Les modèles qui sont mis à la disposition des organismes publics renferment un certain nombre de clauses rendues obligatoires par la législation et la réglementation applicables au projet visé. C’est le cas notamment des conditions d’admissibilité et de conformité. Par exemple, dans le cas des contrats de travaux de construction, le Règlement sur les contrats de travaux de construction
des organismes publics oblige les organismes publics à prévoir certaines conditions d’admissibilité
dans leurs documents d’appel d’offres, dont celle qui consiste à : « posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les
attestations nécessaires »303. Le même règlement prévoit en outre l’obligation pour l’auteur de l’appel
d’offres d’indiquer que les soumissions assorties d’une garantie qui ne respecte pas la forme et les conditions exigées seront rejetées automatiquement304. Lorsqu’ils lancent un appel d’offres, les
organismes sont également tenus d’aviser les aspirants cocontractants que leur soumission ne pourra être retenue si elle est conditionnelle ou restrictive305. Ces règles conditionnent une partie du contenu
des documents types préparés par le Conseil du trésor.
À ces clauses impératives qui concernent l’admissibilité des soumissionnaires et la conformité de leurs soumissions, s’ajoutent certains sujets que chaque organisme public qui lance un appel d’offres doit couvrir dans ses documents contractuels. Ici encore, ces sujets sont nommément identifiés par le législateur. Dans le cas d’un contrat d’approvisionnement par exemple, les organismes publics sont tenus de prévoir ce qui suit dans leurs documents d’appel d’offres :
4. Tout appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres.
Cet avis fait partie des documents d’appel d’offres et indique: 1° le nom de l’organisme public;
2° la description sommaire des besoins, le lieu de livraison ainsi que la durée prévue du contrat ou le calendrier de livraison des biens;
2.1° le cas échéant, la description sommaire des options;
3° la nature et le montant de la garantie de soumission exigée, le cas échéant;
4° l’applicabilité ou non d’un accord intergouvernemental au sens de l’article 2 de la Loi;
5° l’endroit où obtenir des renseignements;
5.1° une mention selon laquelle les documents d’appel d’offres ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres;
5.2° le cas échéant, une mention selon laquelle les soumissions peuvent être transmises par voie électronique et que cette transmission ne peut s’effectuer que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres;
6° l’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour la réception et l’ouverture des soumissions, le délai de réception ne pouvant être inférieur à 15 jours à compter de la date de la diffusion de cet avis;
7° le fait que l’organisme public ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues.
303 Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics, RLRQ c. C-65.1, r. 5, art. 6. 304Id., art. 7 (2).
Pour l’application du présent règlement, on entend par «option» une option de renouvellement ou une option concernant l’acquisition de biens supplémentaires identiques à ceux initialement acquis, offerts au même prix et destinés à répondre aux besoins visés au paragraphe 2 du deuxième alinéa.
5. Un organisme public doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres: 1° la description des besoins et des modalités de livraison;
1.1° le cas échéant, la description des options; 2° (paragraphe abrogé);
3° les conditions d’admissibilité exigées d’un fournisseur et les conditions de conformité des soumissions;
4° la liste des documents ou autres pièces exigés des fournisseurs; 5° les modalités d’ouverture des soumissions;
6° la règle d’adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas échéant, les éléments sur lesquels l’organisme public se fonde aux fins de l’ajustement des prix pour le calcul du coût total d’acquisition visé à l’article 15.1.1 et les modalités de calcul applicables aux fins de l’adjudication;
7° tout autre renseignement requis en vertu du présent règlement.306
Les sujets sont sensiblement les mêmes, en faisant les adaptations nécessaires, pour ce qui est des contrats de travaux de construction et des contrats de services. Ajoutons que la structure générale des modèles que le Conseil du trésor met à la disposition des organismes publics repose en bonne partie sur la liste de sujets imposée par la règlementation applicable.
Enfin, notre étude des modèles préparés par le Conseil du trésor permet de constater que ceux-ci renferment des clauses types à insérer dans le cas où le projet est assujetti à certaines conditions particulières telles que l’obligation de ne traiter qu’avec des soumissionnaires ayant obtenu une autorisation de l’AMP ou encore des soumissionnaires s’étant formellement engagés à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne307. Des
clauses types sont également suggérées pour les contrats assujettis aux exigences de la Politique
gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration. Les
documents contractuels préparés par le Conseil du trésor contiennent également des formulaires types à compléter par les soumissionnaires afin de déclarer qu’ils n’ont pas contrevenu aux règles
306 Règlement sur certains contrats d’approvisionnement des organismes publics, RLRQ c. C-65.1, r. 2, art. 4 et 5.
applicables en matière de lobbyisme et de concurrence et que leurs dossiers sont en ordre auprès des autorités fiscales.