LES RISQUES ET LES MOYENS DE CONTROLE DU CYCLE PAIE

Risque 1 :

Des salaires sont alloués à des employés fictifs. Contrôle 1 :

Un triple contrôle peut être effectué pour éviter ce risque à savoir :

1. Rapprochement entre la paie du mois M et celle du mois M-1 : L’explication des variations est revue et visée par le Responsable des Ressources Humaines. 2. Rapprochement des données des bulletins de paie aux courriers signés du

responsable des ressources humaines mentionnant les modifications survenues (embauche, changement de salaire, départ etc.) communiquées à l’assistant paie via la fiche d’ordonnancement.

3. Tout salarié a un matricule attribué à son entrée et mentionné dans le registre du mouvement du personnel au niveau du responsable des Ressources Humaines, il est unique. Tout salarié ne possédant pas de matricule peut être identifié dans le journal de paie.

Risque 2 :

Emission d’une fiche d’ordonnancement erronée par l’assistant paie Contrôle 2 :

Rapprochement entre la paie du mois M et celle du mois M-1 : Les variations sont expliquées et revues par le Responsable des Ressources Humaines

Risque 3 :

Erreur de saisie de la fiche d’ordonnancement par l’assistant paie. Contrôle 3 :

Il est préconisé un contrôle du bulletin de paie par le salarié lui-même. De ce qui précède, une procédure de réclamation n’est pas définie précisément. En cas de contestation, l’assistant paie chargé de la catégorie de personnel auquel est rattaché le salarié, traite la réclamation et définit l’éventuelle régularisation à apporter sur la période suivante.

Risque 4 :

Les éléments variables pris en compte dans le calcul de la paie (heures supplémentaires, avances, promotion) sont incomplets ou fictifs.

Contrôle 4 :

Les éléments variables de la paie sont saisis par l’Assistant paie par salarié sur les fiches d’ordonnancement. Les fiches d’ordonnancement sont des documents qui rassemblent tous les éléments de la paie par salarié. Ces fiches d’ordonnancement sont saisies par l’Assistant Paie sur BODET (logiciel informatique). Le Responsable de la paie détecte les saisies faites sur Bodet par l’affichage d’un «crayon» sur l’écran, elle vérifie la conformité de la saisie avec les fiches et vise l'imprimé en vigueur

Risque 5 :

Erreurs ou omissions dans le remboursement des avances diverses. Contrôle 5 :

Il n’existe pas d’échéanciers individualisés par agent dans le logiciel de paie.

La retenue des remboursements des avances est faite à partir du carnet contenant les fiches d’avances.

Cet imprimé indique le montant avancé, les échéances de règlement demandées par l’emprunteur ainsi que les visas du responsable RH, Finance et de son supérieur hiérarchique pour accord.

Risque 6 :

Manipulation des données du fichier maître Contrôle 6 :

Rapprochement entre la paie du mois M et celle du mois M-1 : Les explications des variations sont revues et visées par la Responsable des Ressources Humaines.

Risque 7 :

Modification non autorisée dans BODET. Contrôle 7 :

Un triple contrôle peut être effectué pour éviter ce risque à savoir :

1. Une fiche d’ordonnancement est établie par salarié pour intégrer les éléments variables dans la paie du mois. Cette fiche d’ordonnancement est signée par le Responsable Ressources Humaines.

2. Le Responsable paye détecte les saisies faites sur Bodet par l’affichage d’un « crayon » sur l’écran, il vérifie la conformité de la saisie avec les fiches et vise l’imprimé en vigueur.

3. Toutes les corrections dans BODET sont autorisées par le responsable RH selon un imprimé en vigueur.

Risque 8 :

Les cotisations sociales ne sont pas calculées suivant les barèmes légaux en vigueur. Les retenues sur salaires non conformes aux exigences fiscales (exemple : calcul de l’impôt)

Contrôle 8 :

Une table de rubriques regroupe toutes les rubriques soumises aux impôts sur salaires et celles soumises aux cotisations sociales, si une nouvelle rubrique est créée pour un salarié, l’assistant paie s’assure si elle est soumise aux impôts sur salaires et/ou aux cotisations sociales et que le calcul est correct.

Risque 9 :

Variation inexpliquée de la masse salariale d’un mois sur un autre. Contrôle 9 :

Rapprochement paie m/m-1. Les explications des variations sont revues et visées par la Responsable des Ressources Humaines.

Risque 10 :

Les salaires des expatriés erronés dus à l’utilisation de taux de change non actualisés ou à des erreurs de calculs.

Contrôle 10 :

La paie du mois est faite à partir des contrats de travail de chaque expatrié. Cette paie est identique d’un mois sur un autre.

Les contrats étant établis quelques fois en monnaie du pays d’origine des expatriés, les rubriques sont estimées en euros à l’aide des taux de change du jour de l’établissement de la paie obtenus auprès des banques locales. Les taux de change non obtenus auprès des banques locales sont obtenus à partir d’Internet sur le site «Pacific Exchange rate Service»

Le directeur général (Bussiness Unité Director) vise le livre de paie après contrôle. Risque 11 :

Le déversement des données du logiciel SAGE vers le logiciel comptable génère des anomalies.

Comptabilisation des données de la paie différente de la paie calculée. Contrôle 11 :

Le Legal & Tax Manager s’assure que le fichier Excel de la paie transmis par les RH correspond bien au livre de paie version papier que lui a remis l’assistant de paie.

Le Legal & Tax manager à l'aide d'une Macro charge sur MFG Pro le fichier Excel reçu de l'assistant paie. Cette macro est paramétrée pour comptabiliser correctement le livre de paie.

Après chargement de la Macro, le Legal & Tax manager s’assure que le livre de paie a été correctement comptabilisé (Comptes utilisés, montant,…..etc.).

Risque 12 :

Erreurs dans l’état récapitulatif des jours de congés acquis par employé. Contrôle 12 :

Le salarié remplit une fiche de congé qu’il fait signer par son responsable hiérarchique et le directeur RH. Une copie de cette fiche est remise au service paie.

Risque 13 :

Estimation erronée de certaines provisions relatives aux expatriés. Contrôle 13 :

Le Contrôleur Financier estime lui même les provisions suivantes : - VPA : variable paie appointement,

- OVERSEAS ou Bonus expatriés et Retraite. Risque 14 :

Les salaires versés (tout mode de paiement confondu) ne correspondent pas aux salaires mentionnés sur les bulletins de paie et l’état des virements (salaire fictif, oubli, doublon) Le montant du salaire crédité par la banque en faveur du salarié ne correspond pas au montant indiqué sur l’état des virements.

Contrôle 14 :

Pour les salariés locaux, le Legal & Tax Manager procède tous les mois au pointage du net à payer des bulletins de paie avec les états de paiement des salaires par virement et espèces.

Risque 15 :

Les salaires net à payer comptabilisés ne correspondent pas aux salaires réellement payés.

Contrôle 15 :

Le Legal & Tax Manager rapproche le net à payer comptabilisé et le net à payer réglé. Risque 16 :

Le numéro de compte bancaire du salarié est erroné (erreur au niveau des Ressources Humaines ou du Contrôleur Financier)

Contrôle 16 :

Contrôle du virement par le trésorier en rapprochant le montant du virement au listing de paiement des salaires par virement.

Pour les paiements en espèces, l’état des paiements des salaires en espèces est rapproché par les signataires avec le chèque établi pour alimenter la caisse pour le paiement des salariés.

Risque 17 :

Le montant du salaire versé en faveur de l’expatrié ne correspond pas au montant figurant sur l’état des virements

Contrôle 17 :

Le Contrôleur Financier renseigne pour chaque expatrié une fiche dénommée « Fiche de paie spéciale ». Cette fiche spéciale indique par expatrié le montant à expatrier et le montant à payer localement. Cette fiche spéciale est visée par l’agent concerné et le Contrôleur Financier et permettra de virer à l’étranger les salaires des expatriés.

Risque 18 :

Les charges sociales et fiscales sont payées aux organismes en retard. Contrôle 18

Le Legal & Tax Manager est le seul responsable à préparer et déposer toutes les déclarations fiscales et sociales mensuelles et annuelles.

Toutes les déclarations fiscales et sociales sont approuvées avant leur dépôt par le contrôleur financier