Les Médias (voir annexe 2)

L'agence Belga ainsi que les principaux médias régionaux constituent les partenaires presse. Ils seront informés de la constitution de la cellule de communication de crise par un courrier leur demandant de bien veiller à diffuser les informations qui leur seront transmises dans leur intégralité en cas de crise.

 DIFFUSION DE L'INFORMATION

•Envoi d’un communiqué de presse auprès de Belga et de la presse

•Site internet de la commune.

•Call center pour la presse

•Distribution d’un toutes boîtes auprès des personnes concernées ;

•Diffusion d’un message audio via les hauts parleurs dont sont munis les véhicules du pôle d'intervention de la zone de police.

 MESSAGES À LA PRESSE

Le communiqué de presse (voir annexe 3) :

•Essayer de faire valider et d’envoyer un premier communiqué de presse dans les 15 minutes après la réunion du comité de coordination.

•Pour diminuer le laps de temps entre l’alerte du Dir-Info et ce premier communiqué de presse, on peut (en concertation avec le responsable de la gestion de la situation de crise) déjà donner un message par téléphone aux médias.

La conférence de Presse :

1 Examiner d’abord si une conférence de presse est nécessaire ou si d’autres moyens suffisent (communiqués de presse, interview,…)

2 Prévoir toujours une conférence de presse si on a quelque chose d’important à communiquer ou si on doit s'attendre à des questions.

Tenir compte de l’heure des émissions d’information. C’est alors que la portée est la plus importante et que les médias peuvent faire le plus facilement leur travail.

3 Communiquer l’endroit et l’heure. On peut le faire par communiqué de presse ou via une invitation.

Souvent, un communiqué est diffusé via Belga.

4 Ne pas donner d’information importante peu de temps avant la conférence de presse 5 Formuler brièvement le message principal que l'on souhaite diffuser et s'en tenir à celui-ci.

6 Prévoir les éventuelles questions et la manière dont on y répond. Se mettre d’accord sur le fait que tout le monde doit éviter de donner un commentaire personnel et que certaines questions ne seront pas refusées.

7 Réserver dans l'horaire un moment pour les questions.

8 Tenir compte du fait que la radio et la TV souhaitent généralement une interview individuelle car leur public s’attend à un style de communication personnel.

9 S'assurer que les principales personnes concernées sont présentes pour pouvoir répondre aux journalistes.

Présenter les divers orateurs.

1 0

Limiter le nombre d’orateurs pour diminuer le risque de diffuser des éléments contradictoires.

1 1

Désigner un président et le laisser gérer la situation. Il désigne les journalistes qui peuvent poser une question, il donne la parole à un collègue à table.

1 2

Prévoir un verre d’eau pour se rafraîchir la bouche.

1 3

Mettre du papier et de quoi écrire sur la table afin que les orateurs puissent noter des mots-clés

Donner une interview :

Préparation

1 Noter pour quelle chaîne (programme), journal ou revue l’interview est enregistrée.

2 Demander le nom du journaliste et ses données de contacts.

3 Si on accepte une demande d’interview, discuter des modalités. Ne pas avoir peur de fixer certaines conditions, comme le lieu, l’heure et la durée de l’interview.

4 Essayer de délimiter à l’avance le sujet : de quoi souhaite-t-il parler/ que veut savoir précisément le journaliste, de quoi ne voulons-nous pas (encore) parler.

5 Demander à l’avance si l’interview est directement transmise.

6 Déterminer la personne la plus adaptée pour réaliser l’interview.

7 Si de nombreuses questions sont prévues pour les interviews, organiser une réunion de presse.

8 Veiller à ce que la personne interviewée se sente bien: une personne qui doit gérer une situation de crise ne peut pas avoir l’air tendue ou incertaine.

9 Préparer le message:

Quel est l’essentiel ?

Comment le dire de manière brève et concise tout en restant clair et compréhensible ? Que peut-on confirmer/nier ?

Contenu

1 Expliquer quelle est la situation et quelles mesures les autorités prennent pour gérer la situation.

2 Ne s'exprimer que sur les données validées ou expliquez clairement que l’information est encore provisoire.

3 Veiller à avoir des données concrètes. Ne faites pas de descriptions détaillées.

4 Utiliser des phrases courtes. Parler à l’actif.

Interview

1 Garder le message/objectif en tête 2 Montrer que l'on gére la situation

3 Montrer que l'on prend ses responsabilités

4 Penser toujours à qui est vraiment le public (pas le journaliste, mais le public)

Dossier d'information

1 Information sur l’organisation de la gestion de crise : échelonnement, disciplines, comité de coordination et cellule de sécurité.

2 Info sur les risques du territoire ou domaine de compétence : quels risques, que faisons-nous pour réduire le risque.

3 Recommandations à la population.

4 Communiqués de presse sur la situation.

5 Représentations, schéma, dessins explicatifs.

EVALUATION

1 Evaluer les actions de communication.

2 Se baser sur son propre matériel d’information, livre de bord, les communiqués des médias,

… organiser éventuellement un tour de table auprès de la population concernée.

3 Analyser l’information en fonction des groupes cibles, la rapidité, l’exactitude, le ton utilisé, l’utilisation des mots, l’alerte,…

4 Analyser les canaux d’information utilisés. Étaient-ils suffisants ? A-t-on atteint les groupes cibles ?…

5 Comment a-t-on perçu l’information?

6 Quels étaient les points positifs et négatifs ?

7 Les procédures de communication étaient-elles efficaces ? Ont-elles été suivies ?

8 Disposions-nous de suffisamment de moyens ? Avions-nous suffisamment de personnel ? Le personnel était-il suffisamment formé ?

9 Comment s’est déroulé l’échange interne d’information ? Avions-nous rapidement accès aux informations correctes ?

10 Comment s’est déroulé l’harmonisation avec les autres services ?

8.8 INFRASTRUCTURES DE LA D5

8.8.1. Cellule de communication :

Cette cellule sera localisé à la maison des Honhons, rue de Romsée, 18, dans les bureaux du service Jeunesse au premier étage. Ces locaux sont équipés de tous les moyens de communication adéquats (2 téléphones, 1 fax, 5 pc avec accès internet,…).

Un tableau est à disposition pour la main courante. Ces locaux sont situés à proximité de la cellule stratégique (nouvel hôtel de police).

8.8.2. Call center :

Ce call center sera mis en place pour la presse. Les questions des citoyens relatives à la crise seront aiguillées vers un autre call center géré par la D2 et situé au CPAS de Fléron, rue A. Marganne.

Le call center presse sera situé au premier étage des Honhons, dans le bureau de l'Echevine (1 poste de téléphone ; local situé à côté de la cellule communication) et 1 local au rez-de-chaussée, dans le bureau des animateurs sportifs (1 poste de téléphone).

8.8.3. Centre de presse :

L'idée est de « canaliser » la presse en un lieu de travail plutôt que sur le lieu de la catastrophe. L'Espace Public Numérique, à la bibliothèque communale, ruede Romsée, 18, semble indiqué pour accueillir les journalistes qui auront la possibilité de travailler sur les 8 pc connectés à Internet. Cet endroit est spacieux et est muni de toute une série de facilités :

•sanitaire

•tables et chaises

•pc avec connexion Internet

•lignes téléphoniques

8.8.4. Point presse :

A la bibliothèque communale de Fléron, dans le prolongement de l'EPN, la Bourgmestre et la cellule stratégique auront la possibilité de faire leur point presse à cette endroit où la presse serait déjà sur place. Cela faciliterait la communication.

8.9. EVALUATION

1 Evaluer les actions de communication.

2 Se baser sur son propre matériel d’information, livre de bord, les communiqués des médias,

… organiser éventuellement un tour de table auprès de la population concernée.

3 Analyser l’information en fonction des groupes cibles, la rapidité, l’exactitude, le ton utilisé, l’utilisation des mots, l’alerte,…

4 Analyser les canaux d’information utilisés. Étaient-ils suffisants ? A-t-on atteint les groupes cibles ?…

5 Comment a-t-on perçu l’information?

6 Quels étaient les points positifs et négatifs ?

7 Les procédures de communication étaient-elles efficaces ? Ont-elles été suivies ?

8 Disposions-nous de suffisamment de moyens ? Avions-nous suffisamment de personnel ? Le personnel était-il suffisamment formé ?

9 Comment s’est déroulé l’échange interne d’information ? Avions-nous rapidement accès aux informations correctes ?

10 Comment s’est déroulé l’harmonisation avec les autres services ?

9. EXERCICES

9.1 Organisation

Lors de sa dernière séance annuelle, la Cellule de sécurité communale décidera du type et du nombre d’exercices à réaliser, ainsi que des modalités à mettre en place à cet effet.

Le Gouverneur sera avisé du planning, du type d’exercice et des modalités prévues dans le mois de leur adoption par la Cellule de sécurité communale.

7EME OBJET – 1.811.111 – VOIRIES – APPROBATION DU CAHIER DES CHARGES ET DES DEVIS ESTIMATIFS ET CHOIX DU MODE DE PASSATION DU MARCHE EN VUE DE LA REALISATION DES TRAVAUX D'ENTRETIEN DE DIVERSES VOIRIES COMMUNALES POUR L'ANNEE 2010 (DROIT DE TIRAGE)

Le Conseil,

MADAME POTENZA ENTRE EN SEANCE A CE MOMENT.

Vu les articles L1122-30 et 1222-3 du Code de la Démocratie Locale;

Vu l'article 17 § 2, 1°,a, de la loi du 24/12/1993 relative aux marchés de travaux, de fournitures et de services;

Vu l'A.R. du 08/01/1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services, notamment l'article 120, alinéa 1er;

Vu l'Arrêté du Gouvernement wallon accordant un droit de tirage destiné aux travaux d’entretien des voiries communales pour les années 2010 à 2012

;

Vu la lettre du 29 juin 2010 adressée par Monsieur le ministre Furlan nous communiquant le montant de ce droit de tirage : 286.516 euros pour les années 2010, 2011 et 2012;

Vu le cahier des charges rédigé à partir du R.W. 99 suivant le modèle prescrit par la Région Wallonne et les devis estimatifs aux montants de :

Projet Estimation Subside prévu Part Communale HTVA

1- Schlammage subside 2 € /m²