Avantages et limites :

Les questionnaires de Contrôle Interne servent de guide lors d’un audit interne. Leur avantage est qu’ils permettent un gain de temps surtout quand ces contrôles sont répétitifs. Cependant, en cas d’utilisation mécanique, deux principaux inconvénients apparaissent :

Tout d’abord, on pourrait omettre de réfléchir à des contrôles particuliers qui pourraient s’avérer essentiels et qui, pourtant, ne figurent pas dans les questionnaires.

Par ailleurs, on pourrait s’attarder sur des risques théoriques ou des contrôles peu utiles. Dans ce cadre, il est nécessaire de revoir la pertinence de ces questionnaires à chaque nouvel audit.

4. Illustration

Il est possible de donner quelques indications sur la construction d’un Questionnaire de Prise de Connaissance et sur celle d’un Questionnaire de Contrôle Interne. Si on considère un audit sur la paie, dans une première phase, l’auditeur doit construire un questionnaire lui garantissant la connaissance :

des données quantitatives :

- Le montant des charges sur salaires - La répartition par catégories de personnel - Le nombre d’employés rémunérés

- Le nombre de bulletins de paye - Les banques concernées

- Le nombre de centre de paiement

- Le nombre de salariés payés en espèces, par chèques ou par virements des informations réglementaires :

- Les dispositions des conventions collectives

- Les règles et les procédures internes : la fixation des niveaux de rémunération, les prêts et avances, l’autorisation de paiements ou de virements, le régime des heures supplémentaires

des procédures :

- La procédure de préparation de la paie

- La procédure de calcul (la procédure informatique éventuellement) - La procédure de paiement

de l’organisation :

- L’organisation des centres de paiement (organigrammes hiérarchiques) - Le nom des personnes concernées

- Toutes les informations sur l’environnement

Toutes ces informations constituent des têtes de chapitre que l’auditeur doit explorer et approfondir en fonction de ces connaissances.

Nous avons vu, dans une partie précédente, que l’observation de l’auditeur peut être facilitée par 5 questions fondamentales. Ainsi, le Questionnaire de Contrôle Interne sur la paie évoquera les questions suivantes :

Qui ?

- Qui fixe les niveaux de rémunération ?

- Qui décide de l’octroi des avances sur salaire ? - Qui autorise les heures supplémentaires ? - Qui réalise les calculs de paie ?

- Qui autorise les paiements ou virements ? 

Quoi ?

- Quels sont les éléments constitutifs de la paie ? - Les prêts et les avances y sont-ils intégrés ?

- Les remboursements de frais sont-ils enregistrés dans la paie ? 

Où ?

- Où sont enregistrées les données de bases ? - Où sont-elles centralisées ?

- Y a-t-il plusieurs centres de paiements ? 

Quand ?

- Quel est le planning des différentes opérations ? - Quand sont effectués les rapprochements ? - Quand les calculs sont-ils vérifiés ?

- A quelle date sont réalisés les virements ou les remises de chèques ? 

Comment ?

- Comment sont fixés les taux de rémunération ? - Comment sont enregistrés les éléments variables ? - Comment sont calculées les retenues sur salaires ?

- Comment sont effectués les contrôles et les rapprochements ? - Comment est calculée la paie de chacun ?

Cette liste n’est pas exhaustive puisqu’elle doit, en fait, être adaptée à l’organisation de l’entreprise.

On a ici identifié les tâches élémentaires à partir desquelles on peut déduire les questions-clés de Contrôle Interne en introduisant les verbes “ maîtriser ” et “contrôler”.

Dès lors, on affine le questionnaire en découpant les tâches en éléments de plus en plus fins et qui seront, par voie de conséquence, de plus en plus faciles à observer.

Par exemple, la question, Qui fixe les niveaux de rémunération ? induit les questions suivantes :

- Les taux de rémunérations sont-ils autorisés et justifiés ? - Les personnes autorisées ont-elles des latitudes ?

- Ces latitudes sont-elles respectées ?

La question, Comment sont effectués les contrôles et les rapprochements ? induit les questions suivantes :

- Y a-t-il un rapprochement feuille de paye/dossiers du personnel ?

- Y a-t-il un rapprochement nombre de feuilles de paye/nombre de virements et de chèques ?

- Y a-t-il un rapprochement montant viré à la banque/montant payé par la banque ? - Y a-t-il un rapprochement total du mois antérieur/total du mois en cours ?

- Y a-t-il un examen exhaustif avant paiement des bulletins de paye ? - Ces rapprochements et ces contrôles sont-ils fiables ?

Pour conclure, il pourrait être intéressant de donner quelques indications sur l’organisation de ces questionnaires.

Ils doivent être :  maniables.

 faciles à lire. Pour cela, l’ordre des questions doit être réfléchi. Autrement dit, l’auditeur doit maîtriser l’ordre des questions. Dans ce sens, il est préférable de regrouper les questions par thèmes et ces dernières doivent être classées du plus général au plus spécifique.

Par ailleurs, il faut éviter d’alourdir les questionnaires avec des informations de caractère technique pour faciliter le dépouillement.

Des précautions supplémentaires sont à prendre quand les questionnaires s’adressent à un individu. Il faut :

 éviter de poser des questions qui comprennent des négations ou des doubles négations afin de faciliter la compréhension de l’audité.

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 éviter les questions qui incitent à répondre de manière inexacte. Il faut donc s’assurer de la cohérence des réponses en utilisant la technique de redondance des questions (on pose une même question, formulée de façon différente à chaque fois, à des endroits différents).

 éviter les questions qui portent sur un jugement car, là encore, l’audité pourrait y répondre de manière détournée.

En général, les questionnaires ne doivent pas être trop longs pour garder une certaine constance dans la précision des réponses de l’audité.