Présentation de l’outil de diagnostic des vulnérabilités des TPE / PME

L’outil de diagnostic repose sur dix-neuf questionnaires et cinq fiches. L’ensemble de ces éléments est présenté ci-après.

165 4.2.1.2.1 Questionnaire n°1

Le questionnaire n°1 correspond à l’identité de l’organisation qui est établie au regard de son année de création, de ses effectifs (CDI/CDD/Autre), de son indépendance par rapport à un grand groupe, de la proportion des activités qu’elle réalise en tant que sous-traitant, de son statut juridique, de son code NAF, de son secteur d’activités et de la présence d’une situation de transmission/succession ou fusion/acquisition.

4.2.1.2.2 Questionnaire n°2

Le questionnaire n°2 permet une première qualification de la structure de l’entreprise. Ceci est réalisé grâce à un questionnement relatif aux niveaux de formalisation des communications internes et externes, à la potentielle possession d’un mode de reconnaissance ainsi qu’à l’utilisation ou non de procédures (orales et/ou écrites) pour la conduite des activités de l’organisation.

4.2.1.2.3 Questionnaire n°3

Le questionnaire n°3 (Voir extrait en Table 46) vise à définir le niveau de développement des pratiques de l’organisation. Dans cet objectif, les questions sont relatives au positionnement du dirigeant en termes de prise de décision, au style de management, aux sources de financement, aux types d’investissements, à l’état financier, au système comptable, à l’étendue de la chaine de distribution, à la connaissance et maîtrise des marchés, à l’étendue des gammes de produits et de services ainsi qu’au niveau de développement des activités de R&D. Question 3c Les principaux investissements de mon entreprise sont relatifs :

o Aux équipements et aux lieux de production o Au fond de roulement

o Au fond de roulement et à l’extension du lieu de production o Au développement de notre système d’exploitation

o A la maintenance de l’outil de production et au développement (ou maintien) de notre position sur le marché

Question 3d

Mon entreprise : o Est déficitaire pour l'instant o Est à l'équilibre pour l'instant

o Est bénéficiaire mais réinvesti ses bénéfices

o Est bénéficiaire et peut commencer à verser de petits dividendes o Est bénéficiaire et reverse des dividendes

Question 4d

Les

produits/service

o Au travers d’une chaine de distribution simple et sur un marché unique et limité (sur un segment de marché)

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s de l'entreprise sont vendus :

o Au travers de différentes chaines de distribution et sur un marché o Au travers de chaines de distribution multiples sur différents marchés Question

6b

Mon entreprise : o N'a pas d'activités de R&D o Débute ses activités de R&D

o Développe de nouveaux produits/services o Innove au niveau des produits/services

o Innove au niveau des produits/services et de leur production

Table 46 : Extraits du questionnaire n°3 - Etape de développement de l’entreprise

4.2.1.2.4 Questionnaire n°4

Le questionnaire n°4 est relatif au niveau de connaissance de l’entreprise par rapport à ses parties prenantes. Dans ce cas, le questionnement porte sur les conduites d’une identification des différentes parties prenantes, d’une évaluation de leur criticité par rapport aux activités de l’entreprise et d’une identification des besoins et attentes pour celles dont les criticités sont les plus importantes.

4.2.1.2.5 Questionnaire n°5

Le questionnaire n°5 est subdivisé en deux parties. La première partie du cinquième questionnaire permet d’identifier qui est en charge des différentes fonctions de l’organisation (gestion financière, ventes/commercial, administration, production, R&D et gestion des ressources humaines)49 ou plus exactement de mettre en évidence qu’elles sont les fonctions pour lesquelles d’autres personnes que le dirigeant interviennent. Ensuite, le questionnement est relatif à l’état des relations entre le dirigeant et les personnes en charge des différentes fonctions de l’entreprise, aux compétences des personnes en charge des différentes fonctions de l’entreprise, à la loyauté/propension à servir les intérêts de l’organisation pour les personnes en charge des différentes fonctions de l’entreprise et à la réactivité/capacité à décider des personnes en charge des différentes fonctions de l’entreprise en situation normale et anormale de fonctionnement.

La seconde partie du cinquième questionnaire caractérise les éléments externes qui influencent la conduite des activités inhérentes aux différentes fonctions de l’entreprise (direction, gestion financière, ventes/commercial, administration, production, R&D et gestion des ressources humaines). Pour cela, le questionnement est relatif à l’existence des partenaires qui alimentent le dirigeant par fonction, à la contractualisation des échanges, à la compétence

49 _{A ce niveau, la fonction « Direction » n’est pas mentionnée du fait que le questionnaire est destiné au dirigeant}

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des différents partenaires par fonction, à l’état des relations avec ceux-ci, à leur loyauté/propension à servir les intérêts de l’entreprise, à la capacité de l’entreprise à les remplacer le cas échéant et à l’image qu’ont différentes parties prenantes de l’entreprise à savoir les clients, les fournisseurs/sous-traitants, les financeurs/prêteurs/associés, les conseillers/partenaires, les concurrents, les pouvoirs publics, les assureurs, les associations/ONG/riverains.

4.2.1.2.6 Questionnaires n°6, n°7, n°8, n°9, n°10 et n°11

Les questionnaires n°6, n°7, n°8, n°9, n°10, n°11 sont respectivement relatifs à la détermination du contexte inhérent à la fonction direction, à la fonction gestion financière, à la fonction ventes/commercial, à la fonction administration, à la fonction production et à la fonction gestion des ressources humaines.

Chaque questionnaire traite d’éléments spécifiques à la fonction considérée. Par exemple, pour la fonction direction, le questionnaire aborde l’âge du dirigeant, sa formation initiale, ses objectifs pour l’entreprise,… Pour la fonction gestion financière, le questionnaire examine

plutôt la santé financière de l’entreprise, l’état des relations avec les

prêteurs/associés/financeurs, la capacité de l’entreprise à les remplacer le cas échéant,… 4.2.1.2.7 Questionnaire n°12

Le questionnaire n°12 aborde le niveau d’identification historique des Evènements Non Souhaités (ENS) c'est-à-dire qu’il est question de voir si l’organisation et son dirigeant ont déjà été confrontés au départ d’une personne clé, à l’échec d’un projet important, à une catastrophe naturelle,…

4.2.1.2.8 Questionnaire n°13

Le questionnaire n°13 aborde le niveau d’identification des ENS envisagés c'est-à-dire qu’il est question de voir si l’organisation et son dirigeant pensent pouvoir être confrontés au départ d’une personne clé, à l’échec d’un projet important, à une catastrophe naturelle,…

Les deux derniers questionnaires présentés (questionnaires n°12 et n°13) prennent en considération les trente-deux évènements identifiés et retenus précédemment.

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Les questionnaires n°14 (Voir Table 47) et n°15 (Voir Table 48) permettent respectivement la caractérisation de la nature des conséquences historiques et envisagées au travers de la typologie précédemment présentée : Pertes de revenus/d’exploitation, Dommages aux biens, Dommages aux personnes, Engagement de responsabilité, Sanctions légales, Perte d’image et de réputation, Pertes d’informations.

Question 8b

Quelles ont été les conséquences pour :

E1 Une mésentente/ querelle au sein de l'équipe dirigeante o Pertes de revenus/d'exploitation o Dommages aux biens

o Dommages aux personnes

o Engagement de votre responsabilité o Sanctions légales

o Pertes d'image / de réputation o Pertes d'informations

E2 Le décès / la maladie / la fuite du dirigeant o Pertes de revenus/d'exploitation o Dommages aux biens

o Dommages aux personnes

o Engagement de votre responsabilité o Sanctions légales

o Pertes d'image / de réputation o Pertes d'informations

Table 47 : Extraits du questionnaire n°14 – Caractérisation de la nature des conséquences historiques Question 9b

De quelle nature pourraient être les conséquences pour :

E1 Une mésentente/ querelle au sein de l'équipe dirigeante o Pertes de revenus/d'exploitation o Dommages aux biens

o Dommages aux personnes

o Engagement de votre responsabilité o Sanctions légales

o Pertes d'image / de réputation o Pertes d'informations

E2 Le décès / la maladie / la fuite du dirigeant o Pertes de revenus/d'exploitation o Dommages aux biens

o Dommages aux personnes

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o Sanctions légales

o Pertes d'image / de réputation o Pertes d'informations

Table 48: Extrait du questionnaire n°15 – Caractérisation de la nature des conséquences envisagées

4.2.1.2.10 Questionnaires n°16 et n°17

Les questionnaires n°16 et n°17 traitent de la définition de la gravité des conséquences historiques et envisagées. Celles-ci sont observées en termes de perturbation d’activités et d’impact financier.

4.2.1.2.11 Questionnaires n°18 et n°19

Les questionnaires n°18 (Voir Table 49) et n°19 (Voir Table 50) visent à l’identification des actions mises en œuvre en réponses aux évènements subis et envisagés. Ils questionnent également l’efficacité de celles-ci.

Question 8f Question 8g

Avez-vous mis en œuvre une solution pour que cela ne se reproduise plus ou pour que les conséquences soient moins graves pour :

Vous assurez-vous de l’efficacité de la ou des solution(s) apportée(s) pour :

E1 Une mésentente/ querelle au sein de l'équipe dirigeante

o Oui Lesquelles? o Oui

o Non o Non

o N. A. o N. A.

E2 Le décès / la maladie / la fuite du dirigeant

o Oui Lesquelles? o Oui

o Non o Non

o N. A. o N. A.

Table 49 : Extrait du questionnaire n°18 – Identification des actions mises en œuvre en réponses aux évènements subis

Question 9d Question 9e

Avez-vous mis en œuvre une solution pour que cela ne se produise pas ou pour que les conséquences soient moins graves pour :

Vous assurez-vous de l’efficacité de la ou des solution(s) apportée(s) pour :

E1 Une mésentente/ querelle au sein de l'équipe dirigeante

o Oui Lesquelles? o Oui

o Non o Non

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E2 Le décès / la maladie / la fuite du dirigeant

o Oui Lesquelles? o Oui

o Non o Non

o N. A. o N. A.

Table 50 : Extrait du questionnaire n°19 – Identification des actions en œuvre pour répondre aux évènements envisagés

4.2.1.2.12 Fiche A

La fiche A permet de répertorier les scores obtenus pour les différentes fonctions de l’entreprise et de mettre en évidence les vulnérabilités les plus importantes.

4.2.1.2.13 Fiches B et C

La fiche B et C permettent respectivement d’effectuer la sélection et la planification des mesures de réduction des vulnérabilités.

4.2.1.2.14 Fiches D et E

Les fiches D et E permettent respectivement d’effectuer la vérification et le suivi de la mise en œuvre effective de la ou des mesures de réduction des vulnérabilités précédemment identifiées.