Les services composant le DPC étaient répartis sur le siège de Toulouse, sur Auch et sur Rodez. Les réunions du DPC organisées par son Directeur regroupaient tous les chefs de services accompagnés le plus souvent d’un expert du service. Lors de ces réunions, le Directeur donnait les dernières obligations règlementaires qui s’imposaient à la BFDPP dans leur domaine d’activité concerné, les grandes orientations stratégiques de l’entreprise mais aussi proposait un échange, souvent très vivant, autour de la vie courante du département (pose des congés, enveloppe des primes individuelles, …).
Avant l’introduction de NetMeeting, les réunions se déroulaient soit en audioconférence (uniquement par téléphone) soit en face en face (convocation des chefs de service distants au siège). Dans le premier cas, les personnes distantes se plaignaient de ne pas pouvoir suivre correctement les indications données du fait de la non synchronisation des documents utilisés par le Directeur, à Toulouse, et ceux retrouvés dans les boites aux lettres mèl (après de multiples et parfois laborieuses recherches) sur les postes à Auch ou Rodez. Dans le second cas, les deux chefs de service devaient physiquement se déplacer d’Auch vers
73 Toulouse et de Rodez vers Toulouse en voiture pour participer à la réunion et reprendre leur voiture pour revenir chez eux.
Le Directeur du PDC a été le premier à souhaiter expérimenter le système « NetMeeting + audioconférence » avec ses chefs de services distants.
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DEROULEMENT DE LA REUNION
Le 11/12/2007, soit une semaine avant la date de la première réunion NetMeeting, le facilitateur a eu une réunion de travail avec le Directeur du Département (DPC). Il a expliqué le matériel utilisé, la fonctionnalité de partage de document en temps réel. Le même jour, le facilitateur a appelé au téléphone Monique, chef de service à Auch pour prendre contact, expliquer les caractéristiques de la nouvelle réunion et faire les premières manipulations avec NetMeeting. Une heure après, le facilitateur a appelé Jean-Bernard, à Rodez, pour réaliser la même opération.
Le premier lancement de NetMeeting est particulier : le logiciel lance un dialogue de paramétrage avec l’utilisateur, lors de la première utilisation sur un poste informatique, afin de connaitre les identifiants, la connexion ou non à une annuaire de personnes, la qualité de la bande passante, l’utilisation ou non d’un micro ou d’un haut-parleur,…). Cette procédure, fastidieuse, présente à un utilisateur non averti un logiciel compliqué à mettre en œuvre. Or, dès la deuxième connexion, NetMeeting se lance directement en attente de connexion avec une interface relativement simple à s’approprier (il suffit de cliquer sur l’icône téléphone et de rentrer l’adresse IP du poste distant).
Les qualités pédagogiques du facilitateur jouent un rôle fondamental dans le fait d’expliquer à l’aide de mots simples ce qui va se passer en cliquant de fenêtre en fenêtre mais aussi, de faire rejouer les séquences expliquées à distance. L’exercice est d’autant plus difficile que le « re-jeu » de la première utilisation de NetMeeting est impossible, étant entendu que NetMeeting, se lance directement à partir de la deuxième fois en mode connexion sans passer par les fenêtres de paramétrage.
Ce changement de comportement du logiciel peut paraitre déroutant si des explications détaillées n’ont pas été fournies avant. La phase préparatrice est donc primordiale car elle permet à l’utilisateur d’une part d’avoir eu, a minima, la vision de l’IHM et de se rendre compte de l’effort cognitif à fournir pour participer à ce type de réunion.
A l’issue de sa visite dans la salle de réunion principale sur Toulouse, le facilitateur a demandé que le téléphone soit changé. En effet, le modèle présent dans la salle ne permettait pas d’utiliser la fonction mains libres, indispensable pour que tout le monde puisse parler librement dans la salle principale tout en étant entendu à distance. Le facilitateur a annoncé aux chefs de service qu’une demi-heure avant le début de la conférence, il assurerait lui-même l’assistance à la connexion de l’audioconférence ainsi que des PTU à NetMeeting. De plus, il a envoyé à chaque participant distant la procédure de connexion.
75 Une demi-heure avant le début de la réunion, le facilitateur technique a préparé la salle de réunion principale à Toulouse :
- Ouverture de session du PTU de la salle de réunion (le temps d’ouverture a été d’environ 12 minutes)
- Installation sur le PTU de Toulouse, du fichier Power point, préparé précédemment par le Directeur (ou son assistante) qui a servi de support à l’animation de la réunion. - Installation et branchement du vidéoprojecteur dans la salle de réunion principale
afin que les personnes présentes sur le site de Toulouse puissent suivre et participer à la réunion.
- Appel téléphonique à chaque chef de service, avec un téléphone portable (puisque le téléphone de la salle de réunion allait servir à l’audioconférence) afin qu’il se connecte à l’audioconférence avec son téléphone fixe puis qu’il connecte son PTU à NetMeeting en lui donnant l’adresse IP du poste de la réunion.
- Mise en œuvre du haut-parleur et la fonctionnalité mains-libre du téléphone de la salle de réunion principale et tests de qualité audio avec les chefs de service distants (réglage du niveau du haut-parleur de la salle de réunion de Toulouse).
- Partage de l’application PowerPoint sur NetMeeting et demande de confirmation aux chefs de service de la synchronisation avec la présentation de la salle réunion à Toulouse (concrètement, le facilitateur a fait défiler les premières pages et a demandé si le phénomène se produisait en temps réel à distance).
5 minutes avant le début de la réunion, la secrétaire du Directeur entrait, les autres chefs de service arrivaient dans la salle de Toulouse. Le facilitateur technique a annoncé au téléphone l’arrivée des nouveaux arrivants (qui s’apercevaient via le retour son que leurs collègues étaient connectés à distance)
Remarques :
Le fait de réserver une demi-heure minimum avant le début de la réunion est la condition sine qua non à la bonne suite de la réunion. Si cette préparation n’est pas réalisée, plusieurs problèmes surgissent.
Tout d’abord au niveau des participants distants. Les participants distants essaient de se connecter à NetMeeting (sans succès, ils ne connaissent pas l’IP du poste principal et de plus la session n’est pas ouverte) ; les participants essaient de se connecter à l’audioconférence (sans succès, la session n’est pas ouverte et ils ne disposent pas du mot de passe organisateur). Ensuite, au niveau des participants qui vont entrer petit à petit dans la salle principale qui vont être accueillis pendant la préparation technique, assister aux essais- erreurs, et qui focalisent leur attention sur la forme plus que sur le fond de la réunion.
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OBSERVATION DE LA REUNION:
A l’heure prévue, le Directeur est entré dans la salle, a salué les présents, a présenté un bonjour amical aux personnes distantes et a débuté sa présentation. Sur Toulouse, dans une salle, sont présents 9 personnes : 4 chefs de service, 2 experts, le Directeur, une secrétaire qui assure le compte rendu (en prenant des notes sur un cahier) et le facilitateur technique. Dans un bureau à Auch, se trouve un chef de service et dans un autre bureau à Rodez se trouve un autre chef de service. Dans la salle principale de Toulouse, les participants sont assis autour de la table de réunion (cf. Figure 19).