Test de Kolmogorov-Smirnov

Um dos pontos fulcrais a ser tratado no trabalho desenvolvido no Hospital de Braga baseia-se na digitalização, não do processo integral, mas com incidência na plataforma onde são armazenados todos os documentos que são digitalizados. Suscitam algumas incongruências nesta fase, na metainformação utilizada, nas especialidades contidas no sistema, no tipo de descrição, tal pode gerir inúmeras inconformidades numa perspetiva a longo prazo no que toca à preservação digital, mas também a curto prazo, pois devido a todas as reformulações sentidas nos últimos anos no hospital em relação a este tema, muitas dessas modificações não foram adaptadas à prática atual.

O documento tradicional (objecto que se guardava em instituições destinadas a preservar a memória) deu já lugar a uma realidade virtual, que se constrói e reconstrói permanentemente, que se transfere de lugar e de suporte físico em frações de segundos e que se reproduz sem limites passando a localizar-se, simultaneamente, numa pluralidade de espaços e tempos. (Ribeiro 2005)

38 Tal demonstra a realidade atual sentida, onde a disponibilização de documentos em meio digital gera diversas transformações no âmbito da disseminação da informação em massa, possibilitando ao utilizador um rápido acesso e a possibilidade de se conseguir transferir e multiplicar a informação.

Segundo Pinto (2011) e de acordo com a Gestão da Informação, sintetiza as principais características da digitalização da seguinte forma:

 Centra-se no processo de transferência analógico-digital;

 No entanto, não se confina ao ato de digitalizar um documento analógico para suporte digital;

 Implica uma série de atividades das quais resulta a produção de informação digital que será descrita, armazenada, gerida, disponibilizada e usada no curto, médio e longo prazo;

 Requer a assunção do enfoque na qualidade do processo de digitalização (boa digitalização);

 É indissociável da automatização de processos organizacionais e consequente investimento efetuado e/ou a efetuar em TIC;

 Deve ser inserida no contexto alargado da gestão da informação no contexto organizacional;

 É uma atividade cada vez mais central em organizações e instituições. Em suma, tais conceitualizações reforçam que a digitalização é um processo maioritariamente realizado diretamente sobre o suporte onde a informação foi registada, ou seja, é possível perceber que a digitalização tem por finalidade fazer uma cópia fiel (reprodução) de um documento para o formato digital, tendo, na nossa perspetiva que ser assumida como uma atividade integrante da Gestão da Informação em instituições/organizações.

A digitalização de documentos torna-se um instrumento de fundamental importância para a conservação e disseminação da informação de forma universal. Além de ser um procedimento que ajuda a reduzir custos no que concerne a uma diminuição das necessidades de armazenamento físico, uma vez que o arquivo é reduzido drasticamente com a passagem para o digital, reduz também os tempos de acesso à informação pretendida e a distância, faz com que os utilizadores tenham acesso à informação desejada no lugar que esteja em questão de segundos com a mesma veracidade e autenticidade.

A digitalização é uma das medidas levadas a cabo para proceder à disponibilização das informações. Uma das principais funções da digitalização é evitar a manipulação excessiva do documento original, descartando, assim, a possibilidade do desgaste do mesmo, mas essa nova cópia nem sempre substitui legalmente a original.

39 O processo de digitalização tem o seu próprio ciclo, segundo (Pinto 2011) este processo evidencia-se da seguinte forma:

Ilustração 13 Ciclo do Processo de Digitalização, Pinto (2011)

Este ciclo subdivide-se em 7 etapas definidas por Pinto (2011) definidas a seguir. Começando pela fase inicial a seleção/preparação, onde os documentos em suporte analógico são selecionados e preparados para de seguida serem digitalizados, depois e intrinsecamente ligada com a anterior é o manuseamento dos originais, ou seja, são vistos aspetos da Preservação Documental a nível operacional (Conservação e Restauro) dos originais, com a finalidade de verificar as suas condições estruturais para que as possibilidades de danificação do documento sejam as mínimas possíveis, uma vez que uma das principais funções da digitalização é evitar a manipulação excessiva do documento original, eliminando a possibilidade do desgaste do mesmo.

De seguida inicia-se a transformação do analógico para o digital, através por exemplo, de scanners, esta é a fase da digitalização. Após os documentos serem digitalizados passam para um formato, podendo passar a JPEG, PDF, RAW e TIFF e depois têm de ser armazenados em plataformas digitais, podem ser repositórios digitais.

Inicia-se a fase da descrição, denominada por criação da metainformação, na qual o documento digitalizado é descrito, através da indexação e criação de metainformação, facilitando assim, o processo de recuperação da informação pelo utilizador. Esta fase deve estar em acordo com a organização e contexto em causa, esta etapa visa então, descrever características técnicas e a tecnologia usada na formação do objeto digital (metainformação técnica), ou seja, pretende-se uma descrição exclusiva do objeto digital, quanto ao processo de captura, o ambiente tecnológico (hardware e software) e características físicas (tipo e dimensão).

40 Depois de concluídas as etapas supracitadas, o documento que foi digitalizado encontra- se preparado para ser disponibilizado aos utilizadores. Por último, a fase da reutilização, onde o utilizador tem a possibilidade de, após encontrar os documentos que necessita este pode analisar, investigar as reflexões ali contidas nas suas investigações.

Neste trabalho estas fases serão estudadas e trabalhadas de forma a criar procedimentos para boas práticas do processo de digitalização.

No entanto, outro problema subjacente à digitalização prevalece, pois apesar dos documentos analógicos serem digitalizados e armazenados em suporte digital, não significa que o papel seja eliminado. Ou seja, a libertação de espaço e custos de armazenamento físico podem sofrer diminuições, mas não são substanciais, muito devido à legislação imposta sob a informação clínica e devido à incerteza que ainda prevalece quanto ao ambiente digital e preservação da informação em meio digital.

Tem que se partir da ideia que é impossível conservar toda a informação produzida, tanto em papel como digital, pois a duplicação em massa torna-se redundante e impraticável a nível económico, tempo e espaço a nível da conservação de todos essas repetições da mesma informação, por esta razão torna-se importante selecionar os documentos em suporte analógico de acordo com critérios de temporalidade e prioridade.

A conservação da memória, hoje, torna imperioso fazer eliminações com base em critérios de selecção objectivos e rigorosos, que implicam o estabelecimento de princípios fundamentadores para essa selecção, bem como o domínio das tecnologias para garantir uma migração sucessiva de suportes, necessária devido à rápida obsolescência do hardware e do software. (Ribeiro 2005)

O esforço levado a cabo pela digitalização não produz resultados em pleno, muito devido aos problemas levantados, a coexistência do documento analógico apesar da existência do suporte eletrónico, a existência de múltiplas aplicações informáticas com fraca interoperabilidade entre elas a legislação existente no que concerne à informação clínica, que não apoia em pleno estas estratégias tecnológicas, por estas razões continua a subsistir a necessidade do acesso ao processo clínico em papel do utente.

Qualquer estratégia de digitalização deve inserir-se numa perspectiva mais lata de desmaterialização da informação clínica, na qual está implicada a adopção de processos funcionais sustentados em soluções tecnológicas que permitem a gradual diminuição da produção e uso do formato papel.(Gonçalves 2011)