Background

Como Superprodução foram destacas as tarefas Analisar processo; Incluir despacho de liquidação e Inserir espelho do empenho no processo. No conceito dos autores Womack e Jones (1998) e Ohno (1997), voltado para o campo industrial, Superprodução seria produzir excessivamente ou cedo demais, resultando em um fluxo pobre de peças e informações, ou excesso de inventário.

Já McManus (2005), com sua abordagem voltada ao Lean Office, classificava Superprodução como uma produção e distribuição de mais informações que o necessário. Ele citava como exemplos desse desperdício: Detalhes desnecessários; “Empurrando” e não “puxando” dados/informações; Disseminação excessiva etc.

Diferentemente do fluxo das passagens, todo o fluxo das diárias ocorre de forma eletrônica através da Mesa Virtual do SIPAC. Uma vez gerada e assinada a requisição de diárias, o SIPAC gera um processo eletrônico que é encaminhado ao Setor de Contabilidade da DCF. O processo de diária, antes de chegar ao Setor do SCDP, passa por uma análise do Setor de Contabilidade, setor que é responsável pela fase da liquidação de despesas.

Como no fluxo de diárias da UFRN, antes da implantação do SCDP, esses processos eram analisados nesse setor, acharam por bem não eliminar essa etapa no novo fluxo com o SCDP já em uso. No entanto, essa etapa do processo, sendo realizada nesse setor, gera um grande desperdício para o processo.

Nessa análise o servidor verifica informações como: data de início e término do evento; destino; documentos comprobatórios; quantidade de diárias; valor das diárias; valor dos descontos; classificação do proposto; meio de transporte, dentre outros detalhes. No fluxo até a implantação do SCDP na UFRN, essa análise não só era obrigatória como essencial para o processo de concessão das diárias, mas acredita-se não ser mais no atual fluxo.

Uma grande parte das informações que são analisadas pelo setor, de forma manual, já é feita de forma automática no SCDP. Ao inserir o CPF do proposto, por exemplo, o próprio SCDP já identifica se ele é um servidor público federal ou não e, com isso, e já calcula qual o valor da diária que ele fará jus na sua viagem. Além disso, o sistema fará o cálculo do valor total a receber; quando deverá ser descontado de vale alimentação; vale transporte; se haverá ou não auxilio locomoção, dentre outras informações.

Esse retrabalho e dificuldade de analisar esses processos de forma manual, quando há um sistema capaz de fazer de forma mais automatizada, foram destacados por diversas vezes na reunião do grupo focal, conforme podemos observar dos trechos a seguir:

"[...] uma fragilidade que eu vejo é a dificuldade com relação à classificação do proposto[...] as vezes vem informação insuficiente sobre a qualidade desse proposto, se ele é servidor federal, estadual, ou enfim, municipal, ou se é colaborador eventual. Então muitas vezes eu acabo tendo que buscar em outras fontes, como Portal da Transparência, ou mesmo escavador, pra tentar descobrir qual é o tipo de proposto, justamente pensando no retrabalho que essa classificação errada pode dar quando chega lá no setor do SCDP" (Grupo Focal)

"[...] depois que é feito o empenho, chega lá ele ver que não é servidor, é colaborador, aí tem que voltar tudo, então eu tenho que ter esse trabalho anterior de buscar em outras fontes para evitar que chegue lá e retorne[...] ele ver que não era aquela classificação e faz todo o trabalho de volta, e isso acaba atrasando ainda mais porque as vezes retorno requisição, porque isso implica também em deslocamento, em auxílio alimentação, e no fluxo lá na origem eles demoram a receber processo, ainda tem assinatura do ordenador de despesa de novo, quando chega para mim de novo as vezes a viagem já passou" (Grupo Focal)

"[...] o SCDP ele faz integração com diversos outros sistemas para trazer os dados reais do proposto, certo. A partir do CPF, se ele for um servidor da administração pública federal, ele vai buscar esses dados num sistema[...] o servidor ele pode mudar a sua condição de servidor para aposentado a qualquer momento certo, e isso é alimentado no banco de dados, por exemplo, do SIAPE[...] então digamos que nesse mês ele esteja como servidor de um determinado órgão, daqui a dois meses ele pode se aposentar certo[...] mas quando coloca-se o CPF dele novamente daqui a dois meses ou sistema puxa os dados daquele cadastro dois meses atrás, não existe uma atualização na condição dele[...] mas a gente só vai identificar que a situação dele mudou quando vai se cadastrar a PCDP no SCDP, ai havendo a necessidade de se retornar, e a necessidade de ajuste, porque nessa mudança de condição de servidor para colaborador eventual é descontos que são feitos com uma condição não é feito em outra, então havendo necessidade de ajustes nos formulários" (Grupo Focal)

"[...] essa divergência de informação ela pode alterar o valor que vai ser pago, por exemplo, a título de diária, é isso? Sim, perfeito" (Grupo Focal)

Ou seja, além de gerar uma superprodução e retrabalho nessa análise manual, há grandes chances da classificação que foi realizada pelo SIPAC, e confirmada pelo analista em uma análise manual, está errada, implicando em alteração do valor das diárias que serão pagas e na necessidade de retornar os processos para ajustes. Essa etapa do fluxo da concessão das diárias é determinante para que seja observado o prazo legal para pagamento das diárias que, conforme determinação legal, deve ser realizado com 5 (cinco) dias de antecedência da viagem.

Outro detalhe muito importante verificado nessa etapa, é a impossibilidade do analista identificar impedimentos para o proposto. Como o SIPAC é um sistema administrativo interno da UFRN, ele não tem como identificar situações impeditivas a nível nacional, apenas

internamente. Nesse sentido, caso um servidor da UFRN esteja com alguma prestação de contas pendente na UFRN ele fica impedido de solicitar nova diária, mas se essa pendência for com outro órgão da APF o SIPAC não irá identificar, e o analista irá liberar o processo para empenho e envio ao SCDP. Quando ocorrer a tentativa de cadastrado da PCDP, o SCDP irá identificar essa pendência, impedindo o cadastro dessa solicitação e obrigando o setor a retornar o processo a unidade de origem, conforme relatado pelos participantes do grupo focal:

"Uma fragilidade que é claramente identificada, é o fato do sistema que a gente utilizava até então, SIPAC, não enxergar, não visualizar, situações de impedimento que o SCDP enxerga, por exemplo: é prestação de contas pendentes de um proposto com algum outro órgão certo." (Grupo Focal)

"[...] muitas vezes o processo ele avança no SIPAC e quando chega para ser cadastrado no SCDP a gente identifica uma pendência do proposto com algum outro órgão, e tornando isso, torna necessário o retorno do processo para algum ajuste, aguardar a regularização do proposto com esse outro órgão ou fica no setor de concessão de diárias e passagens aguardando essa regularização." (Grupo Focal)

Além disso, outra falha que essa análise no Setor de Contabilidade gera é a divergências no valor total a pagar. Foi identificado que o SIPAC não adotava alguns critérios adotados pelo SCDP no cálculo das diárias, por exemplo: quando o voo de retorno a sede do servidor tinha partida em um dia e o desembarque a partir das 00:00h do dia seguinte, o SCDP calcula mais 0,5 (meia) diária nessa concessão, além dos demais descontos, gerando uma diferença entre o valor da requisição do SIPAC e a PCDP, já que o SIPAC não considerava essa meia diária a mais. Esse problema também foi identificado pelos participantes do grupo focal:

"Eu acho que todos concordaram comigo aqui, o maior problema foi o fato do, a requisição de diárias no SIPAC calcular as diárias da mesma forma que o SCDP calcula certo, com lógicas diferentes, com lógicas distintas certo, o SIPAC talvez não estivesse atualizado com relação a alguns cálculos, que o SCDP traz essa atualização." (Grupo Focal)

"[...] se as requisições de diárias tivessem chegado para o setor do SCDP sem esse cálculo certo, que ele previamente faz no SIPAC, eu acho que boa parte dos retornos de requisições, de ajustes de requisições, não teriam sidos feitos." (Grupo Focal)

Esses desperdícios e retrabalhos identificados no processo tem gerado, na visão dos participantes do grupo focal, um maior atraso no pagamento das diárias:

"[...] um problema que existe também: o pagamento da diária, pagamento de muitas diárias no SCDP tem sofrido atraso em razão de retrabalho, em razão de impedimentos identificados, em razão também do volume enorme de diárias que chega no setor e com poucas pessoas para atender." (Grupo Focal)

As demais tarefas classificadas como Superprodução, Incluir despacho de liquidação e Inserir espelho do empenho no processo, estão relacionados a documentos desnecessários para o atual fluxo. O despacho de liquidação é um documento inserido pelo analista no processo eletrônico informando que os documentos foram analisados e que a diária está apta a ser paga, além de conter o valor a pagar e os dados bancários do proposto.

Esse documento era utilizado para gerar a liquidação no sistema SIAFI, mas com a utilização do SCDP não se faz necessário. A análise da diária é feita no momento do cadastro da PCDP, incluindo a informação do servidor responsável pela análise e cadastro. Além disso, já contém todos os dados bancários do proposto e valores a pagar, inclusive sendo a liquidação realizada dentro do próprio SCDP. Com o uso desse sistema, a própria PCDP assume o papel do processo eletrônico.

Nessa mesma linha temos o espelho do empenho. Todos os empenhos emitidos no SIAFI para diárias e passagens são cadastrados no SCDP, logo, no momento do cadastrado da PCDP o analista só precisa saber o número do empenho, pois as demais informações já estarão no sistema. Para ambas as situações, há uma Superprodução em gerar esses documentos e inserir no processo eletrônico, uma vez que não são necessários para o SCDP.