Recommandations de la Cour des comptes européenne Réponses de la Commission et échéancier Synthèse
Les activités relatives à l’établissement d’un cadre méthodologique et d’une stratégie d’audit se poursuivront en 2004 dans le cadre du plan d’audit annuel 2004. Il conviendra en priorité de finaliser un modèle d'évaluation du risque, de mettre en place, au siège et dans les délégations, un cadre organisationnel clair pour les activités du domaine de l'audit, d’achever le système d’information sur les audits et de promouvoir la formation. En outre, des instructions sont actuellement rédigées en vue d’améliorer la qualité et la teneur des rapports élaborés par la délégation et les directions sur la gestion de l’aide extérieure.
Recommandation n °83 Réponse n °83
Approche commune pour l’emploi d’auditeurs externes indépendants
La Commission devrait élaborer une approche commune pour l’emploi d’auditeurs externes indépendants. C’est la Commission ou ses délégations, et non les organismes chargés de la mise en oeuvre, qui devraient avoir le dernier mot dans la sélection des auditeurs externes et qui devraient formuler à leur intention des mandats clairs et des exigences précises en matière d’établissement de rapports concernant leurs missions. Les auditeurs devraient être tenus d’évaluer les contrôles internes des organismes chargés de la mise en œuvre et, le cas échéant, formuler des recommandations d’amélioration. Les rapports d’audit devraient être produits en temps utile afin que les améliorations en question puissent intervenir sans retard, et que les délégations puissent prendre les mesures appropriées concernant toutes les constatations (point 7.44).
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Approche commune pour l’emploi d’auditeurs externes indépendants
La Commission emploie des auditeurs indépendants à deux niveaux distincts.
Les «audits de certification» fournissent l’assurance que les dépenses effectuées au niveau des organismes chargés de la mise en œuvre sont légales et régulières. Certaines améliorations ont été apportées pour augmenter leur niveau de qualité (voir point 7.18). Le système fait actuellement l’objet d’autres modifications visant à améliorer le contrôle de qualité dans le cadre de ces audits.
L’emploi d’auditeurs externes pour la réalisation d’audits sous le contrôle de l’Office de coopération EuropeAid ou des délégations satisfait déjà aux exigences définies par la Cour.
Le cas échéant, ces audits doivent aussi fournir des éléments attestant de la fiabilité des certificats d’audit et de l’efficacité des audits concernés.
Les deux instruments doivent être considérés comme complémentaires.
Sans préjudice de la nécessité et de la valeur des audits de systèmes en ce qui concerne la délivrance d’un certificat d’audit, le calendrier d’un audit portant sur le fonctionnement des systèmes de contrôle interne est différent de celui d’un audit de certification. Habituellement, l’audit de systèmes doit être lancé au cours d’une des premières phases du cycle de vie d’un projet afin que des recommandations puissent être formulées et mises en œuvre en temps utile.
Néanmoins, l’Office de coopération EuropeAid tiendra compte de la recommandation de la Cour pour l’élaboration de son cadre méthodologique.
Il convient de noter que les nouveaux contrats cadres de l’Office de coopération EuropeAid pour le recrutement d’auditeurs externes par le siège ou les délégations comportent une partie concernant spécifiquement les systèmes.
La Commission accueille favorablement la suggestion de la Cour et examinera les moyens de mettre au point cette approche conjointe qui, tout en reposant sur des principes communs, laisse à chaque service la liberté de manœuvre nécessaire au respect de ses exigences opérationnelles. Elle s’interrogera aussi sur la possibilité que des auditeurs externes évaluent les contrôles internes des organismes chargés de la mise en œuvre qui ne relèvent pas des conventions cadres définies par l’article 163 des modalités d’exécution (point 7.44).
Recommandation n °84 Réponse n °84
Éléments clés à inclure dans les rapports des directions et des délégations
Les rapports des directions et des délégations devraient comporter une section spécifique faisant ressortir les éléments clés susceptibles d’aider le directeur général à déterminer si les procédures de contrôle ont permis d’assurer la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, en particulier au niveau des organismes chargés de la mise en œuvre (ces éléments clés pourraient par exemple consister en des informations sur l’étendue des audits externes effectués pour le compte de la Communauté, les constatations figurant dans les rapports d’audit et le suivi de ces dernières) (point 7.45).
Éléments clés à inclure dans les rapports des directions et des délégations
La Commission prendra les mesures nécessaires à la mise en œuvre de cette recommandation. Les lignes directrices relatives à l’élaboration des rapports de gestion de l’aide extérieure par les délégations seront publiées prochainement.
Les instructions relatives aux rapports des directions seront disponibles en janvier 2004 (point 7.45).
Recommandation n °85 Réponse n °85
Office de coopération EuropeAid et audit 2002
La combinaison équilibrée des vérifications, examens, inspections et audits effectués par des sociétés externes et des services internes n’avait pas encore été intégrée par l’Office de coopération EuropeAid dans une stratégie globale et cohérente visant à garantir le contrôle de la légalité et de la régularité des opérations financées par la Communauté au niveau des organismes chargés de la mise en œuvre (point 7.40).
Office de coopération EuropeAid et audit 2002
La Commission convient de la nécessité d’une stratégie plus claire en matière d’audits et a pris des mesures en ce sens.
Plus particulièrement, la stratégie relative aux audits réalisés sous le contrôle direct du siège ou des délégations doit être davantage développée, compte tenu des audits à effectuer à l’initiative du projet ou du programme et, généralement, dans la perspective de paiements à effectuer. La nouvelle approche relative aux audits est complémentaire des divers contrôles existants ou futurs des opérations budgétaires (point 7.40) (voir également la réponse aux commentaires du point 7.25).
Recommandation n °86 Réponse n °86
Budget PCT Tacis
Jusqu’en 2003, le budget alloué au PCT Tacis est resté au-dessous du budget initial de 1996, établi à 30 millions d’euros. Cependant, en 2003, il a été porté à 35 millions d’euros. Cette augmentation du budget ainsi que toutes les augmentations futures devraient s’accompagner des efforts nécessaires pour améliorer la capacité d’absorption limitée de la plupart des régions frontalières éligibles (point 7.52).
Budget PCT Tacis
Un projet de renforcement des capacités doté d’un budget de 1,8 million d’euros est prévu dans le cadre du programme d’action 2003. Il a pour objectif d’améliorer la capacité d’absorption régionale de la Russie dans le cadre du PCT/MFMP Tacis (mécanisme en faveur des microprojets).
Il sera réalisé en coordination avec les différentes activités actuellement menées dans ce domaine, notamment les actions financées par le Conseil des ministres des pays nordiques (point 7.52).
Recommandation n °87 Réponse 87
Jusqu’en 2003, le budget alloué au PCT Tacis est resté au-dessous du budget initial de 1996, établi à 30 millions d’euros. Cependant, en 2003, il a été porté à 35 millions d’euros. Cette augmentation du budget ainsi que toutes les augmentations futures devraient s’accompagner des efforts nécessaires pour améliorer la capacité d’absorption limitée de la plupart des régions frontalières éligibles (point 7.52).
Un projet de renforcement des capacités doté d’un budget de 1,8 million d’euros est prévu dans le cadre du programme d’action 2003. Il a pour objectif d’améliorer la capacité d’absorption régionale de la Russie dans le cadre du PCT/MFMP Tacis (mécanisme en faveur des microprojets).
Il sera réalisé en coordination avec les différentes activités actuellement menées dans ce domaine, notamment les actions financées par le Conseil des ministres des pays nordiques (point 7.52).
Recommandation n °88 Réponse n °88
Programme PCT Tacis (rapport spécial 11 /2001:
allocation budgétaire PCT Tacis)
Le budget du PCT Tacis devrait être réparti entre les régions frontalières des pays Tacis auxquelles correspond un programme Interreg en Finlande et dans les nouveaux États membres 6(point 7.58).
Programme PCT Tacis (rapport spécial 11 /2001:
allocation budgétaire PCT Tacis)
À la suite de la communication NIV, la facilité de projet de voisinage Tacis sera répartie entre les programmes de voisinage (point 7.58).
Recommandation n °89 Réponse n °89
Programme PCT Tacis (rapport spécial 11 /2001:
structures communes de gestion)
Dans chacune de ces régions, des comités mixtes de coopération, composés de représentants nationaux et régionaux des pays Tacis et des États membres avoisinants, devraient être mis en place (point 7.58).
Programme PCT Tacis (rapport spécial 11 /2001 structures communes de gestion)
Les régions frontalières des NEI participeront pleinement aux structures communes de gestion des programmes de voisinage (point 7.58).
Recommandation n °90 Réponse n °90
Programme PCT Tacis (rapport spécial 11 /2001:
documents conjoints de programmation transfrontalière) Outre la sélection et la surveillance des projets, ces comités devraient, d’une part, élaborer des documents conjoints de programmation transfrontalière comportant des stratégies de développement communes et, d’autre part, définir des priorités pour les régions de part et d’autre de la frontière (point 7.58).
Programme PCT Tacis (rapport spécial 11 /2001 : documents conjoints de programmation transfrontalière) Ces mesures seront prises conformément à la communication NIV (point 7.58).
Recommandation n °91 Réponse n °91
Programme PCT Tacis (rapport spécial 11 /2001:mise en place de capacités dans les régions éligibles au PCT Tacis) De plus, une priorité plus importante devrait être accordée à la mise en place de capacités régionales dans les régions éligibles au PCT Tacis (point 7.59).
Programme PCT Tacis (rapport spécial 11 /2001: mise en place de capacités dans les régions éligibles au PCT Tacis) Afin de renforcer les capacités dans les régions éligibles au PCT Tacis, la Commission élabore actuellement le cahier des charges d’un appel d’offres à lancer au début de l'année 2004 (point 7.59).
Recommandation n °92 Réponse n °92
Rapport spécial sur la sécurité alimentaire: concept à intégrer dans la politique globale de développement de la Commission
a) Il conviendrait que le concept de sécurité alimentaire soit pleinement intégré dans la politique globale de
Rapport spécial sur la sécurité alimentaire: concept à intégrer dans la politique globale de développement de la Commission
a) Lors du dernier exercice de programmation, les questions de sécurité alimentaire ont été prises en compte de manière
6 En ce qui concerne la Moldova et le sud de l’Ukraine, les fonds devraient être alloués à la coopération transfrontalière avec la Roumanie, qui continuera d'être éligible au PCT Phare
développement de la Commission, et que des stratégies et des programmes principaux uniques soient élaborés pour et par les pays bénéficiaires (point 7.71).
beaucoup plus systématique par les pays bénéficiaires, dans le cadre de leurs stratégies globales de développement et de réduction de la pauvreté (point 7.71).
Recommandation n °93 Réponse n °93
Rapport spécial sur la sécurité alimentaire: abandon du règlement n° 1292/96
b) Il y a lieu d’envisager, dans le cadre de la nouvelle évaluation de l’appui à la sécurité alimentaire, d’abandonner le règlement (CE) no 1292/96 sous sa forme actuelle et d’intégrer l’ensemble des actions de développement, y compris celles relatives à la sécurité alimentaire, dans un petit nombre de règlements complets. La structure du titre
«Aide alimentaire et humanitaire» de la sous-section B-7 (actions extérieures) du budget devrait être modifiée en conséquence; (point 7.71).
Rapport spécial sur la sécurité alimentaire: abandon du règlement n° 1292/96
b) La Commission ne partage pas la conclusion de la Cour selon laquelle il conviendrait désormais de «mettre fin au règlement (CE) no 1292/96 sous sa forme actuelle».
La communication COM(2001) 473 et les conclusions du Conseil 15390/01:
— reconnaissent que le règlement (CE) no 1292/96 joue un rôle spécifique (voir observations au point 33) et doit, pour l’heure, être maintenu,
— proposent de procéder à une deuxième évaluation plus approfondie en 2004 afin d’examiner le cadre conceptuel et stratégique général régissant l’intervention de la Commission en faveur de l’aide et de la sécurité alimentaires.
La Commission prend acte de la recommandation de la Cour.
Cette question sera examinée dans le cadre de l’évaluation approfondie qui sera achevée d’ici le début de l’année 2004 (point 7.71).
Recommandation n °94 Réponse n °94
Rapport spécial sur la sécurité alimentaire: le soutien de la Commission aux pays en développement permet de produire des informations sur la situation socio-économique des ménages
c) La Commission devrait examiner la possibilité d’apporter un soutien aux pays en développement afin de garantir la production d’informations de base fiables sur la situation socio-économique des ménages. Il conviendrait d’élaborer des indicateurs de sécurité alimentaire en collaboration avec d’autres donateurs (point 7.71).
Rapport spécial sur la sécurité alimentaire: le soutien de la Commission aux pays en développement permet de produire des informations sur la situation socio-économique des ménages
c) Le financement des systèmes d’information pour la stratégie de sécurité alimentaire de la Commission reste une priorité; “l’appropriation” par les gouvernements est toujours un point délicat; dans certains pays, ce financement est inclus dans le budget de l’État.
Il est urgent d’améliorer durablement la capacité des pays en développement à analyser la situation en matière de pauvreté et de sécurité alimentaire, ce qui constitue la première étape du processus d’élaboration de stratégies de développement nationales globales (point 7.71).
Recommandation n °95 Réponse n °95
Rapport spécial sur la sécurité alimentaire: renforcement des capacités et appui institutionnel aux pays bénéficiaires d) La Commission devrait continuer à centrer ses efforts sur le renforcement des capacités et l’appui institutionnel aux services centraux et locaux des pays bénéficiaires (point 7.71).
Rapport spécial sur la sécurité alimentaire: renforcement des capacités et appui institutionnel aux pays bénéficiaires d)La Commission partage l’analyse de la Cour et l’essentiel de ses recommandations qui, de fait, font partie des principes d’orientation de la Communauté en matière de coopération au développement. Nous devons cependant reconnaître que
(point 7.71).
Recommandation n °96 Réponse n °96
Rapport spécial sur l’efficacité de la gestion, par la Commission, de l'aide au développement apportée à l'Inde en termes de ciblage des populations démunies et de durabilité des avancées obtenues
Tout au long du projet ou du programme, il convient de veiller de manière plus systématique au «ciblage des catégories démunies» ainsi qu’à la «durabilité» (point 7.78).
Rapport spécial sur l’efficacité de la gestion, par la Commission, de l'aide au développement apportée à l'Inde en termes de ciblage des populations démunies et de durabilité des avancées obtenues
Depuis 1992, la Commission utilise le «guide méthodologique » et d’autres instruments afférents au cycle des projets, comme l’approche du cadre logique. Désormais, il est donc d’usage d’intégrer la dimension de «durabilité»
(notamment les stratégies de retrait) dans les projets et programmes en faveur du développement élaborés par la CE (point 7.78).
Recommandation n °97 Réponse n °97
Rapport spécial sur l’efficacité de la gestion, par la Commission, de l'aide au développement apportée à l'Inde en termes de ciblage des populations démunies et de durabilité des avancées obtenues
Lorsqu’elle envisage de contribuer à un programme sectoriel par le biais d’une aide budgétaire, la Commission devrait s’assurer que la ligne d’action adoptée par le pays concerné en matière de finances publiques est satisfaisante. Si aucune amélioration n’a été apportée, la Commission devrait envisager d’autres formes d’assistance (point 7.78).
Rapport spécial sur l’efficacité de la gestion, par la Commission, de l'aide au développement apportée à l'Inde en termes de ciblage des populations démunies et de durabilité des avancées obtenues
La Commission prend acte de la recommandation de la Cour qui est mise en œuvre conformément aux lignes directrices relatives à l’appui de la CE aux programmes sectoriels, adoptées en février 2003 (point 7.78).
Recommandation n °98 Réponse n °98
Rapport spécial sur l’efficacité de la gestion, par la Commission, de l'aide au développement apportée à l'Inde en termes de ciblage des populations démunies et de durabilité des avancées obtenues
La Commission pourrait rendre sa nouvelle stratégie de la CE plus complète en abordant aussi d’autres questions importantes telles que l’agriculture et la gestion des ressources naturelles (point 7.78).
Rapport spécial sur l’efficacité de la gestion, par la Commission, de l'aide au développement apportée à l'Inde en termes de ciblage des populations démunies et de durabilité des avancées obtenues
La Commission estime que la concentration de ses ressources sur les secteurs de la santé et de l’éducation est parfaitement fondée. Par ailleurs, les futurs partenariats qu’elle envisage de conclure avec les différents États de l’Inde devraient prévoir une réforme globale, au titre de laquelle un volet portant sur les questions rurales et les ressources naturelles pourrait être ajouté aux programmes relatifs à l’éducation et à la santé (point 7.78).
ÉLARGISSEMENT
Recommandations de la Cour des comptes européenne Réponses de la Commission et échéancier Synthèse
L''audit des actions extérieures effectué par la Cour en 2002 a porté essentiellement sur l'évaluation des systèmes et contrôles de surveillance mis en place à la Commission. La Cour préconise de renforcer certaines procédures (Phare), d'améliorer la méthodologie d'audit (Ispa), d'entreprendre un programme d'audits systématiques (Sapard) et, pour ce qui est des appels d’offres Phare/Ispa, d’améliorer les instructions et les critères de sélection, de mieux documenter les vérifications et de rendre le processus d’évaluation plus transparent. En 2003, la Commission a déjà pris des mesures pour répondre aux préoccupations de la Cour. D’autres améliorations recommandées par la Cour sont en cours de réalisation.
Recommandation n°99 Réponse n°99
Phare: renforcement des procédures de demande de paiement
Les délégations doivent renforcer la procédure d’approbation des demandes de paiement émanant des fonds nationaux pour le transfert de fonds (points 8.5, 8.46 et 8.50).
Phare: renforcement des procédures de demande de paiement
8.5. Un document identifiant avec précision les aspects qui doivent être vérifiés est en préparation afin de garantir que les délégations traitent les demandes de paiement de manière plus systématique et homogène d’ici la fin de l’année 2003 (points 8.5, 8.46 et 8.50).
Recommandation n°100 Réponse n°100
Phare: audits de clôture
La Commission doit réduire son retard en matière d’audits de clôture (points 8.6 à 8.9, 8.46 et 8.50).
Phare: audits de clôture
La Commission revoit sa stratégie relative aux audits de clôture sur la base des résultats obtenus à ce jour ; à la lumière de l'expérience acquise et compte tenu de l’aspect rentabilité, elle mettra cette stratégie à jour, si besoin est, d'ici la fin 2004 (points 8.46 et 8.50).
Recommandation n°101 Réponse n°101
Phare: contrôle du cofinancement national
La Commission doit améliorer le contrôle du cofinancement national (points 8.10, 8.11, 8.34, 8.35, 8.46 et 8.50).
Phare: contrôle du cofinancement national
Le cofinancement est à présent contrôlé à chaque demande de paiement et, le cas échéant, des mesures correctives seront prises avant expiration des projets (points 8.35, 8.46 et 8.50).
Recommandation n°102 Réponse n°102
Phare: amélioration de l’établissement de rapports sur les audits et de l'analyse de ces derniers
La Commission doit améliorer l’établissement de rapports sur les audits effectués par les pays candidats et l’analyse de ces derniers (points 8.12, 8.46 et 8.50).
Phare: amélioration de l’établissement de rapports sur les audits et de l'analyse de ces derniers
La Commission a déjà pris des mesures pour garantir le respect des obligations dans ce domaine, ce qui signifie que les déclarations finales des programmes doivent comporter des informations détaillées sur les audits et leurs résultats (points 8.12, 8.46 et 8.50).
Recommandation n°103 Réponse n°103
Ispa: travaux d’audit
Les questionnaires d’audit ne couvraient pas tous les systèmes et organismes concernés et ne comportaient pas d’informations suffisantes pour déterminer la nécessité ou l’étendue des tests. De plus, aucun programme d’audit complet et suffisamment descriptif n’avait été élaboré (points 8.19, 8.47 et 8.50). Dans certains cas, les travaux d’audit doivent être mieux documentés; par exemple, les questionnaires d’audit pertinents doivent être remplis (point 8.21).
Ispa: travaux d’audit
Pour ce qui est des travaux d’audit à venir, lesquels seront systématiquement soumis à des tests, les questionnaires seront élaborés conformément à la proposition de la Cour et les tâches à exécuter seront davantage détaillées. De plus, les questionnaires seront complétés pour le dossier d’audit et la Commission tiendra compte des autres points soulevés par la Cour (points 8.19, 8.21, 8.47 et 8.51).
Recommandation n°104 Réponse n°104
Audits de la Commission concernant SAPARD: personnel et aspects financiers
Il convient, dans le cadre des audits de la Commission, de vérifier les aspects liés au personnel, de tester les procédures prévues par la réglementation relative à Sapard, en ce qui concerne le dépôt de fonds sur le compte Sapard libellé en euros, de vérifier que les conditions commerciales habituelles sont réunies et de vérifier les procédures de comptabilisation des intérêts sur les comptes (points 8.26, 8.27. et 8.50).
Audits de la Commission concernant SAPARD: personnel
Audits de la Commission concernant SAPARD: personnel