8.2 Directeur Information
L’organisation de l’information relève du Directeur de l’information (Dir-Info). On entend par-là la préparation, l’élaboration et la coordination de toutes les activités liées à la diffusion d’information en cas de situation d’urgence.
Le Dir-Info:
−Fait partie du comité de coordination, est en permanence présent dans le comité de coordination et suit de près les événements dans le comité de coordination.
−Rassemble les faits, les adapte à chaque changement de situation, tient à jour les décisions qui sont prises, les décisions prises en ce qui concerne les mesures à prendre, l’engagement de moyens, etc.
−Soumet toujours l’information demandée par la presse et la population au comité de coordination.
−Veille à ce que seule l’information approuvée par le comité de coordination soit diffusée.
−Assure la coordination des actions de communication (communiqués de presse, conférence de presse, numéro de presse, site web,…).
−Veille à ce que les autres membres du comité de coordination restent attentifs à l’aspect information.
Le Dir-Info est assisté par d’autres collaborateurs du service communication pour les missions suivantes:
∎Rédiger et envoyer les communiqués de presse
∎Contacts avec la presse
∎La création et la mise à jour d’un site web
∎La tenue d’une « main courante »
∎La coordination avec le centre d’information pour la population concernée et les proches des victimes
8.3. Prise de parole
Le Dir-Info, est la personne de contact pour la presse, sauf si le Bourgmestre s’adresse lui-même à la presse ou s’il désigne quelqu’un d’autre comme porte-parole.
Les diverses disciplines doivent connaître les lignes directrice en ce qui concerne les contacts avec la presse, la prise de parole et les messages clés.
8.4 Sur le terrain (de la catastrophe)
Un fonctionnaire du service information est présent sur le terrain. Cette personne fait partie du poste de commande opérationnel, sous la direction du directeur du poste de commande opérations (Dir CP-Ops).
Cette personne:
∎s’informe toujours sur (l’évolution de) la situation sur place, sur l’organisation du terrain d’intervention et la détermination des zones prévues
∎assure l’accueil de la presse qui se trouve sur place
∎accompagne la presse lors d’une (éventuelle) visite du site de la catastrophe (à définir en concertation avec le Dir CP-Ops, Dir-Info et le comité de coordination).
8.5 Avertissement
Le Dir-Info est averti par téléphone d’une situation d’urgence par le fonctionnaire PLANU.
Contenu de l’avertissement:
∎Si préalerte: situation d’urgence provisoirement dans la phase communale.
∎Si alerte: rendez-vous au comité de coordination.
∎Information relative aux faits : que s’est-il passé, à quelle heure, victimes, dégâts matériels, risques pour l’environnement.
Le Dir-Info avertit à son tour les collaborateurs de la D5 - se rend sur le terrain / qui assiste le comité de coordination - avertit les autres collaborateurs
- fait le nécessaire pour le site web, le numéro d’information,…
8.6. Groupes cibles
8.6.1. Population concernée
La population concernée est la population qui est directement et immédiatement liée à la situation d’urgence car elle se trouve dans les environs. Il s’agit des personnes qui, lors d’une éventuelle évacuation, doivent être accueillies dans un centre d’accueil créé à cette occasion.
8.6.2. Population en général
La population en général, quel que soit l’endroit en Belgique ou ailleurs, qui n’est pas immédiatement concernée par la situation d’urgence mais qui peut être intéressée par l’information relative à la situation d’urgence.
8.6.3. Presse
La presse est pour la discipline 5 un groupe cible en soi, compte tenu de la « place » qu’elle occupe dans les situations d’urgence et sa manière de travailler. La presse (inter) nationale, régionale et locale écrite et audiovisuelle est un partenaire dans l’information à la population et exige en même temps des autorités qu’elles organisent les contacts.
8.6.4 Les proches des victimes
L’information aux membres des familles des victimes nécessite une approche spécifique. Ce groupe cible NE relève PAS de la discipline 5. Les membres de la famille sont orientés vers des services spécifiques spécialisés dans la recherche, l’accueil et l’identification des victimes et l’accueil des membres de la famille et les proches de la victime.
8.7. Moyens de communication – actions par groupe cible
8.7.1 Groupe cible : la population concernée
moyen: presse Information sur:
la situation
les mesures que le(s) groupe(s) cible(s) doi(ven)t respecter
moyen: site web Information sur:
la situation
les mesures que le(s) groupe(s) cible(s) doi(ven)t respecter
moyen: numéro d’information Information sur:
les mesures que le(s) groupe(s) cible(s) doi(ven)t respecter
8.7.2. Groupe cible : population en général
moyen : presse Information sur:
la situation
les mesures pour la population concernée
l’information routière pour la population en général
moyen: site web Information sur:
la situation
les mesures pour la population concernée
l’information routière pour la population en général
8.7.3 Groupe cible : presse
Moyens
communiqué de presse
briefing/conférence de presse
centre d’information
site web
ACTIVATION DE LA DISCIPINE D5
Mise en alerte. Contacter et rassembler tous les membres. Communiquer clairement le lieu de rendez-vous.
Mise en alerte
Resp. Main courante
Resp. Standard téléphonique
2 Répartir les tâches.
3 Récolter des informations sur la situation. Que s’est-il passé ? Où ? Est-ce qu’il y a des victimes ? Est-ce que des mesures ont déjà été prises pour la population ? Quels moyens ont été déployés ? 4 Envisager si une alerte de la population est nécessaire. Si oui, agir.
5 Préparer un premier message.
6 Avoir concrètement des accords internes (avec toutes les disciplines) sur la communication externe.
7 Veiller à l’opérationnalisation de la salle de travail. Rassembler et contrôler le matériel nécessaire.
8 Activer les moyens nécessaires pour informer la population (numéro d’information, site web,…).
9 Conseiller le comité de coordination quant aux messages et aux moyens de la communication.