9. Dans l'écran Données supplémentaires, remplissez les champs suivants, s’il y a lieu, puis cliquez sur OK :
• Clé G/L non imputée
Si vous ne remplacez pas cette valeur, le système utilise UC comme contrepartie et l’ICA RCUC associée pour trouver le compte client.
Il est également possible de paramétrer une option de traitement pour utiliser la valeur par défaut du code Clé G/L extrait de l’enregistrement du fichier Clients.
• Référence
• Centre coûts
Si vous ne renseignez pas ce champ, le système utilise le centre de coûts associé à l'enregistrement du payeur dans le répertoire d'adresses pour les enregistrements d’effets non imputés (RU) et d’effets (R1) que le système crée dans le fichier Grand Livre clients (F03B11).
10. Dans l’écran Saisie des effets, cliquez sur OK pour créer un effet non imputé ou suivez les étapes d’imputation de l’effet à des factures ou de saisie de données de remise d’effet.
Le système affiche les factures non soldées répondant aux critères de recherche spécifiés. Vous sélectionnez ensuite chaque poste de facturation que vous souhaitez régler. Une fois les factures sélectionnées, vous pouvez modifier les critères de recherche et sélectionner d’autres factures. Le système renvoie toutes les factures choisies dans l’ordre de sélection dans l’écran de saisie des paiements.
Sélection des factures par remise
Utilisez cette méthode pour entrer les données de remise fournies par votre banque.
Entrez les données de la facture, telles que son numéro, dans le champ Référence de la facture ; le système indique alors le nombre de factures répondant aux critères spécifiés.
Utilisez une ligne d’écriture distincte pour chaque critère de recherche.
Les options de traitement permettent de paramétrer un ordre de recherche par défaut que le système utilise pour trouver les factures en fonction de la valeur entrée dans le champ Référence de la facture. Les factures non soldées peuvent être identifiées d’après les données suivantes :
• Numéro de la facture (DOC)
• Numéro de la commande client (DOCO)
• Numéro de référence du client (VR01)
• Numéro de relevé (CTL)
• Numéro d’expédition (SHPN)
A l’exception du numéro de relevé, le système utilise la référence de facture pour trouver les factures dans le fichier Grand Livre clients (F03B11). Le système identifie les factures d’après le numéro de relevé figurant dans le fichier Détail de l’historique des avis clients (F03B21).
Quelle que soit la méthode que vous choisissez pour afficher les factures non soldées, le système n'extrait pas les factures des types suivants :
• RU – Encaissement non imputé
• R1 – Effets
• R5 – Déductions
• NP – Insuffisance partielle de fonds Renseignements complémentaires
Reportez-vous à Saisie des données de paiement dans le manuel de référence Comptabilité clients pour obtenir de plus amples informations sur une méthode alternative d’affichage des données de facture.
Conditions préliminaires
Si vous sélectionnez les factures par paiement, veillez à ce que les options de traitement de l’onglet Priorité de rapprochement soient paramétrées correctement.
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Pour charger toutes les factures non soldées d'un clientLa sélection des factures non soldées est la même que vous sélectionniez la méthode Saisie standard des encaissements ou un des programmes de saisie des effets. Elle est illustrée pour l’écran Saisie des encaissements seulement.
Suivez une des navigations suivantes, selon que vous entrez un encaissement ou un effet :
Dans le menu Traitement des encaissements manuels (G03B12), sélectionnez Saisie standard des encaissements.
Dans le menu Fonctions quotidiennes des effets (G03B161), sélectionnez Saisie des effets internes ou Saisie des effets clients.
1. Suivez les étapes de saisie d’un encaissement ou d’un effet non imputé.
2. Dans l'écran Saisie des encaissements ou Saisie des effets, sélectionnez Charger dans le menu Ecran.
3. Dans l’écran Chargement des factures, remplissez un des champs suivants, si nécessaire :
• Société
Le système charge seulement les factures de la société que vous spécifiez.
Utilisez * pour charger toutes les factures de toutes les sociétés.
• Payeur 4. Cliquez sur OK.
Remarque
Le système charge toutes les factures non soldées par ordre de date d’échéance dans la zone-détails de l’écran Saisie des encaissements ou Saisie des effets. Vous pouvez, si nécessaire, continuer à charger des factures pour les autres clients.
Si vous paramétrez une option de traitement afin d’utiliser le code de type de saisie par défaut, le système remplit le champ TI avec la valeur spécifiée dans cette option de traitement lors du chargement des factures.
Le système ne charge pas les enregistrements de facture de type RU (avec encaissement non imputé), R5 (avec déduction) ou R1 (avec effet).
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Pour sélectionner spécifiquement certaines factures non soldées d'un client La sélection des factures non soldées est la même que vous sélectionniez la méthode Saisie standard des encaissements ou un des programmes de saisie des effets. Elle est illustrée pour l’écran Saisie des encaissements seulement.Suivez une des navigations suivantes, selon que vous entrez un encaissement ou un effet :
Dans le menu Traitement des encaissements manuels (G03B12), sélectionnez Saisie standard des encaissements.
Dans le menu Fonctions quotidiennes des effets (G03B161), sélectionnez Saisie des effets internes ou Saisie des effets clients.
1. Suivez les étapes de saisie d’un encaissement ou d’un effet non imputé.
2. Dans l'écran Saisie des encaissements ou Saisie des effets, sélectionnez Sélectionner dans le menu Ecran.
3. Dans l’écran Sélection des factures, remplissez le champ suivant :
• N° référence
Le système utilise le numéro de référence client entré dans l’en-tête de
l’encaissement. Vous pouvez sélectionner les factures d'autres clients en entrant leur numéro de référence dans ce champ.
4. Cliquez sur une des options suivantes pour qualifier le type du numéro de référence entré :
• Payeur
• Client
5. Remplissez les champs facultatifs suivants pour sélectionner des factures particulières :
• Société
Entrez * pour afficher toutes les factures de toutes les sociétés.
6. Cliquez sur Rechercher pour afficher les postes non soldés correspondant aux critères de recherche. Vous pouvez également utiliser la ligne de query pour effectuer la recherche.
Remarque
Le système n’affiche pas les enregistrements de facture de type RU (avec encaissement non imputé), R5 (avec déduction) ou R1 (avec effet). Ces enregistrements ne sont pas disponibles lors de la sélection.
7. Choisissez la facture ou le groupe de factures, puis cliquez sur Sélectionner.
Les factures sélectionnées sont indiquées par une marque. Vous pouvez également choisir Sélectionner/Désélectionner dans le menu Ligne ou cliquer deux fois dans le champ Numéro de document pour sélectionner ou désélectionner les factures à payer.
Vous pouvez sélectionner des factures appartenant à plusieurs clients. Le système conserve en mémoire le nombre de factures sélectionnées et leur montant total.
8. Cliquez sur Fermer pour charger les factures sélectionnées dans la zone-détails de l’écran Saisie des encaissements.
Remarque
Le système affiche les factures dans l'ordre de leur sélection.
Si vous paramétrez une option de traitement afin d’utiliser un code de type de saisie par défaut, le système donne au champ TI la valeur spécifiée dans cette option de traitement lors du chargement des factures.
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Pour sélectionner des factures non soldées par remiseLa saisie des données de remise est la même que vous sélectionniez la méthode Saisie standard des encaissements (P03B102) ou l’un des programmes de saisie des effets. Elle est illustrée pour l’écran Saisie des encaissements seulement.
Suivez une des navigations suivantes, selon que vous entrez un encaissement ou un effet :
Dans le menu Traitement des encaissements manuels (G03B12), sélectionnez Saisie standard des encaissements.
Dans le menu Fonctions quotidiennes des effets (G03B161), sélectionnez Saisie des effets internes ou Saisie des effets clients.
1. Suivez les étapes de saisie d’un encaissement ou d’un effet non imputé.
2. Dans l'écran Saisie des encaissements ou Saisie des effets, sélectionnez Entrer les paiements dans le menu Ecran.
3. Dans l’écran Sélection des factures par paiement, remplissez les champs facultatifs suivants pour limiter votre recherche :
• Payeur
• Client
• Sé mère
• Société
Vous pouvez également utiliser * pour spécifier toutes les valeurs.
Remarque
Si la facture ne contient pas les données saisies dans ces champs, le système ne peut pas la retrouver.
4. Dans la zone-détails, remplissez le champ suivant pour chaque poste figurant sur le bordereau de paiement du client :
• Référence Facture
Entrez le numéro de la facture, celui du relevé, celui de la commande client, le numéro de référence client ou le numéro d’expédition. Dans le fichier Grand Livre clients (F03B11), le système recherche les factures dans l’ordre spécifié dans les options de traitement Priorité de rapprochement, sauf si vous remplissez le champ Type de remplacement.
Remarque
Le système recherche le numéro de relevé dans le fichier Détail de l’historique des avis clients (F03B21) ; vous devez donc utiliser le programme Mise à jour des avis de relevés (R03B500X) pour générer les relevés permettant au système de repérer les factures par numéro de relevé.
5. S’il y a lieu, remplissez les champs facultatifs suivants :
• Ty En
Si vous le souhaitez, entrez le code TI pour remplacer la valeur par défaut spécifiée dans l’option de traitement. Si vous laissez ce champ à blanc, le système utilise la valeur de l’option de traitement, si spécifiée.
Le système ignore toute valeur que vous entrez, sauf si vous spécifiez un montant de paiement à des fins de suivi.
• Type Rempl.
Pour raccourcir le temps de traitement, vous pouvez spécifier les critères de recherche que le système doit utiliser pour trouver la facture en fonction des données entrées. Par exemple, si vous entrez un numéro de facture dans le champ Référence de la facture, vous pouvez saisir 1 dans ce champ et le système effectue alors la recherche par numéro seulement et ignore les options de traitement Priorité de rapprochement.
6. Cliquez sur la prochaine ligne d’écriture et vérifiez les champs suivants qui sont remplis par le système :
• Postes Trouvés
• Montant Non soldé
• Escompte Proposé
• Escompte Réalisable
• Type Traitement
7. Si vous avez besoin de garder un cumul des paiements, remplissez les champs Montant du paiement et Escompte de paiement pour mettre à jour les totaux au bas de l’écran.
Remarque
Le système n’utilise pas le montant des paiements entré comme montant du paiement et de l’escompte dans l’écran de saisie des encaissements ou des effets.
Il calcule ce montant seulement si le code de type de saisie lui est fourni (par défaut dans les options de traitement ou comme personnalisation dans cet écran). Sinon, vous devez spécifier le montant du paiement dans l’écran de saisie des
encaissements ou des effets.
8. Cliquez sur OK.
Le système affiche les factures dans l’ordre de saisie dans l’écran de paiement.