Com base na pesquisa documental, pode-se verificar que o IFNMG conta sim com algumas unidades técnicas de controles internos devidamente instituídas, além do que, essa mesma documentação apresenta, como já detalhado na seção anterior, uma série de responsabilidades e competências para as unidades de controle e seus servidores responsáveis.
O Regimento Geral do órgão traz como uma das unidades do seu sistema de controle a Auditoria Interna (Audin), sendo ela dirigida por um auditor, nomeado pelo Reitor, após consulta ao Conselho Superior do IFNMG, órgão a quem é diretamente vinculada.
A Audin é o órgão de controle e instrumento gerencial responsável por fortalecer e assessorar a gestão, encarregado pela avaliação periódica de desempenho das atividades estabelecidas pela administração, de forma a proporcionar ao Reitor e aos Diretores-Gerais dos campi, base segura para a tomada de decisões, bem como prestar apoio aos Órgãos do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e ao Tribunal de Contas da União, respeitada a legislação pertinente (IFNMG, 2017a).
Compete à Auditoria Interna elaborar Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT, bem como o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAINT, considerando as características e necessidades dos campi e da Reitoria, respeitando as
legislações pertinentes, sendo que tais documentos devem ser submetidos ao Conselho Superior para apreciação e aprovação (IFNMG, 2017a).
Estão detalhadas ainda como competências da Audin analisar os procedimentos, rotinas e controles internos no sentido de verificar sua adequação para o alcance da eficiência e eficácia na aplicação dos recursos públicos, buscando fortalecer e assessorar a gestão no tocante às ações de controle. Pode ainda examinar os registros contábeis do IFNMG e atuar como órgão de orientação aos seus diversos setores, visando o aprimoramento dos controles internos, além de prestar apoio, no âmbito do IFNMG, aos órgãos do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e do Tribunal de Contas da União, respeitada a legislação pertinente (IFNMG, 2017a).
A Audin atua também para verificar a aplicação de normas, legislações vigentes e diretrizes, no âmbito do IFNMG, acompanha o resultado final das sindicâncias e processos administrativos disciplinares e supervisiona os serviços e trabalhos de controle interno das unidades integrantes do IFNMG.
Tomando como base as orientações da INTOSAI (1991, p. 295, apud MOTTA, 2009) e considerando os dados da pesquisa documental realizada no Estatuto, Regimento geral e Regimento da Reitoria, pode se considerar que o IFNMG, além da auditoria interna possui definidas como unidades de controle a própria estrutura organizacional, a coordenação de contabilidade e o núcleo de controle interno que já foram detalhados em termos de responsabilidades e competências na seção 4.2 desse capítulo. No entanto, os documentos não evidenciam, dentre esse conjunto de unidades técnicas, aquele responsável pela atuação como órgão central de coordenação do sistema de controle interno, o que pode gerar, dentre outras deficiências no desenvolvimento das atividades de controle, a impossibilidade de atuarem de forma integrada.
Outra deficiência verificada é o fato do núcleo de controle interno está integrado à Diretoria de Planejamento Orçamentário, que por sua vez integra a Proad. Essa estrutura pode levar ao entendimento de que as competências definidas para o núcleo devem ser desempenhadas apenas no âmbito da Proad e os órgãos que a integram, deixando de contemplar todo o contexto da entidade.
Através da pesquisa documental foi possível evidenciar ainda deficiências relativas ao estabelecimento de competências para as unidades de controle, notadamente para a Coordenação de Contabilidade e Núcleo de CI, pois o regimento da Reitoria prevê, dentre seu
elenco de competências, algumas atividades e rotinas de mera execução, além de apresentarem caráter conflituoso com aquelas atribuídas a outras unidades.
Podem ser citados, como exemplos, o fato do Núcleo de CI ter por competência elaborar e controlar processos de prestação de contas, supervisionar convênios, controlar quitação de diárias e solicitar ressarcimentos, além de acompanhar a execução contábil, orçamentária, financeira, patrimonial e operacional, examinando periodicamente o comportamento das receitas e das despesas. Fica demonstrado que as competências do Núcleo de CI além de contar com atividades de mera execução entram em conflito com competências atribuídas a outras unidades da estrutura administrativa, como o Núcleo de Prestação de Contas, a Coordenação de Contabilidade e de Execução Financeira.
Essas informações coadunam com a fala do entrevistado EI quando relata que:
Foi nomeada como responsável pelo Núcleo de Controle Interno em maio de 2016, quando iniciou trabalhos e controles-piloto, mas não obteve êxito e retorno das solicitações, percebendo o não envolvimento dos gestores nesta empreitada. Informa ainda, que além de ter a responsabilidade pelas atividades do núcleo de CI, acumula as funções de assessoramento ao Pró-Reitor e Diretor de Administração e Planejamento, integra a equipe da Coordenação de Almoxarifado, Patrimônio e Transportes, sendo ainda substituta da responsável pelo Núcleo de Gestão de Contratos (ENTREVISTADO EI).
Diante dos fatos expostos, com base nas melhores práticas discutidas no referencial teórico e a partir da análise documental, fica evidente que o IFNMG conta com unidades de controle interno instituídas, no entanto não estruturadas como um sistema de controle interno, que deve atuar de forma integrada e coesa, a partir da definição de uma unidade de coordenação. Logo, vislumbra-se a necessidade de uma nova regulamentação que estruture esse sistema de controle interno, com as unidades que vão integrá-lo, bem como defina aquela sob a qual vai recair a função coordenativa. Dessa forma, é preciso redefinir as competências e responsabilidades das unidades de controle interno, retirando rotinas e atividades que contenham caráter executório e identificando competências conflituosas, dando a elas condições de atuarem estritamente com as atividades de controle.
Além disso, por se tratar de unidades que contam com um nível elevado de autonomia, a normativa adequada para atender essa nova regulamentação seria através de Resolução do Conselho Superior, sendo que de forma adicional, deve ainda elaborar, aprovar e divulgar um manual de procedimentos de controle interno visando aprimorar a execução das atividades dessa área.