Nous pouvons analyser les résultats comme suit:
Les participants souhaiteraient utiliser à nouveau la plate-forme. De plus, ils pensent qu'elle serait une solution d’avenir.
Ils déclarent être globalement satisfaits et donnent un niveau élevé à la facilité d’utilisation.
Toutefois cette solution semble avoir moyennement aidé les utilisateurs dans leur travail habituel, notamment dans la récupération d’informations relatives au projet. A noter que la personne qui était géographiquement distante (à Nantes) des autres participants (sur Toulouse) a répondu différemment en indiquant que cet outil l’avait aidé dans son travail (note = 8/10) avec une bonne appréciation dans la récupération des informations (7/10).
Lors des échanges réalisés en marge des questionnaires, des remarques concernant la confidentialité et la limite entre espace privé et espace public ont été remontées par les participants (« qui va voir ces informations maintenant que le projet est fini ? »). De même, certains y ont vu la possibilité d’être contrôlé (« on sait maintenant qui a fait quoi sur le projet, et quand »).
Une des explications possible à la faiblesse de l’apport décrit de WSS dans le travail quotidien pourrait provenir de la portée relative du projet AGIL pour les participants A la BFDPP. Ce qui n’était pas le cas de l’experte distante qui était très motivée pour partager son expérience dans sa banque régionale d’appartenance. L’étude d’opportunité concernant le
- 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 6,00 7,00 8,00 9,00 10,00 Satisfaction globale
Facile à utiliser Récupération d'information
Aide dans le travail
Prêt à refaire ? Est-ce une solution d'avenir ?
116 choix d’AGIL, qui était plutôt un avant-projet, pourrait avoir eu du mal à susciter l’adhésion des participants et par voie de conséquence l’utilisation de WSS.
Toutefois, on peut émettre l’hypothèse que la qualité des relations entre les participants et leur expérience avérée dans le travail en groupe a outrepassé une vision limitée aux seules conclusions du projet AGIL pour se projeter dans la perspective d’autres expérimentations. Ainsi, les participants ont positionné WSS comme une solution pour l’avenir, pertinente pour la conduite de projet.
CONCLUSIONS WSS1:
Nous confirmons les positions de Fevrier Quesada, et al. (2008) sur la pertinence de l’utilisation de ce type d’outil pour la gestion de projet. La classe d’activité « Conduite de projet » est donc, au sein de la BFDPP, une classe pertinente pour l’outil WSS.
Les facteurs de succès dans l’implémentation de WSS au sein de la BFDPP seraient les suivants :
La participation d'un champion dans le projet ainsi que la prise en charge de l'équipe pilote par le champion.
L’existence d'un support technique compétent ainsi que sa disponibilité.
La qualité de la relation entre les participants ainsi que l’expérience avérée des participants au travail en groupe.
Les axes d’améliorations pourraient se situer dans :
- L’existence du soutien de la Direction qui a été plutôt prudente sur ce type de support de travail de groupe en engageant un projet de portée relative.
- La diffusion de la connaissance de la technologie et ses fonctionnalités qui n’a pas pu être réalisée avant le lancement du projet, créant une confusion entre le fond et la forme.
- La formation aux pratiques collaboratives qui auraient permis d’appréhender les fonctionnalités de coordination (tâches) et de communication (discussion/forum) en minimisant les aspects négatifs (confidentialité, contrôle).
- L’anticipation, par la discussion avec les participants, des nouveaux conflits d'intérêts naissant concernant notamment, les problématiques de confidentialité et de contrôle.
Les fonctionnalités à privilégier dans la conduite de projet reflètent les besoins relatifs à la collaboration : celles permettant de communiquer, se coordonner et partager des informations.
117 WSS2 :LE PROJET « PROTECTION CONTRE LA FUITE DE DONNEES » AOUT 2009
PRESENTATION DU CONTEXTE
Convaincue de l’apport des fonctionnalités de WSS pour la conduite de projet, la BFDPP a souhaité poursuivre l’expérimentation avec un projet sur la Sécurité du Système d’Information. Ce projet, « Protection contre la fuite de données », réunissait 9 Responsables de la Sécurité du Système d’Information (RSSI) dont le RSSI de la BFDPP ainsi qu’un chef de projet MOE (distant) en charge de la mise en œuvre des solutions technique de protection.
L’objectif de ce projet était d’émettre un cahier des charges (livrable) recensant les besoins pour contrer la fuite de données sensibles. Les RSSI appartenaient tous à des Banques régionales différentes. Ils étaient géographiquement distants de plusieurs centaines de kilomètres, répartis sur toute la France. La coordination de l’équipe a été prise en charge par le RSSI de la BFDPP qui a utilisé l’audioconférence et une plateforme WSS dédiée au projet. Petite précision utile, le chef de projet était le doctorant en charge de l’étude, ayant évolué de son poste de chef de projet MOA vers celui de RSSI de la BFDPP
L’audioconférence n’a pu être couplée à NetMeeting en raison des contraintes liées aux règles du firewall (interdiction des échanges IP pair à pair ponctuels hors du périmètre interne d’une banque régionale). L’utilisation d’une plateforme WSS pour les RSSI était une première. L’usage voulait que les participants se déplacent tous à Paris et travaillent en face à face dans une salle de réunion. Ces déplacements étaient, et sont toujours, décrits comme chronophages, fatigants et consommateurs de frais de déplacement (avion, train, voiture). La RSSI BFDPP, déjà familiarisé et formé à WSS, a demandé la mise en œuvre à la CNCE d’une plateforme dédiée au projet. L’idée, dans cette nouvelle expérimentation, a été d’optimiser le nombre de web-parts pour ne garder que ceux qui avaient été précédemment désignés comme pertinents (cf. WSS1).
DEROULEMENT DU PROJET MEDIATISE PAR LA PLATEFORME WSS
Le 25/08/2009, le RSSI de la BFDPP a convié ses collègues RSSI des autres Banques régionales, à une audioconférence au cours de laquelle il a décrit la plateforme WSS supportant le projet dont il avait la charge (projet contre la fuite de données). La plateforme s’est résumée en une seule page découpée en 3 parties.
Le but de cette simplification a été de présenter un espace projet facile à appréhender. Tout d’abord, un espace de stockage de document où chaque participant a été libre de déposer ce qu’il a souhaité. Peu importait le contenu (officiel, brouillon, annexe, copies
118 d’écran,…). L’intérêt des participants a été un des principaux moteurs de la simplification de la conception. Il fallait qu’en une seule page, l’ensemble des éléments du projet soient visibles et clairement accessibles. De plus, un seul niveau de stockage a été proposé. Les écueils d’une gestion des sous-répertoires en profondeur avait montré ses limites Viguié (2007), notamment dans la grande difficulté des participants à retrouver un document. Ensuite, la partie liée à la discussion, sous forme de forum, a été présentée comme libre, sans formalisme ni contrainte particulière. Le chef de projet a lancé le premier fil de discussion (cf. Figure 27).