Detector response

Nesta seção, apresenta-se uma proposta de intervenção com a formulação de um plano de melhoria para o processo, visando sanar os desperdícios/problemas identificados na coleta e análise dos dados e apresentar um novo fluxo (remodelagem) para o processo atual.

Através dos dados apresentados nas seções anteriores, é possível afirmar que o atual fluxo de concessão de diárias e passagens na UFRN é pouco eficiente, tendo em vista o retrabalho gerado em diversas fases do processo e o aumento considerável na incidência de atrasos nos pagamentos das diárias, indo de encontro inclusive aos normativos legais que regem a matéria.

O plano de melhoria que aqui será apresentado divide-se basicamente em duas ações: a) melhorias e ajustes necessários no sistema SIPAC; e b) melhorias no fluxo processual. Conforme destacado na introdução desse estudo, e também relatado no grupo focal, o sistema

SIPAC é um sistema administrativo integrado da UFRN, ou seja, diversos módulos, de áreas distintas, comunicam-se entre si.

A demora da implantação do SCDP na instituição ocorreu justamente porque a UFRN não cogitava a possibilidade de abandonar totalmente o uso do SIPAC em detrimento do SCDP, tendo em vista os demais controles e integração que apenas o SIPAC realiza, logo, propor melhorias e um aprimoramento da ferramenta agregará mais valor aos sistemas SIG’s da UFRN do que propor o seu desuso.

Ademais, essa linha de ação vai ao encontro das metas estabelecidas pela UFRN em seu Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). Pode-se destacar, a título de exemplo, a Meta 17 do PDI para o período de 2015 a 2019 (novo PDI ainda não publicado), que estabelece uma modernização da gestão universitária com a atualização e a otimização, até 2019, de 50% das funcionalidades implantadas nos sistemas SIG-UFRN, associadas aos processos administrativos. Como estratégias recomendadas para essa meta foram apresentadas:

1. Realizar estudos para atualização da arquitetura dos sistemas SIG-UFRN; 2. Realizar estudos para a otimização dos processos administrativos cujas funcionalidades serão revisadas nos sistemas SIG-UFRN; 3. Buscar padronizar os processos modelados em relação aos demais parceiros usuários dos sistemas SIG-UFRN; 4. Aprimorar os sistemas SIG-UFRN, de modo a permitir o trâmite totalmente eletrônico de processos e documentos; 5. Dar prioridade ao atendimento no formato digital de processos, requisições, memorandos e outros documentos; 6. Eliminar a aceitação e envio em papel de requisições, memorandos e outros documentos, observando o princípio da sustentabilidade ambiental; (UFRN, 2015)

Além disso, com a implantação das melhorias no sistema que aqui serão apresentadas, o módulo de diárias e passagens do SIPAC estaria apto a ser implantado em qualquer outra instituição cooperada que já utiliza o SIPAC em suas rotinas, uma vez que atualmente apenas a UFRN utiliza essa funcionalidade do sistema, de acordo com a planilha “Implantação por Módulos” disponível no sitio eletrônico Portal de Cooperação.

Já as melhorias no fluxo processual visam eliminar atividades consideradas desnecessárias ao processo e que apenas contribuem para o maior tempo de tramitação das concessões, além de transferir atividades e servidores para o setor do SCDP visando centralizar atividades que serão mais bem desempenhadas com acesso direto ao SCDP.

Quadro 12 – Plano de melhoria para a concessão de diárias e passagens da UFRN

Proposta Melhoria Origem do

Problema Justificativa

1. Eliminar as requisições de diárias e passagens e criar uma requisição única, denominada Requisição de Viagem (Modelo proposto no Apêndice H);

SIPAC

Um dos principais problemas identificados na modelagem do processo, e relatado no grupo focal, foi o fato do SIPAC tratar diárias e passagens em requisições distintas. Trabalhar com duas requisições gera: menor eficiência ao processo, contribuindo para um maior atraso do processo; gera retrabalho para a equipe envolvida; contribui para o aumento de erros na seleção dos empenhos e vai de encontro ao fluxo do SCDP. O SIPAC até iniciou no passado esse projeto de requisição única, mas não foi concluído e implantado na UFRN.

2. Tramitação totalmente eletrônica da requisição/processo de concessão de diárias e passagens;

SIPAC

A tramitação de documentos fisicamente no fluxo atual gera movimentos desnecessários, maior tempo de tramitação dos pedidos, maior gasto de recursos e constante necessidade de digitalização de documentos. Dessa forma, a nova requisição (Requisição de Viagem) deverá ter todas as suas assinaturas e tramitação de forma eletrônica.

3. Eliminar as autorizações "Autoridade Superior" e

do "Ordenador de Despesa"; SIPAC

Nos casos em que faz-se necessário a autorização da autoridade superior do órgão, no caso da UFRN o Reitor, o próprio SCDP já barra em seu fluxo e o gestor precisa acessar com o sem

Token para autorizar, logo, não há necessidade dessa autorização também ser realizada no

SIPAC. O mesmo ocorre com o Ordenador de Despesa, que precisa assinar a mesma concessão tanto no SIPAC como no SCDP, gerando retrabalho no processo.

4. Descentralizar a atividade e perfil de "Solicitante de Viagem" no SCDP de forma a permite que não apenas o Setor do SCDP faça os cadastros no sistema, mas também outros setores estratégicos;

Fluxo Processo

Atualmente apenas os colaboradores do Setor do SCDP/PROAD que são cadastrados no SCDP como "Solicitante de Viagem", logo, todo o cadastro das viagens no sistema só é realizado por essa equipe. Descentralizar essa atividade para setores que são grandes requisitantes de viagem, como a Pró-Reitoria de Pós-Graduação por exemplo, melhoraria a agilidade e eficiência do setor e do processo, pois a equipe do setor é muito reduzida para a demanda da instituição. 5. Transferência da atividade "Analisar processo"

realizada pelo Setor de Contabilidade/DCF nos Fluxo Processo

Essa atividade gera uma superprodução desnecessária ao processo, gerando maior atraso nos processos em virtude da análise não ser realizada com acesso ao sistema SCDP, que já faz boa

processos de diárias para o setor do SCDP; parte da conferência de forma automática. Além disso, com a implantação do SCDP foi criado um setor específico para centralização dessas atividades. Com essa medida também não haverá mais a necessidade de incluir o documento "despacho de liquidação" no processo, já que o processo (PCDP) tramita no SCDP.

6. Remoção de 02 (dois) colaboradores do Setor de

Contabilidade/DCF para o Setor do SCDP/PROAD; Fluxo Processo

Com a remoção das atividades que hoje são realizadas no Setor de Contabilidade/DCF, e que causam algum desperdício ao processo, para o Setor do SCDP/PROAD, faz-se necessário a remoção desses colaboradores para o setor de forma a não gerar mais sobrecarga de trabalho na equipe.

7. Alocação de mais 01 (um) colaborador no Setor

do SCDP/PROAD; Fluxo Processo

Atualmente o setor conta apenas com 03 (três) colaboradores, sendo um deles bolsista, cujo expediente fica limitado a meio turno (manhã ou tarde). Mesmo com a proposta de remoção de mais 02 (dois) colaboradores do Setor de Contabilidade, a equipe do SCDP é responsável por todo o fluxo de diárias e passagens da instituição, logo, a demanda é muito elevada para a atual equipe, contribuindo para o aumento nos atrasos das diárias.

8. Eliminar as etapas de prestação de contas no SIPAC;

SIPAC / Fluxo Processo

A prestação de contas das viagens é uma etapa obrigatória do fluxo de concessão de diárias e passagens, e deve ser realizada no âmbito do SCDP. Atualmente é feita a análise e aprovação da prestação de contas tanto no SIPAC como no SCDP, gerando um retrabalho. Como praticamente apenas a equipe do SCDP que acessa ao sistema, o SIPAC teria apenas uma função para inserir os documentos da prestação para anexar ao SCDP. A medida que o perfil de "Solicitante de Viagem" for sendo descentralizada para as unidades, o cadastro dos documentos já ocorreria diretamente no sistema.

As medidas de ajustes propostas para o fluxo do processo podem ser aplicadas de forma imediata pelos setores e participantes do processo, gerando melhorias para todos os envolvidos. Já as medidas que necessitam ajustes e/ou aprimoramentos no SIPAC, precisam ser submetidas à demanda da SINFO, necessitando de mais tempo para sua implantação.

Cabe destacar que no passado a própria equipe já tentou desenvolver, a pedido da Agência Brasileira de Inteligência (ABIN), um modelo de requisição única para essas concessões também denominada “Requisição de Viagem”, disponível inclusive no módulo de requisições do sistema. Mas essa requisição nunca chegou a ser utilizada pela UFRN, assim como também caiu em desuso na ABIN em virtude do SCDP.

Nesse sentido, caberá a equipe técnica da SINFO avaliar qual a melhor estratégia para atender essa demanda, adaptar a requisição que hoje já existe no SIPAC, mas não está adequada as rotinas atuais, ou criar uma nova requisição do zero, sendo essas observações inclusive relatadas pelo representante da SINFO no grupo focal:

“Assim, a minha colocação é rápida também, mas no SIPAC a gente sabe que tem a requisição de viagem, que a UFRN nunca utilizou, foi uma demanda da Agência Brasileira de Inteligência quando era, quando ela era nossa parceira na cooperação. Então podemos pegar essa requisição, como a gente já conversou, e tentar estudá-la e ver o que precisa adaptar né, e aí já que é uma requisição única resolveria esse grande parte, digamos 90% dos problemas de vocês né, aí só caberíamos julgar se esse ajuste nessa requisição era viável ser no SIPAC ou fazer uma nova ferramenta do zero, que seria fora do SIPAC. Ai teríamos que julgar, avaliar se seria muitos ajustes, e aí tem que julgar se valeria a pena ou não partir para esse outro caminho, mas que existe essa opção né, quando eu falo outra ferramenta é a SINFO desenvolver outra ferramenta nova, fora da estrutura do SIPAC.”

(Grupo Focal)

Sendo assim, a partir das propostas constantes no plano de melhoria apresentado, foi realizada a remodelagem do processo para apresentação do modelo TO BE para o novo modelo gerencial de concessão de diárias e passagens na UFRN, conforme apresentado na Figura 17.

Figura 17 – Remodelagem (TO BE) do Processo de Solicitação e Concessão de Diárias e Passagens da UFRN