Commentaires de la Régie de l’assurance maladie du Québec

« Au fil des années, plusieurs réalisations ont marqué le parcours de la Régie en matière de ressources informationnelles. À titre d’exemple, mentionnons la mise en place du système de communication interactive avec les pharmaciens, la délivrance de la carte d’assurance maladie avec photo et l’introduction du traitement de l’image dans la production de la carte photo. Ces résultats sont par ailleurs le fruit d’un solide partenariat public-privé. Enfin, des prix prestigieux ont été décernés à la Régie pour souligner l’ampleur de ces réalisations.

« Le Vérificateur général note des éléments positifs, notamment au plan de la gestion des investissements où un processus fiable a été instauré. Étant donné le contexte et la nature des activités de la Régie, la gestion des investissements représente à nos yeux le critère le plus important pour apprécier la gouvernance de la Régie dans ce domaine.

« Actuellement, les efforts de la Régie s’inscrivent dans le nouveau cadre de gestion gouvernementale mentionné dans la Loi sur l’administration publique. Ainsi, la Régie a élaboré un Plan stratégique 2001-2004 contenant des orientations à l’égard des ressources informationnelles et une déclaration de services aux citoyens. Des plans d’action assurent la mise en œuvre des choix stratégiques de la Régie. Plus particulièrement au regard des technologies, les plans et études réalisés au cours des dernières années ont permis à la Régie d’établir des bases indispensables à l’élaboration d’un plan d’affaires dont les travaux ont débuté à l’automne 2002. Au chapitre de la planification, le Vérificateur général a pu se rendre compte dans son évaluation que la Régie répond déjà à plusieurs caractéristiques du deuxième stade de maturité.

« La Régie est consciente par ailleurs que certains processus doivent être renforcés, dont la gestion du changement, l’évaluation des risques et la reddition de comptes. À cet effet, un plan d’action sera élaboré et les travaux se poursuivront pour réaliser, tel que demandé par le Vérificateur général, un plan d’affaires intégré qui tiendra compte des préoccupations mentionnées dans son rapport. »

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G o u v e r n a n c e d e s r e s s o u r c e s i n f o r m a t i o n n e l l e s d a n s l e s e c t e u r d e l a s a n t é e t d e s s e r v i c e s s o c i a u x

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La responsabilité du Vérificateur général consiste à fournir une conclusion sur les objectifs présentés dans ce mandat de vérification. Pour ce faire, nous avons recueilli les éléments probants suffisants et adéquats pour fonder raisonnablement notre conclusion et obtenir un niveau élevé d’assurance. Notre évaluation est basée sur les critères que nous avons jugés valables dans les circonstances et qui sont exposés ci-après.

Les critères d’évaluation émanent, avec les adaptations requises, de modèles préconisés, entre autres, par l’Information Systems Audit and Control Association (ISACA – CobiT), l’United States Chief Information Officers Council, l’United States General Accounting Office et l’Institut Canadien des Comptables Agréés.

Ils se fondent également sur des travaux menés par la Fondation canadienne pour la vérification intégrée et par des chercheurs du Centre d’études en transformation des organisations de l’École des hautes études commerciales de Montréal. Les travaux de vérification dont traite ce rapport ont été menés en vertu de la Loi sur le vérificateur généralet conformément aux méthodes de travail en vigueur. Ces méthodes de travail respectent les normes des missions de certification émises par l’Institut Canadien des Comptables Agréés.

Objectif

S’assurer que la planification et l’organisation relatives aux ressources informationnelles en favorisent une utilisation judicieuse et efficiente.

Critères

• Les entités suivantes doivent s’assurer de l’élaboration d’un plan d’affaires :

– le ministère, en collaboration avec ses partenaires, pour l’ensemble du réseau de la santé et des services sociaux ; – le ministère pour ses activités ;

– la Régie de l’assurance maladie du Québec pour ses activités ;

– les régies régionales pour l’ensemble des ressources informationnelles de leur territoire ;

– les régies régionales pour leurs activités.

• Lorsque cela s’applique, ces plans d’affaires doivent être en relation avec la planification stratégique des services de santé et des services sociaux pour l’ensemble du réseau et les orientations du ministère en matière d’actifs informationnels.

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ANNEXE 1 – OBJECTIFS DE VÉRIFICATION ET CRITÈRES D’ÉVALUATION

– l’environnement et les enjeux ; – la stratégie d’évolution ; – l’architecture courante ; – l’architecture visée ; – le processus de transition ;

– les normes, règles et pratiques retenues.

• Le ministère et les régies régionales doivent instaurer des mécanismes de coordination efficaces qui assurent la gestion intégrée et continue des ressources informationnelles.

• Le ministère, la Régie de l’assurance maladie du Québec et les régies régionales doivent mettre en place des mécanismes appropriés de gestion d’investissements leur permettant de : – sélectionner les projets ou les activités les plus pertinents en tenant compte des orientations stratégiques du gouvernement et, lorsque cela s’applique, de celles du réseau de la santé et des services sociaux et des directions du ministère en matière d’actifs informationnels, ainsi que des risques, des coûts et des avantages de chaque projet ou activité, et ce, avant d’engager des fonds significatifs ;

– établir des priorités de réalisation ;

– s’assurer que les projets ou les activités respectent les exigences initiales, notamment les besoins formulés, le seuil de risque acceptable, les coûts prévus et les avantages attendus, au fur et à mesure de leur avancement et des engagements financiers consentis ;

– passer rapidement à l’action lorsqu’un projet ou une activité ne respecte plus les exigences initiales ou que des problèmes surviennent ;

– évaluer les résultats par rapport aux objectifs initiaux, déterminer les changements nécessaires et réviser leur processus de gestion des investissements sur la base de l’expérience.

• Afin d’appuyer l’exécution de leur plan d’affaires, les entités suivantes doivent s’assurer qu’une démarche structurée de gestion du changement est mise en œuvre :

– le ministère, en collaboration avec ses partenaires, pour l’ensemble du réseau de la santé et des services sociaux ; – le ministère pour ses activités ;

– la Régie de l’assurance maladie du Québec pour ses

– les régies régionales pour l’ensemble des ressources informationnelles de leur territoire ;

– les régies régionales pour leurs activités.

• Cette démarche de gestion du changement doit considérer les facteurs jugés importants en cette matière et conduire à un scénario qui précise :

– le plan d’action à suivre ; – l’encadrement à donner ; – les cibles à atteindre ;

– le rythme à respecter dans le déroulement de l’action.

• Les risques associés au plan d’affaires doivent être déterminés, évalués et pris en charge, et ce, de façon continue.

Objectif

S’assurer que le ministère, la Régie de l’assurance maladie du Québec, les régies régionales et SOGIQUE détiennent, en matière de ressources informationnelles, une informa-tion de gesinforma-tion qui facilite la prise de décision et que leur reddition de comptes est adéquate.

Critères

• Les entités doivent posséder une information de gestion, comparative si possible, sur :

– la contribution des ressources informationnelles à la mission du secteur de la santé et des services sociaux ; – la réalisation des plans stratégiques et opérationnels ; – l’efficience des activités en regard des résultats ; – la réponse aux attentes des utilisateurs ;

– l’état et la qualité des ressources informationnelles.

• Le ministère et la Régie de l’assurance maladie du Québec doivent rendre compte de leurs activités en temps opportun à l’Assemblée nationale. Cette reddition de comptes doit : – établir un lien entre les objectifs et les résultats ; – établir un lien entre les ressources, les stratégies et les

résultats ;

– présenter les résultats en fonction des capacités, des risques et d’autres facteurs pertinents ;

– présenter une information comparative.

• Les régies régionales et SOGIQUE doivent rendre compte de leurs activités en temps opportun au ministère. Cette reddition de comptes doit répondre aux exigences du critère précédent.

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G o u v e r n a n c e d e s r e s s o u r c e s i n f o r m a t i o n n e l l e s d a n s l e s e c t e u r d e l a s a n t é e t d e s s e r v i c e s s o c i a u x

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ANNEXE 2 – RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES PRINCIPALES INSTANCES