Le but de cette réunion était de se coordonner sur un planning de projet après la présentation générale du contexte de travail où intervenaient un Directeur de Groupe et un Directeur d’Agence du réseau commercial d’une Direction Commerciale.
Un autre élément important est apparu lors de cette troisième réunion : le rôle du facilitateur a visiblement toujours posé le problème de disposer d’une ressource supplémentaire. Le Directeur de la DSBS, soucieux d’optimiser sur le long terme ses ressources, a souhaité le remplacer par la secrétaire qui assure en temps normal le secrétariat de la réunion. En vue de ce passage de relai, la secrétaire a été positionnée en observatrice attentive au côté du facilitateur, maintenu dans son rôle, pour cette réunion.
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OBSERVATION DE LA REUNION
A partir de 09h30, le facilitateur a utilisé la plage de 30 minutes avant la réunion pour gérer le matériel et les connexions avec la personne distante. Dans la salle sur Toulouse, 3 personnes de la DSBS sont présentes : deux Directeurs de Département de la DSBS, le Directeur de la DSBS, la secrétaire et le facilitateur. A distance, un Directeur d’Agence situé dans son agence au Nord de Toulouse et un Directeur de Groupe situé dans une autre agence au Nord de Toulouse.
A 10h00 le Directeur de la DSBS est intervenu en utilisant comme support un document Power point. L’intervention du Directeur de la DSBS a été assez brève : 40 minutes au total. La présentation a été axée sur le discours (longue présentation du Directeur) sans mobiliser un long document partagé (4 diapositives de présentation).
Les échanges avec les personnes distantes se sont limités aux courtoisies de bienvenue et à la coordination des agendas pour un plan d’action. La secrétaire a pris des notes sur le déroulement technique de la réunion tout en prenant le compte-rendu de la réunion.
ANALYSE DES REACTIONS RECUEILLIES LORS DE LA REUNION :
La moyenne des notes pour évaluer la satisfaction du système est de 0,75 (0,75 ; 0,5 ; 0,75 ; 0,75 ; 1 ; 0,75 ; 0,75), soit un niveau «satisfaisant ». Les avis recueillis ont permis de confirmer le bon niveau de satisfaction des participants en particulier celui du Directeur de la DSBS qui a souhaité proposer d’étendre le dispositif à un Groupe d’agences du réseau commercial.
Les personnes distantes ont apprécié de ne pas avoir à se déplacer sur le siège de la BFDPP pour participer à ce type de réunion dont le principal objet était de s’accorder sur les dates à réserver pour un projet à venir. La « présence » de tous les participants en temps réel a facilité le choix des dates jalons du projet. Chose qui a été décrite comme plus ardue avec les décalages d’envoi-lecture-réponse des mails à l’ensemble des participants (« le temps que je lise mes mails, les dates de mon agenda sont déjà prises ! »).
La secrétaire, à l’issue de l’observation attentive des opérations effectuées par le facilitateur, s’est interrogée sur le niveau de compatibilité entre sa prise de notes permanente pour le compte-rendu de réunion et ses futures tâches de facilitateur technique.
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CONCLUSIONS NM3 :
Différents facteurs semblent avoir favorisé le bon déroulement de la réunion médiatisée par NetMeeting :
- Le soutien de la Direction : le Directeur de la DSBS par sa volonté à utiliser ce nouvel outil a promu cette technologie dans sa Direction et a proposé de l’étendre à une Direction Commerciale.
- L’usage de l’outil par la Direction : le fait que le Directeur de la DSBS utilise lui-même l’outil a renforcé l’importance et la portée de l’outil.
Les remarques concernant la pertinence de l’utilisation de NetMeeting permettent de proposer, pour le périmètre restreint de la BFDPP, au moins :
86 NM4 :REUNION DU 15/02/2008 AVEC UN DIRECTEUR DE GROUPE ET SES DIRECTEURS D’AGENCE
PRESENTATION DU CONTEXTE
Suite à la réunion NetMeeting (NM3) à laquelle le Directeur de la DSBS avait proposé d’étendre le dispositif, une nouvelle expérimentation de NetMeeting a été décidée. Le but de cette nouvelle réunion était d’échanger à distance des informations entre un Directeur de Groupe et ses 7 Directeurs d’Agence géographiquement disséminés sur un rayon d’environ 30 kilomètres. L’économie en frais de déplacement avait été estimée à 325 € par réunion. Le Groupe Tarn-Ouest avait été choisi principalement au regard des bonnes relations entre le Directeur de la DSBS, qui a depuis le lancement souhaité promouvoir NetMeeting, et le Directeur de la Direction Commerciale qui englobait le Groupe Tarn-Ouest. De plus, le chef de Groupe à la tête de ce Groupe Commercial était relativement ouvert aux nouvelles technologies.
Le 13/02/2008, soit 3 jours avant la réunion NetMeeting, le facilitateur technique s’est déplacé physiquement, en voiture, à Albi pour rencontrer le Chef de Groupe. Le facilitateur lui a expliqué les fonctionnalités de l’application NetMeeting, son fonctionnement ainsi que les bénéfices que l'entreprise pouvait en tirer. Il lui a expliqué que le support de présentation était très important puisqu’il était un des liens principal, avec le discours, entre l’animateur et les participants distants.
Pendant la journée du 14/02/2008, le facilitateur technique a appelé chaque Directeur d’Agence afin de préparer la réunion NetMeeting :
- Il a présenté NetMeeting, ses fonctionnalités et les bénéfices attendus pour l’entreprise;
- Il a réalisé le paramétrage pour chaque poste, à distance ;
- Il a communiqué son numéro de téléphone portable pour assurer un support technique permanent;
- Il a fait noter la réunion dans leur agenda en y incluant le phase de préparation de vingt minutes avant le début officiel afin de gérer les préparatifs de connexion et les imprévus;
- il leur a demandé de réserver un bureau équipé d’un PTU ainsi que l’utilisation de la ligne téléphonique du bureau.
OBSERVATION DE LA REUNION
Le 15/02/2008, le facilitateur technique s’est déplacé à Albi au coté du Directeur de Groupe. Une demi-heure avant le début de la réunion, il a assisté et connecté les participants à NetMeeting et à l’audioconférence. Si NetMeeting allait être découvert lors de cette
87 réunion, l’audioconférence allait l’être aussi pour certains Directeurs d’Agence qui avaient, jusque-là, toujours géré les réunions en présentiel.
A 10h00, le système était en fonctionnement, 7 Directeurs d’Agence distants et 1 Directeur de Groupe assisté par le facilitateur technique étaient présents à la réunion (cf. Figure 21).