La communauté de communes qui ne disposait pas de guide de procédure interne pour la commande publique durant la période sous contrôle, seulement des notes de service et courriels de la direction générale des services, s’est dotée d’un tel outil à l’issue du contrôle de la chambre.
Sur la période 2014-2018, la communauté de communes a passé un nombre limité de marchés à procédure formalisée : quatorze marchés à procédure adaptée (MAPA) et deux appels d’offres ouverts. Tous ont été publiés sur le site Klekoon et la plupart sur le site Centrale des marchés. La liste est publiée sur le site internet de la communauté de communes, conformément à la réglementation en vigueur.
Un échantillon de trois marchés passés selon une procédure adaptée, un appel d’offres ouvert, ainsi que deux marchés passés sans formalisme particulier ont été examinés.
2.1 Les marchés publics de services et de travaux pour le chauffage de la piscine de La Guiche
Le service développement, aménagement, équipements gère l’ensemble des projets visant aux économies d’énergie et au développement des énergies renouvelables, selon une approche participative de la population. Cela comprend différents travaux d’économie d’énergie sur le patrimoine public de la communauté de communes et de ses communes membres, des actions de sensibilisation du grand public, un projet visant au développement de la mobilité durable, l’équipement en énergie renouvelable du patrimoine public et des projets territoriaux de production d’énergie renouvelable (par exemple : méthanisation-séchage, cadastre solaire, etc.). Parmi ces travaux figure le chauffage de la piscine de La Guiche.
2.1.1 Le marché public de services pour l’étude de faisabilité
Par délibération du 29 février 2016, il a été décidé d'engager une mission d'étude de faisabilité « Chaufferie géothermique ou bois automatique » pour la piscine de La Guiche. Un marché public de services a été passé à ce titre.
Concernant la procédure de passation, le dossier de consultation a été déposé sur les sites Klekoon et Centrale des marchés le 12 février 2016, avec une date limite de dépôt des offres au 10 mars 2016. Six offres ont été reçues.
Le cahier des charges prévoyait une tranche ferme pour l’étude comparative et une tranche conditionnelle pour un test de forage à 100 m de profondeur.
À l’issue de cette consultation, un bureau d'études a été désigné pour réaliser l'étude par décision n° 026-2016 pour un montant de prestation de 21 600 € HT, constitué d’une tranche ferme de 11 500 € HT (13 800 € TTC) et d’une tranche conditionnelle intégrant une prestation de forage à 100 m de 10 100 € HT (12 120 € TTC), en vertu de la délégation donnée au président pour passer les marchés d’un montant inférieur à 30 000 € HT par délibération du 15 avril 2014. La procédure de passation n’appelle pas de remarque particulière.
Suite au rendu de la tranche ferme, et sur recommandation du bureau d’études, par délibération du 11 juillet 2016, le conseil communautaire a décidé de signer un avenant au marché pour intégrer une prestation de forage à 200 m par sous-traitance avec une autre entreprise pour un montant global de marché de 28 220 € HT. La chambre observe que cet avenant a modifié substantiellement l’objet du marché (test de forage à 200 m non prévu dans le marché initial, lequel énonçait la profondeur de 100 m) et bouleversé son économie (+ 30 %).
Cette irrégularité, qui atteste d’une préparation insuffisante de ce marché faisait peser sur celui-ci un risque juridique d’annulation. Le montant total a été réglé par trois mandats, le 5 septembre 2016 de 13 800 € TTC au bureau d’études, le 13 octobre 2016 de 3 744 € TTC au bureau d’études et de 16 320 € TTC à la société de forage, conformément aux prix de la tranche ferme et de l’avenant. L’étude a été subventionnée à hauteur de 70 % par l’ADEME et 19 754 € ont été reçus à ce titre par la communauté de communes le 15 décembre 2017.
Suite à cette étude, par délibération du 5 décembre 2016, le conseil communautaire a décidé de choisir l'option géothermie.
2.1.2 Le marché public de maîtrise d’œuvre concernant les travaux de géothermie Pour le choix de la maîtrise d’œuvre, un premier marché à procédure adaptée de travaux a été lancé. Le dossier de consultation a été déposé sur le site Klekoon le 30 décembre 2016, avec une date limite de dépôt des offres au 17 janvier 2017.
Une unique offre a été réceptionnée, émanant d’un groupement mené par l’entreprise titulaire de l’étude de faisabilité. Le marché lui a été attribuée par délibération du 23 janvier 2017 pour un montant de 50 400 € HT (60 480 € TTC).
La chambre observe que ce marché lancé à une période peu propice, en fin d’année, sur un unique support de publicité qui n’est pas le plus connu des entreprises susceptibles de soumissionner, avec un délai de mise en concurrence limité sans caractère d’urgence avéré, a conduit à la réception d’une seule offre portée par l’entreprise qui, ayant mené l’étude de faisabilité, ne pouvait ignorer qu’un marché de maîtrise d’œuvre étant en perspective. Le délai prévu pour l’analyse des offres entre la date limite de dépôt des offres et la réunion du conseil communautaire, de 6 jours, était également particulièrement court.
En conclusion, la chambre, sans méconnaître les contraintes de ressources humaines disponibles au sein de la collectivité, observe que le délai limité de mise en concurrence combiné au choix d’un seul vecteur de publicité, au demeurant peu connu des acteurs économiques, n’ont pas été favorables à une mise en concurrence optimale dans le cadre du marché public de travaux pour la géothermie.
2.1.3 Un marché public concernant les travaux d’installation de la géothermie En ce qui concerne les travaux d’installation, le dossier de consultation a été déposé uniquement sur le site Klekoon le 20 septembre 2017, avec une date limite de dépôt des offres au 12 octobre 2017.
L’attribution du marché de l’installation géothermique à la piscine sur la base du programme retenu ventilé en 7 lots a été validée par délibération du 6 novembre 2017 du conseil communautaire :
- Lot 1 : Géothermie pour 186 000 € HT,
- Lot 2 : Chauffage, ventilation, climatisation pour 146 890,46 € HT, avec option centrale de traitement d’air pour 31 942,09 € HT,
- Lot 3 : Terrassement – gros-œuvre – voirie réseaux divers pour 45 000 € HT, d’urgence avéré, ont conduit à recevoir peu d’offres, y compris sur des lots traditionnels comme le gros œuvre, la plâtrerie et le bardage bois. Par ailleurs, le contractant choisi pour le lot géothermie est celui qui a réalisé le test de forage pour l’étude de faisabilité.
La mise en service de l’installation de chauffage géothermique a eu lieu au mois de juillet 2018. Les premiers bilans font état d’une diminution de la consommation énergétique et d’un fonctionnement satisfaisant de l’installation.
Le montant total dépensé pour le marché de travaux au cours de l’exercice 2018 est de 514 438,11 € ; la communauté de communes a perçu 155 589,40 € de subventions en 2018 et est encore en attente de certaines subventions liées aux performances énergétiques de l’installation, le risque étant porté par la maîtrise d’œuvre et les entreprises qui se sont engagés sur l’atteinte de ces performances.
En conclusion, la chambre considère que le marché public concernant les travaux d’installation de la géothermie aurait dû, en application du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, faire l’objet d’une procédure de mise en concurrence conforme aux règles de publicité préalable relatives à la passation des marchés à procédure adaptée.
2.1.4 Un marché distinct concernant la couverture de la piscine passé sans publicité Par la même délibération du 6 novembre 2017, est validé le devis d’une entreprise pour la couverture rigide sur enrouleur électrique pour un montant de 30 028,85 € HT (36 034,62 € TTC) et le changement des échelles pour un montant de 2 455 € HT (2 946 € TTC).
Ces travaux n'étaient pas prévus dans la consultation initiale et n'ont pas fait l'objet d'un marché à procédure adaptée.
Validées par décision du 22 décembre 2017 du président, ces prestations ont été réglées à la société par trois mandats du 22 mars 2018 et du 26 juin 2018 pour un total de 39 040,40 € TTC.
La chambre observe que les montants de ces travaux excèdent ceux d’un marché pouvant être passé sans publicité et qu’une autre publication était nécessaire au vu du montant des devis.
2.2 Le marché public de services pour l’étude préalable au transfert des compétences eau et assainissement
Par délibération du 29 janvier 2018, le conseil communautaire a décidé de lancer la consultation pour une étude préalable au transfert des compétences eau et assainissement, pour un montant estimé de 152 100 € de coûts internes (personnel) et 458 333 € HT de coûts externes, coûts éligibles subventionnés à hauteur de 80 % par l’agence de l’eau Rhône-Méditerranée-Corse.
Le montant de ce marché de services étant estimé supérieur à la limite de 221 000 € HT, il a été passé sous la forme d’un appel d’offres ouvert. Le dossier de consultation a été déposé sur les sites Klekoon et Centrale des marchés le 20 mars 2018, avec une date limite de dépôt des offres au 27 avril 2018. L’avis a également été publié sur le bulletin officiel des annonces des marchés publics et sur le journal officiel de l’Union Européenne le 22 mars 2018.
Il s’agit d’un marché pour une étude ayant pour objet de définir les modalités et conséquences financières, techniques et juridiques du transfert des compétences eau et assainissement à la communauté de communes du Clunisois. Elle comprend une tranche ferme (état des lieux et diagnostic des services, synthèse des données et bilan de la situation actuelle, proposition de stratégie de transfert des compétences) et une tranche optionnelle (études complémentaires type schéma directeur allégé).
Neuf offres ont été réceptionnées, les plis ont été ouverts par une commission d’appels d’offres du 27 avril 2018 et l’attributaire sélectionné après classement des offres par une commission d’appels d’offres du 14 mai 2018. Le choix de l’attributaire a été confirmé par délibération du conseil communautaire du 28 mai 2018. Le marché a été transmis pour visa au contrôle de légalité.
La procédure de passation n’appelle pas de commentaires.
Le montant total dépensé pour cette étude au cours de l’exercice 2018 est de 10 937 € ; la communauté de communes a perçu un acompte de 42 710 € de subvention de l’agence de l’eau en 2018.
2.3 Les marchés passés sans publicité par décision du président
La délibération du 15 avril 2014 donne délégation au président pour préparer, passer, exécuter et régler des marchés d'un montant inférieur à 30 000 € HT, ainsi que toute décision concernant leurs avenants qui n'entraînent pas une augmentation du montant du contrat initial supérieure à 5 %, lorsque les crédits sont inscrits au budget. Cette délégation a été reconduite
pour l’actuelle présidente le 3 juin 2019. L’ordonnateur rend compte de ces décisions de manière détaillée dans les délibérations ultérieures du conseil communautaire. Conformément à la réglementation applicable, les marchés d’un montant inférieur à 25 000 € HT (depuis le 1er octobre 2015) font l’objet de devis sollicités auprès de plusieurs prestataires.
Lors du conseil communautaire du 12 septembre 2016, deux décisions sont présentées concernant des achats de logiciels.
L’une concerne l’achat d’un logiciel de gestion de la taxe de séjour pour un montant de 5 250 € HT. Elle n’appelle pas de remarque.
La seconde décision n° 041-2016 du 29 août 2016 concerne l’achat de logiciels dans le domaine de la petite enfance/enfance jeunesse : des devis ont été sollicités et reçus : le premier de 30 809 € HT, le second de 38 950 € HT. La première entreprise a été retenue.
La chambre observe que cette décision conduit à conclure un marché qui est non seulement d’un montant supérieur à celui pouvant être passé sans publicité, mais encore supérieur au montant pour lequel le président dispose d’une délégation. Ainsi, la communauté de communes a passé outre la règle interne fixée par délibération du conseil communautaire.
La chambre prend acte de ce que, en cours d’instruction, la directrice générale des services a rappelé par un courriel aux chefs de service l’importance des seuils à respecter en matière de marchés passés sans publicité. La chambre invite la communauté de communes à prêter la plus grande attention à ces seuils.
2.4 Conclusion sur la commande publique
L’échantillon des marchés examinés en cours d’instruction amène la chambre à constater que la communauté de communes du Clunisois n’a, à plusieurs reprises, pas respecté la réglementation applicable en matière de marchés publics, notamment pour ce qui concerne les seuils.
En outre, des délais manifestement trop courts et une publicité peu large n’ont pas toujours permis d’assurer une réelle mise en concurrence. Par conséquent, il appartient à la communauté de communes de mettre un terme à des pratiques qui ont été un obstacle à une véritable transparence de la gestion dans ce domaine de la commande publique.
Néanmoins, il est à noter une évolution significative puisque la communauté de communes qui ne disposait jusque-là d’aucun règlement interne de la commande publique, s’est dotée d’un tel guide à l’issue du contrôle. Ce guide devrait permettre aux agents chargés des achats d’améliorer leur connaissance des différentes procédures et de garantir un respect plus rigoureux des règles de mise en concurrence, notamment en matière de transparence.
Recommandation n° 1: La chambre recommande à la communauté de communes du Clunisois de veiller à l’application des dispositions du code de la commande publique, en particulier en matière de mise en concurrence et de transparence des procédures.