Analyse des responsabilités de la direction d’un point de vue SMI

A.

:

Afin de valoriser l’engagement de la direction vis-à-vis de la mise en œuvre et de l’amélioration du SMI, la direction fait disposer toutes les ressources nécessaires, conduit des revues de direction, établit et révise la politique QHSE, et communique à tous les niveaux l’importance à satisfaire les exigences des parties intéressées, mais aussi les exigences légales et réglementaires.

La culture QSE qui regroupe aussi bien les exigences des clients, des partenaires, des employés, des collectivités locales, des associations réglementaires et légales est communiquée aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise afin de sensibiliser et responsabiliser l’employé, mais aussi d’introduire la culture QSE dans l’esprit du consommateur algérien.

Dans le but d’atteindre l’efficacité des processus et la réalisation complète des objectifs de l’entreprise, Chiali Tubes associe logiquement les objectifs assignés dans la politique QSE avec la politique générale de l’entreprise afin d’éviter la recherche des finalités opposées.

La revue de direction analyse tous les points relatifs à l’atteinte des objectifs. Son rôle est de mesurer le degré de réalisation des programmes prévisionnels et d’analyser les écarts dans le but d’améliorer le taux de réalisation ou l’amélioration d’un processus en question.

La non atteinte d’un objectif signé dans la politique QSE nécessite l’analyse de toutes les fonctions de l’entreprise afin de détecter et d’identifier les problèmes liés d’une façon directe ou indirecte à la défaillance ou écart enregistré.

La fonction des finances et comptabilité joue un rôle capital dans la revue direction car elle analyse le coût des taux de déchets et le retour sur investissement des améliorations soutenues sur certains processus. La comptabilité analytique est utilisée alors pour analyser la répartition des coûts annuels liés à l’investissement du SMI, analyse l’évolution de la performance des processus et mesure les coûts réduits grâce à l’intégration du SMI dans l’entreprise. Cependant, Chiali Tubes n’utilise pas le contrôle de gestion pour mesurer réellement les coûts cachés liés à chaque activité (fonction) secondaire selon la chaine de valeur de Porter.

B. EXIGENCES LÉGALES ET AUTRES :

Chiali Tubes dispose d’une veille réglementaire afin de suivre l’évolution de la législation algérienne. Et pour ce, l’entreprise est abonnée aux journaux officiels, ce qu’il lui permet de faire des révisions sur les documents internes de l’entreprise à raison d’une fois par trimestre.

Pour ce qui est de la veille réglementaire pour tout ce qui touche aux normes de l’entreprise et qui est standardisé sur le plan international, Chiali Tubes est aussi abonné chez AFNOR. La fonction chargée de cette tache est la direction des ressources humaines.

La protection des aspects environnementaux est au centre de la politique QSE de l’entreprise, c’est pour cette raison qu’elle applique sur ses processus le droit de législation environnemental pour tout aspect pouvant avoir un impact sur la fragilité de la biodiversité.

Le code de travail est pris en compte dans le SMI et même avant l’intégration du SMI, l’entreprise dispose d’un document de règlement interne qui régit les droits et obligations de chaque employé. Pour s’assurer que chaque acteur interne connaisse réellement ces règles, ce document est donné à chaque nouvelle personne recrutée, les modifications inscrites dans ce document sont ensuite affichées pour une meilleure transparence. Cependant, pour toute autre information, le document de règlement interne est disponible au niveau de la direction des ressources humaines pour tout employé désirant le consulter.

Depuis l’intégration du SMI, les besoins et attentes aussi bien des clients, que des employés, des partenaires, des actionnaires et toute partie intéressée sont soumises en exigences internes, car le premier objectif du SMI est l’atteinte d’une satisfaction optimale à hauteur de 100% des parties intéressées.

La politique QSE formalise l’engagement de la direction, ce document est établi à l’occasion de la mise en place du système de management intégré QHSE de l’entreprise selon les référentiels ISO 9001 :2008, ISO 14001 :2004 et OHSAS 18001 :2007. Le contenu du document « politique QHSE » est présenté ci-dessous :

Dans une perspective de développement durable, CHIALI TUBES place la satisfaction du client, la sécurité des personnes et la protection de l’environnement au cœur de ses valeurs et de sa stratégie. A notre préoccupation majeure à la qualité, s’ajoutent l’hygiène, la santé, la sécurité et l’environnement.

La société CHIALI TUBES a la volonté de satisfaire au mieux les exigences de toutes les parties intéressées, de renforcer l’image de marque, d’offrir au personnel des conditions de travail optimales et de préserver l’environnement.

Pour cela, je m’engage dans une démarche de management intégrant Qualité, Hygiène, Santé, Sécurité et Environnement (QHSE).

Mes engagements

1. Nous conformer aux obligations légales et administratives en matière d’environnement, de santé et de sécurité au travail, applicable à nos activités.

2. Respecter les exigences de la norme ISO 9001(2008) pour la qualité de la spécification OHSAS 18001(2007) pour l’hygiène, santé, sécurité, et de la norme ISO 14001(2004) pour l’environnement. 3. S’assurer que les besoins et attentes des clients soient bien perçus et satisfaits.

4. Prévenir toute pollution, tout préjudice personnel et toute atteinte à la santé.

5. Promouvoir l’amélioration continue en termes de qualité, santé, sécurité et environnement.

6. Impliquer notre personnel et celui travaillant pour notre compte dans des actions de formation et de sensibilisation concernant le volet QHSE.

7. Vérifier la compréhension, la mise en œuvre et le maintien de la politique QHSE à tous les niveaux de la société.

8. Conserver et développer notre partenariat avec nos fournisseurs.

9. Communiquer et collaborer avec les parties intéressées au sujet des questions environnementales et de santé sécurité.

10. Revoir régulièrement notre politique QHSE quant à son adéquation permanente.

La politique QSE de l’entreprise contient un engagement d’amélioration continue ; cet engagement concerne la satisfaction des exigences réglementaires et légales, des exigences des clients, et de toute partie intéressée.

La politique QSE de l’entreprise est communiquée pratiquement à tous les niveaux hiérarchiques à travers la mise en place d’affichage du document « politique QHSE », cependant, il n’y a que les niveaux hiérarchiques de cadres et maitrises qui comprennent et appliquent les principes de la politique QSE.

Les agents d’exécution ne se sentent ni intéressés ni responsables de l’amélioration continue des processus. En plus à cela, le tableau d’affichage au niveau de l’unité de production PE est encombré d’anciennes notes, ce qui pousse l’agent d’exécution à ne même pas remarquer l’affichage de nouvelles notes et consignes concernant le SMI.

Les contrôleurs des processus sont responsables de ce manque de motivation, d’information et de sensibilisation concernant la qualité, l’hygiène, la santé, la sécurité au travail et l’environnement.

Ce désintéressement de la part des agents d’exécution doit être analysé et de nouvelles actions doivent être mises en place, car l’intégration du SMI touche toute partie intéressée y compris la satisfaction de l’employé de l’entreprise. Et pour ce, la politique QSE est réétudiée lors de toute revue de direction planifiée.

D. PLANIFICATION :

1. Objectifs QSE :

Les objectifs QSE de l’entreprise sont définis dans la politique QSE appliquée dans le cadre du SMI. Ces objectifs sont élaborés pour atteindre l’intégration de tous les paramètres dans le système de l’entreprise qui interagit avec toute partie intéressée.

L’évolution de la politique qualité à la politique QSE a fait passer l’entreprise de la prise en considération des points de vue des clients aux points de vue des parties intéressées qui sont les actionnaires, les clients, les employés et les partenaires.

Les idées et les exigences de parties intéressées sont intégrées dans la planification des objectifs QSE de l’entreprise. La collecte de leurs points de vue se fait grâce à des questionnaires et des enquêtes de satisfaction ; les outils d’enquête les plus utilisés sont le questionnaire ‘’client’’ (Voir Annexe 17) et le questionnaire ‘‘parties intéressées’’ (Voir Annexe 18).

Les objectifs QSE de l’entreprise sont destinés à tous les processus car le but est d’atteindre l’efficience de l’entreprise à travers l’amélioration continue de tout le système, et c’est ici que la notion d’intégration prend toute son importance.

2. Planification du SMI :

Pour la planification du SMI, des programmes sont établis pour l’atteinte des objectifs QSE. Ces programmes sont de 3 types : Le programme de réalisation, le programme de maintenance, et le programme de mise en place.

Ces programmes touchent les fonctions les plus importantes comme la production, la maintenance et le stockage. Ils regroupent des plans d’actions pour améliorer :

▪ Le sérieux des responsables des processus lors du contrôle processus ;

▪ L’amélioration de la disponibilité des moyens matériels, humains et informationnels nécessaires au bon fonctionnement du processus ;

▪ Le respect des délais d’exécution.

Pour chaque programme, les responsabilités et moyens nécessaires sont définis afin de responsabiliser les employés en charge de l’atteinte des objectifs des actions à mener. Le délai de réalisation d’un programme dépend du type de l’action à mener, ces actions peuvent aussi bien avoir

un délai d’une semaine ou d’une année. Par exemple, pour un programme de la fonction maintenance, réparer un problème technique touchant le bidon d’huile a un délai de 30 jours.

En mettant en place le SMI, l’entreprise s’engage à prévenir et à réduire la pollution dans une activité, et ce, en réduisant le taux de déchet et de rebus, en faisant circuler ses véhicules de service avec de l’essence sans plomb, et en réduisant au maximum l’utilisation de papier.

Les programmes d’amélioration continue sont modifiables et mis à jour. Pour pouvoir les modifier, il faut s’assurer que l’action de l’ancien programme a été réalisée.

Pour mesurer le degré de réalisation de l’action à mener, Chiali Tubes met en place des pondérations d’impacts qui classe les actions selon leur degré de risque (danger) et d’urgence. Les points de pondérations maximales sont de 27. Pour calculer la somme il faut appliquer cela:

Total de Pondération = ((La probabilité que l’urgence est lieu) X 3) + ((La probabilité pour que le danger est lieu) X 3)

L’urgence et le danger sont classés selon leur importance, l’urgence est classée en 4 classes et le danger en 5 classes. Le total de pondération définit alors les aspects risqués sur lesquels l’entreprise doit immédiatement régler :

▪ 18 ≤ Total de pondération ≤ 27 : S’occuper des aspects en urgence et dans les brefs délais car ils représentent un danger et un risque pour l’entreprise. Le changement de programme est obligatoire et immédiat.

▪ 9 ≤ Total de pondération < 18 : S’occuper des aspects en second lieu, car ils représentent un risque moyen sur l’entreprise. Le programme nécessite toutefois une redéfinition du délai d’exécution.

▪ Total de pondération < 9 : Le programme nécessite des modifications à travers des mises à jour. Le risque encouru sur l’entreprise est moindre et ces aspects ne doivent pas être traités forcément dans l’immédiat.

L’entreprise met en place des processus de planification, ces processus sont en charge de la planification de la maintenance et des plannings de production. Cependant, dans tout système ou processus il y a des paramètres contrôlables (planification des produits à produire sur les différentes lignes), et d’autres non contrôlables (changements des plannings de production dus à des commandes urgentes passées par des clients importants au niveau du service commercial).

Le système de management intégré subit aussi à son tour des modifications, la planification des révisions du SMI s’effectue lors des revues de direction. Toutefois, des changements urgents (non planifiés) sont nécessaires après un rapport d’audit ou la détection d’un écart important et urgent à régler.

Les responsabilités et autorités des fonctions relatives au SMI sont communiquées à travers le manuel QHSE de l’entreprise. Les personnes intéressées par cette communication sont les responsables de fonctions, les chefs de services, les chefs de processus, et les chefs d’équipes.

Les rôles, responsabilités et autorités du SMI sont documentés dans des procédures. Chaque responsable de processus possède la procédure relative à sa tache, ces documents sont liés à la direction. Tout employé désirant de les consulter peut les demander au responsable de son processus ou au niveau de la direction.

Chiali Tubes met en place un investissement SMI selon les actions et améliorations à mener pour l’année en cours. L’entreprise assure le montant qu’il faut afin de maintenir et d’améliorer le système de management intégré, cependant, le pourcentage d’investissement SMI ne représente qu’un taux moyennant entre 0,5% à 1% du chiffre d’affaire de l’entreprise.

F. REVUE DE DIRECTION :

Pour un suivi rigoureux des améliorations faites suite à l’intégration du SMI, des revues de direction sont planifiées une fois par an. Jusqu’en 2010, Chiali Tubes organisait 2 revues de direction par année, puis a décidé de n’en faire qu’une seule vu que les réunions mensuelles permettent de soumettre à la direction un rapport détaillé de l’avancement des programmes.

Lors des revues de direction, des opportunités d’améliorations s’identifient ; comme la revue représente une synthèse des résultats après les améliorations d’une année, les éléments d’entrée de la revue (audits internes et rapports) permettent de soumettre les propositions et actions nécessaires à l’amélioration des points traités.

Les constatations effectuées lors des audits internes comme tout dysfonctionnement ou écart de réalisation des objectifs sont traitées d’une façon synthétique permettant alors de voir l’évolution de l’entreprise. Les résultats des audits peuvent être interprétés comme des tableaux de bord. La revue de direction aborde quatre thématiques :

1. Conclusion de la revue de direction précédente :

Pour mesurer l’efficacité des décisions prises, on se base sur le taux des réalisations, l’analyse des objectifs et l’analyse des écarts. Toutes ces analyses sont faites dans le but de reconduire les mêmes actions ou de proposer de nouvelles actions.

2. Politique QHSE :

Consiste à analyser tous les processus avec leurs indicateurs, à analyser l’efficacité des indicateurs, le taux de réalisation des objectifs, et la rationalité de la politique QHSE en se basant sur

la disponibilité des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles nécessaires à l’exécution des programmes.

3. Analyse des données :

Faire une analyse pour tout ce qui concerne la qualité des produits, la relation client pour la fonction commerciale, une analyse des réclamations en identifiant leurs causes et leurs nombres.

4. Résolution des points soulevés :

Regroupe toutes les actions à mener contre les écarts, les défaillances, les non- conformités, les réclamations, ou encore les motivations des employés. Tous les problèmes soulevés doivent avoir un programme dédié lors de la conclusion de la revue direction.

L’adéquation entre les exigences du SMI et les ressources nécessaires est un élément de sortie de la revue de direction, car le but est de connaitre si l’entreprise dispose des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles pour satisfaire les exigences du SMI et d’atteindre à hauteur de 100% des objectifs QSE définis par l’entreprise.