Nous avons recommandé au ministère et aux régies régionales, de concert avec les parties concernées, de s’assurer que la coordination des

ressources informationnelles est efficace et efficiente.

Gestion des investissements

5.57 En plus des investissements pris en charge par le secteur privé et les fondations d’établissements, le secteur de la santé et des services sociaux engage bon an mal an plus de 230 millions de dollars dans ses activités reliées aux domaines des technologies de l’information et des communications électroniques. Certains projets spéciaux financés sporadiquement par diverses instances gouvernementales sont aussi réalisés. L’ampleur de tous ces investissements implique que le ministère, les régies régionales et la Régie de l’assurance maladie du Québec mettent en place des mécanismes de gestion qui favorisent la réalisation de leurs plans. Le schéma du processus de référence qu’il y a lieu de retenir apparaît à la figure 1.

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G o u v e r n a n c e d e s r e s s o u r c e s i n f o r m a t i o n n e l l e s d a n s l e s e c t e u r d e l a s a n t é e t d e s s e r v i c e s s o c i a u x

FIGURE 1

PROCESSUS DE GESTION DES INVESTISSEMENTS

CHOIX DES INVESTISSEMENTS

• Analyse et sélection

• Établissement des priorités

CONTRÔLE DES INVESTISSEMENTS

• Suivi continu

• Correction des problèmes ÉVALUATION DES RÉSULTATS

• Incidence des projets ou des activités

• Modifications à apporter

• Révision du processus

Source : United States General Accounting Office.

5

5.58 Le ministère et les régies régionales gèrent trois types d’investissements. Le premier contribue à satisfaire leurs besoins internes (près de 10 millions de dollars par année). Le deuxième type concerne des travaux menés dans le réseau à l’aide de capitaux (environ 70 millions de dollars annuellement et, en 2002-2003, 49 millions de dollars additionnels) qui proviennent, par exemple, du plan triennal d’immobilisation du ministère, du Plan d’accélération des investissements du secteur public ou du budget des régies régionales. Ce deuxième type d’investisse-ments est partagé le plus souvent avec les établissed’investisse-ments du réseau. Enfin, le dernier type se rapporte aux actifs informationnels financés par les établissements (quelque 130 millions de dollars par année) ou des tiers (au moins 35 millions de dollars disponibles), comme les fondations, le secteur privé ou des organismes tels que Valorisation-Recherche Québec et la Fondation canadienne pour l’innovation.

5.59 Le ministère et, à divers degrés, les régies régionales doivent apporter des améliorations importantes aux processus de gestion des investissements des deux premiers types. D’abord, les mécanismes en place, qui portent principalement sur les projets de développement, n’incluent pas l’évolution et le maintien des actifs informationnels en place. De plus, il n’y a que peu ou pas d’indices, dans les critères de sélection utilisés, qui révèlent que les entités tiennent compte des orientations gouvernementales et des risques liés à ces investissements, de leurs coûts initiaux et récurrents ainsi que de leurs avantages. En outre, il est rare que les entités déterminent la priorité de réalisation de chacune des options retenues, car les dossiers ne contiennent habituellement qu’une liste de projets à réaliser. Le suivi s’avère, lui aussi, inadéquat. Par exemple, on n’examine pas de façon méthodique si les besoins sont satisfaits, si le seuil de risque acceptable est franchi, si le budget global des projets ou des activités est respecté et si les avantages attendus vont se concrétiser ; cependant, on suit d’un peu plus près l’évolution des coûts associés aux services rendus par les fournisseurs. Par conséquent, les entités vérifiées sont rarement en mesure de démontrer qu’elles sont capables d’intervenir rapidement lorsque des problèmes se posent concernant les investissements dont elles ont la responsabilité, notamment quand ceux-ci ne concordent plus avec les exigences initiales. Enfin, aucun mécanisme ne permet d’évaluer les résultats découlant des investissements choisis.

5.60 Par ailleurs, les trois derniers plans triennaux d’immobilisation du ministère sont approuvés par les comités responsables plus de dix mois en moyenne après le début de leur période de référence. De surcroît, des soldes importants sont reportés d’une année à l’autre, en raison notamment de cette approbation tardive et de la difficulté qu’éprouvent les demandeurs à bien coordonner l’enclenchement des travaux avec les autorisations obtenues. Ainsi, selon les données du ministère, seul le quart des crédits budgétaires autorisés pour 2001-2002 (8,7 millions sur 33,2 millions de dollars) ont été dépensés.

V é r i f i c a t e u r g é n é r a l d u Q u é b e c – R a p p o r t d e 2 0 0 1 - 2 0 0 2 ( I I )

La gestion des investissements du réseau doit être améliorée de façon importante.

5.61 Semblable situation peut faire en sorte que des investissements soient effectués malgré leurs risques excessifs, leur pertinence discutable ou, le cas échéant, leur rentabilité insatisfaisante. De fait, les pratiques actuelles favorisent des investisse-ments qui font double emploi, notamment au regard des systèmes d’information.

Nous avons déjà signalé la multiplication des index patients dans divers projets. Il arrive aussi que plusieurs systèmes exécutant la même fonction soient utilisés à l’intérieur d’une région. Par exemple, dans une région donnée, nous avons recensé quatre systèmes différents pour les activités de pharmacie des établissements.

D’autres investissements, tels ceux effectués dans le cadre du Plan d’accélération des investissements publics, reposent sur des analyses trop sommaires de leurs caractéristiques ou de leur financement.

5.62 Pour sa part, la Régie de l’assurance maladie du Québec gère relativement bien les investissements qu’elle affecte à ses ressources informationnelles (24 millions de dollars). En effet, les mécanismes qu’elle a mis en place en la matière se révèlent très satisfaisants, à l’exclusion de l’évaluation des résultats. Pour qu’elle puisse respecter pleinement les meilleures pratiques en vigueur, elle devra être en mesure de démontrer objectivement qu’elle évalue les résultats atteints par rapport à ses objectifs organisationnels et qu’elle détermine, à la lumière de cette évaluation, les modifications à apporter à ses investissements.

5.63 Le tableau 3 détaille, pour les deux premiers types d’investissements, notre évaluation de la qualité des mécanismes de gestion. Pour cette évaluation, nous avons utilisé quatre niveaux. Ainsi, la qualité est dite:

■ très satisfaisante, lorsque le mécanisme répond à la plupart des exigences;

◆ satisfaisante, lorsqu’il remplit plusieurs exigences ;

❍ insatisfaisante, lorsque peu d’exigences sont satisfaites ;

— très insatisfaisante, lorsque le mécanisme est inexistant ou qu’il ne remplit que très peu ou pas les exigences.

La méthodologie d’évaluation utilisée figure à l’annexe 4.

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La Régie de l’assurance maladie du Québec

gère plutôt bien ses investissements.

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5.64 D’autre part, aucune norme ou règle du jeu n’a été préétablie ni officialisée lorsque les investissements sont financés par les établissements ou des tiers. Un encadre-ment global et continu de ce type d’investisseencadre-ments est nécessaire pour assurer la cohérence, l’intégration et l’évolution des ressources informationnelles et pour faire face aux frais pouvant y être liés à court ou à long terme, notamment au chapitre de l’entretien et de l’exploitation des actifs ainsi acquis ou développés. Les conditions posées actuellement par le ministère au regard de ces investissements sont déterminées à la pièce alors que l’action des régies régionales à cet égard se révèle plutôt informelle.

5.65 Nous avons recommandé au ministère, aux régies régionales et à la Régie