L’EPFL est une université ambitieuse qui très tôt a identifi é le numérique comme un levier clé pour l’atteinte de ses objectifs stratégiques. Le cas de l’EPFL est intéressant, en particulier, pour la défi nition et la mise en œuvre d’une stratégie numérique dans un contexte d’organisation de l’université et de responsabilités IT partagées entre le central et les composantes. De plus, l’EPFL privilégie la transparence et la proximité pour les fonctions de support IT et la relation avec ses utilisateurs (avec par exemple, la mise à disposition en ligne sur le Web du tableau, actualisé par services offerts par l’IT, des indicateurs de qualité et les noms et contacts des responsables de ces services).
I) La stratégie numérique de l’EPFL
A) L’EPFL : une université orientée sur les sciences et les techniques
avec des ambitions internationales
L’EPFL, université à vocation scientifi que et technique regroupant plus de 11 000 personnes (dont 3 700 étudiants en licence, 1 600 en master et 1 700 doctorants), est une exception dans le système éducatif suisse qui est principalement cantonal, y compris pour l’enseignement supérieur. L’EPFL est composée de sept facultés et collèges, qui sont chacun très indépendants, y compris dans la gestion de leur budget, et qui regroupent des sections d’enseignement et des instituts et centres de recherche.
Elle bénéfi cie d’un budget global de 440 millions d’euros. Elle est classée 26e par Newsweek, 42e par le Times et 15e mondiale par Shanghai en ingénierie, technologie et informatique.
Dans son plan stratégique 2008-2011, l’EPFL, pour poursuivre sa progression parmi les meilleures universités mondiales, a précisé les trois piliers de sa stratégie :
• poursuite de l’excellence en matière de formation, de recherche et de valorisation ; • accent sur la transdisciplinarité et la fertilisation croisée académique ;
• création d’un vrai campus vivant : le projet Campus EPFL 2010, dont la réalisation la plus visible est la construction du Rolex Learning Center (ouvert en février 2010).
B) Une stratégie numérique qui découle du plan stratégique
Dans l’organisation de l’EPFL, l’offre de services numériques est considérée comme un moyen à part entière pour réaliser les objectifs fi xés par le plan stratégique, notamment par les priorités suivantes :
• fi nancement des plates-formes informatiques pour le calcul scientifi que, la modélisation et la simulation d’une part, et des prestations informatiques de base d’autre part ;
• renforcement des interfaces entre les grands systèmes d’information scientifi que et de gestion.
Une stratégie IT (2009-2012) a été élaborée par la direction informatique stratégique (organe consultatif
transverse) pour être ensuite déclinée annuellement dans les priorités et les budgets de chaque
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C) Organisation du numérique
L’organisation de l’IT est adaptée à l’organisation de l’université : très décentralisée, s’appuyant sur divers
organes consultatifs transverses de coordination.
Domaine IT conna issan ce (K IS) info rm atiq ues S up po rt e t servic es support à la Systèmes d ’info rmat ion et Co ordin ation Co pie H PC Help desk Help desk Help desk Help desk Help desk Help desk Exploitation Projets Développements Services de base Télé-informatique Help desk CDM Directeur IT DIRECTION Domaine IT Vice-présidences Facultés Organes consultatifs Coordination IC ENAC STI SV SB VPAA VPPL DIS COSI Infoscience Inventaires Facility Mgt SAP Autres Grants ISA e-learning Bibliothèque
• Des moyens (des directions informatiques) et des responsabilités dans les différentes facultés, notamment en ce qui concerne l’informatique utilisée par les étudiants et pour la recherche (ex : supercalculateurs) ;
• des applications informatiques d’enseignement (ex : IS Academia®) sont pilotées par la vice-présidence
aux affaires académiques ;
• des applications de gestion (notamment des applications SAP) pilotées par la vice-présidence pour la
planifi cation et logistique, qui chapeaute les services fi nanciers, les ressources humaines…
• un domaine IT (DIT), focalisé sur la mutualisation. • les principaux organes consultatifs transverses sont :
- la direction informatique stratégique (DIS), présidée par un membre de la direction de l’école. Les membres sont des représentants des facultés, des vice-présidences et le directeur du domaine IT. - La coordination opérationnelle de services informatiques (COSI) est présidée par le directeur
du domaine IT. Les membres sont les responsables informatiques des différentes facultés et des responsables du domaine IT.
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D) Axes de la stratégie numérique de l’EPFL
La stratégie IT de l’EPFL se décline autour des différentes missions de l’IT : • assurer le support à l’enseignement et à la recherche ;
• fournir l’infrastructure de communication et de collaboration ; • améliorer l’effi cacité et la fi abilité des services ;
• adapter les applications aux besoins des utilisateurs.
Une vingtaine d’objectifs IT ont été défi nis et traduits en objectifs opérationnels, par exemple :
• nouveau projet : étude d’opportunité pour un nouveau datacenter pour répondre aux besoins des activités de modélisation et de simulation dans la recherche ;
• évolution de projets existants : augmentation des investissements du domaine IT dans les processus de disaster recovery, d’authentifi cation… pour un objectif de meilleure sécurité informatique.
Une mise en œuvre via les objectifs et les budgets annuels des différents acteurs IT
La déclinaison des objectifs stratégiques IT est donc de la responsabilité de l’ensemble des acteurs impliqués dans l’IT. Les leviers de mise en œuvre de ces objectifs sont donc les mêmes que pour le fonctionnement de l’IT :
• une approche décentralisée ;
• une gouvernance claire et une coordination forte entre les divers acteurs.
En particulier, il est à noter que, pour chaque projet ou activité IT, l’EPFL précise systématiquement quelle
entité est en charge de la stratégie, de la décision, du fi nancement, de la responsabilité opérationnelle et également quels sont les comités concernés. La mise en œuvre de la stratégie IT est ainsi portée par
l’ensemble de l’EPFL et s’insère dans les projets et les budgets des différentes entités (ces informations sont suivies par le DIT dans la liste des projets IT).
Les moyens correspondants sont un budget IT consolidé (15 millions d’euros hors personnel) et les différentes équipes IT (150 ETP). Le domaine IT assure pour le compte de la DIS un suivi d’avancement des projets prioritaires et a par ailleurs la responsabilité de la consolidation des budgets IT (ce que l’organisation et les systèmes existants lui permettent de faire).
II) Les services et les systèmes d’information à l’EPFL
A) Les grands systèmes d’information de l’EPFL
L’EPFL dispose actuellement de plusieurs systèmes d’information majeurs : IS Academia® pour la partie académique, Infoscience pour la présentation des activités de recherche, SAP pour les applications de gestion. L’EPFL a fait des choix d’investissements importants sur ses systèmes d’information.
Ces systèmes sont bien identifi és comme des atouts de l’EPFL par la direction :
• richesse d’IS Academia® avec, par exemple, le choix qui a été fait de généraliser, via une interface Web, les évaluations des enseignements par les étudiants et d’automatiser les informations mises à disposition en retour aux étudiants, aux professeurs et aux autres membres de l’EPFL (suivant des règles fi xées par l’EPFL) ;
• Facilité d’évolution d’IS Academia®, qui a permis à l’EPFL de simplifi er et de limiter les coûts associés au passage vers le système de Bologne ;
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• en ce qui concerne les fi nances et les RH, la mise en place des applications SAP a été le premier changement visible par la direction de l’EPFL. Il a permis la mise en place d’un certain nombre de tableaux de bord et d’outils de pilotage du budget pour la direction de l’EPFL. C’est en particulier dans les négociations de son budget auprès de l’État fédéral que la direction a, le plus tôt, valorisé l’intérêt et l’apport de ces outils.