Recommandations de la Cour des comptes européenne Réponses de la Commission et échéancier Synthèse (à compléter)
Après avoir effectué son autoévaluation du contrôle interne et du risque, la Commission a analysé les risques et les lacunes de son système de contrôle interne et elle a adopté le 16 avril 2003 un plan d'action en vue de son amélioration.
Au cours de l’année 2003, l'application informatique existante (VAP) sera graduellement remplacée par un nouveau système (NAP) qui aura une interface directe avec Sysper. Un groupe de travail a été créé pour veiller à ce qu'une procédure soit définie de sorte que les données soient toujours vérifiées par une deuxième personne, en pleine conformité avec le règlement financier.
Les recommandations de la Cour concernant les systèmes de surveillance sont dûment prises en compte et la Commission veillera à :
− poursuivre les procédures de documentation et développer des orientations;
− superviser la répartition des tâches;
− revoir le système de contrôle ex-post des opérations financières;
− accorder une attention particulière à la gestion des recouvrements et des désengagements;
− revoir le format et le contenu des rapports des sous-délégués;
− informer les sous-délégués de leurs fonctions.
Un rapport d'évaluation sur la gestion des congés et des absences déjà produit sera examiné par les responsables afin d'identifier les mesures nécessaires à prendre.
Recommandation n°120 Réponse n°120
Système de contrôle interne
La réforme de la Commission prévoyait que la gestion du contrôle financier en 2002 soit complétée par l'instauration de systèmes de suivi et de contrôle au niveau des ordonnateurs. Dans ce contexte, une analyse de risque basée sur les autoévaluations des ordonnateurs subdélégués et d'autres membres du personnel d’encadrement a été effectuée. Néanmoins, pour certains systèmes de gestion de la DG "Personnel et administration", ces évaluations n’ont pas été confirmées par voie d’audit. En outre, bien que le directeur général ait chargé un conseiller de contrôler l’application des normes de contrôle interne, aucune analyse approfondie n’a permis de vérifier si les normes ont été correctement appliquées dans tous les systèmes (point 9.6).
Système de contrôle interne
Si aucune preuve n’atteste que les risques sont correctement gérés par les responsables, la capacité d'audit interne de la DG ADMIN se concentre en premier lieu sur les risques les plus élevés identifiés par l'évaluation et la DG "Personnel et administration" procède ultérieurement à un ajustement de son analyse de risque.
Suite à l’autoévaluation du contrôle interne et du risque, la DG “Personnel et administration” a analysé les risques et les lacunes, et elle a adopté le 16 avril 2003 un plan d'action en vue d’une nouvelle amélioration du système de contrôle interne (point 9.6).
Recommandation n°121 Réponse n°121
Rémunération du personnel
Le système des contrôles internes concernant la rémunération du personnel versée à Bruxelles a révélé ce qui suit:
- il convient de fournir les preuves documentaires d’une
Rémunération du personnel
Un rapport mensuel sur les variations supérieures de 20 % par rapport aux paiements précédents établi par l'application informatique (VAP, progressivement remplacée par le système NAP) est analysé par le secteur compétent.
D’éventuelles anomalies sont recherchées.
- la surveillance des enregistrements introduits dans Sysper, le système informatique traitant les données à caractère personnel des effectifs, est insuffisante (point 9.8).
droits sont vérifiées par une autre unité ou un autre secteur quand les décisions Sysper sont introduites dans le système VAP. Les données entrées dans le système VAP (y compris les corrections) sont toujours vérifiées par une autre personne. C’est uniquement cette saisie de données dans VAP qui donne lieu au paiement des différents droits.
Dans le courant de l’année 2003, le système VAP sera remplacé par un nouveau système qui aura une interface directe avec Sysper. La procédure de vérification des données introduites dans Sysper devra donc être revue. Un groupe de travail a été constitué pour établir une procédure garantissant que les données sont toujours vérifiées par une deuxième personne, en pleine conformité avec le règlement financier (point 9.8)
Recommandation n°122 Réponse n°122
Description des procédures
Étant donné que les procédures garantissant, au sein de chaque direction, la légalité et la régularité des opérations, n’ont pas fait l’objet d’une description précise, la Cour considère que les ordonnateurs subdélégués n'ont pas été en mesure de fournir au directeur général des informations précises sur le fonctionnement de leurs systèmes de contrôle interne (point 9.27).
Description des procédures
Bien que la description des procédures constitue l'une des normes de contrôle interne et que l'un des objectifs est la réalisation des contrôles dans les meilleurs délais et à moindres frais, il convient de souligner les points suivants:
- un manuel des procédures financières existe et est disponible sur l'Intranet;
- une formation sur les nouvelles règles financières à l’intention de la quasi-totalité des ordonnateurs subdélégués (c'est-à-dire ceux qui disposent de budgets importants) a eu lieu à la fin de 2002;
- des rapports trimestriels sont adressés au directeur général par tous les subdélégués et ils sont analysés par la direction Ressources;
- des réunions préparatoires entre les directeurs et l’équipe chargée de la préparation du rapport d'activité annuel ont lieu et sont suivies par des réunions bilatérales entre le directeur général et les directeurs (point 9.27).
Recommandation n°123 Réponse n°123
Systèmes de surveillance
L'audit de la Cour n'a révélé aucune déficience importante dans les systèmes ni autre erreur significative affectant la légalité et la régularité des dépenses de fonctionnement. La Cour recommande que le renforcement des systèmes et contrôles de surveillance fassent l'objet d'une attention particulière dans le cadre de l'application du nouveau règlement financier (point 9.28).
Systèmes de surveillance
Les recommandations de la Cour sont dûment prises en compte. Plus particulièrement:
- les procédures continueront à être documentées et des orientations à être élaborées, en particulier en ce qui concerne le nouveau règlement financier;
- la séparation des tâches, à présent pleinement appliquée, fera l’objet d’un suivi permanent;
- le système des contrôles ex post des opérations financières, en vigueur depuis le 1.1.2003, sera réexaminé à la lumière de l’expérience acquise au cours du premier semestre 2003;
- une attention particulière sera accordée à la gestion des
recouvrements et des dégagements;
- la présentation et le contenu des rapports des subdélégués seront réexaminés à la lumière de l’expérience acquise pendant dix-huit mois;
- les subdélégués se verront rappeler les tâches qui leur incombent en rapport avec l’enregistrement et la correction des insuffisances du contrôle interne et du relevé des exceptions (à cet égard, deux notes sont parues le 23 juin 2003), les contrôles ex ante (par une évaluation des flux de travail), la légalité et la régularité (point 9.28).
Recommandation n°124 Réponse n°124
Régime des pensions d'invalidité
L'audit a permis de constater l'existence de possibilités d'économies par l'adoption de mesures administratives adéquates relatives à la prévention et au traitement précoce des cas d'invalidité. (point 9.44).
Régime des pensions d'invalidité
La Commission est d’avis que les mesures concernant le harcèlement qui sont à l’étude, les expériences pilotes en matière d’assistance familiale, ainsi que certains aspects de la réforme (définition plus claire des objectifs et une meilleure planification des carrières) contribueront à améliorer l’environnement de travail et à renforcer la motivation et permettront ainsi d’éviter, comme le fait remarquer la Cour, un certain nombre de départs à la retraite pour raison d’invalidité. Cela étant, il ne faut pas s’attendre à des résultats rapides dans ce domaine (point 9.44).
Un rapport d’évaluation sur la gestion des congés et des absences a été élaboré au mois de juin 2003 et sera débattu à l’automne par la direction de manière à identifier les mesures nécessaires à prendre (point 9.42).
Recommandation n°125 Réponse n°125
Contrôle des organismes décentralisés
La Commission et les OD devraient saisir l'occasion qu'offre la mise en place du nouveau règlement financier cadre pour réévaluer, adapter et améliorer leurs systèmes d'information comptable. L'harmonisation de leurs systèmes et pratiques comptables devrait constituer une priorité notamment dans la perspective de la consolidation des comptes des OD avec ceux de la Commission (point 9.49).
Contrôle des organismes décentralisés
Cette consolidation, qui s’inscrit dans le projet actuel de modernisation des systèmes comptables de la Commission, devrait s’appliquer pour la première fois aux comptes de 2005 (point 9.49).