L’écriture d’encaissements et d’effets avec déductions représente un moyen de différer la réponse à un défaut de paiement de la part de votre client sans retarder le traitement du paiement. Vous pouvez traiter le paiement immédiatement pendant qu'un autre employé recherche et traite la déduction. Parmi les raisons courantes qui motivent les déductions à l'initiative du client figurent :
• Marchandises endommagées ou défectueuses
• Escomptes non réalisés
• Erreurs de facturation
• Refus de payer le fret ou les taxes
• Livraison partielle des marchandises
Spécifiez que le système doit calculer les déductions en utilisant le code de type d'entrée 17.
Si le montant imputé à la facture est inférieur au montant de l’encaissement, le système indique automatiquement la différence dans le champ Montant de déduction. Le système met également à jour le code de motif en lui affectant la valeur par défaut que vous spécifiez dans les options de traitement.
Lors de la saisie d’un encaissement ou d’un effet, le système génère les trois enregistrements suivants :
Grand Livre clients (F03B11) Il s'agit d'une facture avec déduction qui remplace une facture ou un groupe de factures spécifique pour le montant litigieux que vous souhaitez étudier et résoudre. Le système clôture la facture et la valide comme étant réglée ; il crée un nouvel enregistrement de facture avec déduction auquel il affecte le type de document R5.
L’enregistrement de facture avec déduction présente les caractéristiques suivantes :
• Il crée un suivi comptable de l’ID de paiement de l’encaissement.
• Il crée un autre suivi comptable de la facture d’origine, si la réduction s’applique à une facture spécifique.
• Il est exprimé sous forme d'un montant de débit.
• Son type de lot est RB (s'il a été généré dans une application de traitement des encaissements) ou DB (s'il a été généré dans une application de traitement des effets).
• Son statut de comptabilisation est D (comptabilisé).
Les codes de comptabilisation des enregistrements de paiement dans les fichiers En-tête des encaissements (F03B13) et Détails des encaissements (F03B14) restent vides jusqu’à la comptabilisation de l’encaissement ou de l’effet.
En-tête des encaissements
(F03B13) Il s'agit de l’enregistrement du paiement Détail de l'imputation des
encaissements (F03B14) Il s'agit de l’enregistrement détaillé qui règle la facture à l’origine de la déduction.
Quel que soit le code de type d'entrée utilisé, le système crée un enregistrement de déduction lorsque vous spécifiez un montant et un code de motif.
Après avoir entré les encaissements et les effets, vous devez les comptabiliser. Lorsque vous comptabilisez des paiements avec déduction, le système débite le compte bancaire (ou le compte d’effets clients), le compte client et le compte de passage associé à la déduction paramétré pour l’ICA RN ; il crée aussi des enregistrements dans le fichier Gestion des déductions (F03B40). L'enregistrement de la déduction vous permet d'en rechercher le motif et de la traiter ultérieurement.
Remarque
Si vous devez modifier le montant de la déduction ou annuler le paiement après sa comptabilisation, vous devez d’abord contre-passer ou annuler l’enregistrement de la déduction (F03B40) dans l’application de déductions. Vous pouvez cependant réviser les autres enregistrements des détails de paiements sans déduction.
Renseignements complémentaires
Reportez-vous à Traitement des déductions dans le manuel de référence
Comptabilité clients pour obtenir de plus amples informations sur la recherche et le traitement des déductions.
Conditions préliminaires
Vérifiez que le compte à utiliser pour le compte de passage de la déduction est paramétré pour l’ICA RN.
Décidez si vous souhaitez spécifier un code de motif de déduction par défaut et, le cas échéant, entrez-le dans les options de traitement de l’onglet Valeurs par défaut.
Vérifiez que les valeurs correctes que vous souhaitez utiliser pour le code de motif de déduction sont paramétrées dans les codes définis par l’utilisateur (système 03B, type CR).
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Pour imputer un encaissement ou un effet à des factures avec déduction (code TI 17)L’imputation d’un paiement à une facture en utilisant le code de type d'entrée 17 est la même que vous sélectionniez la méthode Saisie standard des encaissements ou l’un des
programmes de saisie des effets.
Suivez une des navigations suivantes, selon que vous entrez un encaissement ou un effet :
Dans le menu Traitement des encaissements manuels (G03B12), sélectionnez Saisie standard des encaissements.
Dans le menu Fonctions quotidiennes effets (G03B161), sélectionnez Saisie des effets internes ou Saisie des effets clients.
1. Suivez les étapes de saisie d’encaissement ou d’effet non imputé.
2. Dans l’écran Saisie des encaissements ou Saisie des effets, suivez les étapes voulues pour afficher les factures non soldées du client.
3. Dans la zone-détails, entrez 17 dans le champ suivant en regard de la facture concernée :
• Ty En
Si vous quittez ce champ, le système indique automatiquement le montant de la facture ou de l’encaissement ou de l’effet dans le champ Montant du paiement, en fonction du nombre de factures que vous réglez.
4. Le cas échéant, remplacez la valeur des champs suivants :
• Montant Paiement
Si le montant de l’effet ou de l’encaissement est supérieur au montant non soldé de la facture, le système calcule le montant de la déduction uniquement lorsque vous remplacez le montant du paiement par un montant inférieur au montant non soldé.
• Rem.
• Montant Déduction
5. Remplissez le champ obligatoire suivant :
• Co Déd.
La valeur à blanc n'est pas autorisée, même si elle est définie dans le fichier des codes définis par l'utilisateur.
6. Vérifiez que les champs suivants, dans la partie inférieure de l’écran, contiennent des données correctes :
• Montant imputé
Si vous avez appliqué la totalité du paiement à des factures, le montant en attente doit être égal au montant de l’encaissement ou de l’effet affiché dans l’en-tête de l’écran de saisie.
• Montant n. imputé
Le système crée un enregistrement non imputé pour le montant indiqué dans ce champ.
7. Cliquez sur OK.