Collecte des données

L’identification des données nécessaires constitue la base de la réussite d’une évaluation. Il est donc important d’accorder une attention particulière aux critères (de qualité et de fiabilité) que doivent respecter ces données : l’accessibilité, la pertinence, la durabilité, l’utilité, l’efficacité et l’efficience [Victor, 2007].

Ces données peuvent être des informations recueillies auprès des différents acteurs concernant la structure générale de l’organisation ou des données plus spécifiques relatives aux équipements présents. Les personnes susceptibles de fournir ces données devront être identifiées dans un premier temps avant de commencer la collecte.

Le choix des données nécessaires se base sur les indicateurs d’évaluation environnementale sélectionnés. Ainsi, seules les données réellement indispensables, c’est-à-dire les données permettant de constituer le tableau de bord environnemental (TBE), seront recherchées. Ce TBE doit donc être établi préalablement à la réalisation de cette phase de collecte de données. Ces dernières venant le compléter au fil de l’avancée de la collecte.

Les données nécessaires dans cette méthodologie sont hétérogènes (consommations électriques annuelles en kWh, durées d’utilisation des équipements en heures par semaine, nombre de pages imprimées par an, etc.) et seront obtenues par l’intermédiaire de trois étapes différentes. Ces étapes de collecte des données sont réalisées de manière itérative afin de compléter et d’enrichir la collecte d’information. Ainsi, il s’agit :

- De données issues d’inventaires pour connaître la quantité et la nature des équipements présents (ordinateurs fixes, portables, imprimantes, …) ;

- De bilans annuels de consommations électriques (des différents équipements présents mais aussi des locaux pour estimer la part de consommation attribuée à l’informatique et ainsi connaître quel est le périmètre engagé dans l’étude) ;

A cela s’ajouteront les résultats des enquêtes menées auprès des différents utilisateurs des équipements et responsables d’équipe pour connaître plus précisément les comportements et les consignes en vigueur.

• Inventaire

L’inventaire du matériel informatique consiste à récupérer les références exactes et les quantités précises de chaque équipement présent dans les établissements de l’organisation. Ces inventaires peuvent généralement être obtenus au sein de la division informatique de l’organisation ou des responsables de site. Ces données, bien que fiables, sont recueillies au niveau de la gestion centrale de l’organisation et devront être confirmées et/ou complétées lors des visites à l’occasion de la phase de mesures. Un exemple de fichier d’inventaire transmis par le service informatique d’une entité sur laquelle nous avons expérimenté notre méthodologie est présenté en Annexe 3 à titre d’exemple.

• Enquêtes

Les enquêtes auprès des utilisateurs des équipements informatiques ont pour objectif de connaître plus en détail les modalités d’utilisation de ce matériel. Pour obtenir des informations auprès des différents acteurs concernés, plusieurs méthodes existent comme des entretiens, des questionnaires ou encore des groupes de discussion. Dans notre cas, nous avons opté pour un questionnaire administré en face à face. Ce dernier, réalisé spécifiquement pour les besoins de l’étude, prendra en considération à la fois l’entité ou le site d’étude auquel il se réfère ainsi que le statut de la personne qui le remplit (utilisateur, responsable d’équipe, services généraux…).

L’obtention des données nécessaires pour établir et quantifier l’ensemble des impacts environnementaux liés à l’utilisation des systèmes informatiques peut s’avérer fastidieuse. En effet, le nombre d’interlocuteurs éventuels pour obtenir une information peut être important. Il s’agit alors d’identifier la personne susceptible de posséder l’information recherchée. Une autre difficulté rencontrée pour effectuer ce travail de collecte de données est d’obtenir des données précises et complètes. Ainsi, cette étape de collecte implique régulièrement la réalisation d’hypothèses et d’approximations pour compenser les données manquantes. Pour palier à l’ensemble de ces difficultés, un système d’information doit être établi afin de permettre la conservation des informations de manière détaillée mais aussi de les rendre facilement accessibles et utilisables. Néanmoins, un système d’information très complet encourt le risque d’être complexe et non tenu à jour. En revanche, un système d’information plus simple risque au contraire de ne pas pouvoir fournir un certain nombre d’informations utiles.

Les données et informations recueillies sont nécessaires à plusieurs niveaux :

- pour un benchmark et la comparaison des différents types d’utilisation de l’informatique ; - pour l’identification de problèmes potentiels au sein d’une organisation comme par exemple

une consommation d’électricité trop importante par rapport aux équipements présents ou encore le fait que certains équipements ne soient jamais mis hors tension ;

- dans l’aide à la formulation de solutions aux problèmes identifiés et pour la détermination de mesures d’optimisation de la situation.

Ces trois niveaux interagissent entre eux tout en restant indépendants : échelles de temps distinctes, informations nécessaires et niveaux de détails différents.

L’essentiel du questionnaire porte sur les pratiques d’utilisation, les durées d’utilisation, les modalités de mise en veille des différents équipements ainsi que des informations relatives à la gestion des consommables et des déchets ont été recueillies. Le questionnaire est présenté en Annexe 4.

• Mesures

Les mesures sur le terrain ont été réalisées grâce à des boîtiers de mesures de type « économètres » (économètre avec interface USB, Standby-Energy-Monitor Log 16, NZR) (Figure 24).

Figure 24: Photo d'un économètre

Ces boîtiers permettent d’obtenir plusieurs informations comme la puissance, l’intensité ou encore le voltage.

Ainsi, les consommations effectives des différents équipements sont connues pour une semaine d’utilisation puis, en prenant l’hypothèse de la représentativité de cette semaine, estimées sur l’année complète. Ces consommations variant au cours de la journée et en fonction de l’utilisation qui en est faite, les mesures permettent de mieux comprendre le fonctionnement de chaque équipement. Pour réaliser ces mesures, nous disposons de dix économètres. Les données sont recueillies par l’intermédiaire d’un port USB et d’un logiciel fourni par le constructeur (logiciel Vadev® Distant meter reading system Version 1.0.1). Lors de la mise en place des boîtiers, il est indispensable de bien identifier le numéro du boîtier (numéro de référence dans le logiciel) afin d’attribuer par la suite les bonnes mesures au bon équipement. Pour cela une fiche de suivi présentée dans le Tableau 20 a été élaborée. La colonne COM permettant l’identification du boîtier dans le logiciel.

Tableau 20: Exemple de fiche de suivi pour la prise de mesures COM Appareil mesuré Date d'installation de l'appareil Date de relevé du boitier Durée de la mesure W (puissance instantanée) kWh (cumul depuis que l'appareil est branché) W Lo (valeur la plus basse) W Hi (valeur la plus haute) Intensité (valeur instantanée) Voltage (instantané) 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Etablissement: Date du relevé:

Ces trois phases sont réalisées en parallèle et un feed-back entre-elles paraît incontournable de manière à valider et compléter les informations.

Les raisons d’un feed-back entre les différentes phases sont multiples. La plus importante concerne la fiabilité et la justesse des données. En effet, un inventaire peut ne pas être à jour. Par conséquent, les derniers changements d’équipements peuvent ne pas être mentionnés. Les visites sur le terrain pour les mesures permettront alors de valider ou modifier l’inventaire. Des étapes ultérieures relatives aux calculs des puissances et consommations tiennent compte de l’inventaire, ce dernier devra donc être le plus fidèle possible à la réalité. Les compléments et/ou rectifications apportés seront donc essentiels pour la réalisation de la suite des étapes. De même, lors de la phase d’enquête, des précisions sur les équipements peuvent être apportées, notamment concernant leur utilisation. Ces éléments, indispensables à la compréhension du rythme d’utilisation renforceront les données recueillies lors de la phase de mesures.

La Figure 25 schématise cette étape de collecte de données.

2.2.3 Equipements (Modèles, nombres, …)

L’étude portant sur le système informatique (centralisé ou distribué) d’une organisation, la description des équipements informatiques présents tient une place importante dans cette méthodologie. Ainsi, il a été décidé de suivre l’évolution du parc informatique, en regroupant les différents types d’équipements en plusieurs catégories. Ces catégories peuvent évoluer en fonction du service étudié. De manière générale, les catégories retenues sont les suivantes :

- les ordinateurs fixes, - les ordinateurs portables, - les ultra-portables, - les serveurs,

- les imprimantes (petits modèles),

- les imprimantes (grands modèles : Multi Function Printer – MFP), - les écrans,

- les appareils spécifiques métiers.

De manière à s’assurer de l’homogénéité des catégories ainsi constituées ou de la nécessité de les diviser en sous catégories, les éléments suivants sont détaillés :

- la quantité d’équipements (nombre) ; - les modèles (marque) ;

- l’année de mise en service.

Enfin, le comportement des utilisateurs ayant un rôle fondamental dans l’utilisation des équipements, il est relevé à partir d’enquêtes auprès d’un échantillon d’utilisateurs de l’organisation. Ces enquêtes permettent dans un premier temps de connaître le comportement de l’utilisateur dont les équipements ont fait l’objet de mesures. Dans un second temps, en réalisant des enquêtes auprès d’autres utilisateurs il est possible d’en déduire dans quel cadre les résultats des mesures peuvent être généralisés à l’ensemble des équipements. Des hypothèses de comportements sont alors établies pour obtenir un scenario type pour chaque catégorie (voir sous-catégorie) d’équipements.