Tendo como ponto de partida a reflexão efectuada no capítulo anterior, segundo a qual a adaptação das bibliotecas universitárias ao novo ambiente de ensino- aprendizagem promovido pelo EEES, passa por melhorar a qualidade dos serviços prestados, melhorar a eficiência dos processos e promover activamente a infoliteracia, vamos, neste capítulo, apresentar um conjunto de acções dirigidas à biblioteca alvo deste estudo – a Biblioteca de Ciência de Computadores da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto, estruturadas, precisamente, em torno dos três eixos prioritários:
• Melhoria da eficiência dos processos de trabalho internos • Melhoria da qualidade dos serviços prestados aos utentes • Promoção da infoliteracia na comunidade académica
No ponto seguinte, apresentamos a BCC dando a conhecer o seu acervo documental, os recursos electrónicos e os serviços que disponibiliza, assim como a forma como se relaciona com as restantes bibliotecas departamentais da faculdade.
De seguida, nos sub-pontos 2 a 4, damos a conhecer o conjunto de acções identificadas em cada uma das três áreas. Apresentamos, primeiro, uma abordagem por processos, consistindo no levantamento e análise dos processos de trabalho internos da biblioteca com vista a identificar oportunidades de melhoria no respectivo desempenho (ganhos de eficiência – redução de custos de funcionamento); segundo, recursos e serviços que podem ser melhorados; terceiro, um plano de acção que promova a infoliteracia.
4.1. Apresentação da Biblioteca de Ciência de Computadores da
FCUP
Aqui, vamos apresentar a BCC, Biblioteca de Ciência de Computadores da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto, concretamente: o acervo documental, os recursos electrónicos, os serviços que disponibiliza e a forma como se relaciona com as restantes bibliotecas da faculdade.
A BCC é uma das sete bibliotecas actualmente existentes na FCUP. O número diminuiu recentemente (eram dez) devido à fusão de alguns departamentos e de uma secção autónoma, sendo que seis são bibliotecas departamentais – Ciência de Computadores; Física e Astronomia; Geociências, Ambiente e Ordenamento do Território; Matemática; Química e Bioquímica; Biologia e uma pertence ao estabelecimento dependente Observatório Astronómico Prof. Manuel de Barros.
A estas bibliotecas acrescia a Biblioteca Geral e a Biblioteca do Instituto Geofísico. A Biblioteca Geral foi desactivada em 2004 e os documentos com data de edição posterior a 1945, cerca de 11000 volumes (monografias, periódicos e material cartográfico) transitaram para as bibliotecas departamentais, tendo o fundo bibliográfico antigo, enriquecido com os livros do Laboratório de Química, dado origem ao chamado “Fundo Antigo da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto”26. A biblioteca do Instituto Geofísico (periódicos e monografias) foi desactivada em 2009, data em que o Instituto Geofísico foi extinto, e o acervo transitou, igualmente, para as bibliotecas departamentais (Geologia, Física).
26
A BCC existe desde Março de 1996, data da criação do Departamento com a entrada em vigor dos novos Estatutos da Faculdade de Ciências. Tem a missão de recolher, disponibilizar e difundir aos seus utilizadores o acesso a informação de apoio às actividades de ensino, aprendizagem e investigação, na área de Ciência de Computadores e temas conexos. Ocupa um lugar central no edifício do Departamento, facilitando o acesso daqueles que a utilizam e não patenteia quaisquer barreiras aos portadores de deficiências físicas. Com 61 lugares sentados possui 3 salas de leitura, pesquisa e consulta, permitindo aos utilizadores o acesso livre a todos os recursos de informação disponíveis.
Acervo documental
O acervo documental da Biblioteca foi sendo progressivamente enriquecido, apresentando-se actualmente como um dos mais ricos, no plano nacional, na área de Ciência de Computadores.
A BCC é possuidora de um acervo documental com cerca de 4000 volumes de monografias, 221 títulos de revistas científicas, dos quais 41 são títulos correntes, 1232 relatórios de universidades e de outras instituições estrangeiras, 786 volumes de trabalhos académicos que integram, sobretudo, teses de doutoramento, dissertações de mestrado, provas de aptidão pedagógica e capacidade científica, relatórios de estágio de licenciatura apresentados ao DCC e trabalhos académicos apresentados a outras instituições.
O acervo documental é constituído por seis colecções bibliográficas, com a seguinte origem:
• Centro de Informática da Universidade do Porto (CIUP), criado em 1980 e extinto em 2001. Grande parte do espólio do CIUP pertenceu ao Laboratório de Calculo Automático (LACA) da FCUP, criado em 1968 e extinto em 1980;
• Linha de Acção 4 ("Implementação de Linguagens", a partir de 1985 designada por "Linguagens e Programação em Lógica") do Centro de Informática do Instituto Nacional de Investigação Cientifica (INIC), com actividade entre 1975 e 1993;
• Grupo de Matemática Aplicada da FCUP, extinto em 1996 com a criação dos Departamentos de Matemática Aplicada e de Ciência de Computadores, da FCUP; a área de Ciência de Computadores foi criada em 1985;
• Departamento de Ciência de Computadores (DCC-FCUP). O DCC iniciou a aquisição de monografias em 1996 e de periódicos em 1998, tendo a partir de 2001, com a incorporação da colecção do CIUP, dado continuidade à assinatura dos periódicos subscritos por este;
• Biblioteca Geral da FCUP. Colecção recebida no âmbito de um processo de transferência de documentos, da BG para as Bibliotecas Departamentais, levado a cabo pela direcção da FCUP, que decorreu em duas fases: a primeira em Janeiro de 2005 - monografias - e a segunda em Dezembro de 2007 - periódicos.
Outros recursos
Para além destes recursos a Biblioteca dispõe também de material não-livro, entre
vídeos, CD-ROMs e DVDs, e disponibiliza os recursos electrónicos acessíveis através
da Biblioteca Virtual da Universidade do Porto e da B-ON. Essencialmente, bases de dados, e-journals, e-books e software.
Serviços
São os seguintes os serviços existentes:
• Leitura de presença
• Livre acesso à documentação
• Consulta em-linha do catálogo bibliográfico da FCUP
• Acesso em linha a recursos electrónicos
• Apoio a pesquisas nos recursos de informação disponíveis
• Reprodução parcial de documentos
• Leitura domiciliária
• Empréstimo interbibliotecas (geral e UPorto)
• Fornecimento de artigos científicos localizados noutras instituições
• Difusão selectiva da informação
• Acesso a acções de formação dos utilizadores no uso dos recursos de informação
Bibliotecas departamentais da FCUP: breve descrição e análise crítica da situação actual
As bibliotecas da FCUP são possuidoras de um rico acervo documental (sobretudo monografias e periódicos) nos domínios das Ciências Exactas e das Ciências Naturais, bem como das Tecnologias que lhes estão associadas, a avaliar pela antiguidade, actualidade, qualidade e quantidade (4.426,8 metros lineares de documentos em acesso livre) dos documentos que apresentam.
Os recursos electrónicos acessíveis na BCC são disponibilizados pela B-on, pela Biblioteca Virtual e por algumas Faculdades da UPorto, sendo insignificante o número de recursos assinado pela FCUP ou organismos associados (i.g., três bases da JSTOR).
Os acervos disponíveis em cada uma das bibliotecas são acessíveis a todos os utilizadores da FCUP, embora, alguns utilizadores apresentem estatutos de empréstimo diferentes, consoante a biblioteca.
Os serviços oferecidos são, na sua maioria, idênticos em todas as bibliotecas, com excepção para a formação dos utilizadores no uso dos recursos de informação, oferecido, de modo não sistemático, apenas por CC e MAT.
Páginas web são disponibilizadas exclusivamente pelas bibliotecas de Matemática, Física e Astronomia, e Ciência de Computadores.
Os espaços são individualizados e distantes fisicamente.
Cada biblioteca possui de um a dois funcionários, entre técnicos superiores (bibliotecários e outros), técnicos profissionais BD e assistentes técnicos.
O horário de abertura ao público não é uniforme, variando entre 7/9 horas diárias. As bibliotecas partilham desde 2003 o Sistema ALEPH, tendo-se à época realizado um esforço significativo de uniformização dos procedimentos técnicos de tratamento documental, de modo a construir-se um catálogo único, coerente. O que tem vindo a ser conseguido.
Em suma, não partilhamos (verificam-se divergências a vários níveis): • acervo documental,
• espaços físicos,
• recursos humanos (com reflexos na avaliação de desempenho), • professor responsável pela BIB.,
• orçamento, • aquisições,
• recursos informáticos, • página Web,
• regulamentos (cada biblioteca tem o seu), • …
Partilhamos:
• sistema ALEPH, e
• os procedimentos de tratamento técnico documental.
A existência de uma biblioteca descentralizada, com várias salas e recursos especializados, cria dificuldades de subscrição de novos recursos, ineficiência na partilha de recursos existentes (humanos - um funcionário tem que realizar todas as tarefas não podendo especializar-se, etc.), impossibilidade de prestar serviços de valor acrescentado (especializados de qualidade), como formação, actualização da página
Web, etc.
Conclui-se que as bibliotecas da FCUP apresentam uma grande desigualdade e heterogeneidade no desenvolvimento e estão num patamar claramente abaixo de outras faculdades e universidades do país, pelo que podemos afirmar que a “Biblioteca da FCUP” não está alinhada com os desafios identificados nos capítulos 2 e 3 e com o modo como as bibliotecas universitárias estão a responder a esses desafios, i.e., melhorando a eficiência dos processos de trabalho internos, melhorando a qualidade dos serviços prestados e promovendo a infoliteracia.
Esta situação é reconhecida pela direcção da Faculdade que, recentemente, tomou a decisão de centralizar o seu serviço de biblioteca. O primeiro passo para a centralização foi dado em 2001, com a aquisição do sistema integrado de gestão de bibliotecas (Aleph) que possibilitou, no ano seguinte, a erradicação de múltiplos sistemas (várias bases caseiras) e a migração dos registos bibliográficos, não padrozinados, à época existentes, para uma única base de dados por todos partilhada
.
Deu-se uma racionalização de sistemas. Agora, é possível ir mais longe, i.e., passar- se de múltiplas bibliotecas para uma só, de múltiplas localizações físicas, em múltiplos edifícios, para uma só localização, num só edifício e, através da padronização de políticas, de múltiplos processos para a padronização de processos (biblioteca orientada por processos.)Esta actuação permite reduzir custos, sem diminuir os recursos e vai possibilitar oferecer serviços de valor acrescentado não existentes actualmente (desenvolvimento de uma página web consistente e única, realização de cursos de infoliteracia integrados, etc.), i.e., assegura ganhos de eficiência e de qualidade.
De realçar que embora a promoção da infoliteracia seja praticamente inexistente e a qualidade dos serviços apresente deficiências, os processos de trabalho mais significativos, que envolvem aquisições e tratamento técnico, são comuns a todas as bibliotecas da FCUP e estão suficientemente sistematizados, optimizados e
consolidados para justificarem melhorias significativas.
4.2 Melhorar a eficiência dos processos de trabalho
Dos três eixos de intervenção preferenciais, nomeados anteriormente, considerou- se começar pelos processos de trabalho.Foram identificados os seguintes processos:
1. Seleccionar e adquirir documentos
2. Tratar tecnicamente documentos de bibliografia corrente 3. Tratar tecnicamente documentos de bibliografia retrospectiva 4. Monitorizar assinaturas de periódicos
5. Difundir informação
6. Apoiar a realização de pesquisas nos recursos de informação disponíveis 7. Emprestar documentos
8. Fornecer artigos científicos
9. Ajustar o acervo documental ao espaço – reestruturar e ampliar a sinalética da sala de leitura
10. Formar
11. Actualizar regulamento da biblioteca 12. Elaborar relatório de actividades 13. Avaliar desempenho de funcionários
14. Manter funcionalidade de instalações e equipamentos 15. Monitorizar funcionamento do sistema ALEPH
16. Participar e cooperar em acções desenvolvidas pela BVUP 17. Proceder à manutenção da página web
18. Controlar assiduidade (Millenium.Net)
De seguida, foram analisadas detalhadamente as actividades e tarefas que constituem cada processo, e elaborados os respectivos fluxogramas dos processos. Estes modelos, ao proporcionarem uma imagem gráfica dos processos, facilitam a sua compreensão e a sua validação por parte das colegas da FCUP. A título de exemplo, no anexo 7.3 – “Modelação dos processos de trabalho da BCC” é apresentado o fluxograma relativo a um sub-processo – “Seleccionar monografias” (1.a.) – do processo número 1 “Seleccionar e adquirir documentos”.
O resultado do levantamento das tarefas de todos os processos é apresentado no Anexo 7.2. Aqui, a título de exemplo, apresenta-se o resultado do levantamento do processo nº1.
1. Seleccionar e adquirir documentos
a. Seleccionar monografias
i. Accionar anualmente indicação de compra ii. Seleccionar
iii. Registar pedido na página web respectiva iv. Recolher pedido
v. Verificar existência do documento na biblioteca da FCUP vi. Informar o docente caso o documento exista na biblioteca
b. Comprar monografias
i. Valor <= €1000 (ajuste directo - regime simplificado)
1. Solicitar orçamento 2. Emitir orçamento 3. Validar orçamento 4. Autorizar
5. Cabimentar e imputar verba para pagamento do total da compra (software GESTOR-GEDI)
6. Encomendar
7. Validar factura e documento
8. Atribuir número de registo ao documento
9. Carimbar factura 10. Fotocopiar factura
11. Arquivar fotocópias documentos
12. Lançar valor da factura no Gestor(abater ao valor total)
13. Efectuar pagamento 14. Emitir recibo
15. Receber, fotocopiar e remeter recibo 16. Arquivar fotocópias documentos 17. Arquivar documentos originais
ii. Valor > €1000 < €5001(ajuste directo – regime simplificado)
1. Solicitar orçamento 2. Emitir orçamento 3. Validar orçamento
4. Cabimentar e imputar verba para pagamento total da compra (software GESTOR-GEDI)
5. Pedir autorização ao Director da FCUP para efectuar a encomenda (anexar proposta do Gestor e orçamento)
6. Assinar pedido
7. Autorizar
8. Registar autorização no Gestor
9. Encomendar
10. Validar factura e documento
11. Atribuir número de registo ao documento 12. Carimbar factura
13. Fotocopiar factura
14. Arquivar fotocópias dos documentos 15. Entregar factura à contabilista do DCC
16. Lançar valor da factura no Gestor (abate ao valor total)
17. Efectuar pagamento 18. Emitir recibo
19. Fotocopiar recibo
20. Arquivar fotocópias dos documentos 21. Arquivar documentos