Les comptes de dépenses à régulariser

6.6.5.1 La gestion des commissions encaissées pour tiers est à améliorer

Synthèse des grandes masses de recettes et dépenses à classer et régulariser en 2019 (en euros)

Compte Libellé BE Débit BE Crédit Débit Crédit

4711 Versement des régisseurs 14 072,42 107 487,1 123 236,74

4721 Dépenses réglées sans mandatement préalable 3 024,68 3 024,68

4728 Autre dépenses à régulariser 65 734,3 65 734,3

Source : comptabilité de l’office de tourisme de Grand Châtellerault

Le compte 4711 correspond aux versements des régisseurs. Il est crédité lors du versement des sommes encaissées par les régisseurs et débité par le crédit des comptes concernés de la classe 7. L’instruction M4 précise dans son titre 2, le cadre comptable, au sujet des comptes d’attente, que « ce compte [4711] est apuré en fin d’exercice ». L’office de tourisme ne respecte pas cette consigne.

L’agent comptable précise qu’il régularise sur le même exercice les ventes de produits mais pas les « titres de recettes récapitulatifs des commissionnements correspondant aux marges sur les produits vendus en dépôt-vente et sur les prestations de groupes » et ajoute que

« les reversements envers les prestataires sont effectués plus tardivement et bien souvent après la clôture de la gestion concernée. Soit parce que leur facture correspondante ne nous est pas parvenue suffisamment tôt, soit parce qu'ils ne nous transmettent pas leurs factures ».

Au vu de cette réponse, concernant les modalités d’encaissement pour un tiers privé, la méthode mise en place pour l’enregistrement des commissions par la régie ne permet pas de solder le compte de versement des régisseurs annuellement et n’est donc pas conforme à l’encaissement pour compte de tiers.

La réponse à la question n° 106007 publiée au JOAN le 5 juillet 2011, page 7188, indique la méthode à employer pour les EPIC. Elle confirme que la « possibilité pour les régisseurs d'encaisser des recettes pour le compte de tiers privés est d'ores et déjà rappelée par l'instruction de la direction générale des finances publiques n° 06-031-à-B-M du 21 avril 2006 relative aux régies de recettes, d'avances et de recettes et d'avances des collectivités territoriales et de leurs établissements publics (1.3.1, titre premier) ».

Il y est également précisé que ces sommes, perçues pour le compte de prestataires non publics, n’ont pas vocation à être comptabilisées parmi les recettes publiques.

En conséquence, soit la régie est constituée en tant que régie d’avances et de recettes et son arrêté autorise le régisseur à reverser les sommes dues directement (ce qui n’est pas le cas de la régie de recettes de l’office de tourisme), soit l’agent comptable procède à ces reversements en utilisant des comptes de tiers non budgétaires (4648).

L’office de tourisme enregistre ces commissions au compte de produit 7082.

49

Le fait que les factures des prestataires ne soient pas parvenues n’empêche pas en effet de reclasser ces versements en compte de tiers, le régisseur devant justifier des sommes encaissées et ces sommes étant préalablement connues puisque précisées par les contrats liant l’office aux fournisseurs. En outre, l’utilisation jusqu’alors du compte 464 pour enregistrer la taxe additionnelle à la taxe de séjour au profit du département ne faisait pas obstacle à une subdivision de ce compte pour suivre différents produits.

6.6.5.2 Des régularisations globales non documentées

Les régularisations globales non justifiées sur le compte des versements des régisseurs (4711) (en euros)

Écritures au débit du compte 4711 2017 2018 2019 Total général

AJUSTEMENT 2 382,46 2 382,46

REGUL BOUTIQUE 112,32 112,32

REGUL COMPTE ATTENTE 42 065,83 42 065,83

REGUL COMPTE ATTENTE-> DV 53 885,38 53 885,38

REGUL COMPTES TIERS 66 278,64 66 278,64

Total général 42 065,83 53 997,70 68 661,10 164 724,63

Source : données comptables 2017-2019 de l’office de tourisme de Grand Châtellerault

Chacune de ces régularisations fait l’objet d’une seule pièce comptable et s’apparente donc à une écriture de régularisation globale non détaillée.

Le détail des dépenses et recettes à classer pour 2019 n’apporte pas davantage de précision.

Aucune justification n’a été apportée par l’agent comptable sur les pièces justificatives utilisées pour les régularisations des écritures d’ajustement pour 2 382,46 € (écriture n° 3231 de 2019).

6.6.5.3 Les paiements sans mandatement préalable

L’instruction M4 précise au titre 2 que le compte 4721 enregistre « des dépenses répé-titives, réglées sans mandatement préalable, telles celles afférentes aux annuités d’emprunts, aux taxes et redevances des télécommunications, aux redevances de machines à affranchir et aux redevances d’électricité ».

L’arrêté du 16 février 2015 fixe les dépenses des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé qui peuvent être payées sans ordonnancement préalable (article 3) ou avant service fait (article 7).

Les salaires et indemnités ne font pas partie des dépenses pouvant être prises en charge sans mandatement. Dans les comptes de l’office de tourisme, ils représentent 26 415 € en 2017 sur 29 956 € de dépenses payées sans mandatement cette même année et 36 212 € sur l’ensemble de la période sous contrôle.

50

Les salaires et indemnités versés sans mandatement préalable en 2017 compte 4721 (en euros)

ECRITURE NUMERO ECRITURE LIBELLE Montant

346 X INDEMNITE ST 546,01

498 INDEMNITE DE STAGE 03/82017 546,01

841 X - INDEMNITE STAGE 819,01

842 X - INDEMNITE DE STAGE 1 663,20

908 INDEMNITE DE STAGE X 273,00

1468 SALAIRES JUILLET 2017 22 568,24

Total 26 415,47

Source : données comptables de l’office de tourisme de Grand Châtellerault.

Pour le compte 4728, autres dépenses à régulariser, l’instruction M4 indique au titre 2 qu’il « enregistre les opérations relatives aux dépenses réglées sans mandatement préalable autres que celles précitées. Le compte 4728 est débité lors du paiement par le crédit du compte au Trésor. Il est crédité par le débit du compte budgétaire intéressé lors de l’émission du mandat de paiement. L’utilisation de ce compte ne peut être qu’exceptionnelle ».

Pour l’office de tourisme, l’usage de ce compte n’est pas exceptionnel comme le montre le montant total par exercice retracé dans le tableau suivant.

Utilisation récurrente du compte 4728 (en euros)

Nature Exercice Montant de débit Montant de crédit

4728 2017 34 130,45 34 130,45

4728 2018 52 081,90 52 081,90

4728 2019 65 734,30 65 734,30

4728 2020 27 132,09 27 132,09

Source : données comptables de l’office de tourisme de Grand Châtellerault.

Pour l’exercice 2019, ce compte enregistre 303 écritures pour un montant moyen de 217 € dont seulement 12 sont supérieures à 1 000 € et toutes inférieures à 4 000 €.

Il semble donc que pour ces dépenses, le paiement des factures intervienne avant l’enregistrement de la charge. La prestation d’enregistrement des charges et du mandatement correspondant est réalisée par un prestataire privé à raison de deux fois par mois en principe.

Pour mémoire, le titre 3 de l’instruction M4 précise : « En principe, aucune dépense ne peut être acquittée si elle n’a été préalablement liquidée et mandatée par l’ordonnateur. La liquidation est effectuée sur la base des documents produits par le créancier et/ou au vu des documents détenus par l’ordonnateur. Elle a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense. Toutefois, certaines catégories de dépenses peuvent être réglées sans mandatement préalable, conformément à l'arrêté du 16 février 2015 fixant les

51

dépenses des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé pouvant être payées sans ordonnancement, sans ordonnancement préalable ou avant service fait ».

Dans ces conditions, le paiement de la facture ne peut être informatiquement rapproché d’un éventuel engagement.

Comme pour le compte 4721, les dépenses concernées ne figurent pas dans l’arrêté du 16 février 2015.

Le nombre et l’importance des mandatements sans mandatement préalable en l’absence de toute comptabilité d’engagement laissent subsister des risques très importants en termes juridiques et financiers.

Recommandation n° 6 : Se conformer à l’instruction budgétaire et comptable M4 pour la tenue des comptes (4721 et 4728) et l’information budgétaire et comptable (tenue d’une comptabilité d’engagement et présentation et complétude des comptes financiers).