ao sistema actual de contabilidade a que as escolas estão obrigadas, articulando procedimentos técnicos no âmbito do POC-Educação.

Permite a substituição dos modelos da escrituração manual por registos informatizados, tais como: Folha de Cofre, Diário de Facturas, Contas Correntes, Livro Caixa, Balancetes, Aplicação de Verbas, Alterações Orçamentais, etc...

Ligação ao GPV para registo automatizado das despesas com pessoal.

DCS - HORÁRIOS

Objectivos gerais

o Elaboração automática de horários; o Edição manual de horários;

o Impressão de horários de Turmas, Professores e Salas; o Gestão de salas;

o Elaboração automática de calendários para reuniões de avaliação.

Gerador automático

o Satisfação das regras de elaboração de horários designadamente: Furos dos

professores, máximo de horas seguidas (dos professores e turmas), máximo de tempos por dia (dos professores e turmas), Línguas Estrangeiras seguidas, Educação Física depois do almoço, Disciplinas opcionais no inicio/fim de um bloco de aulas, etc.

o Muitas possibilidades de configuração com destaque para:  Distribuição da carga horária dos professores e turmas;  Inicio e duração do almoço das turmas e professores;

 Reserva de tempos lectivos (para turmas, professores e salas), impedindo o

gerador de colocar aulas nesses tempos;

 Dia livre do professor (automático, definido ou nenhum);

Editor de horários

o Possibilidade de construção de horários de raiz ou editar/completar os horários

resultantes da geração automática;

o Possibilidade de construção de horários a partir da turma, professor ou sala;

o Possibilidade de o professor leccionar duas ou mais turmas

em simultâneo. Possibilidade de desdobrar a turma em línguas, aulas práticas, etc.; Facilidade de utilização

o Ajuda sensível ao contexto em todas as janelas do programa (teclando F1 ou

activando o botão ajuda);

o Principais tabelas de dados (Turmas, professores, Salas e disciplinas) integradas

numa única janela e com tratamento idêntico.

o Várias interfaces gráficas para tornar a introdução de dados, mais rápida e intuitiva.

De entre elas destaque para o Editor de horários, Editor de Salas e Mapa de distribuição de serviço.

Introdução dos dados

Entrada de dados muito facilitada, incluindo:

o Assistente para criação de novo ficheiro;

o Assistente para criação de novo plano curricular;

o Possibilidade de copiar Planos Curriculares de umas turmas para outras;

Impressão

o Imprimir horários de Turmas, Professores e Salas;

o Imprimir horários de Actividades (Aulas de Substituição, Direcções de Turma, etc.) ; o Exportar horários para colocar na Internet / Intranet;

o Impressão de mapas globais de horários de Turmas, Professores e Salas: (que

permitem ver vários os todos os horários na mesma folha);

o Impressão de Livros de Ponto de Turmas, Professores, Salas de Aula e

Actividades.

Gestão de faltas e substituições

Gestão de faltas e substituições dos professores, incluindo:

o Registo de faltas/ substituições dos professores para consulta, edição, listagens,

etc.

o Apoio à decisão: "Quem vai substituir o professor A, B ou C ?";

o Impressão de diversos mapas/listagens relativos a faltas e substituições;

o Tratamento estatístico incluindo taxas de presença e substituição (por professor,

período de tempo, actividade, etc.). Reuniões de professores

o Geração automática de reuniões de avaliação com possibilidade de: o Imprimir calendário de reuniões;

o Imprimir agenda de reuniões para cada professor;

o Definir professores Volantes, Presidente e Secretário das reuniões;