Title - Sujet Service Traiteur Camp Cadets. Solicitation No. - N de l'invitation W R282/B. Client Reference No. - N de référence du client

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Voir doc RETOURNER LES SOUMISSIONS À:

Réception des soumissions - TPSGC / Bid Receiving - PWGSC

1550 Avenue d'Estimauville 1550 D'Estimauville Avenue Québec

Québec G1J 0C7

CCC No./N° CCC - FMS No./N° VME

SOLICITATION AMENDMENT

^{Time Zone}

MODIFICATION DE L'INVITATION 02:00 PM 2018-04-17

Fuseau horaire Heure Avancée de l'Est HAE

Destination:  Other-Autre:

FAX No. - N° de FAX (418) 648-2209

Issuing Office - Bureau de distribution TPSGC - PWGSC

601 - 1550 Avenue d'Estimauville Québec

Québec G1J 0C7

indicated, all other terms and conditions of the Solicitation The referenced document is hereby revised; unless otherwise remain the same.

les modalités de l'invitation demeurent les mêmes.

Ce document est par la présente révisé; sauf indication contraire,

Instructions: Voir aux présentes Instructions: See Herein

Delivery Required - Livraison exigée Delivery Offered - Livraison proposée Vendor/Firm Name and Address

Comments - Commentaires

Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur

Service Traiteur Camp Cadets Solicitation No. - N° de l'invitation W0106-17R282/B

Client Reference No. - N° de référence du client W0106-17R282

GETS Reference No. - N° de référence de SEAG PW-$QCW-027-17364

File No. - N° de dossier QCW-7-40290 (027)

Solicitation Closes - L'invitation prend fin at - à

on - le

F.O.B. - F.A.B.

Plant-Usine:

Address Enquiries to: - Adresser toutes questions à:

Bernier, Odette

Telephone No. - N° de téléphone (418) 649-2813 ( )

Destination - of Goods, Services, and Construction:

Destination - des biens, services et construction:

Services d'alimentation URSC EST Camp des Cadets, Édifice CC-119 Base Valcartier

COURCELETTE Québec

G0A4Z0 Canada

qcw027

Buyer Id - Id de l'acheteur

Vendor/Firm Name and Address

Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur

Facsimile No. - N° de télécopieur Telephone No. - N° de téléphone

Name and title of person authorized to sign on behalf of Vendor/Firm (type or print)

Nom et titre de la personne autorisée à signer au nom du fournisseur/

de l'entrepreneur (taper ou écrire en caractères d'imprimerie)

Signature Date

2018-04-06 Date 003

Amendment No. - N° modif.

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MODIFICATION 003

Inclus dans la présente modification :

- Ajout d’une clause à la Demande de proposition - Procès-verbal

DEMANDE DE PROPOSITION - Partie 7 – Clauses du contrat subséquent : Ajouter la clause suivante :

7.16 Contrat de défense (2012-07-16)

Le contrat est un contrat de défense au sens de la Loi sur la production de défense, L.R.C.

1985, ch. D-1, et est régi par cette loi.

Le droit de propriété sur les travaux ou les matériaux, pièces, travaux en cours ou achevés, appartient au Canada, libre et quitte de tout privilège, réclamation, charge, sûreté ou servitude.

Le Canada peut, à tout moment, retirer, vendre ou aliéner les travaux en tout ou en partie conformément à l'article 20 de la Loi sur la production de défense.

PROCÈS-VERBAL

CONFÉRENCE DES SOUMISSIONNAIRES

SERVICE D’ALIMENTATION POUR LE CENTRE D’ENTRAINEMENT DES CADETS VALCARTIER (CECV), QUÉBEC, CANADA,

DANS LES INSTALLATIONS DU MINISTÈRE DE LA DÉFENSE NATIONALE AU BÂTIMENT CC-119,

MERCREDI, 4 AVRIL 2018 1. Mot de bienvenue

Suite à la visite obligatoire des lieux, Odette Bernier a expliqué le déroulement de la réunion et présenté un ordre du jour. Les sujets suivants ont été présentés aux soumissionnaires.

- Les questions concernant la visite des lieux ont été répondues

- Le document intitulé Annexe «A» Énoncé des travaux (Stipulations) a été présenté par les représentants du ministère de la Défense nationale.

- La modification 002 de la demande de proposition incluant des questions et réponses publiée le 4 avril 2018 sur Achats et Ventes a été lue et expliqué par Guillaume Quessy de (SPAC).

- La demande de proposition (DDP) a été présentée par TPSGC.

Odette Bernier confirme aux soumissionnaires que le procès-verbal contiendra seulement les questions et les commentaires des intervenants.

Les personnes suivantes participaient à la réunion:

Aramark Québec Inc., - Lori Rinaldi

- Paul Dupuis

ESS, Compass Group Canada, - Matthew McKelvie

- Michael Fernandes Outland,

- Francis Côté

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Ministère de la Défense nationale (MDN), - Adjuc Roger Audet

- Capt Cimon Guirion - Maj JP Lachapelle

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) - Guillaume Quessy

- Odette Bernier

2. Questions relatives à la visite obligatoire des lieux Q. 1 Michael Fernandez, ESS, Compass Group Canada

Quel est le plan pour la dernière journée du camp? Est-ce qu’il y a une cérémonie et un dîner spécial de prévue ?

R. 1 Capt Quirion, MDN

Une parade est prévue de 10h00 à 12h00. Le déjeuner sera servi plus tôt afin de permettre aux cadets de préparer leurs bagages pour le départ. Pour le dîner, il n’y a pas de repas chaud, seulement des paniers repas leurs seront servis, car ils doivent partir plus tôt. Pour le souper, un BBQ sera servi aux officiers, pour environ 140 personnes. Tel que prévu au contrat et dans les Stipulations, le besoin sera spécifié à l’avance par le MDN.

Q. 2 Michael Fernandez, ESS, Compass Group Canada

Est-ce qu’il y a des produits alimentaires de l’inventaire qui peuvent être vendu au fournisseur qui obtiendra le contrat ?

Cette année 2018, le jus seulement pourra être acheté du MDN. L’entrepreneur pourra effectuer l’achat et devra le payer en faisant un chèque au nom du Receveur générale du Canada. À la fin du contrat le fournisseur sortant, doit disposer de la nourriture. Dans l'avenir, les deux fournisseurs sortant et entrant pourront vendre et acheter entre eux.

Est-ce que le MDN peut fournir les étampes pour la péremption des boites à lunch?

Le MDN fourni l'étampe pour la date de la journée. L'heure ne sera pas nécessaire sur les boites à lunch, seulement la date de la journée doit apparaître sur chaque boite à lunch.

Q. 4 Lori Rinaldi, Aramark,

Est-ce que les boites à lunch peuvent être préparées à l'extérieur?

L’an passé 13 000 boîtes à lunch ont été préparées pour toute la période du camp des cadets seulement. La production des boites à lunch peut se faire à l'extérieur par un sous contractant s'il le faut. Elles n'ont pas à être préparées à l'interne. Les standards de qualité doivent être respectés, le prix également.

Lorsque la décision est prise d’émettre le contrat, quand voulez-vous que l’entrepreneur débute ?

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période d’inventaire, il est préférable que l’entrepreneur ne circule pas tout partout.

Cependant les installations peuvent être utilisées. L’entrepreneur doit être prêt pour le début du service le 1^erjuin 2018.

3. Questions relatives au document intitulé “Annexe A Énoncé des travaux (Stipulations)”

Seuls les articles des Stipulations ayant fait l’objet d’une question ou d’un commentaire de la part d’un des participants seront mentionnés dans le présent procès-verbal.

Aucune question reliée à l’Annexe A.

4.Modification 002 de la demande de proposition incluant des questions et réponses publiée le 4 avril 2018 sur Achats et Ventes a été lue et expliqué par Guillaume Quessy de (SPAC).

Référence à la question/réponse 3 du modificatif 002:

««Q. 3 À la page 22 de 48, article 7.4, vous faites référence à une révision des prix annuellement selon «Le taux de variation de l’indice d’augmentation de la catégorie Aliments achetés au restaurant », mais nulle part vous faites mention de considéré les ajustements prévus quant au salaire minimum sur les 5 prochaines années. Comment le MND ou les Travaux publics vont palier à cette réalité afin d’assurer la viabilité des opérations pour le fournisseur qui sera retenu?

R. 3 Selon les experts consultés de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), la fluctuation des salaires est incluse dans l’indice de prix de la catégorie V41691046 «aliments achetés au restaurant» publié par Statistiques Canada. Et depuis plus de 10 ans, nous traitons toutes les demandes de service d’alimentation pour le ministère de la Défense Nationale (MDN) avec le même indice de Statistiques Canada.»»

Q. 6 Lori Rinaldi, Aramark,

L’enjeu relié à l’augmentation des salaires, lors de l’application des années optionnelles.

Mme Rinaldi indique que les salaires ne sont pas inclus dans l’IPC utilisé par SPAC (V41691046 «Aliments acheté au restaurant» du Tableau 326-0020.), et ni les augmentations du salaire minimum sont considérées. Il est mentionné que ces

composantes devraient être incluses dans la méthode de calcul des prix pour les années optionnelles. On suggère une méthode de calcul qui aurait des ratios de 60% main- d’œuvre et 40% nourriture.

R. 6 Odette Bernier et Guillaume Quessy de SPAC,

Après plusieurs discussions et vérifications, nous avons décidé de maintenir l’IPC V41691046 «Aliments achetés au restaurant» du Tableau 326-0020 pour Québec, QC de la clause 7.4 Option de prolongation de contrat, partie 7- Clauses du contrat subséquent.

Il est implicite que l’augmentation du salaire minimum est un facteur qui est pris en

considération dans l’IPC utilisé. De plus, de rapides recherches nous ont permis d’identifier la stratégie du gouvernement du Québec en matière d’établissement du salaire minimum pour les prochaines années. Nous sommes d’avis que les soumissionnaires peuvent le considérer dans leur proposition de prix.

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AUTRES QUESTIONS DEMANDÉES À LA SUITE DE LA LECTURE DU MODIFICATIF 002:

Est-ce qu’il y a une norme de service au niveau du temps de service ? R. 7 Capt Quirion, MDN

Ref : Annexe A, partie 2 section 6,d1 : Chaque client doit être servi dans les quinze (15) minutes suivant son arrivée dans la salle à manger pendant les période de pointe et dans les 5 minutes en dehors des périodes de pointes;

Q. 8 Lori Rinaldi, Aramark

Est-ce qu’il y a un mécanisme prévu pour se protéger en cas de changement d'usage des cuisines? Par exemple si la cuisine est récupérée pour autre usage comment pouvons-nous encadrer les négociations?

R. 8 Odette Bernier, SPAC

Si un changement survient durant la période du contrat, les parties au contrat doivent tous être informées du changement. SPAC utilise les clauses du contrat et les conditions générales (CG) pour résoudre les problématiques qui peuvent survenir. Dans notre dossier les CG 2035 (2016-04-04) s’appliquent et font partie intégrante du contrat (voir page 20 de 48, article 7.2.1).

Exemple : SPAC reçoit une demande du MDN de mettre fin au contrat en partie ou en totalité, SPAC utilisera l’article 30 des CG 2035 2008-05-12) pour négocier avec l’entrepreneur.

«« 2035 30 (2008-05-12) Résiliation pour raisons de commodité

1. L’'autorité contractante peut, à tout moment avant la fin des travaux, en donnant un avis écrit à l'entrepreneur, résilier le contrat ou une partie du contrat pour des raisons de commodité. Une fois un tel avis de résiliation donné, l'entrepreneur doit se conformer aux exigences prévues dans l'avis de résiliation. Si le contrat est résilié en partie seulement, l'entrepreneur doit poursuivre l'exécution des travaux qui ne sont pas touchés par l'avis de résiliation. La résiliation prendra effet immédiatement ou, le cas échéant, au moment prévu dans l'avis de résiliation.

2. Si un avis de résiliation est donné en vertu du paragraphe 1, l'entrepreneur aura le droit d'être payé les coûts raisonnablement et dûment engagés pour l'exécution du contrat compte tenu qu'il n'a pas déjà été payé ou remboursé par le Canada. L'entrepreneur sera payé :

a. sur la base du prix contractuel, pour tous les travaux complétés qui ont été inspectés et acceptés conformément au contrat, qu'ils aient été complétés avant l'avis de résiliation ou après celui-ci conformément aux directives contenues dans l'avis de résiliation;

b. le coût, pour l'entrepreneur, majoré d'un profit juste et raisonnable, pour les travaux visés par l'avis de résiliation avant leur achèvement; et

c. les frais liés à la résiliation des travaux engagés par l'entrepreneur, à l'exclusion du coût des indemnités de départ et des dommages-intérêts versés aux

employés dont les services ne sont plus requis en raison de la résiliation, sauf les salaires que l'entrepreneur est légalement obligé de leur verser.

3. Le Canada peut réduire le montant du paiement effectué à l'égard de toute partie des travaux, si après inspection, elle ne satisfait pas aux exigences du contrat.

4. Les sommes auxquelles l'entrepreneur à droit selon le présent article et les sommes versées ou dues à l'entrepreneur ne doivent pas dépasser, au total, le prix contractuel.

Sauf dans la mesure prévue au présent article, l'entrepreneur n'aura aucun recours,

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L'entrepreneur convient de rembourser immédiatement au Canada tout paiement anticipé non liquidé à la date de la résiliation.»»

Il y a une garantie minimale de 60% du nombre de repas au contrat, est-ce que cette garantie s’applique dans une situation d’annulation de contrat?

R. 9 Odette Bernier, SPAC

La clause 7.6.1.2 Garantie minimale s’applique dans la période de l’exécution du contrat.

Dans son application, voici un exemple : 1 000 repas sont prévus, 500 sont consommés.

Validation du 60% garantie : 60% de 1 000 : 600 repas sont garantie, (600 – 500 = 100 repas applicable au remboursement. Il est mentionné dans la clause 7.6.1.2 que le MDN paiera 60% des repas non servis, soit 60% de 100 repas = 60 repas au prix unitaire par repas spécifié dans la Base de paiement du contrat.

La clause 7.6.1.2 Garantie minimale s’applique seulement dans la période de l’exécution du contrat. Pour les cas de résiliation ou autres problématiques, les conditions générales suivantes s’appliquent : 2035 (2016-04-04), Conditions générales - besoins plus complexes de services, s'appliquent au contrat et en font partie intégrante.

Puisque le personnel sera en contact direct avec les adolescents, est-ce que le personnel devra une accréditation spéciale?

R. 10 Guillaume Quessey, SPAC

Non, aucune exigence relative à la sécurité n’est exigée.

Commentaire, Capt Quirion, MDN

Les cadets sont encadrés et supervisés par des responsables du MDN prévus au contrat.

Est-ce qu’il y a des stationnements prévus pour l’entrepreneur?

Trois vignettes sont disponibles pour le gérant résidant, le superviseur des cuisines et le chef cuisinier. D’autres stationnements sont disponibles un peu plus haut que la bâtisse CC-119. On se rappelle qu’il n’y a pas de service de transport en commun sur la base militaire.

Commentaire du Capt Quirion : Menus cycliques, Stipulations 1.5, Section 5

Les menus cycliques sont maintenant établis sur une période de 31 jours. Tous les autres camps qui se déroulent pour le MDN seront modifiés à cet effet lors de leur renouvellement.

5. Questions relatives au document intitulé “Demande de proposition” :

Seuls les articles de la demande de proposition ayant fait l’objet d’une question ou d’un commentaire de la part d’un des participants seront mentionnés dans le présent procès-verbal.

Aucune question reliée à la demande de proposition.

6. Levée de la réunion

N’ayant plus d’autres sujets à discuter, la réunion prit fin vers 11h30.

Légende:

Q: question R: réponse