2. PHYSICS OF SMALL FIELD DOSIMETRY
2.3. Overview of current reference and relative dosimetry of
2.3.2. Relative dosimetry
Foi demonstrado ao longo dessa pesquisa a importância do processo de modernização da Administração Pública Federal nos últimos anos, buscando implantar um modelo gerencial no lugar do até então burocrático adotado em nosso país. A implantação desse novo modelo de administração, juntamente com a constante evolução e aprimoramento das Tecnologias de Informação e Comunicação, foram fundamentais para o aumento da eficiência, eficácia e transparência da APF. Nesse novo contexto, o uso de ferramentas e sistemas de informação, aliado a uma gestão de processos focada em resultados, passou a ser fundamental a essa gestão pública moderna e eficiente.
Nesse sentido, essa pesquisa propôs estudar a seguinte questão: “Quais os problemas
do atual fluxo de concessão de diárias e passagens da UFRN e como redesenhar esse processo de forma a aumentar a sua eficiência e eficácia com o uso dos sistemas SIPAC e SCDP?”. De forma a responder esse questionamento, foi realizado todo um trabalho de
mapeamento do atual fluxo da instituição, através da técnica BPMN, que juntamente com as técnicas de mapeamento de valor e grupo focal, foram fundamentais para a identificação dos problemas e desperdícios que trazem prejuízo ao processo.
Identificou-se, conforme demonstrado no capítulo 4, que o atual fluxo da UFRN é pouco eficiente, tendo em vista que gera muito retrabalho para os participantes do fluxo e está contribuindo para um aumento expressivo de atrasos no pagamento das diárias. Os principais desperdícios encontrados foram relacionados às categorias do Lean Office Excesso de Processamento, Movimento Desnecessário, Superprodução e Espera.
Todos esses desperdícios estão direta ou indiretamente relacionados ao fato de não haver nenhum tipo de integração entre o sistema da UFRN (SIPAC) e o do Governo Federal (SCDP). Como já comentado anteriormente, apesar de todos os esforços empreendidos pela UFRN nesse sentido, a integração não foi possível e a implantação do SCDP precisava ser realizada na instituição, tendo em vista a sua obrigatoriedade de utilização.
Nesse sentido, o que se buscou nessa pesquisa a partir dos problemas e desperdícios identificados, e da impossibilidade de integração automática dos sistemas, foi propor melhorias e aprimoramentos, tanto no sistema SIPAC como no fluxo do processo. Acredita- se que a adoção das melhorias propostas irá aprimorar os trabalhos do Setor do SCDP, além dos demais envolvidos, e diminuir os desperdícios identificados do atual processo, melhorando a qualidade dos serviços executados, aumentando a sua eficiência e reduzindo o custo.
Além disso, esse aprimoramento poderá agregar maior valor aos sistemas SIG- UFRN, ao passo que estaria disponível a ser implantado em qualquer outra instituição cooperada que já utiliza o SIPAC, podendo melhorar o fluxo dessas instituições também, já que o SCDP também é utilizado por elas. Além disso, é possível que, no longo prazo, haja interesse de instituições que ainda não fazem parte da rede de cooperação, podendo ocorrer um incremento na receita da UFRN por essas adesões.
Quanto às limitações dessa pesquisa, destaca-se o fator tempo como o principal limitador, pois inicialmente era previsto um projeto de intervenção por completo, onde além da identificação dos problemas e desperdícios, apresentação do plano de melhoria e da remodelagem do processo, houvesse a implantação das medidas propostas e a avaliação de sua eficácia. No entanto, não foi possível implantar e avaliar o modelo proposto, tendo em vista que o processo de implantação não envolve esforços apenas do pesquisador, mas envolve também a disponibilidade de pessoal da SINFO, PROAD, e demais setores envolvidos.
Nesse sentido, por entender a importância da implantação das medidas propostas, esse pesquisador está à disposição da instituição para participar da aplicação prática do plano de melhoria, seja no esclarecimento de dúvidas sobre os dados coletados, seja para aprofundar as discussões sobre a aplicação das melhorias, sempre visando o aperfeiçoamento do processo tratado nesse estudo.
Por fim, sugere-se que o processo de implantação do modelo proposto nessa pesquisa, bem como a avaliação quanto a sua eficácia e eficiência, também possa ser objeto de novos trabalhos de pesquisa, de forma que haja um aperfeiçoamento constante do processo, contribuindo com todos os usuários e clientes dessas informações.
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APÊNDICE A – CONVITE PARA PARTICIPÇÃO EM PESQUISA
Prezado (a) Colaborador (a),
Na qualidade de aluno do Programa de Pós-Graduação em Gestão de Processos Institucionais – MPGPDI da UFRN, estou desenvolvendo um projeto de intervenção com o objetivo de identificar os possíveis problemas e/ou falhas no atual fluxo de Diárias e Passagens da UFRN com a implantação do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens – SCDP, sistema do Governo Federal, e o uso já feito pela UFRN do SIPAC para o mesmo fim.
Tendo vista a sua posição como colaborador (a) da unidade (setor de trabalho), responsável por (atividade desempenhada no fluxo), gostaria de convidá-lo a participar do Grupo Focal denominado “Grupo de Trabalho de Diárias e Passagens – GTDP”, cujo objetivo é reunir os principais agentes envolvidos no fluxo de concessão de Diárias e Passagens da UFRN para mapear e identificar os pontos positivos e negativos processo atual.
O GTDP será composto por até 08 (oito) participantes e está programado para ocorrer em um encontro presencial com duração máxima de 02h (duas horas). O local e horário dos encontros será comunicado por e-mail, com antecedência mínima de 05 dias úteis. A sua participação é fundamental para o sucesso dessa pesquisa, conto com sua valorosa participação. Por favor, confirmar sua participação até o dia xx/yy/zzzz.
Atenciosamente,
Daniel Bessa de Menezes
APÊNDICE B – TERMO DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO
Prezado (a),
Este é um convite para você participar da pesquisa intitulada: IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE CONCESSÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS NA UFRN: UMA PROPOSTA DE INTERVENÇÃO NO FLUXO ATUAL DE SOLITAÇÃO VIA SIPAC, que tem como pesquisador responsável o Sr. Daniel Bessa de Menezes, mestrando do Programa de Pós-Graduação em Gestão de Processos Institucionais, sob orientação do professor Dr. André Morais Gurgel.
Esta pesquisa pretende investigar o atual fluxo de concessão de diárias e passagens na UFRN, tendo em vista que no ano de 2019 a UFRN passou a utilizar o Sistema de Concessão de Diárias e Passagens do Governo Federal – SCDP, além do uso que ela já faz do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC. Sendo assim, o objetivo geral dessa pesquisa é propor melhorias na utilização dos sistemas SIPAC e SCDP na solicitação de diárias e passagens da UFRN, de forma a tornar o processo mais eficiente, eficaz e com o menor custo possível.
A coleta de dados será realizada por meio de um Grupo Focal, formado por até 08 (oito) participantes, todos envolvidos no fluxo processual de concessão de diárias e passagens na UFRN. Caso você decida participar, você deverá participar de um encontro presencial do grupo focal, com duração máxima de 02h (duas horas), a ser realizado em ambiente agradável, tranquilo, sem quaisquer objetos que possam desviar a atenção do grupo ou interromper a discussão, como telefones, por exemplo. O pesquisador responsável e também moderador irá fomentar a discussões do grupo com o objetivo de identificar os pontos positivos e, principalmente, negativos do atual fluxo processual. A pesquisa será gravada em meio digital.
O (a) sr. (a) poderá se beneficiar desta pesquisa com a possível melhora do atual fluxo, diminuindo possíveis retrabalhos e aumentando a eficiência e eficácia de todo o processo. Você tem o direito de se recusar a participar ou retirar seu consentimento, em qualquer fase da pesquisa, sem nenhum prejuízo para você. Os dados que você irá nos fornecer serão confidenciais e serão divulgados apenas em congressos ou publicações científicas, não havendo divulgação de nenhum dado que possa lhe identificar. Durante todo o período da pesquisa você poderá tirar suas dúvidas ligando para o número (84) 99422-3248.
__________________ (rubrica do Participante/Responsável legal) ___________________ (rubrica do Pesquisador)
Eu,
_____________________________________________________________________, CPF ________________________________, após ter sido esclarecido sobre os objetivos, importância e o modo como os dados serão coletados nessa pesquisa, além de conhecer os riscos, desconfortos e benefícios que ela trará para mim e ter ficado ciente de todos os meus direitos, concordo em participar da pesquisa dinâmica do engajamento em equipes de projetos, e autorizo a divulgação das informações por mim fornecidas em congressos e/ou publicações científicas desde que nenhum dado possa me identificar.
Natal, _____________________
__________________________________________________ Assinatura do participante da pesquisa
APÊNDICE C – TERMO DE AUTORIZAÇÃO PARA GRAVAÇÃO DE VOZ
Eu, ____________________________________________________, inscrito no CPF nº ___________________________, depois de entender os objetivos e benefícios que a pesquisa intitulada “IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE CONCESSÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS NA UFRN: UMA PROPOSTA DE INTERVENÇÃO NO FLUXO ATUAL DE SOLITAÇÃO VIA SIPAC” poderá trazer e, entender especialmente os métodos que serão usados para a coleta de dados, assim como, estar ciente da necessidade da gravação de minha entrevista, AUTORIZO, por meio deste termo, o pesquisador responsável Sr. Daniel Bessa de Menezes realize a gravação de minha entrevista sem custos financeiros a nenhuma parte.
Esta AUTORIZAÇÃO foi concedida mediante o compromisso do pesquisador acima citado em garantir-me os seguintes direitos:
I. Poderei ler a transcrição de minha gravação;
II. Os dados coletados serão usados exclusivamente para gerar informações para a pesquisa aqui relatada e outras publicações dela decorrentes, quais sejam: revistas científicas, congressos e jornais;
III. Minha identificação não será revelada em nenhuma das vias de publicação das informações geradas;
IV. Qualquer outra forma de utilização dessas informações somente poderá ser feita mediante minha autorização;
V. Os dados coletados serão guardados por 5 anos, sob a responsabilidade do pesquisador Daniel Bessa de Menezes, e após esse período, serão destruídos e,
VI. Serei livre para interromper minha participação na pesquisa a qualquer momento e/ou solicitar a posse da gravação e transcrição de minha entrevista.
Natal/RN, ____/____/______
_______________________________________________________ Assinatura do Participante da Pesquisa
________________________________________________________ Assinatura do Pesquisador
APÊNDICE D – ROTEIRO GRUPO FOCAL
1. RECEPÇÃO, ENTREGA E ASSINATURA DO TERMO DE
CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO e TERMO DE GRAVAÇÃO DE VOZ 2. APRESENTAÇÃO DO MODERADOR
Prezados, bom dia! De início gostaria de desejar as boas vindas a todos vocês e desde