Para a Análise SWOT junto com o pessoal da ASSECOM/UFERSA, a pesquisa contou com a participação de 100% dos servidores técnico-administrativos do setor, totalizando 9 servidores, sendo 6 graduados em Comunicação Social, com habilitação em Jornalismo. Dos jornalistas, três são servidores Técnicos Administrativos (Nível E), e os outros três são servidores Assistentes Administrativos (Nível D). Ainda compõem a equipe mais três servidores Assistentes Administrativos com graduação em Gestão Pública, Direito e Biologia, além de um estagiário do curso de Jornalismo.
A Análise SWOT foi aplicada no mês de novembro de 2017, com cada integrante da equipe, de forma individual, apontando cinco tópicos para cada um dos itens que compõem a ferramenta. O formulário foi enviado aos servidores via e-mail. A Análise SWOT é composta de duas partes: uma referente ao ambiente interno, que são as Forças e Fraquezas, e outra referente ao ambiente externo, as Oportunidades e Ameaças (OLIVEIRA; PEREZ JR.; SILVA, 2014).
Para a análise foram levados em consideração como ambiente interno os tópicos relativos à assessoria de comunicação, ao setor propriamente dito, ou seja, os fatores que dependem exclusivamente dos integrantes da equipe. Já para o ambiente externo, foram considerados os fatores relacionados à instituição como um todo, seja no plano local, seja no plano nacional, uma vez que a UFERSA integra uma rede de instituições pertencente ao Governo Federal – são os fatores que independem da ação dos integrantes da equipe.
A Análise SWOT funciona como processo de avaliação sobre as principais questões que a organização necessita para o desenvolvimento, ou aprimoramento, da sua
atividade. Segue, no quadro abaixo, um consolidado dos tópicos principais e secundários33
apresentados pelos integrantes da ASSECOM/UFERSA na Análise SWOT proposto para a presente pesquisa.
Quadro 4 – Consolidado da Análise SWOT Fatores internos Fatores externos
FORÇAS FRAQUEZAS OPORTUNIDADES AMEAÇAS
Principais Principais Principais Principais
1-Equipe com experiência acadêmica e prática; 2- Redes sociais; 3- Diversidade de pautas; 4- Compromisso com a informação/ética; 5- Equipamentos; 6- Credibilidade institucional. 1- Falta de profissionais; 2- Espaço físico limitado; 3- Excesso de pautas oficiais; 4- Falha na comunicação interna e entre os campi; 5- Falta de planejamento das atividades;
6- Falta de resolutividade dos problemas internos.
1- Aumento da equipe; 2- Crescimento institucional; 3- Relação satisfatória com a mídia; 4- Portal institucional; 5- Implantar política de comunicação; 6- Divulgação científica. 1- Acúmulo de funções; 2- Excesso de pautas oficiais; 3- Ausência de uma política de comunicação; 4- Falta de canais de rádio e TV; 5- Falta de reconhecimento da gestão; 6- Falta de orçamento.
Secundárias Secundárias Secundárias Secundárias
7- Autonomia interna; 8- Produção de vídeos; 9- Suporte técnico; 10- Produção de artes institucionais. 7- Informalidade excessiva; 8- Falha na clipagem; 9- Deficiência de arquivo; 10- Falta de avaliação. 7- Aquisição de equipamentos de sonorização; 8- Melhorias no espaço físico; 9- Melhorar comunicação entre os campi; 10- Parcerias. 7- Descaso com a memória institucional; 8 - Instabilidade no Governo Federal; 9- Dificuldade no transporte; 10- Descaso com a educação pública. Fonte: Elaborado pelo autor.
4.5.1 Forças X Fraquezas
Pela grande quantidade de pontos diversificados apresentados, constata-se que os integrantes da equipe tiveram dificuldade em mensurar a realidade do setor de forma, digamos, mais gerencial, ampla, uma vez que os tópicos estão atrelados à atividade que cada um executa dentro do setor, embora um diferencial seja observado no quadro acima quando se refere à equipe. A questão relativa a recursos humanos aparece como primeira opção nos quatro itens da Análise SWOT.
No item Forças, os aspectos mais positivos em relação ao seu produto/serviço, controlados pela instituição e relevantes no planejamento estratégico, a questão de pessoal (recursos humanos) se explica pela capacitação intelectual e experiência técnica da equipe. No item Fraquezas, os aspectos mais negativos, controlados pela instituição e relevantes no
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Para mensurar os pontos principais e secundários, levantados pela equipe da ASSECOM, foram levadas em consideração as mais citadas como pontos principais e as menos citadas como pontos secundários.
planejamento estratégico, revelam que há um número insuficiente de profissionais para atender a demanda de trabalho.
No item Oportunidades, os aspectos mais positivos, mas que não podem ser controlados pela instituição e relevantes para o planejamento estratégico (MARTINS, 2007), aparece o crescimento institucional, que poderá acarretar novas contratações, e no item
Ameaças, os aspectos mais negativos, mas que não podem ser controlados pela instituição e
são relevantes no planejamento estratégico (MARTINS, 2007), surge o resultado dessa falta de pessoal: o acúmulo de funções, que se torna um fator preponderante para uma equipe com número reduzido de profissionais.
No quadro, fica claro que o ponto relativo à equipe respinga nos demais pontos que compõem o eixo Forças. No quesito redes sociais, supõe-se a existência de conhecimento técnico específico para se trabalhar de forma satisfatória essa nova ferramenta de comunicação e informação. No ponto diversidade de pautas, entra o “faro jornalístico”, característica de profissionais mais experientes para a produção de boas matérias e reportagens, aliado à habilidade técnica e ao compromisso ético com a informação, que leva à credibilidade institucional.
Ainda no eixo Forças, é evidente que o trabalho da Assessoria de Comunicação da UFERSA não se restringe a uma mera Assessoria de Imprensa. As limitações não são empecilho para a execução de outras atividades, como, por exemplo, a produção de artes institucionais e vídeos. Dentro do quesito autonomia interna, que apareceu no eixo Forças, como ponto secundário, é ponto questionável quando o excesso de pautas oficiais aparece como um dos pontos principais nos eixos fraquezas e ameaças.
No que se refere às fraquezas, além das associações apreciadas no eixo anterior, o ponto falhas na comunicação interna e entre os campi expõe a inexistência de uma comunicação integrada na universidade. A falta de resolutividade em relação aos problemas internos é outro ponto que leva ao questionamento sobre a existência de uma autonomia interna no setor. Quanto às demais fraquezas apresentadas no referido eixo, estão relacionadas diretamente com a deficiência de pessoal e a inexistência de um planejamento da comunicação de forma mais satisfatória.
4.5.2 Oportunidades X Ameaças
Como já foi mencionado anteriormente, a análise considerou como fatores externos aqueles que independem da atuação dos membros da assessoria de comunicação. Assim, as principais oportunidades apresentadas são o bom relacionamento com os veículos de comunicação, sempre de forma cordial; o Portal de Notícias, que projeta a universidade para o mundo; o desejo da gestão para a implantação de uma política de comunicação, e a divulgação científica, que tem possibilitado a projeção de pesquisadores da UFERSA em nível nacional e até internacional, inclusive, com premiações importantes no âmbito da pesquisa científica. Outros pontos estão relacionados com o crescimento institucional, que, como contrapartida, exige melhorias de infraestrutura e de equipamentos para a melhoria do trabalho.
No caso das Ameaças, um dos pontos apresentados foi a falta de um melhor reconhecimento da gestão para em relação ao setor de comunicação, o descaso com a memória institucional e a inexistência de uma política de comunicação – aspectos esses relacionados diretamente à gestão da universidade. Entre os outros pontos abordados, mas que independem do plano local, aparecem a falta de orçamento, de concessões para emissoras de rádio e TV, o descaso com a educação superior e a instabilidade política no âmbito federal.
4.5.3 Forças X Oportunidades
Ao realizar o cruzamento das forças e das oportunidades da ASSECOM/UFERSA, fica evidente que o número de profissionais é um fator preponderante para que o setor avance com novos desafios de trabalho. Dentro do processo de crescimento institucional, vislumbram-se muitas oportunidades, não apenas no que se refere à comunicação, mas também nos demais setores da universidade.
Num breve recorte, com base na última década, observa-se que muita coisa mudou na instituição. A formação técnica dos servidores que compõem a assessoria de comunicação é um importante indicativo de que o setor pode abraçar novas oportunidades. Hoje, mesmo com uma equipe reduzida, verifica-se uma produção satisfatória, mas que pode melhorar desde que haja as condições necessárias.
A Análise SWOT mostra uma produção diversificada e que pode ser ampliada ainda mais com novas oportunidades. Para tanto, é necessário um aumento no número de servidores da equipe, melhorias na infraestrutura e na aquisição de novos equipamentos.
4.5.4 Fraquezas X Ameaças
Mais uma vez, a questão de pessoal predomina. A insuficiência de profissionais acarreta o acúmulo e o desvio de funções. A grande demanda de trabalho decorrente dessa falta de pessoal impossibilita o planejamento das ações de forma mais eficaz. Outro agravante é o desconhecimento, por parte da comunidade acadêmica, sobre o funcionamento do setor – problema que tem como consequência uma demanda de trabalho urgente, o que gera descontentamento para ambas as partes envolvidas.
A maioria das fraquezas e ameaças é do conhecimento da equipe de comunicação; porém, para essa mesma equipe, a solução depende de um maior investimento institucional no que se refere à aquisição de pessoal, orçamento e logística. Um ponto que chama atenção é o fato de a equipe da ASSECOM/UFERSA reconhecer haver falhas na comunicação, bem como falta de planejamento, que se configuram como fraquezas do setor – pontos esses que vão refletir nas ameaças no que se refere à ausência de uma política de comunicação integrada.