Characterization of ttc-1

O presente trabalho adotou a proposição discutida na revisão da literatura de que os controles internos administrativos existentes atualmente não estão sendo efetivos no controle da aplicação dos recursos financeiros destinados ao IFNMG, devido à falta de formalização interna de tais controles, aliada a não priorização de práticas preventivas e a falta de definições claras de competências e responsabilidades para as rotinas de controle interno. Desta forma, espera se como resultados da pesquisa, os impactos verificados a partir da detecção das fragilidades dos controles internos administrativos do IFNMG com base no seguinte modelo teórico representado na Figura 5.

Figura 5 – Modelo Teórico da Pesquisa

Fonte: Elaboração própria (2017) com adaptações de Beltrami (2015).

Após a montagem do modelo teórico decorrente da revisão da literatura, a pesquisa se constitui em duas fazes, como demonstrado na Figura 6.

Sistema de Controle interno Controle Interno Administrativo Riscos Impacto na aplicação dos recursos financeiros

Figura 6 – Planejamento da Pesquisa

Fonte: Elaboração própria (2017) com base em Beltrami (2015).

Na primeira fase da pesquisa definiu-se que o estudo seria desenvolvido no Departamento de Orçamento e Finanças da Reitoria do IFNMG, por se tratar de um setor estratégico por onde passam todos os recursos financeiros destinados para o órgão. Foram definidas ainda duas fontes de dados para a realização da pesquisa: as entrevistas e pesquisa documental, sendo que as mesmas compõem o Protocolo de Estudo de Caso, instrumento elaborado e validado para orientar a execução da pesquisa (ver apêndice A).

De acordo o protocolo elaborado preliminarmente, as perguntas relacionadas no roteiro das entrevistas foram categorizadas por blocos de entrevistados, identificados segundo seu perfil e atuação dentro da entidade além de estar aderente aos componentes da metodologia do COSO (ver apêndice B).

Dessa forma, foi possível criar quatro blocos de perguntas, sendo que o gestor respondeu aquelas relativas ao bloco I, contendo perguntas que visam detalhar sobre os

R E V I S Ã O D A L I T E R A T U R A FASE 1 FASE 2 CONCLUSÃO

Criação do protocolo de pesquisa e técnicas de coleta Definição do sujeito e amostra

Criação do protocolo e roteiro de entrevistas Validação com o orientador

Entrevistas e coleta das evidências

Conclusão final da pesquisa Realização das entrevistas no IFNMG

Coleta da documentação Análise dos dados

componentes: ambiente de controle, fixação de objetivos e informação e comunicação. Os blocos II e III contêm perguntas relativas aos componentes: identificação de eventos, avaliação e respostas a riscos e atividades de controle, sendo que para o bloco III, além dos componentes citados anteriormente, ainda foi objeto de informações os componentes informação e comunicação e monitoramento. As perguntas relativas a esses dois blocos foram respondidas pelos servidores responsáveis pelas atividades e rotinas operacionais do setor de orçamento e finanças assim como pelo responsável pelo núcleo de controle interno da entidade.

Por fim, o bloco IV conta com perguntas relacionadas ao monitoramento dos controles internos da entidade, tendo como entrevistados o servidor responsável pelo núcleo de controle interno e os auditores da entidade.

A segunda fase iniciou com a aplicação das entrevistas, de modo presencial, na forma semiestruturada, com questões predefinidas e duração média de quarenta minutos cada. Inicialmente a pretensão era realizar dezesseis entrevistas, no entanto, somente quatorze efetivamente participaram, uma vez que não foi possível a participação de um entrevistado do grupo dos gestores e outro dos responsáveis pela execução financeira. Cabe destacar que do total das entrevistas realizadas, foi possível a gravação em áudio de nove, sendo que as outras cinco foram realizadas presencialmente, com a transcrição dos dados.

Eventualmente e em função das necessidades que surgiram no decorrer das entrevistas, alguns entrevistados prestaram informações relativas a outros componentes, diferentemente daqueles elencados preliminarmente no protocolo da pesquisa.

Os entrevistados não tiveram suas características detalhadas, a fim de garantir o anonimato e assegurar o cumprimento de questões relativas à ética, bem como àquelas acordadas previamente com eles, que não teriam seus dados divulgados.

Diante disso, e com a finalidade de oferecer um melhor detalhamento, foi elaborada uma síntese da relação dos entrevistados, por componentes do COSO e suas respectivas identificações, conforme demonstrado no Quadro 7.

Quadro 7 – Classificação dos Entrevistados

Entrevistados Componentes Bloco Sigla

1º entrevistado Ambiente de controle e fixação de objetivos I EB 2º ao 7º entrevistados Identificação de eventos, avaliação e respostas a

riscos e atividades de controle. II

EC, ED, EE, EF, EG, EH.

8º entrevistado

Identificação de eventos, avaliação e resposta a riscos, atividades de controle, comunicação e informação e monitoramento.

III EI

9º ao 14º entrevistado Monitoramento IV EJ, EK, EL, EM, EN, EO

Fonte: Elaboração própria (2017).

A pesquisa, além do referencial teórico e os dados obtidos por meio das entrevistas, conta também com outra fonte de evidências, a pesquisa documental, que objetiva corroborar de forma adicional com os dados extraídos das demais fontes.

Uma grande quantidade de informações, relacionadas no capítulo dos resultados, foi obtida por meio de consultas a banco de dados de caráter público, como páginas da instituição na internet ou por meio de análise in loco, quando se trata de documentos internos e não publicados, obtidos mediante prévia autorização do gestor da entidade para realização da pesquisa. Os documentos analisados na pesquisa foram relacionados conforme o Quadro 8.

No entanto, ressalta-se que ocorreram limitações para a realização da pesquisa, materializadas por meio dos fatores tempo e recursos, o que não permitiu um estudo mais profundo em toda a instituição, que atualmente é integrada por 12 unidades localizadas em uma mesorregião que compreende o Norte, Noroeste e Vales do Jequitinhonha e Mucuri em Minas Gerais. Destaca-se ainda o fato do pesquisador não contar com recursos pessoais ou provenientes de bolsas de estudo para fomentar o desenvolvimento da pesquisa, sendo que essas foram as limitações mais relevantes que contribuíram para a definição de que o estudo deveria ocorrer apenas no Departamento de orçamento e finanças da Reitoria do IFNMG, não impedindo, no entanto, que em um outro momento continue a ser desenvolvido visando contemplar toda a instituição.

Quadro 8 – Documentos analisados no estudo de caso

Documentos Tipo Quantidade

Certificado de auditoria anual de contas – CGU Prestação de Contas 01

Decreto Regulamento 01

Estatuto Regulamento 01

Instrução Normativa Conjunta Regulamento 01

Lei 11.892/2008 Regulamento 01

Organograma Regulamento 01

PAINT – Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna Auditoria 01 Plano de desenvolvimento institucional Planejamento 02 Parecer do dirigente de controle interno Prestação de Contas 01

Portarias Regulamento 01

Regimento Geral do IFNMG Regulamento 01

Regimento Interno da Reitoria Regulamento 01

Relatórios de auditoria anual de contas – CGU Prestação de Contas 02

Relatórios de auditoria interna Auditoria 02

Relatórios de gestão Prestação de contas 06

Solicitação de Auditorias Auditoria 02

Fonte: Elaboração própria (2017).