CCTP MPPA-01-052014 1
Cahier des charges techniques particulières (CCTP)
OBJET DE LA CONSULTATION :
Le présent marché a pour objet l’acquisition d’un progiciel de gestion du Pôle Formation de la Chambre de Commerce et d’Industrie du Lot et des droits d’usage correspondants.
Marché n°MPPA-01-052014
Marché passé en procédure adaptée en application de l’article 28 du Code des Marchés Publics (CMP).
Date et heure limites de remise des offres : le jeudi 14 août 2014 à 12 heures au plus tard
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SOMMAIRE
ARTICLE 1 Objet du marché P 3
ARTICLE 2 Description du site P 4
ARTICLE 3 Spécifications techniques P 6
ARTICLE 4 Attendus de la prestation P 12
ARTICLE 5 Réceptions et Recettes
P 17
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ARTICLE 1 – OBJET DU MARCHE
Le présent CCTP est relatif à l’acquisition par le Pôle Formation de la CCI du Lot d’un progiciel de gestion de Centre de Formation et des droits d’usage correspondants.
Cette installation portera sur les modules de base décrits dans le présent CCTP et pourra être étendue ultérieurement par l’acquisition de nouveaux modules (décrits en option) en complément des outils existants.
Elle portera également sur l’identification, l’étude et la réalisation des développements : interfaces spécifiques, reprise des données.
Cette acquisition s’accompagnera :
de la livraison et de l’installation des éventuels «run-time», des logiciels de base nécessaires à l’exploitation de la solution
de la reprise des informations existantes dans le logiciel Forméo
de la réalisation du paramétrage structurant et de l’assistance au paramétrage fonctionnel
de la fourniture des documentations d’utilisation et d’exploitation
de l’installation et la mise en œuvre opérationnelle du système
des informations et formatage nécessaires pour une intégration directe dans les logiciels de paye et de compta
de la formation à l’utilisation et l’exploitation, des utilisateurs, des administrateurs
de la réalisation des prestations d’intégration :
assistance méthodologique et opérationnelle au déploiement,
assistance fonctionnelle et technique pendant la première période d’utilisation,
garantie de bon fonctionnement sur une période de 12 mois,
maîtrise d’œuvre de l’ensemble du projet,
reprise des données des Progiciels de Formation existant au sein de la CCI 46.
L’offre du candidat devra comprendre également :
une proposition de contrat de maintenance au-delà de la période de garantie (sur 3 ans au delà de la période de garantie) pour les modules de base.
une proposition de contrat de maintenance au-delà de la période de garantie (sur 3 ans au delà de la période de garantie) pour les modules optionnels.
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ARTICLE 2 – DESCRIPTION DU SITE
Présentation générale
Le Pôle Formation de la CHAMBRE de COMMERCE et d’INDUSTRIE LOT (CCI 46) est situé 94 rue Hautesserre, 46000 Cahors où est basé l’ensemble du Service Formation de la CCI du LOT. Il a une antenne à Cambes (46100), où ont lieu des formations pour les entreprises dans le cadre de la FPC et des formations à destination des demandeurs d’emplois ou des particuliers.
Il accueille des stagiaires dans le cadre de la Formation Professionnelle Continue (FPC), des apprentis dans le cadre de son CFA – Institut de Formation en Alternance (IFA) et des étudiants ou alternants sur des formations allant du niveau V au niveau III, et des formations pour demandeurs d’emploi.
Cela représente un millier de stagiaires de la FPC (chefs d’entreprises, salariés, alternants, individuels, demandeurs d’emploi), une centaine d’apprentis et d’alternants.
Le Pôle Formation compte une dizaine de collaborateurs permanents et une soixantaine de vacataires/prestataires qui assurent les actions de formation.
Les formations FPC
Programme Durée et niveau
Informatique/Bureautique/Internet
Durées et niveaux variables.
Vente/Commerce/Communication Management et Ressources Humaines Comptabilité
Efficacité personnelle e-commerce et e-tourisme
Sécurité, Hygiène, Environnement, Prévention Tourisme Hôtellerie Restauration
Langues
Blended e-learning
Demandeurs d’emploi
Programme Durée et niveau Formation
à distance
Période entreprise
Assistante Commerciale – Formation qualifiante 540 h 0 140h
Technico-commercial 555 h 0 175 h
Chèques Langues 70 h 21h 0
Statut étudiant
Programme Durée et
niveau
Période entreprise
Ecole audioprothésiste 3 ans
Bac + 3 oui
Bachelor commercialisation du vin 3 ans Oui
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Formations par alternance
Programme Durée et
niveau
Période entreprise
BTS MUC (management des unités commerciales) 2 ans
Bac + 2 Oui
Vendeur Conseiller Commercial 1 an
Niveau Bac Oui
BPJEPS APT 1 an
Niveau Bac Oui AMTHR
1 an Niveau
Bac+2
Oui
Le contexte
Le Pôle Formation de la CCI 46 possède aujourd’hui deux outils de gestion de la formation, un en lien avec toutes les activités du Pôle Formation (formation continue, formation initiale, formation apprentissage, formation demandeurs d’emploi) (Forméo), l’autre totalement dédié à l’apprentissage (Win CFA Light) qui avait été proposé par le Conseil Régional Midi-Pyrénées et avait pour mission essentielle de gérer le transfert des effectifs.
L’outil Formeo permet, entre autre, d’établir chaque mois le relevé des heures et des tarifs des formateurs afin d’établir la paie.
Le candidat devra assister la CCI 46 dans la reprise des informations présentes dans le logiciel Forméo, et proposer une méthode de dé doublonnage afin d’obtenir une base la plus épurée possible.
Le nouvel outil est de plus nécessaire puisque la maintenance du logiciel en place n’est plus assurée depuis le 1er janvier 2014.
L’outil choisi sera donc de type modulaire (installation possible par module), devra répondre à l’ensemble des besoins du centre de formation en tenant compte de l’existant et du nécessaire échange d’information entre toutes les applications de la CCI (GRC, comptabilité et fichier consulaire) pour automatiser ces échanges et éviter toute double saisie.
ARTICLE 3 – SPECIFICATIONS TECHNIQUES
3.1 Les modules de bases (besoins pour chaque service, tâches)
Pour chacune des tâches ci-dessous le progiciel devra avoir la souplesse de s’adapter aux contraintes de chaque type de formation, formation professionnelle continue, formation Initiale, formation en alternance, formation pour demandeur d’emploi. Il devra répondre dans la mesure du possible à l’ensemble des tâches.
Il est important de préciser que les éditions devront être paramétrables et respecter la charte graphique de la CCI 46.
3.1.1 Prospection
3.1.1.1 Prospection
Ce module doit permettre de suivre la prospection auprès des entreprises et de l’ensemble des apprenants au sens large du terme (FPC, Formations initiales ou alternées, cours individuels).
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Tout cela par mailing mais aussi « e-mailing » avec l’intégration de contacts pouvant être issus d’autres bases de données (GRC) et SMS.
Ce module doit intégrer la gestion des fiches contacts apprenants et entreprises.
Les contacts seront rattachés à une formation référencée dans le catalogue formation de la CCI (ou des CCI de la Région Midi-Pyrénées).
Ce catalogue comprendra le domaine, l’objectif, le plan, la méthode pédagogique, les prérequis, l’évaluation, le public visé, le lieu, la durée, le nombre minimum de participants, les dates de programmation, le coût par personne (inter) journée et total (intra).
Des possibilités de recherche et d’édition devront exister avec chacun des différents critères (domaine, durée,…etc).
Les clients spécifiques sont les entreprises dont la gestion du contact doit être assurée et enregistrée avec le nécessaire suivi de l’action (information, proposition commerciale, recherche d’alternant, de stagiaire, …) avec tous les aspects de relance et de devis.
Mais ce sont aussi les candidats potentiels pour des manifestations organisées par le centre de formation (forums, portes ouvertes, information collective ….), avec l’envoi de dossiers d’inscription et les convocations.
Enfin, des apprenants ayant déjà suivi des formations qui souhaitent des compléments ou des renouvellements (par exemple d’habilitations comme le SST).
Les outils proposés doivent permettre de prendre en compte tous ces éléments, de façon rapide et ergonomique par le conseiller, avec des fonctions de rappels, des historiques, de l’automatisation de procédures (par exemple proposition commerciale), …
3.1.1.2 Sessions de recrutement
Ce module doit servir à organiser, gérer et planifier les sessions de recrutement et les tests notamment dans le cadre de notre Institut de Formation en Alternance (IFA) en lien avec notre POINT A (point appui alternance).
Il s’agit en particulier :
- de faire le lien avec le portail admission POST-BAC
- de gérer électroniquement le dossier du candidat (courriers pour entretien et tests, documents administratifs à solliciter pour le dossier, gestion des résultats de test).
Il doit offrir la possibilité de suivre le processus de recrutement de chaque candidat, de planifier les sessions de tests et d’établir la liste des candidats participants.
3.1.1.3 Candidatures
Ce module doit permettre aux candidats de formation initiale ou en alternance de pouvoir postuler et de suivre l’avancement de leur dossier.
Et en particulier de gérer la gestion des dossiers de candidature et de solliciter éventuellement les pièces manquantes en fonction des dossiers à déposer avant de positionner le candidat pour les tests et entretiens.
Le candidat doit ainsi pouvoir s’inscrire par internet et saisir son dossier (déjà possible avec le site internet de notre CCI) et suivre le cheminement de sa candidature.
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3.1.1.4 Recherche contrats alternance
Ce module doit assurer le lien entre les entreprises en recherche de candidats en alternance et les candidats potentiels.
3.1.2 Gestion
Ce module doit permettre de gérer l’ensemble des fonctionnalités liées à tout type de formation et assurer le lien (avec d’éventuels développements) avec tous les autres logiciels de gestion de la CCI (Paie, Comptabilité, Facturation).
En outre, il doit s’appuyer sur une base de données « apprenant » qui gère l’ensemble des données : identification, niveau d’études, historique, gestion des absences, suivi des stages, ….
Toutes ces éditions devront être paramétrables et devront s’adapter aux documents déjà existants (convocations, conventions, attestations, courriers types, gestion des financements).
Des états statistiques sur l’activité du centre de formation, la présentation graphique des résultats avec une personnalisation de la présentation et du contenu du tableau de bord, pourront être établies et éditées facilement.
Les éditions devront inclure le logo de la CCI 46, les coordonnées et respecter la charte graphique.
Il faudra avoir la possibilité d’enregistrer les conventions de formation en fonction du financeur, des critères de réalisation et en assurer leur suivi.
La CCI 46 utilise déjà un système de facturation et l’application devra permettre d’exporter les éléments nécessaires à l’intégration dans le logiciel existant.
3.1.2.1 Formation initiale ou alternée
Ce module doit permettre de gérer toutes les fonctionnalités pour les formations initiales ou en alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation).
Pour la formation en apprentissage ce module doit assurer les fonctions déjà intégrées dans l’outil actuel (Win CFA light) à savoir les fonctions de paramétrage, des inscriptions en groupe, le fichier des entreprises et des apprenants, le calcul des frais des apprentis, des absences, avec pour tous ces éléments des filtres, des requêtes, des fusions sous Word ou Excel.
Le module doit permettre de gérer les absences et de les suivre en notifiant par mail les employeurs.
Par ailleurs le module doit générer le fichier des effectifs apprentis et en permettre le transfert au Conseil Régional. Il en est de même pour la l’enquête 51 (en fonction du format sollicité) et diverses enquêtes demandées par la Région ou le Rectorat sur l’apprentissage.
3.1.2.2 Formation continue
Ce module doit permettre de gérer toutes les fonctionnalités pour les formations continues, les formations courtes y compris celles des demandeurs d’emploi.
Pour la formation continue ce module doit assurer les fonctions de paramétrage, des inscriptions en groupe, le fichier des entreprises, des apprenants stagiaires, au même titre que les alternants ou les étudiants, en intégrant la spécificité de la formation continue avec des requêtes, fusions sous Word ou Excel.
Le module doit permettre la gestion des inscriptions aux formations, les convocations, attestations, assiduité, …
Par ailleurs le module doit générer de manière automatique le Bilan Pédagogique et Financier (BPF).
3.1.2.3 Formations individualisées
Ce module doit permettre de gérer toutes les formations individuelles pour n’importe quel type de formation.
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Ce module doit permettre de créer des plans de formation individuels, des calendriers et des plannings et de réserver les moyens (salles, formateurs, matériel, …).
Ces parcours peuvent bien sûr être intégrés sur des formations relevant de la formation initiale ou alternée.
Le module doit permettre la gestion des émargements, le suivi de l’assiduité (présence).
Aspect important à prendre en compte pour ce type de formation, les entrées sorties permanentes.
3.1.2.4 Facturation / Comptabilité
Ce module doit permettre de facturer tout type de formation et assurer un lien avec le service comptabilité de la CCI et son logiciel grâce à une interface à développer par le prestataire retenu.
Pour la facturation et la paie le module doit prendre en compte les fonctions suivantes : gestion des tarifs et du type de financement (entreprise, OPCA, Etat ou Région, apprenant,…), l’échéancier, l’édition des conventions, le calcul de la facture, l’interface avec les logiciels de comptabilité et de facturation (avec les éléments nécessaires s’y rattachant) et bien sûr l’intégration dans le Bilan Pédagogique et Financier.
La facturation doit permettre de personnaliser le mode de règlement, les factures, de réaliser des devis et tous les documents ou écritures devant être intégrées dans le logiciel comptable après extraction.
Une possibilité de vérification et correction des données doit être offerte ainsi que des saisies manuelles et des avoirs.
3.1.2.5 Paie
Ce module doit permettre de gérer toutes les heures formateurs (vacataires) et assurer le traitement de ces dernières dans le logiciel Paie de la CCI.
Pour cette partie il est essentiel d’avoir une gestion des dossiers formateurs, avec les données relatives à ce dernier (CV, agrément pour formation initiale ou apprentissage, statut, domaines de compétences, disponibilités (en lien avec le planning), taux horaires, ….)
Tout ceci avec la possibilité de rechercher l’intervenant par domaine de compétences, mais aussi de cumuler le temps de travail effectué par chaque vacataire en intégrant un système d’alerte pour ne pas dépasser les plafonds d’heures liées au statut des vacataires.
Comme indiqué ci-dessus, le décompte mensuel doit permettre les éditions et les extractions à faire vers le logiciel Paie.
Le dossier formateur doit aussi comporter ses évaluations.
3.1.3 Planning
Ce module doit permettre de gérer l’ensemble des éléments liés à la planification (salles, disponibilités des formateurs, matériel, ….).
Toute modification pourra être notifiée aux intervenants et aux stagiaires par mail et SMS.
3.1.3.1 Suivi de l’activité / Planning
Ce module doit permettre de réaliser tous les plannings avec la visualisation des disponibilités et une facilité de manipulation et de modification.
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Ce module doit intégrer les fonctionnalités suivantes : gestion des ressources (formateurs, salles, …) et de leurs contraintes (disponibilités).
La gestion des plans de formation, l’élaboration des emplois du temps prévisionnels annuels avec une possibilité de modification (remplacements, annulations, décalage, …) doivent être incluses dans ce module ; ainsi que le suivi des plannings individuels pour tout type de formations sans oublier la saisie des heures de formateurs hors face à face et le suivi des cumuls d’activité (hors ou en face à face).
3.1.3.2 Gestion des plannings via internet
Ce module doit permettre aux formateurs de consulter leur emploi du temps et d’avoir un accès rapide aux informations.
3.1.4 Pédagogie
Ce module doit permettre de gérer l’ensemble des aspects pédagogiques liés aux formations.
3.1.4.1 Evaluations
Ce module doit permettre la gestion des notes et l’édition des bulletins pour les formations initiales ou alternées.
Concernant les évaluations, le module doit permettre de générer tous les documents liés aux évaluations des apprenants ou des formateurs à l’issue d’une action de formation.
La gestion des notes est une tâche très importante pour l'ensemble des activités, hors FPC., le module doit l’inclure.
Le logiciel devra être suffisamment paramétrable pour répondre à l'ensemble des particularités de chaque activité :
contrôle continu, examens.
édition de bulletins scolaires
gestion des groupes et promotion
gestion des évaluations des formations
gestion des soutenances : gestion d’une base de données pour les participants et les invitations, gestion des plannings de soutenance
Identifier les écarts entre compétences requises pour un poste et compétences détenues par un stagiaire
savoir quelles sont les formations nécessaires aux salariés ou apprentis pour acquérir ces compétences
éditer un bilan des compétences acquises, non acquises ou en court d’acquisition.
3.1.4.2 Contrôle en Cours de Formation
Ce module doit permettre l’enregistrement et le suivi des évaluations réalisées dans le cadre du Contrôle en Cours de Formation (CCF).
3.1.4.3 Visites pédagogiques
Ce module doit permettre d’intégrer les visites et les suivis en entreprise avec leur évaluation.
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3.1.4.4 Accès extranet
Ces modules doivent permettre à tout intervenant en matière de formation (administration, formateurs, apprenant et entreprise) d’avoir un accès direct afin de consulter tous les documents liés à la formation d’un apprenant. Cet accès devra impérativement être sécurisé.
Les principales fonctions apportées par cet accès type « extranet » sont de consulter les données liées aux apprenants, les calendriers et les plannings, les absences, les formations suivies, saisir des notes et les appréciations, consulter les bulletins, saisir les comptes rendus de visites.
3.2 Etat des éditions
Le logiciel devra inclure un outil de création d'états graphiques et de rapports de type : - bilan pédagogique et financier
- Enquêtes apprentissage et remontées région
- tout type de tableaux de bord prévisionnels et réalisés (mensuels, annuels, …) - tout type de statistiques sur toutes les données de la base.
La mise à jour de ces états et de ces rapports devra être automatique. Ils pourront être exportés sous divers formats.
Le logiciel devra permettre des éditions multiples et simultanées de documents personnalisés et modifiables, vers Word (convention, convocation, attestation…).
- par action de formation, - par client,
- par stagiaire…
Les éditions doivent pouvoir être classées par destinataire et catégorisées afin d’en faciliter leur recherche, leur stockage ou leur extraction depuis la GED.
Un chrono automatique, pour toute édition de courrier, doit être proposé incluant les initiales de son rédacteur.
Le Pôle Formation doit pouvoir être autonome sur la construction de ces états et éditions. Une banque de données d’état et d’éditions sera proposée par l’éditeur.
3.3 Les modules en option 3.3.1 Gestion des anciens
Ce module doit permettre le suivi des anciens apprenants via un portail web avec une actualisation de leur profil.
3.3.2 Suivi de la qualité de la formation
Ce module doit permettre la création de questionnaire afin d’évaluer les formations, les formateurs, les ressources, etc … via une saisie sur le portail apprenant.
3.4 Eléments descriptifs complémentaires des attendus de la prestation 3.4.1 Les besoins d’échange de données avec les produits existants
Les données de la base du futur système pourront être extraites à un format fourni par la CCI afin de les intégrer dans de diverses applications existantes.
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Les interfaces à prévoir sont :
- Interface avec le fichier consulaire sous PROCONSULIX (transfert des mises à jour du fichier vers le logiciel de gestion de la formation)
- Interface avec le logiciel de comptabilité ELIX de JVS : enregistrement des factures vers le logiciel ELIX et transfert des règlements depuis ELIX.
- Transfert des éléments de paie des intervenants vers SAGE 100 pour les vacataires - WIN CFA Light : Récupérer toutes les données des apprentis afin de les intégrer dans la
nouvelle application et générer automatiquement l’enquête 51
- Interface avec la plateforme e-learning comprenant les contenus pédagogiques sous Onlineformapro. Le logiciel de gestion de la formation doit communiquer avec Formapro pour récupérer les durées et les dates de connexion des stagiaires à des modules de formation à distance sur la plateforme ; il doit aussi permettre de créer le compte du stagiaire sans ressaisir ses données administratives dans la plateforme.
- Interface avec le logiciel de GRC E-DEAL.
3.4.2 La sécurité
Le progiciel devra s’appuyer sur l’annuaire active directory de la CCI 46 pour différencier et protéger l’accès aux différentes fonctions du progiciel selon un « profil utilisateur » ; et, à défaut, disposer de comptes propres à chaque utilisateur afin d’y associer un profil utilisateur.
3.4.3 Caractéristiques techniques
La CCI 46 utilise un Active Directory 2008 R2 de Microsoft pour la gestion de ses comptes. Le candidat précisera ses contraintes et/ou intégration de son logiciel vis-à-vis de cela.
Les connexions inter-serveur sont au gigabit, tandis que les connexions des postes de travail sont à 100 mégabits. Certains PC dispose d’une connexion WIFI
Les serveurs sont virtualisés avec la solution VMWare -VSphère 5 Essentiels Plus. Les OS des serveurs sont majoritairement en Windows 2008 R2.
La CCI 46 dispose d’un système de messagerie Interne avec Microsoft Exchange Serveur 2007 Standard et Outlook 2007 sur les postes clients.
Les postes de travail sont des PC sous Windows 7 32 ou 64 bits ayant moins de 5 ans et quelques uns sous Windows XP.
Ils supportent, entre autre, les logiciels suivants:
Office Pro 2007 standard mis à jour au travers d’un serveur WSUS
IE 9 ou 10
Adobe Reader
Le candidat précisera les compatibilités du logiciel avec ceux-ci-dessus et indiquera ses préconisations en matière de poste de travail (CPU, RAM, etc...). De plus, il précisera également s’il existe une bande passante réseau serveur-poste de travail minimale par utilisateur.
Les PC administratif sont connectés à des copieurs couleurs multifonction. Le candidat devra préciser si le logiciel demande des particularités pour l’impression
La CCI 46 ne dispose pas actuellement d’un parc de Smartphone ou tablette, mais le candidat précisera le niveau de comptabilité actuel, et futur, de son logiciel avec ces périphériques.
Le logiciel de gestion de la formation actuel, s’appuie sur une base Oracle 10.
Le candidat précisera si son application se base, ou non, sur ce type de base de données et sur la version actuellement utilisée.
Elle devra être adaptée pour une utilisation de 15 postes en simultanés et l’utilisateur devra pouvoir accéder à l’ensemble des fonctionnalités du progiciel avec un navigateur WEB ou via une interface TSE.
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L’application devra être accessible depuis un site distant actuellement relié par un VPN IPsec.
Outre ces demandes, lors de la réponse, le soumissionnaire aura à préciser :
les produits et les technologies de développement utilisés ainsi que l’architecture logicielle
le type de bases de données utilisées.
3.4.4 Présentation du produit
Afin dévaluer au mieux la solution et à la demande de la CCI 46, les soumissionnaires devront être en mesure de présenter leur produit dans les locaux du Centre de Formation Consulaire.
Ils devront être en mesure d’effectuer une simulation des fonctionnalités demandées afin de se rapprocher d’une mise en situation plus réaliste.
Cette présentation permettra de compléter l’évaluation du candidat faite sur son dossier si nécessaire au bon jugement de son offre
ARTICLE 4 – ATTENDUS DE LA PRESTATION
4.1 Champ fonctionnel de la solution
Par rapport aux fonctions attendues par la CCI 46 telles que décrites dans le présent CCTP, les soumissionnaires devront clairement indiquer dans leur offre les informations suivantes (et compléter cette information par une description détaillée des fonctions proposées en utilisant le tableau des fonctionnalités à renseigner dans le cadre de réponse joint) :
les fonctions qui sont couvertes par le champ fonctionnel actuel du système proposé
les fonctions qui sont couvertes par des évolutions fonctionnelles planifiées à ce jour dans le Plan Produit de la solution proposée (avec la description détaillée de l’évolution, la date à laquelle le prestataire s’engage à la rendre disponible et le cadre contractuel de sa mise en œuvre (au titre du marché de mise en œuvre ou de la maintenance du système))
les fonctions qui pourraient faire l’objet d’une adaptation dans le système proposé
les fonctions qui pourraient faire l’objet d’un développement spécifique
les fonctions qui ne pourront pas être mises en œuvre dans un des cadres précédemment décrits.
La CCI 46 attire l’attention des candidats sur la portée des informations transcrites dans les offres et relatives à la réponse apportée par le système proposé aux attendus fonctionnels tels que décrits dans ce CCTP.
Définitions :
Une évolution n’induit aucun surcoût pour la CCI 46. Cette évolution est maintenue au titre du contrat de maintenance standard dans les futures versions du produit.
Une adaptation nécessite une modification légère du produit. Elle peut induire un coût pour la CCI 46. Cette évolution est maintenue au titre du contrat de maintenance standard dans les futures versions du produit.
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Un développement spécifique est une modification importante du produit. Elle a été chiffrée dans la proposition initiale du soumissionnaire dans le cadre de son obligation de résultat forfaitaire. Sa maintenance peut faire l’objet de conditions particulières.
Les candidats pourront joindre, à leur offre, tout document présentant le produit, les technologies utilisées, les fonctionnalités disponibles autres que celles décrites dans le CCTP.
4.2 Installation, déploiement et intégration du système Elle comprend :
la mise en place d’une stratégie de dé doublonnage de la base de données actuelle
la reprise des informations existantes dans le nouveau logiciel
l’assistance lors des tests de recette fonctionnelle et technique (phase de Vérification d’Aptitude)
l’assistance à l’analyse de la codification
l’assistance au paramétrage fonctionnel du système
l’assistance aux tâches préparatoires de mise en exploitation
le démarrage opérationnel du système
Elle intègre :
l’assistance fonctionnelle à l’utilisation du système (auprès des administrateurs fonctionnels)
l’assistance technique auprès du service informatique de la CCI 46 (au début d’exploitation du système).
Il est demandé aux soumissionnaires d’établir de manière détaillée dans leur offre les charges et le coût de l’assistance méthodologique, fonctionnelle et technique permettant d’assurer le démarrage opérationnel de la solution proposée.
Les soumissionnaires indiqueront, de plus, dans leur offre :
leurs modalités d’intervention, les limites de leur champ d’intervention et l’organisation souhaitée pour le déroulement de la prestation (interlocuteurs, présence, logistique,..)
les charges normalement associées à chaque mission d’assistance
4.3 La Formation
Elle comprend :
la formation du personnel des services à l’utilisation du progiciel, soit au maximum une quinzaine de personnes.
la formation des administrateurs à l’exploitation, soit 2 personnes.
4.4 Les délais
Dans un délai de deux mois à partir de la notification du marché, la solution de base devra être installée sur le serveur et sur les postes clients, et devra être prête à fonctionner.
Les paramétrages structurant devront être en cours ou terminés.
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Les formations des administrateurs à l’exploitation devront être faites.
Les formations à l’utilisation devront avoir débutées.
4.5 Garantie
La mise en service du système ne pourra pas dépasser 2 mois après la fin de recette (VBF).
La période de vérification de service régulier (VSR) permet de vérifier le bon fonctionnement du système en conditions réelles pendant 6 mois. Lorsque la VSR est prononcée, la garantie prend effet.
La CCI 46 souhaite bénéficier d’une période de garantie de douze (12) mois pendant laquelle tout dysfonctionnement du système devra être corrigé par le prestataire qui assurera, d’autre part, la livraison et l’installation des traitements corrigés.
Les soumissionnaires préciseront dans leur offre :
la durée de la période de garantie (si celle-ci n’est pas de 12 mois)
le champ de la garantie,
les modalités d’application de la garantie,
les modalités pratiques de prise en compte et de traitement des dysfonctionnements signalés (délai de correction, supports de communication,...).
4.6 Maintenance du système
La CCI 46 souhaite obtenir de la part des soumissionnaires toutes les informations permettant de :
garantir la pérennité de la solution proposée,
s’assurer de son évolution au regard des éventuelles modifications du cadre de la réglementation,
mesurer le potentiel d’évolution du système au regard des besoins exprimés par la CCI 46
mesurer le coût annuel induit par cette prestation.
La CCI 46 apportera une attention particulière aux structures et aux modalités prévues par le prestataire (et présentées dans son offre) pour lui garantir une participation significative aux décisions d’évolution du système normalement planifiées dans le Plan Produit (participation à un club d’utilisateurs, modalités de prise en compte des demandes d’évolutions fonctionnelles exprimées par la CCI 46, définition du Plan de Versions,...).
Les soumissionnaires doivent joindre à leur offre un projet de contrat de maintenance apportant une réponse précise aux points listés précédemment.
Les activités de maintenance souhaitées par la CCI 46 couvrent :
la maintenance curative (hors période de garantie),
la maintenance évolutive normalement constatée après une première période d’utilisation du logiciel (Vérification de Service Régulier) propre à mesurer son intégration opérationnelle dans l’institution et, à plus long terme, à une évolution du besoin des utilisateurs de la CCI 46
la structure, le rôle et les responsables de l’animation du club des utilisateurs. Seront notamment précisés comment sont décidées les évolutions fonctionnelles ou techniques du système, quel rôle jouera la CCI 46 et comment seront partagés les coûts d’évolution du progiciel,
l’accueil et l’assistance téléphonique (hot line).
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Les soumissionnaires sont appelés à décrire les modalités de prise en compte de ces différents types de maintenance du logiciel (ainsi que les coûts induits) et à présenter la logistique associée (télémaintenance, télédiagnostic, délais d’intervention, ...).
Les soumissionnaires préciseront quels sont les modalités et les coûts induits pour la maintenance relative aux développements spécifiques.
4.7 Fourniture des documents
Fourniture Quand ?
Plan Projet Notification du marché
Initialisation du projet - liste des tâches et planning 1 mois après la notification Liste développements spécifiques, programmes de reprise,
interfaces, adaptations avec charges en temps idem
Plan de formation Installation progiciel
Dossier de formation générale (support, fiche de présence,
fiche d’évaluation) Lors de la formation
Documentation technique et fonctionnelle du progiciel Installation progiciel Dossier d'installation Installation progiciel Mise à jour livraison Dossier d'architecture logicielle Installation Dossier de paramétrage technique Installation progiciel
Mise à jour livraison Documentation technique développements spécifiques,
programmes de reprise, interfaces, adaptations
Installation progiciel Mise à jour livraison Jeux d'essai 1 mois avant la livraison générale Dossier d'exploitation Initialisé lors de l'installation
Final 2 semaines avant le démarrage
4.8 Organisation du déroulement du projet
La CCI 46 souhaite que l’organisation du projet qui sera proposée intègre la structure présentée ci- après.
Pour chaque réunion, le titulaire :
formalisera un ordre du jour et réalisera les éventuels documents associés qu’il transmettra à la CCI 46 dans un délai de 5 jours avant la réunion,
rédigera un compte-rendu qu’il transmettra à la CCI 46 au maximum 5 jours après la réunion.
Un Comité de Pilotage comprenant les membres suivants :
le Responsable du Centre de Formation Consulaire
deux utilisateurs / utilisatrices
l’informaticienne
toute autre personne utile sur invitation.
Fonctions :
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superviser l’avancement du projet,
établir formellement la réception des fournitures et la validation des travaux,
analyser les éventuels problèmes rencontrés et les solutions proposées par le Comité de projet,
prendre toutes les décisions propres à assurer le bon déroulement du projet,
établir et valider les grandes règles de gestion ou les choix d’ordre organisationnel, opérationnel ou technique qui pourraient être nécessaires,
suivre le déroulement contractuel du marché,
piloter la communication autour du projet.
ARTICLE 5 – RECEPTIONS ET RECETTES
5.1 Réception des fournitures
Les fournitures du titulaire seront accompagnées d’un bordereau de transmission indiquant la nature et la date de mise à disposition des fournitures. La CCI 46 disposera d’un délai de cinq (5) jours ouvrés pour réceptionner et accepter la livraison.
La CCI 46 établira un accusé de réception mentionnant la date de réception et un avis d’acceptation de la fourniture ; cet accusé de réception sera retourné au titulaire dans le délai indiqué ci-dessus.
L’accusé de réception ne se substitue pas au procès verbal de recette, il acte uniquement de la réception et de l’acceptation d’une fourniture par la CCI 46.
5.2 Recette provisoire (vérification d’aptitude)
La recette provisoire du système de base ou de nouveaux composants du système est menée par la CCI 46 au moyen :
de scénarios de tests établis par la CCI 46 et adaptés aux différentes procédures fonctionnelles proposées par le système,
de données définies par la CCI 46 et implantées par le titulaire dans un environnement d’intégration et de recette.
A la demande de la CCI 46, le Chef de Projet du titulaire pourra être associé à ces travaux en tant qu’observateur. Il pourra être sollicité, dans le cadre normal de sa prestation, afin d’assister la CCI 46 lors de la réalisation des scénarios de tests.
Le début de la recette provisoire du système de base ne pourra intervenir qu’après une période qui permettra à la CCI 46 :
de suivre les formations lui permettant d’avoir une visibilité détaillée des fonctions du système,
d’avoir établi les codifications et le paramétrage propres à assurer des tests dans un environnement le plus proche possible de l’environnement de production,
d’avoir mis en place l’environnement de tests et d’intégration sur la machine de production.
Les soumissionnaires indiqueront dans leur offre :
o le délai maximal dont disposera la CCI 46 pour réaliser la recette provisoire du système de base à partir de son installation sur la machine de production et de la formation des utilisateurs,
CCTP MPPA-01-052014 17
o une organisation du projet et une planification permettant à la CCI 46 de réaliser les travaux de recettes dans ces délais.
Les résultats des recettes seront formalisés par la CCI 46 dans un procès-verbal de recette faisant apparaître, par composant, l’avis de déclaration d’aptitude.
En cas d’avis négatif (dysfonctionnement du système ou inadéquation de la fonction proposée au regard des attendus du système tels que décrits dans le CCTP et en l’absence d’information précise sur cette inadéquation dans l’offre du prestataire), le titulaire proposera une nouvelle date de livraison du composant à modifier (délai de fourniture du composant modifié < 15 jours).
La CCI 46 pourra suspendre la recette suivant le degré de gravité du dysfonctionnement constaté.
Le délai de réalisation d’une nouvelle recette d’un composant (ou d’un ensemble de composants) par la CCI 46 est de quinze jours ouvrés (15) à partir de la date de livraison par le titulaire du marché.
En cas de désaccord sur l’interprétation des résultats de recette, les éléments d’analyse seront fournis au Comité de Pilotage qui établira les suites à donner.
5.3 Recette définitive (vérification de service régulier)
Elle sera prononcée au vu du constat de bon fonctionnement de l’ensemble du système.
Elle sera établie dans l’environnement de production, après une phase d’exploitation opérationnelle du système que la CCI 46 souhaite au moins égale à six (6) mois.
La vérification de service régulier ne pourra être établie qu’après une montée en charge du système correspondant à un déploiement auprès de l’ensemble des utilisateurs.
A l’issue de cette phase, la CCI 46 établira un procès-verbal de vérification de service régulier mentionnant les éventuelles réserves consécutives aux problèmes de dysfonctionnements rencontrés.
La VSR sera prononcée uniquement s’il ne reste aucun (zéro) problème bloquant.
Le titulaire disposera d’un délai de quatre semaines (sauf urgence particulière) pour établir une nouvelle version des composants incriminés.
L’étape de vérification de service régulier conditionne le début de la période de garantie de 12 mois.
Le candidat
Lu et approuvé (Mention manuscrite) Date et signature
Le Pouvoir Adjudicateur
