Pour créer un lot de prélèvements automatiques, vous devez utiliser les options de traitement et la sélection de données pour définir les factures à inclure dans le lot. Vous pouvez créer le lot en mode préliminaire ou en mode final.
Mode préliminaire
Lorsque vous exécutez le programme Création de lots de prélèvements automatiques (R03B571) en mode préliminaire, le système effectue les opérations suivantes :
• Il valide la sélection des factures débitées automatiquement du compte du client.
• Il génère un enregistrement dans le fichier Contrôle des lots de prélèvements automatiques (F03B571) afin de définir le lot de prélèvements automatiques. Cet enregistrement apparaît dans l'écran Accès aux lots de prélèvements automatiques.
• Il génère des enregistrements dans le fichier Sélection et génération de factures pour les prélèvements automatiques (F03B575) qui comprend toutes les factures
répondant aux critères de sélection des données.
• Il crée deux états :
• R03B571 (Création de lots de prélèvements automatiques) crée un état d'exceptions des erreurs survenues lors de la sélection des factures pour le lot de prélèvements automatiques. Si le système ne détecte aucune erreur, il imprime le message Enregistrements traités - Pas d'exceptions.
• R03B575 (Traitement des prélèvements automatiques) crée les factures composant le lot de prélèvements automatiques.
• Il entre 1 (mode préliminaire) dans le champ Statut du fichier Contrôle des lots de prélèvements automatiques (F03B571).
Vous pouvez créer un nombre illimité de lots de prélèvements automatiques. Le système stocke les données correspondantes dans les fichiers appropriés jusqu'à leur suppression ou leur purge.
Mode final
Lorsque vous exécutez le programme Création de lots de prélèvements automatiques (R03B571) en mode final, le système effectue les mêmes opérations qu’en mode préliminaire. Il effectue en outre les opérations suivantes :
• Il lance la version ZJDE0001 du programme Traitement des prélèvements automatiques (R03B575).
• Il crée un enregistrement de contrôle de lots dans le fichier F0011 et lui affecte le type RB.
• Il crée des enregistrements dans les fichiers En-tête des encaissements (F03B13) et Détail des encaissements (F03B14) à comptabiliser dans le fichier Grand Livre des comptes (F0911). Le système crée un encaissement par client indépendamment du nombre de factures réglées.
• Il attribue un numéro de paiement à l'aide de la fonction Numéros suivants pour les prélèvements automatiques.
• Il affecte la situation de paiement P (payé) aux factures.
• Il entre 2 (mode final) dans le champ Statut du fichier Contrôle des lots de prélèvements automatiques (F03B571).
Lorsque vous créez le lot de prélèvements automatiques en mode final, vous pouvez également paramétrer des options de traitement pour formater automatiquement le lot conformément à la réglementation bancaire locale. Vous devez alors spécifier le programme de formatage du fichier bancaire via l'option de traitement Fichier banque. En outre, vous pouvez formater manuellement un lot de prélèvements automatiques à l'issue du traitement du lot en entrant le numéro du programme dans l'écran Révision du contrôle des
prélèvements automatiques.
Renseignements complémentaires
Reportez-vous à Formatage d'un lot de prélèvements automatiques dans le manuel de référence Comptabilité clients pour obtenir de plus amples informations sur l’exécution de ce processus manuellement plutôt qu’automatiquement (suivant l'option de traitement) lors du traitement de prélèvements automatiques en mode final.
Informations associées concernant le traitement des lots de prélèvement automatique
Suppression d'un lot de prélèvements automatiques
Si vous découvrez une erreur dans un lot au cours du traitement des prélèvements automatiques, vous pouvez supprimer le lot et en générer un nouveau dans le fichier de travail Prélèvements automatiques. Vous devez créer, par exemple, un nouveau lot dans le fichier de travail si vous modifiez les données relatives à un client, à une facture ou à un compte bancaire. Ces modifications ne mettent pas à jour automatiquement les données des lots existants de prélèvements automatiques figurant dans le fichier de travail.
Lorsque vous supprimez un lot de prélèvements automatiques, le système efface ou annule les enregistrements des encaissements et les écritures de journal créées pour ce lot. Il ouvre également de nouveau les factures associées au lot. Ces factures peuvent ensuite être incluses dans un nouveau lot de prélèvements automatiques.
Sélection des
données Vous devez définir des valeurs de sélection de données pour vous assurer que le programme Prélèvements automatiques choisit les factures souhaitées pour les lots de prélèvements automatiques. Vous devez définir au moins un mode de paiement afin de déterminer les factures à payer par prélèvement automatique.
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Pour créer un lot de prélèvements automatiques en mode préliminaireDans le menu Prélèvements automatiques (G03B131), sélectionnez Traitement des prélèvements automatiques.
1. Dans l'écran Accès aux lots de prélèvements automatiques, cliquez sur Ajouter.
2. Dans l’écran Accès aux versions de traitement par lots - Versions disponibles, cliquez sur Ajouter ou Copier pour créer une nouvelle version du programme Création de lots de prélèvement automatique.
3. Vérifiez que la sélection des données est paramétrée correctement.
4. Vérifiez que les options de traitement sont paramétrées pour le mode préliminaire.
5. Lancez la version.
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Pour traiter un lot de prélèvements automatiques en mode final Suivez les étapes ci-dessous si le lot de prélèvements automatiques a été créé précédemment en mode préliminaire ; sinon, suivez les étapes de création de lot automatique en mode préliminaire, mais utilisez l’option de traitement Mode final.Remarque
Le système lance la version du programme Création de lots de prélèvements automatiques (R03B571) qui a été utilisée pour créer le lot en mode préliminaire.
Dans le menu Prélèvements automatiques (G03B131), sélectionnez Traitement des prélèvements automatiques.
1. Pour rechercher un lot dans l'écran Accès aux lots de prélèvements automatiques, remplissez au moins un des champs suivants :
• Compte Bancaire
• Util.
2. Pour afficher les lots par mode, cliquez sur une des options suivantes :
• Tous les lots
• Mode prél.
• Mode final
3. Cliquez sur Rechercher pour afficher les lots répondant aux critères définis.
4. Sélectionnez le lot à traiter.
5. Dans le menu Ligne, sélectionnez Mode final.
Après avoir traité les prélèvements automatiques, vous pouvez vérifier les lots d'encaissements obtenus dans l'écran Vérification du journal des prélèvements automatiques. Comptabilisez ensuite ces écritures dans le Grand Livre des comptes.