Les participants à une conférence peuvent ainsi afficher et contrôler à distance les programmes partagés. Les fonctionnalités de NetMeeting (Tableau blanc, Conversation, transfert de fichiers et Presse-papier partagé) permettent à des groupes de personnes d'organiser des réunions, de partager des informations et d'annoter conjointement des schémas, textes et commentaires dans le cadre d'un espace de travail partagé. NetMeeting prend en charge les normes internationales, permettant à deux personnes ou plus de participer à des conférences interactives en temps réel.
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PRISE EN COMPTE DES PARTICULARITES SPECIFIQUES BFDPP
Au sein de la BFDPP, chaque employé dispose d’un poste de travail unique (PTU), un PC sous XP sur lequel la suite Microsoft Office 2007 est installée.
XP dispose en natif de la dernière version de NetMeeting. Bien que NetMeeting ne soit plus supporté aujourd’hui par Microsoft, la dernière version (3.01 de 2004) est stable et les fonctionnalités de partage de document en temps réel à distance sont directement opérationnelles sans aucune inscription à un service associé. Les flux s’échangent de pair à pair via un échange d’adresse IP entre PC.
Le réseau de la BFDPP est sécurisé pour tous les échanges entre l’extérieur et l’intérieur de la banque mais reste libre pour tous les échanges IP à l’intérieur de la banque, c'est-à-dire ici sur tout le périmètre de la BFDPP comprenant les agences, les middle office et le siège. NetMeeting offre une solution stable et sécurisée pour les échanges intra-BFDPP.
NetMeeting étant déjà installé sur les PTU, il n’y a aucune installation à prévoir pour son utilisation. Le logiciel est directement accessible via le menu démarrer (Démarrer, Exécuter, Conf). Il est donc disponible sur tous les postes de la BFDPP et son utilisation ne génère aucun coût supplémentaire ni ne nécessite d’installation particulière.
Toutefois, nous avons dû répondre à certaines interrogations avant de lancer les expérimentations, concernant la qualité audio, le facilitateur technique et le choix de mettre en œuvre ou non la vidéo. Nous détaillons dans ce qui suit la démarche de recherche qui nous a amené à proposer les solutions les plus adaptées parmi toutes celles relevées.
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COMMENT EVITER LA MAUVAISE QUALITE AUDIO LORS DES ECHANGES DISTANTS ?
Si les échanges audio via NetMeeting sont dégradées, les participants peinent à dialoguer et ne souhaitent pas poursuivre au-delà des 10 premières minutes selon Mark, et al. (1999). Le problème de la qualité audio des échanges distants est fondamental. De façon un peu radicale, nous pourrions résumer en disant que les échanges audio concernant les outils de visioconférence, devraient être les derniers à rester si le système devait perdre toutes ses fonctionnalités.
SOLUTIONS TECHNIQUES PROPOSEES AFIN D’EVITER LA MAUVAISE QUALITE AUDIO LORS DES ECHANGES DISTANTS :
- Utiliser les outils de transmission de VOIP (Voice Over IP) de NetMeeting. Il y a une transmission unique via IP de la voix et des autres données (documents partagés) si la bande passante le supporte. Toutefois, il faut équiper chaque PC d’enceintes et de micro pour gérer les communications audio.
- Utiliser l’application NetMeeting couplée à un système d’audioconférence classique pour laquelle l’organisateur compose un numéro de téléphone qui ouvre une audioconférence payante chez le fournisseur de service, pour la BFDPP France Télécom, puis les autres participants composent ce même numéro et entrent tout à tour au sein de l’audioconférence. Cette solution dissocie les deux canaux d’échanges qui utilisent respectivement la ligne RTC pour l’audioconférence et la ligne IP pour NetMeeting.
- Utiliser l’application NetMeeting couplée à un système d’audioconférence supportée par le système interne de téléphonie de la BFDPP. Ce système repose sur les mêmes principes que la solution précédente mais a l’avantage d’être totalement gratuite en limitant toutefois le nombre de téléphones connectés à trois.
SOLUTION TECHNIQUE RETENUE AFIN D’EVITER LA MAUVAISE QUALITE AUDIO LORS DES ECHANGES DISTANTS :
La troisième solution technique (NetMeeting + Audioconférence avec téléphonie BFDPP) a été retenue du fait de sa gratuité totale et de sa relative facilité de mise en œuvre : NetMeeting est déjà présent sur les postes de travail et les employés de tous les bureaux (Agence et Siège) sont équipés d’un téléphone.
Toutefois, au-delà de trois sites distants, un numéro d’audioconférence spécifique devra être utilisé. Dans les expérimentations qui ont été réalisées, la majorité a pu être réalisée sans générer de frais grâce au système téléphonique interne de la BFDPP.
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QUI VA JOUER LE ROLE DE FACILITATEUR TECHNIQUE ?
Le facilitateur technique est primordial dans la bonne marche de ce type de réunion (cf. Chapitre 2, Section 1). Nous nous inscrivons dans l’optique de la nécessité de disposer d’une personne, notion déjà largement évoquée par Mark, et al. (1999). Le facilitateur va assurer la préparation, la mise en relation des personnes distantes, leur connexion au système NetMeeting ainsi qu’au système d’audioconférence tout en supportant les problèmes techniques qui surviennent lors des aléas de la réunion.
SOLUTIONS TECHNIQUES PROPOSEES A LA DESIGNATION DU FACILITATEUR TECHNIQUE
- Utiliser un des techniciens déjà en charge du support informatique général de la BFDPP.
- Utiliser une secrétaire, assistante des managers - Utiliser un technicien déjà formé sur NetMeeting
SOLUTION TECHNIQUE RETENUE A LA DESIGNATION DU FACILITATEUR TECHNIQUE
La troisième solution a été retenue en raison de la présence au sein de la BFDPP, d’une personne ayant le profil requis au moment du démarrage des expérimentations. Concrètement, le travail de recherche s’est orienté vers une recherche-action puisque le doctorant en charge de l’étude a joué le rôle de facilitateur technique.
Le but a été de fournir le maximum de moyens pour utiliser NetMeeting afin de minimiser la charge de travail supplémentaire pour les utilisateurs de NetMeeting. Toutefois, aucune décision sur le long terme n’a été prise concernant la pérennité de cette fonction. La fonction de facilitateur ayant été perçue comme devant être déléguée dans le futur à l’animateur de la réunion.
En définitive, la nécessité de la présence d’un facilitateur technique, si elle a été admise dans les premiers temps, n’a convaincu de sa pertinence qu’à partir du moment où elle a fait défaut.
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DOIT-ON OU NON INCLURE LA VIDEO LORS DES REUNIONS DISTANTES ?
Dans l’inconscient collectif et les images du Cybermonde, les réunions distantes devraient être médiatisées par des systèmes de vidéoconférence selon l’étude d’ Informatique (2010) . Toutefois, la transmission de l’image pose beaucoup plus de problème que la simple transmission audio.
ENUMERATIONS DES PROBLEMES DEJA RENCONTRES AVEC L’INTRODUCTION DE LA VIDEO :
- Les Postes de Travail Uniques (PTU) au sein de la BFDPP ne sont pas équipés de webcam. Le déploiement d’une telle solution nécessite l’intervention de technicien pour l’installation physique des webcams, la gestion des drivers et les formations d’utilisation.
- Des tests de compatibilité avec les autres applications présents dans les agences et dans les sièges doivent être réalisés.
- La bande du réseau doit pouvoir supporter les flux vidéo en temps réel sans gêner la production bancaire qui sollicite déjà une partie de sa disponibilité.
- La transmission de son image à un ou plusieurs tiers nécessite une prestation d’acteur pouvant gêner certains personnes selon Hirsh, et al. (2005).
- La vidéo rend très difficile le « multi-tasking » qui est très courant lors des audioconférences selon Hirsh, et al. (2005). Dans le cas d’une audioconférence, lors de l’exposé non pertinent pour une personne distante, le micro de cette dernière est mis en off et elle peut faire d’autres tâches (lire ses mails, en envoyer, signer des documents,…) tout en gardant une écoute flottante sur les interactions de la réunion sans avoir à se justifier auprès des autres participants de son décrochage momentané.
- Le flux vidéo est une transmission de données particulière qui est souvent dégradée par rapport à l’image naturelle du participant. L’optimisation du transport est assurée par la mise à jour des pixels changeant de l’image vidéo et non de l’image entière. Cette technique génère un effet de moiré et/ou de pixellisation des visages qui peut gêner à la longue. S’ajoute le plus souvent la difficulté de bien régler la balance des blancs (nuances des couleurs) et la luminosité sur le visage des intervenants.
- Enfin, la taille de restitution de l’image filmée dans les salles distantes ne reflète pas la taille physique de la personne distante. Cette distorsion a pour effet un changement dans la perception de l’importance même de la personne qui est vue comme « petite ». De plus, l’arrière-plan joue un rôle parfois parasite voire dominant par rapport à la personne filmée : il convient de trouver un lieu avec une image de fond (peinture ou tapisserie unies hors fenêtre avec des personnes en mouvement) suffisamment neutre pour ne pas perturber les échanges.
70 SOLUTION TECHNIQUE RETENUE POUR L’INTRODUCTION DE LA VIDEO :
Les problèmes rencontrés précédemment lors des expérimentations issues de l’état de l’art, notamment celles de Hirsh, et al. (2005), nous ont orientés vers une solution technique sans la vidéo lors de la médiatisation des réunions distantes. Toutefois, la raison principale de notre choix a été le fait que trois salles de visioconférence étaient déjà disponibles à la BFDPP et qu’aucune d’entre elles n’étaient utilisées. De ce fait, l’introduction de la vidéo dans les réunions distantes aurait pu être assimilée, à tort, aux problèmes des « visios » à l’image dégradée et au son « métallique ».
71 SOUS-SECTION 2.2DESCRIPTIONS ET ANALYSES DES EXPERIMENTATIONS DE NETMEETING
Lors de la phase précédente, nous avions conclu à une architecture composée de l’application NetMeeting associée à l’utilisation d’une audioconférence via la ligne RTC, à la prise en charge de la fonction de facilitateur par le doctorant en charge de l’étude et en l’absence d’utilisation de la vidéo.
Avant de débuter les premières expérimentations, nous avons réalisé des tests de connexion dans la salle test informatique de la BFDPP, entre différents PTU du siège, puis entre PTU siège-agence. Tous les tests ont été concluants (présence de NetMeeting sur le poste, échanges d’IP possibles, connexion fluide, partage d’applications autorisée).
A noter que la mise en place de ces expérimentations en tout début de contrat de recherche entre le laboratoire et la BFDPP avait une double visée. D’une part, permettre de mieux connaitre les facteurs de succès liés à l’implémentation d’outils de TCAO et d’autre part, fournir aux dirigeants de la BFDPP une vision des économies substantielles sur les coûts de fonctionnement, de déplacements notamment.
La première expérimentation a eu lieu en décembre 2007, lors de la réunion de service du Département Placement et Collecte (DPC) au sein de la DSBS, la dernière a eu lieu le 11 juin 2008. En tout, les 9 expérimentations de NetMeeting se sont déroulées sur 7 mois et elles ont mobilisé 70 personnes au total pour la plupart différentes (NM 1 : 9 personnes, NM 2 : 9 personnes, NM3 : 7 personnes, NM4 : 9 personnes ; NM5 : 12 personnes, NM6 :2 personnes, NM7 : 6 personnes ; NM8 : 7 personnes ; NM9 : 9 personnes).
A l’issue de chaque expérimentation, les participants ont été interviewés et ont pu qualifier leur niveau de satisfaction du système « NetMeeting + audioconférence » sur une échelle de 5 niveaux :- un système très satisfaisant (note égale à 1), un système satisfaisant (note égale à 0.75), un système moyennement satisfaisant(note égale à 0.50), un système très moyennement satisfaisant (note égale à 0.25) ou un système non satisfaisant (note égale à 0).
72 NM1 :REUNION DU 18/12/2007,DEPARTEMENT PLACEMENT ET COLLECTE
PRESENTATION DU CONTEXTE
Le Département placement et collecte (cf. Figure 18), service administratif du siège de la BFDPP, subordonné à la DSBS, est composé de différents services administratifs du siège de BFDPP qui s’occupent de la gestion administrative des dossiers gérés dans les agences (interdit bancaire, abusif cartes, valeurs mobilières, saisie, traitements après décès,…).