Na parte 3 deste trabalho introduzimos a infoliteracia e apresentámos possíveis abordagens, no contexto universitário. Neste ponto, desenvolvemos esta temática e apresentamos acções com vista à promoção da infoliteracia no DCC-FCUP.
A infoliteracia é uma área de actividade emergente fundamental. Na reflexão tivemos em consideração trabalhos desenvolvidos por outras escolas e as acções que nós há muito tempo desenvolvemos e implementámos na Faculdade. A “Promoção da infoliteracia na comunidade DCC-FCUP” que nos propomos efectivar em breve, materializa-se, nesta dissertação, num esboço de proposta de implementação de um programa de infoliteracia no DCC, em que se apresentam as actividades a desenvolver pela biblioteca e as competências de pesquisa de informação científico- técnica a adquirir pelos alunos (comunidade DCC) ao longo dos dois ciclos de ensino – graduado e pós-graduado.
Em última análise, ao apoiar-se os alunos visa-se melhor a BCC, rentabilizando-se os recursos existentes (eficácia) e aumentando-se a eficiência dos serviços prestados.
Analisámos e comparámos o desempenho, no âmbito da infoliteracia, de várias bibliotecas universitárias portuguesas (FEUP, UA, FCTUNL, …) na procura dos melhores processos, das ideias inovadoras e dos procedimentos operacionais mais eficazes. O conhecimento adquirido foi aplicado à BCC através da elaboração da proposta/programa de acção referida.
32 Serviço de escala é aquele atribuído periodicamente, a determinada pessoa ou grupo de pessoas,
No decorrer deste trabalho, constatámos que a biblioteca da FEUP tem no panorama nacional “um papel de grande relevância no desenvolvimento do conceito e das práticas associadas à infoliteracia” e, como tal, decidimos que o trabalho por esta efectuado seria o principal modelo a seguir.
Numa proposta de 2010 intitulada “Plano de apoio aos estudantes no âmbito do desenvolvimento das suas competências de pesquisa de informação” (UP. FE. Biblioteca, 2010), a biblioteca da FEUP apresenta, com vista à implementação de um futuro programa de infoliteracia na FEUP, os serviços por esta desenvolvidos e a desenvolver de modo a dotar os alunos de competências necessárias às actividades do seu percurso académico. Os serviços são: Semana de acolhimento aos alunos do 1º ano, Sessões de formação regulares, Sessões de formação à medida, Certificado de competências de pesquisa de informação científico técnica (CCPICT), Guia de apoio à publicação, e-reference, Apoio a pesquisas e Concurso anual de pesquisa ICT. Propõe, quanto ao tipo de abordagem à infoliteracia a adoptar, uma solução mista (extracurricular, intercurricular e intracurricular) e aponta alguns instrumentos de avaliação que poderão ser associados a essas actividades. É de assinalar o facto de propor avaliação em todos os níveis, quando o nível extracurricular e intercurricular não são, normalmente, alvo de avaliação.
Visando o delineamento de um programa sumário de infoliteracia para a comunidade de alunos DCC-FCUP, a ser implementado a partir de Outubro próximo, os serviços que nos propomos realizar atendem aos seguintes factos: os alunos a quem se destinam (alunos que frequentam os cursos ministrados pelo DCC de graduação e pós-garduação) serem em número reduzido e terem competências em TIC adquiridas no ensino básico e secundário, e, também, às limitações anteriormente referidas ao nível dos recursos humanos (a BCC dispõe de uma única funcionária (bibliotecária) para realizar todas as actividades desenvolvidas pela biblioteca.) A limitação de recursos humanos impossibilita que a biblioteca ofereça serviços que permitam aos utilizadores atingir plenamente as competências de infoliteracia atrás descritas.
Identificação e descrição de serviços em realização e a realizar:
Apoio a pesquisas – serviço de referência presencial ou remoto (email, telefone) que visa
prestar um apoio personalizado/customizado ao utilizador na pesquisa bibliográfica dos recursos de informação disponibilizados pela Biblioteca, de forma a obterem melhores resultados no acesso à informação e ao conhecimento.
Tabela 2: Nível 1‐ Extracurricular
Ofertas formativas Ciclo Início
Apoio a pesquisas 1º, 2º e 3 º ciclo Desde sempre realizada pela Biblioteca do DCC
Recepção aos alunos de graduação – 1º ano – conjunto de actividades que têm por
objectivo dar a conhecer os serviços e recursos de informação oferecidos pela Biblioteca, assim como orientar os alunos na localização e utilização dos mesmos. A partir do portal da Biblioteca chega-se ao Catálogo e à Biblioteca Virtual. São sessões de natureza teórico-prática com apoio e-learning (Moodle), i.e., com integração de conteúdos (tutoriais, exercícios) nas
plataformas elearning33 da faculdade. Abrangem competências de infoliteracia que se
consideram indispensáveis (básicas e fundamentais) para o processo de aprendizagem.
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Elearning designa a utilização da Internet na gestão e difusão de formação. O elearning representa as formações flexíveis com um suporte tecnológico evolutivo, e um modelo que se aproxima do conceito de informação “just-in-time”, próximo do knowledge management. Apesar de constituir uma oportunidade para os sistemas de educação e formação, apresenta também desafios de relevo.
Os alunos são apoiados, durante a segunda quinzena do mês de Outubro, nas pesquisas de informação e localização de recursos relacionados com temas de trabalhos que têm que efectuar, indicados pelos docentes.
Recepção aos alunos de pós-graduação – 1º ano Mestrado e Doutoramento –
conjunto de actividades que visam apoiar os alunos na exploração e utilização dos recursos de informação científico-técnica oferecidos pela Biblioteca. São sessões de natureza teórico- prática com apoio e-learning (Moodle), i.e., com integração de conteúdos (tutoriais, exercícios, materiais de apoio em formatos electrónicos) e serviços nas plataformas elearning da
faculdade.
Abrangerem competências de infoliteracia que se consideram indispensáveis (básicas e fundamentais) para o processo de aprendizagem.
Acções de formação semestrais – programa de formação de utilizadores constituído por
três acções temáticas que são realizadas em regime presencial e com apoio e-learning (Moodle), i.e., com integração de conteúdos (tutoriais, exercícios) e serviços nas plataformas
elearning da faculdade. São sessões de natureza teórico-prática, segmentadas por ciclo de estudos, que visam apoiar os alunos na exploração e utilização dos recursos de informação científico-técnica. Incluem: pesquisa, análise de resultados obtidos, alertas, RSS Feeds, etc.
Tabela 3: Nível 2 ‐ Intercurricular
Ofertas formativas Ciclo Início
Recepção aos alunos de graduação – 1º ano
Portal BCC: Catálogo – monografias e
periódicos.
Portal BV: pesquisa cruzada:
-Bases de Dados, -E-Books, e -Dissertações.
1º ciclo
Segunda quinzena de Outubro 2010. Sessão parcialmente inovadora na BCC por ser intercurricular (articulada com os planos curriculares dos cursos), desenvolvida em colaboração com os docentes, realizada num período de tempo longo, pré-determinado, e alvo de avaliação.
Recepção aos alunos de pós-graduação – 1º ano:
Portal BCC: Catálogo – monografias,
periódicos, dissertações e teses.
Portal BV: metapesquisa e recursos
disponíveis:
-Bases bibliográficas (Citation Index,
Dissertations & Thesis, …),
-Texto Integral (periódicos, e-books e repositórios em open Access)
2º e 3º ciclos
Sessão de 2h a realizar durante a primeira quinzena de Outubro 2010. Parcialmente inovadora na BCC por ser intercurricular (articulada com os planos curriculares dos cursos), desenvolvida em colaboração com os docentes e alvo de avaliação.
Acções de formação semestrais de: -Metodologia do trabalho científico: do trabalho escrito à apresentação oral de uma pesquisa científica
-EndNote Web (Programa informático de gestão de referências bibliográficas) /Zotero:
Software de gestão bibliográfica (free access)
-Avaliação de fontes: pesquisar informação na
Internet.
1º, 2º, 3º ciclos
Uma sessão de 1.30h por semestre. Inovadoras na BCC.
São intercurriculares (articuladas com os planos curriculares dos cursos), desenvolvidas em colaboração com os docentes, apresentam duas sessões cada uma e são alvo de avaliação.
Não se propõe nenhuma acção intracurricular (nível 3). A este nível os objectivos de aprendizagem das unidades curriculares e dos cursos têm que incluir objectivos de infoliteracia, o que exige da parte da Biblioteca um activo trabalho de colaboração com o corpo docente, só realizável com o reforço dos recursos humanos.
No anexo 7.4 apresentamos o mapeamento das ofertas formativas a prestar pela biblioteca, instrumentos de avaliação e competências de infoliteracia por ciclos de ensino.
No anexo 7.5 apresentamos a matriz das ofertas formativas a prestar pela Biblioteca e os seus cruzamentos com as competências associadas à infoliteracia, por ciclo de ensino, a adquirir pela comunidade DCC-FCUP.
4.5 Resumo
Começar a identificação de oportunidades de melhoria da qualidade da BCC a partir do reconhecimento da existência de três áreas de actuação prioritárias da biblioteca de ensino superior (novo contexto de ensino-aprendizagem promovido pelo EEES), a saber – melhoria da eficiência dos processos de trabalho internos, melhoria da qualidade dos serviços prestados aos utentes e promoção da infoliteracia na comunidade académica, e considerar que dos três eixos preferenciais se deve começar por olhar para os processos, i.e., por elaborar um modelo de referência para o funcionamento da BCC com base na identificação, levantamento e modelação dos seus processos de trabalho, não nos restam dúvidas, neste ponto da dissertação, ter sido uma estratégia acertada, tendo em conta que compreender e gerir as actividades das organizações como um conjunto de processos que interactuam entre si, permite identificar as múltiplas actividades executadas dentro de um processo, o que nem sempre é fácil, e seguir o fluxo dos processos pelas unidades que atravessa, proporcionando uma compreensão do funcionamento de parte ou do conjunto da organização e, por conseguinte, permitindo reflectir sobre o(s) modo(s) como podem ser melhorados.
A abordagem por processos facultou-nos os pontos fortes e fracos que caracterizam a BCC, e que caracterizam as unidades com que se cruza, nos pontos em que se tocam, permitindo-nos identificar processos a melhorar. Identificados os processos, desenvolvemos e apresentámos propostas de melhoria operacionais que permitem aumentar a produtividade, mantendo o número de técnicos e diminuindo os custos e os tempos.
Dos processos e sub-processos analisados, distinguimos três, de áreas distintas, pela importância de que se revestem na redução de custos, um, dos tempos, outro, e outro, sobretudo, na melhoria da qualidade dos serviços prestados. A melhoria destes processos permitirá aumentar a eficiência da biblioteca.
Melhorar a eficiência do sub-processo “Renovar assinatura de periódicos” através do cancelamento da assinatura de 38 títulos em suporte de papel, disponíveis também electronicamente, dos 41 assinados, significa uma redução de custos directos extremamente expressiva se tivermos em conta que os custos da renovação dos 41 títulos correspondem a cerca de 90% do orçamento anual da biblioteca. A estes custos acrescem outros associados à complexidade do processo (número de actividades, número de actores, número de unidades por onde passa, tempo de duração, etc.) e outros associados à monitorização das assinaturas, bem como ao seu manuseamento, armazenamento e conservação.
Melhorar a eficiência dos sub-processos “Comprar monografias” e “Renovar assinaturas de periódicos”, consegue-se eliminando o actor que desenvolve a actividade “Cabimentar” e que, neste caso, significa uma unidade organizacional - “Contabilidade DCC”, e transferindo a actividade para o Economato (Serviços Centrais). A eliminação do actor conduz à supressão automática de um arquivo em papel, dos processos anuais, mantido pelo mesmo. O processo ganha pela agilização do trabalho (diminuição dos tempos). A eliminação deste “tipo de actor” teria repercussões em todos os departamentos e nos serviços centrais.
Melhorar a eficiência do sub-processo “Emitir aviso de documentos em atraso de devolução”, por via da emissão automática pelo ALEPH34 de avisos para o leitor, ao invés de ser realizado todas as semanas, manualmente, corresponde a eliminá-lo. Os benefícios da automação são imensos: os avisos são expelidos diariamente, diminuindo o número de documentos não restituídos dentro do prazo (em média 100), bem como o número de pedidos de devolução “urgentes” (quando há outro utilizador interessado no mesmo documento), liberta o funcionário de rotinas morosas (horas). O processo ganha pela diminuição dos tempos. O desempenho da biblioteca optimiza e os utilizadores reconhecem-no. Este é um problema que resulta da não existência de um regulamento comum. A automatização do processo, a acontecer, ocorreria simultaneamente em todas as bibliotecas.
De notar que todos os processos identificados, resultantes da auto-análise efectuada, podem ser melhorados, e não apenas aqueles relativamente aos quais propomos acções de melhoria.
A melhoria contínua produzida em vários níveis da organização faz da abordagem por processos uma forma eficaz de gerir Bibliotecas rumo à excelência de desempenho.
O trabalho desenvolvido ao nível dos processos, permitiu-nos verificar que a melhoria da qualidade da BCC passava, também, pela melhoria da qualidade dos serviços prestados aos utentes, o que significa tornar mais eficaz os recursos existentes. Um exemplo claro disso é o processo “Tratamento técnico documental de bibliografia retrospectiva”, que será eliminado logo que os registos bibliográficos de documentos adquiridos antes de 2005 estejam normalizados no sistema ALEPH.
Como referi anteriormente, esta e outras áreas estão a ser intervencionadas ou vão sê-lo muito em breve. Destacámos e desenvolvemos duas que consideramos prioritárias e exequíveis, com os recursos disponíveis, durante o ano lectivo de 2010/2011: adopção de ferramentas e plataformas Web 2.0 de comunicação e alargamento do horário de funcionamento da Biblioteca. Ambas terão repercussões significativas sobre a qualidade dos serviços prestados.
A adopção de plataformas e ferramentas Web 2.0 de comunicação possibilita à biblioteca comunicar com os seus utilizadores e estes com ela. Este contacto permanente facilita a colaboração, a partilha, a sindicação, a disseminação da informação, e a reutilização de conteúdos produzidos pelos serviços e pelos utilizadores, originando o surgimento de “comunidades online”, que se movimentam e constituem as redes sociais.
A integração no Moodle, infra-estrutura de elearning que suporta a aplicação Aulas na Web, disponível na instituição, de conteúdos (tutoriais de pesquisa, bibliografia, exercícios, etc.) de apoio ao serviço de formação em literacia da informação é uma prioridade.
Outra iniciativa a implementar, neste âmbito e neste ano lectivo, passa pela criação de um blogue, no Facebook ou no Twitter, em constante actualização, por se tratar de uma ferramenta de comunicação essencial ao nível da superabundância de pontos de acesso às fontes de informação.
Também o aproveitamento do espaço da biblioteca através do alargamento do horário de funcionamento, em quatro horas diárias, para o ano lectivo 2010/11, nos
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parece da maior importância e exige do Departamento um custo quase insignificante na contratação de um aluno.
Quando à promoção da infoliteracia na comunidade académica, terceiro eixo prioritário de adaptação das bibliotecas académicas ao novo ambiente de ensino aprendizagem promovido pelo EEES, a análise dos processos internos de trabalho da BCC também nos mostrou que embora a biblioteca desenvolva actividades (formais e informais) de apoio à pesquisa bibliográfica nos recursos de informação disponibilizados, de forma a serem obtidos bons resultados no acesso à informação, esse apoio é insuficiente em termos de abrangência de competências de infoliteracia transmitidas, necessárias para o processo de aprendizagem dos alunos.
Sendo a infoliteracia considerada “uma linha de acção estratégica” fundamental pelas bibliotecas de ensino superior identificámos um conjunto de acções a ser desenvolvidas e implementadas pela BCC, no corrente ano lectivo, e que visam a aquisição de competências de infoliteracia pelos alunos (comunidade DCC) ao longo dos dois ciclos de ensino – graduado e pós-graduado, visto tratar-se de um processo longo e demorado. Para cada acção/serviço a prestar pela Biblioteca, (nomeadamente, Apoio a pesquisas, Recepção aos alunos de graduação – 1º ano, Recepção aos alunos de pós-graduação – 1º ano, e Acções de formação semestrais) foram definidos instrumentos de avaliação e competências de infoliteracia a alcançar por ciclos de estudo.
Consideramos que se trata de uma proposta ambiciosa, por ser simultaneamente aliciante e difícil, devido às limitações existentes em termos de recursos humanos/tempo, pela colaboração necessária com docentes, visto as últimas três acções referidas serem articuladas com os planos curriculares dos cursos (serem intercurriculares), e por requisitarem apoio elearning (Moodle) para disponibilização de conteúdos (tutoriais, exercícios, etc.), plataforma até ao momento não explorada pela biblioteca. Pelo que ficou dito, parece-nos utópico atingir na totalidade ou, plenamente, as sete competências de infoliteracia descritas.