Feuilles de travail

Par conséquent, grâce à toute cette flexibilité, au lieu de commencer une nouvelle feuille de travail à chaque année, il s’agit d’ouvrir la feuille de travail de l’exercice précédent, de faire les modifications requises (s’il y a lieu) et d’actualiser les résultats en inscrivant la nouvelle date de calculs.

Pour ceux qui utilisent le logiciel CaseWare, ANNUI-T Plus permet même de sauvegarder les feuilles de travail dans un dossier CaseWare. De plus, le logiciel Avantage Pro comporte certains liens pour ouvrir des fichiers créés par ANNUI-T Plus.

FONCTIONNEMENT DE L’ÉCRAN DE SÉLECTION

Tout d’abord, il faut indiquer le type de scénario (emprunt, location, placement et valeur future) ainsi que la feuille de travail désirée. Pour ce faire, il s’agit de cliquer sur les onglets qui correspondent aux choix.

Ensuite, il faut désigner l’unité de disque et les scénarios qui seront choisis pour la feuille de travail. Rappelons qu’il est toujours possible de consulter la description d’un scénario. Il s’agit de cliquer sur le nom du scénario et ensuite de cliquer sur l’icône

“Détails”.

La sélection des fichiers se fait en maintenant la touche CTRL enfoncée et en cliquant sur chacun des scénarios désirés.

À remarquer que lorsque ceux-ci sont consécutifs, c’est à dire qu’ils se suivent dans la liste, on peut également effectuer une sélection par bloc. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le premier scénario du groupe, de maintenir la touche SHIFT enfoncée et de déplacer le curseur sur le dernier scénario du groupe .

Si les scénarios sont dans différents répertoires, une fois que la sélection des scénarios est terminée dans le premier répertoire, il faut cliquer sur “Créer liste”.

Ensuite, pour chacun des autres répertoires désirés, il suffit de sélectionner les scénarios et de cliquer sur “Ajouter”. Pour consulter la liste des scénarios sélectionnés, il s’agit de cliquer sur “Voir liste”. Dans cette liste, il est possible de retirer des scénarios.

Par ailleurs, l’usager peut également sélectionner tous les scénarios d’un répertoire en cliquant sur “Répertoires” et sur “Ajouter”.

Enfin, une fois la sélection terminée, il faut cliquer sur l’icône “Poursuivre”.

"INTÉRÊTS COURUS"

Cette procédure sert à calculer les intérêts courus d’un groupe de scénarios à une date quelconque. Ce genre de rapport sert surtout lorsqu'on doit dresser des états financiers. D'ailleurs, les intérêts courus découlent du principe comptable du rapprochement des revenus et des dépenses.

Si on veut établir les intérêts courus à la date de la fin de l’exercice financier, les intérêts courus représentent alors une estimation du montant des intérêts compris entre la dernière date de calcul des intérêts incluse dans l'exercice financier et la date de la fin de cet exercice financier.

Ce résultat est établi selon un prorata, soit le nombre de jours compris entre ces deux dates par rapport au nombre de jours compris entre la dernière date de calcul des intérêts incluse dans l'exercice financier et la première date de calcul des intérêts qui suit la fin de l'exercice financier. Le plus souvent, il s'agit du nombre de jours compris entre le dernier paiement de l'exercice financier et le premier versement du prochain exercice financier.

Finalement, le résultat de ce prorata est multiplié par le montant d'intérêt de la première date de calcul qui suit la fin de l'exercice financier.

Pour mieux comprendre, prenons un exemple. Supposons que la fin de l'exercice financier d'une entreprise est le 31 décembre et qu'elle n'a qu'une seule dette, celle-ci étant payable le 15ème jour de chaque mois.

Dans cet exemple, il y a 16 jours entre la dernière date de calcul incluse dans l'exercice financier (le 15 décembre) et la fin de l'exercice financier. De plus, il y a 31 jours entre le 15 décembre et la prochaine date de calcul, le 15 janvier. Si les intérêts inclus dans le versement du 15 janvier prochain sont de 908.26 $, les intérêts courus au 31 décembre sont alors de 468.78 $, soit:

(16/31) x 908.26 $ = 468.78 $.

Ainsi, le rapport des intérêts courus permet d'effectuer le même genre de calcul pour chacun des scénarios sélectionnés. Sur chaque ligne, on retrouve la description sommaire du scénario et les intérêts courus qui s'y rapportent.

Soulignons qu’il est possible de modifier les montants d’intérêts courus que le logiciel calcule. Pour ce faire, il suffit de positionner le curseur sur la ligne du montant à changer, de cliquer sur “Modifier” et d’inscrire le montant désiré.

Par exemple, pour un emprunt, cette option peut servir lorsque le créancier a lui aussi estimé des intérêts courus à cette date et que le montant diffère de celui calculé par ANNUI-T. On peut alors décider d’inscrire ce montant plutôt que celui déterminé par le logiciel.

Figure 4.18:

Exemple du rapport des intérêts courus.

"REMISES 5 ANS"

Cette fonction sert à dresser le rapport des remises de capital des cinq (5) prochains exercices financiers. Ce type de rapport s'adresse essentiellement aux comptables car il sert à produire la note aux états financiers traitant de la dette à long terme.

Pour chaque emprunt sélectionné, on retrouve une description sommaire ainsi que les montants de remise de capital pour chacune des 5 années. Comme il est d'usage, ces données sont arrondies.

Figure 4.19:

Exemple du rapport des remises de capital de 5 ans

Enfin, tout comme pour le rapport des intérêts courus, il est permis de modifier les montants calculés par le logiciel. Pour ce faire, il suffit de positionner le curseur sur le montant à changer et d’inscrire le montant désiré.

Par exemple, ceci est nécessaire lorsqu'une dette se termine au cours d’une des 5 années en cause et que le total des remises de capital excède le solde aux états financiers à cause des arrondissements.

"LOYERS 5 ANS"

Cette procédure sert à établir le rapport des loyers minimums de 5 années pour un groupe de scénarios de location.

Ce rapport ressemble beaucoup au rapport des remises de capital de 5 ans.

D’ailleurs, le fonctionnement est identique.

"NATURE DU CONTRAT DE LOCATION"

Cette fonction représente, en quelque sorte, une feuille de travail ayant pour but d’aider à déterminer la façon de traiter un contrat de location au niveau comptable selon les normes énumérées au chapitre 3065 du Manuel de l’ICCA.

Si l’analyse est faite du point de vue du preneur (locataire), 4 facteurs sont alors considérés pour déterminer si le contrat de location doit être traité comme location-exploitation ou comme location-acquisition.

Pour le premier critère, il faut indiquer si un transfert de propriété est prévu pendant la durée du bail. À noter qu’il n’est pas nécessaire que le bail le prévoit explicitement. S’il est pratiquement assuré que le preneur devriendra propriétaire du bien loué en raison de certaines conditions ou clauses du bail, il faut alors répondre “Oui” à cette question.

Pour le deuxième critère, il faut établir si le bail comporte une option d’achat à prix de faveur. En d’autres termes, on doit répondre “Oui” s’il s’agit d’un montant tellement inférieur à la juste valeur marchande du bien loué à la date d’exercice de l’option que ceci nous porte à croire que le preneur exercera fort probablement l’option d’achat.

Le troisième critère sert à vérifier si la durée du bail (selon la définition du chapitre 3065 du Manuel de l’ICCA) est telle qu’elle procure au preneur pratiquement tous les avantages économiques du bien loué par rapport à sa durée de vie utile. Ainsi, il est d’usage de prétendre que c’est le cas si la durée du bail représente 75% ou plus de la durée économique du bien. Dans cet écran, pour ce critère, l’usager doit entrer la durée de vie utile du bien en nombre d’années. Le logiciel calcule alors cette durée en périodes. ANNUI-T Plus calcule également la durée du bail en périodes mais l’usager peut modifier cette données, par exemple, pour tenir compte d’une option de renouvellement de bail qui est pratiquement assurée.

Le principal avantage du logiciel ANNUI-T Plus pour l’évaluation d’un contrat de location se situe au niveau du quatrième critère. En effet, pour ce critère, il faut déterminer si le bailleur (le locateur) est assuré de récupérer le capital investi dans le bien loué tout en bénéficiant d’un rendement. La réponse sera “Oui” si la valeur actualisée des “paiements minimums exigibles en vertu du bail” (selon la définition du chapitre 3065 du Manuel de l’ICCA), excluant les frais accessoires, représente 90% ou plus de la juste valeur marchande du bien loué à la date de début du bail.

Le logiciel calcule le taux implicite du bail mais il est possible de le modifier, par exemple, pour l’arrondir. En ce qui concerne le taux d’intérêt marginal du preneur, si ce dernier est inconnu, il faut laisser la case vide (ou inscrire 0). Lorsque cette case contient un taux et que celui-ci est inférieur au taux implicite du bail, le taux d’intérêt marginal du preneur est alors utilisé comme taux d’actualisation pour calculer la valeur actualisée des “paiements minimums exigibles en vertu du bail”.

Figure 11.04:

Exemple du 4ème critère dans la feuille de travail pour l’analyse de contrat de location

Une fois que l’on a inscrit les données requises pour l’évaluation des 4 critères, il s’agit de cliquer sur l’onglet “Conclusion” pour obtenir le résultat de chacun des 4 critères ainsi qu’une opinion sur la nature du contrat de location. En fait, aussitôt que le résultat de l‘un de ces critères est positif, le contrat devrait normalement être considéré comme un contrat de location-acquisition. Dans le cas contraire, il devrait plutôt être traité comme location-exploitation. Rappelons toutefois qu’il demeure essentiel de consulter le chapitre 3065 du Manuel de l'ICCA pour le classement final du contrat de location.

Figure 11.05:

Exemple de l’écran de conclusion de la feuille de travail pour l’analyse d’un contrat de location

Si l’analyse doit être faite du point de vue du bailleur (locateur), les mêmes critères d’évaluation sont utilisés. Toutefois, pour le 4ème critère, soit le calcul de la valeur actualisée des “paiements minimums exigibles en vertu du bail”, comme il se doit, ANNUI-T Plus utilise toujours le taux implicite du bail comme taux d’actualisation.

De plus, lorsque l’analyse est effectué du point de vue du bailleur, il faut également répondre à deux autres questions. La première est de savoir si oui ou non le bail comporte des risques anormaux. La seconde question est de savoir si le bail comporte des frais facilement estimables qui surviendront après la fin de l’exercice financier.

Si l’on obtient une réponse positive pour au moins un des 4 critères de base et que l’on a répondu négativement aux 2 questions supplémentaire, le contrat de location devrait normalement être considéré comme location-vente (ou location-financement), sinon location-exploitation.

"PRÉSENTATION AUX ÉTATS FINANCIERS DE LA DETTE A LONG TERME"

Cette feuille de travail a pour but d’aider à déterminer le montant de la dette à long terme qui doit être présenté dans le passif à court terme du bilan ainsi que celui à présenter dans le passif à long terme selon les directives du Comité sur les problèmes nouveaux (CPN-122). Rappelons que ces directives doivent être appliquées pour tout exercice financier débutant le 1er janvier 2002 ou après.

Dans cette feuille de travail, chaque scénario sélectionné occupe une ligne. Dans la deuxième colonne, la date d’échéance est affichée à moins que la date de fin du terme la précède. Le solde de la dette en fin d’exercice est inscrit dans la 3ème colonne.

Les trois colonnes suivantes représentent des facteurs à considérer pour savoir si une partie ou la totalité du solde doit être présenté dans le passif à court terme.

Figure 11.06:

Feuille pour la présentation de la dette à long terme (première partie)

Figure 11.07:

Feuille pour la présentation de la dette à long terme (dernière partie)

Par exemple, si l’emprunt est en défaut et que le créancier peut réclamer le solde de cette créance, il s’agit de double-cliquer dans la petite case au début de la cellule pour qu’un “X“ soit affiché, signifiant que c’est le cas. Par défaut, la totalité du solde est alors inscrit dans cette colonne et dans celle du passif à court terme mais il est possible d’entrer un montant inférieur. Si aucun “X“ est affiché dans ces 3 colonnes, le montant présenté dans le passif à court terme sera celui affiché dans la colonne “Portion à court terme de la dette à long terme“.

Il est important de noter qu’il est possible d’ajouter des lignes supplémentaires, par exemple, pour inclure des avances des administrateurs. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’icône “Ajouter“ et d’inscrire une description pour cette dette. Ensuite, il s’agit d’inscrire les données requises dans les colonnes. Par ailleurs, pour supprimer une ligne ajoutée, il s’agit de se positionner sur cette ligne et de sélectionner “Retirer“.

Enfin, mentionnons qu’il demeure essentiel de consulter le CPN-122 pour le classement final de façon à s’assurer de respecter les directives.

"SOMMAIRE DE LA DETTE A LONG TERME "

Cette feuille de travail fournit plusieurs informations servant à la préparation des états financiers et de la note sur la dette à long terme.

Dans la première colonne, on retrouve une description sommaire de l’emprunt, le nom du créancier et les garanties se rapportant à l’emprunt. Dans la deuxième colonne, s’il existe un terme pour cette dette, on retrouve la date de la fin du terme sinon la date d’échéance est affichée. La troisième colonne affiche le taux d’intérêt effectif à la fin de l’exercice financier.

Figure 11.08

Les six colonnes suivantes nous donnent un sommaire des évéments survenus durant l’exercice financier se rapportant à l’emprunt. Ainsi, on retrouve le solde de la dette au début de l’exercice financier, le montant de nouvel emprunt, les remises de capital, les intérêts payés ou payables, le solde de la dette à la fin de l’exercice financier et les intérêts courus à cette date.

Figure 11.09

Pour chacune des cinq colonnes suivantes, on retrouve le montant estimé des remises de capital des 5 prochains exercices financiers. Cette information sert pour la note sur la dette à long terme. La dernière colonne affiche le total des remises de capital des 5 prochains exercices financiers.

Figure 11.10

Figure 11.11

Enfin, rappelons qu’il est possible d’ajouter des lignes supplémentaires, par exemple, pour inclure des avances des administrateurs. Il suffit de cliquer sur l’icône “Ajouter“.

Par ailleurs, pour supprimer une ligne ajoutée, il s’agit de se positionner sur cette ligne et de sélectionner “Retirer“.

"SOMMAIRE DES OBLIGATIONS DE LOCATION "

Toujours dans le cadre de la préparation des notes aux états financiers, cette feuille de travail permet d’obtenir plusieurs informations financières relatives aux contrats de location. Notons qu’il y a une option pour choisir ou non d’arrondir les données au dollar près.

Pour chacun des scénarios de location sélectionnés, on obtient, entre autre, les intérêts payés au cours de l’exercice financier, les soldes au début et à la fin de l’exercice financier, les loyers des 5 prochains exercices financiers, le total des intérêts, etc.

Dans les illustrations suivantes, en lisant les titres des colonnes, on peut remarquer toutes les informations disponibles.

Figure 11.12

Figure 11.14

Figure 11.15

Figure 11.16

12 OUTILS

Calculateur de taxes de ventes

Figure 12.01:

Exemple de calcul de taxes incluses dans un déboursé

Cet outil sert pour calculer les taxes de vente de n’importe quelle province au Canada. L'écran est composé de deux onglets puisque deux choix de calculs sont offerts. Le premier sert à calculer les taxes incluses dans un déboursé qu’il faut comptabiliser. Ceci s’avère utile lorsque l’on ne dispose pas d’une facture détaillée pour un déboursé (reçu de stationnement, taxi, etc).

Aussitôt que l’on sélectionne la province, le logiciel affiche le taux de TPS et le taux de taxe provinciale normalement en vigueur dans cette province. On peut tout de même modifier ces taux et indiquer s’il s’agit ou non de taxes récupérables pour l’entreprise.

Ensuite, il suffit d’inscrire le montant total du déboursé et s’il y a lieu, le montant de pourboire ou de tout autre montant non taxable inclus. Le logiciel calcule alors le montant avant taxes ainsi que les taxes de vente. À noter qu’il est permis de modifier le montant avant taxes ainsi que le montant de TPS incluse.

Le logiciel affiche également les différents montants à comptabiliser. On y retrouve même une section pour le traitement fiscal des frais de représentation. Rappelons que pour les frais de représentation, on ne peut normalement réclamer que 50% des taxes récupérables (le montant non récupérable étant habituellement ajouté à la dépense).

Le fonctionnement du deuxième onglet de cet écran est semblable au premier et sert à calculer les taxes de vente sur un montant (en spécifiant qu’une partie du montant est non taxable si on le désire). Évidemment, cet outil peut servir pour dresser une facture de revenu mais aussi dans d’autres situations.

Par exemple, lorsqu’on achète plusieurs items dans un magasin, il arrive parfois que, sur la facture, certains items sont des dépenses d’entreprise alors que d’autres représentent des dépenses personnelles. Avec ANNUI-T Plus, il suffit alors d’inscrire le montant total admissible avant les taxes. Ensuite, le logiciel affiche le détail de la transaction (montant avant taxes, TPS, taxe provinciale et montant total) ainsi que les montants à comptabiliser.

Compilateur de déboursés (comptes de dépenses, etc)

Cet outil est un genre de journal caisse-déboursés dans lequel on réparti les montants dans des colonnes dont la plupart sont définies par l’usager. Il est idéal pour compiler des comptes de dépenses d’employés ou d’administrateurs, des relevés de cartes de crédits, etc.

Prenons le cas d’un compte de dépenses. Comme on le sait, pour sauver du temps, au lieu d’enregistrer une écriture comptable pour chacun des déboursés, il est préférable de compiler tous les déboursés pour ensuite produire une seule écriture comptable reflétant que les totaux (total de la TPS récupérable, total de la taxe provinciale récupérable, total des frais de déplacement, total des frais de bureau, etc).

D'ailleurs, dans ces circonstances, plusieurs personnes ont l’habitude d’utiliser un chiffrier électronique (par exemple, le logiciel Excel).

Cependant, ANNUI-T Plus procure un outil beaucoup plus flexible, qui ne requiert aucune connaissance de programmation et qui est beaucoup mieux adapté pour ce genre de tâche.

Il est possible de sauvegarder ces compilations et par conséquent, de les éditer au besoin. D’ailleurs, une fois que l’on a configuré un modèle, il devient facile de s’en servir de nouveau pour d’autres compilations futures.

Dans l'onglet "Configuration", il faut tout d'abord indiquer la province par défaut pour un nouveau déboursé. Lorsque l’on sélectionne la province, le logiciel affiche le taux de TPS et s’il y a lieu, le taux de taxe provinciale normalement en vigueur dans cette province. Cependant, on peut tout de même modifier ces taux et indiquer s’il s’agit ou non de taxes récupérables pour l’entreprise. C'est également dans cet écran que l'on peut inscrire le nom et le numéro de compte de grand-livre de chacune des colonnes que l'on désire utiliser pour la compilation.

Figure 12.02:

Onglet “Configuration” du module servant pour la compilation de déboursés

En ce qui concerne la grille de compilation de déboursés du logiciel ANNUI-T Plus, elle ressemble effectivement à un chiffrier. Elle est composée de plusieurs colonnes dont certaines peuvent être définies par l’usager dans l'onglet "Configuration". Dans cette grille, il s’agit d’inscrire la date du déboursé, une brève description et le montant total payé (incluant les taxes).

Il est possible de faire des recherches dans la colonne des descriptions de déboursés. Après avoir inscrit les caractères recherchés, il suffit de cliquer sur la loupe. S’il existe au moins une autre description contenant le libellé recherché, en cliquant de nouveau sur la loupe, le curseur est repositionné sur la prochaine ligne contenant ce libellé.

De plus, en cliquant sur "A-- >Z", on peut classer les lignes de déboursés selon les dates, selon les montants ou encore par ordre alphabétique des descriptions (ce qui peut permettre d’obtenir les déboursés classés par fournisseur en autant que l’on incrit toujours le nom du fournisseur au début d’une description).

Figure 12.03:

Onglet “Déboursés” du module servant pour la compilation de déboursés