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Na categoria de Excesso de Processamento foram identificados 5 (cinco) desperdícios, sendo todos eles relacionados a prestação de contas das diárias. As tarefas identificadas foram: Incluir prestação no SIPAC; Solicitar aprovação proponente; Autorizado pelo proponente; Recebimento da prestação no SIPAC e Prestação aprovada no SIPAC.

Como Excesso de Processamento pode ser considerado todas as atividades cujo processamento das informações vai além do requisitado (McManus, 2015). Para Shingo (1996), esse desperdício do processamento normalmente ocorre em relação ao processamento de atividades redundantes, isto é, atividades em que o cliente não está interessado. Nesse sentido, todas as atividades relacionadas à prestação de contas no SIPAC são redundantes e

geram retrabalho aos participantes do processo. Vejamos alguns trechos relatados pelos participantes do grupo focal:

"Vocês entendem que há um retrabalho em relação a prestação de contas comparando com o fluxo anterior para o atual fluxo? Sim! É um retrabalho grande, por que a gente alimenta tanto o SIPAC e depois o SCDP, e eu vejo assim, hoje muitas unidades elas questiona porque muitas vezes o processo ele anda mais rápido no SIPAC, por conta de alguns impedimentos na hora do cadastro da PCDP, e quando a gente vem prestar contas no SIPAC, que vai lançar no SCDP, não está disponível ainda para o caso desse cadastro né, por algum problema da pessoa tá bloqueado." (Grupo Focal)

"[...] Eles não têm acesso a cadastrar essa prestação de contas, pois só quem pode cadastrar no SCDP é o solicitante de viagem[...] é feita a prestação de contas no SIPAC, após analisada a prestação de contas no SIPAC, a gente vai e cadastra a prestação no SCDP, aí às vezes ocorre a demora ou há pendência pois o usuário tem diárias e passagem e ele só presta contas da diária." (Grupo Focal)

É possível identificar que a atividade de cadastrar a prestação de contas precisa ser feita nos dois sistemas. Conforme demonstrado no fluxo do SCDP (Figura 13), o cadastro e aprovação da prestação de contas das viagens já é realizado pelo sistema, não haveria a necessidade desse fluxo também ser realizado no SIPAC.

Fica evidente que, no fluxo anterior adotado pela UFRN com o uso apenas do seu sistema, essa rotina de prestação de contas pelo SIPAC era necessária, afinal a prestação de contas das viagens é uma determinação legal, mas a partir da implantação do SCDP nas rotinas da instituição essa atividade torna-se redundante.

No fluxo atual de trabalho o servidor precisa cadastrar no SIPAC a sua prestação de contas em até 5 (cinco) dias a contar do seu retorno. Após o cadastro e envio no SIPAC a prestação de contas ficará pendente de aprovação do proponente. O proponente verifica as informações cadastradas e aprova ou não a prestação de contas. Uma vez aprovada pelo proponente, a prestação de contas é enviada a DCF para análise e aprovação final. Após a aprovação pelo DCF o processo no SIPAC é encerrado.

Mas depois de todo esse fluxo nada foi realizado no sistema SCDP dessa prestação de contas. É necessário que o mesmo servidor da DCF que analisou e finalizou a prestação no SIPAC faça o cadastro desses documentos no SCDP. Ou seja, a unidade já poderia ter cadastrado tudo diretamente no SCDP, evitando esse excesso de processamento nessa atividade.

Além desse retrabalho, alguns problemas foram identificados associados a essa tarefa. O SIPAC cobra a prestação de contas do servidor independente dele ter recebido as diárias.

Em muitos casos, quando a prestação de contas que está no SIPAC vai ser exportada para o SCDP, a PCDP ainda não está na etapa da prestação de contas, pois, diferentemente do SIPAC, no SCDP a PCDP só fica disponível para prestação de contas após o seu pagamento.

Alguns servidores, por exemplo, não acham justo fazer a prestação de contas sem ter recebido o pagamento das diárias, e quando não ocorre esse cadastro em até 5 (cinco) dias do retorno no SIPAC, o sistema bloqueia não só o proposto, mas toda a unidade requisitante. A unidade fica impedida de cadastrar outras requisições, para propostos distintos, em virtude apenas de uma pendência desse tipo, gerando atraso em todo o fluxo da viagem. Esses problemas também foram relatados no grupo focal:

"[...] um problema que identifica-se é que no SIPAC a requisição, depois de liquidada, quando fica no status de liquidado, passado o prazo da viagem, os 5 dias após retorno da viagem, o sistema SIPAC começa a cobrar já a prestação de contas do proposto e muitas vezes ele nem recebeu sua diária ainda no SCDP[...] e tem que prestar conta no SIPAC, porque se não ai bloqueia a unidade toda né. Não bloqueia só o proposto, bloqueia a unidade toda forçando eles a prestarem contas, sem nem ter recebi, muitas vezes sem nem ter recebido a sua diária via SCDP" (Grupo Focal)

"O SCDP só cobra realmente a prestação de conta, que também ele envia emails automáticos para o proposto cobrando a prestação de contas, depois da diária ser paga, só depois da diária realmente ser paga, aí ele entra no fluxo lá de processo em prestação de contas, mas enquanto não tiver nessa etapa do processo, o processo não tiver nessa etapa, ele não cobra nada não." (Grupo Focal)

Também cabe destacar que o fluxo atual de trabalho centralizou todo o processo de cadastro da prestação de contas no SCDP nos setores de contabilidade e do SCDP. Isso porque no SIPAC cada proposto cadastra a sua prestação, no entanto, como eles não têm acesso ao SCDP, o cadastro da prestação é feito pelo próprio colaborador que faz a aprovação da prestação de contas.

4.2 – COMPARATIVO DAS DIÁRIAS PAGAS NOS EXERCÍCIOS DE 2018 E 2019 E O